Отпускные: отражаем в Объединенном отчете

ЕСВ с отпускных

«Переходящие» отпускные могут быть начислены «месяц в месяц» или в месяце начала отпуска за весь его период.

Сумму отпускных выплачивают не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска одной суммой независимо от того, приходится отпуск только на один месяц или «задевает» два, а возможно, и больше месяцев.

Отпускные включаются в базу начисления ЕСВ. Ведь такие выплаты относятся к фонду оплаты труда (п.п. 2.2.12 Инструкции № 5).

Начисление взноса происходит в пределах максимальной величины ЕСВ за месяц (ч. 3 ст. 7 Закона о ЕСВ). Согласно п. 4 ч. 1 ст. 1 этого Закона она составляет 15 размеров МЗП, определенной законом. В 2021 году максимальная величина базы начисления составляет с 1 января — 90000 грн (6000 грн х 15), а с 1 декабря — 97500 грн (6500 грн х 15).

Также сумму отпускных учитывают при сравнении базы начисления ЕСВ с минимальной зарплатой. Ведь сумма начисленного ЕСВ не может быть меньше минимального страхового взноса, определенного как произведение МЗП и размера ЕСВ, установленного законом на месяц, за который начисляется заработная плата (доход) (п. 5 ч. 1 ст. 1 Закона о ЕСВ).

Эта норма касается только работников (без инвалидности), которые работают по основному месту работы, и внутренних совместителей, ставка ЕСВ для дохода которых составляет 22 % и которые находились в трудовых отношениях полный календарный месяц или отработали все дни по графику работы.

Для работников — лиц с инвалидностью, для внешних совместителей, а также в общем случае в месяце приема и увольнения (если не отработаны все рабочие дни по графику работы) норма п. 5 ч. 1 ст. 1 Закона о ЕСВ не применяется и ЕСВ начисляется на фактическую базу.

Минимальный страховой взнос в январе — ноябре 2021 года составляет 1320 грн

(6000 грн х 22 % : 100 %),

а с декабря этого года — 1430 грн

(6500 грн х 22 % : 100 %).

НДФЛ и ВС с отпускных

В соответствии с п.п. 2.2.12 Инструкции № 5 оплата ежегодных отпусков относится к фонду дополнительной заработной платы.

В общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход плательщика налога включаются доходы в виде заработной платы, начисленные (выплаченные) плательщику налога в соответствии с условиями трудового договора (п.п. 164.2.1 НКУ).

Выходит, что к отпускам нужно применять те же НДФЛ-правила, что и к зарплате. Следовательно, сумма отпускных включается в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход и подлежит обложению НДФЛ.

Вместе с тем плательщик налога имеет право на уменьшение налогооблагаемого дохода от одного работодателя в виде заработной платы путем применения НСЛ (п. 169.4 НКУ). И отпускные в составе заработка за месяц учитываются при определении предельного размера дохода, дающего право на получение НСЛ, но по особым правилам. В соответствии с абзацем 3 п.п. 169.4.1 НКУ «переходящие» отпускные, если вы начисляете их наперед, относят к месяцам, ЗА которые они начислены.

Заметьте: при выплате отпускных (а они выплачиваются за три календарных дня до начала отпуска) НСЛ не применяем и удерживаем НДФЛ из фактически начисленной суммы. И вот почему. НСЛ применяется к общей сумме зарплаты за месяц. А на момент выплаты отпускных, как правило, общая сумма заработной платы за месяц еще неизвестна.

Плечом к плечу с НДФЛ «идет» военный сбор (ВС). Его также удерживаем из суммы начисленных отпускных. Это следует из п.п. 1.2 п. 16¹ подразд. 10 разд. XX НКУ.

Заметьте: при определении базы обложения ВС сумму отпускных не уменьшают на сумму удержанных из нее НДФЛ, других платежей, а также НСЛ (при наличии права на нее).

Теперь перейдем к отражению отпускных в Объединенном отчете.

Отпускные в Объединенном отчете

Правила отражения отпускных в Объединенном отчете установлены Порядком № 4.

Суммы отпускных обычные работодатели отражают в разделе I основной части Налогового расчета и двух приложениях к нему, а именно:

• в приложении 1 «Відомості про нарахування заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) застрахованим особам» (далее — Д1);

• в приложении 4 «Відомості про суми нарахованого доходу, утриманого та сплаченого податку на доходи фізичних осіб та військового збору» (далее — 4ДФ).

Отпускные в Д1

В Д1 суммы отпускных отражаются по-особенному. Здесь есть три важных момента, достойных внимания.

1. Отпускные в Д1 показываем в месяце их начисления в бухгалтерском учете, независимо от того, в каком месяце была выплата. То есть если в бухучете отпускные начислены в июне за июль 2021 года, то их надо показать в Д1 за 2 квартал 2021 года в июне.

2. Распределяем отпускные по месяцам за дни отпусков, в которых они начислены. То есть в случае начисления в июне 2021 года отпускных за дни «переходящего» отпуска, который начинается в июне и заканчивается в июле 2021 года, отпускные отражаем в Д1 за июнь 2 квартала 2021 года, но с разбивкой по месяцам, на которые приходится отпуск, — соответственно за июнь и июль 2021 года.

3. Показываем отпускные в отдельных от зарплаты строках. То есть для отпускных на работника в Д1 заполняем столько строк, сколько месяцев цепляет «переходящий» отпуск. При этом:

• в графе 08 проставляем код категории застрахованного лица. Он будет такой же, как в строке с зарплатой, начисленной такому лицу (в общем случае по обычным работникам — «1», по лицам с инвалидностью, которые работают у обычных юрлиц и ФЛП, — «2»);

• в графе 09 — код типа начислений «10»;

• в графе 10 — месяц и год, за которые начислены отпускные;

• графу 14 по строке с отпускными текущего месяца заполняем только в случае, если работнику в таком месяце не начислялась зарплата. Если, кроме строки с отпускными, есть строка с начисленной работнику зарплатой, то графу 14 заполняем в «зарплатной» строке, оставляя ее пустой в строке с отпускными. Ведь дни пребывания в трудовых отношениях нужно указывать именно в строке с зарплатой.

Если в Д1 за текущий месяц формируем строку с отпускными в будущем месяце, то графу 14 (количество календарных дней в трудовых отношениях) по этой строке заполняем только в том случае, если отпуск пришелся на весь такой месяц;

• в графах 16 и 17 указываем общую сумму отпускных и ту, которая вошла в базу начисления ЕСВ после ее сравнения с максимальной величиной базы начисления ЕСВ, соответственно;

• в графе 20 — сумму ЕСВ, начисленного на сумму отпускных;

• графы 21 — 24 заполняем в общем порядке.

Начисляя отпускные, не забываем о требовании об уплате ЕСВ с минимальной заработной платы. В случае если фактическая база начисления ЕСВ по ставке 22 %, определенная по основному работнику, за месяц, на который приходится ежегодный отпуск, оказалась ниже минзарплаты, рассчитываем разницу между этими двумя величинами и доначисляем на нее ЕСВ.


В Д1 за тот месяц, за который определяем такую разницу, отражаем ее сумму отдельной строкой.

При этом:

• в графе 09 — указываем код типа начислений «13»;

• в графе 18 — сумму разницы между фактическим начислением заработной платы за месяц и МЗП;

• в графе 20 — показываем начисленный на полученную разницу ЕСВ.

Заметьте: в случае начисления «переходящих» отпускных требование об уплате ЕСВ с МЗП за будущие месяцы в текущем месяце не предусмотрено.

Отпускные в 4ДФ

Отпускные отражаем в 4ДФ, сформированном за тот месяц отчетного квартала, в котором они были начислены и/или выплачены.

И, в отличие от Д1, сумму отпускных отдельно не выделяем.

Она будет «сидеть» в общей сумме заработной платы в том месяце, в котором проведены начисления (без разбивки по месяцам «переходящих» отпускных).

Итак, если отпускные начислены в том месяце, в котором и выплачены, то всю сумму начисленных и выплаченных отпускных, а также и удержанных/перечисленных НДФЛ и ВС отражаем в 4ДФ за такой месяц в составе зарплаты, даже если отпускные начислены за дни следующего месяца. При этом стандартно заполняя графы 3 и 3а, 4 и 4а, 5 и 5а, в графе 6 (признак дохода) проставляем «101» — зарплатный признак.

Налоговый расчет

В разделе І Налогового расчета отпускные показываем в составе зарплаты (отдельно не выделяем) в том месяце, в котором они начислены в бухучете и отражены в Д1. При этом не учитывая разбивку по месяцам, за которые они начислены.

В разделе І Налогового расчета отпускные в составе зарплаты показываем в соответствующем месяце квартала, указывая:

• в строке 1 — сумму фактически начисленных отпускных;

• в строке 2 — сумму отпускных в рамках максимальной базы начисления ЕСВ, которую формируем из подстрок 2.1 — 2.5 (в соответствии с размером взноса);

• в строке 3 — сумму ЕСВ, начисленную на отпускные и сформированную из подстрок 3.1 — 3.6 (соответственно ставкам взноса);

• в строке 7 и 8 — сумму начисленного ЕСВ соответственно помесячно и итоговую сумму за квартал.

А теперь закрепим вышеупомянутое на примере. Рассмотрим ситуацию с «переходящими» отпускными, которые начислены в том месяце, в котором они выплачиваются.

Суммы начислений работнику за июнь сведем в таблицу (см. ниже).

Начислено работнику в июне 2021 года

Заработок работника за июнь 2021 года (зарплата + отпуск за дни июня) составляет 5668,96 грн, и это на 331,04 грн (6000,00 - 5668,96) меньше МЗП. Заметьте: в этом случае доплата до минималки начислена пропорционально отработанному времени. А вот ЕСВ за июнь нужно уплатить из размера МЗП. И для отражения в Д1 Налогового расчета показываем фактическую базу и расчетную дополнительную базу начисления взноса. На отпускные за июль 2021 года ЕСВ начисляем на фактическую сумму.

Перейдем к Объединенному отчету. На рис. 1 изображен фрагмент заполнения Налогового расчета.

Табличная часть Налогового расчета заполняется на основании приложения Д1, фрагмент которого изображен на рис. 2.

Рис. 1. Фрагмент отчетного Налогового расчета за 2 квартал 2021 года

Рис. 2. Фрагменты отчетных приложений Д1 за апрель, май и июнь 2021 года

Допустим, что зарплата за все месяцы 2 квартала была выплачена в срок. На рис. 3 продемонстрируем, как заполнить 4ДФ за 2 квартал по условиям приведенного примера.

Рис. 3. Фрагмент отчетного 4ДФ за 2 квартал 2021 года