ОС бесплатно со старыми инвентарными номерами и карточками: как быть?

Передача имущества от одного учреждения другому - распространенная операция между субъектами государственного сектора в пределах соответствующего бюджета. Безусловно, такая операция требует правильного документального оформления и отражения в бухгалтерском учете.

Но не менее важным является организация аналитического учета полученных объектов ОС. Прежде всего для выполнения этой задачи каждому объекту ОС необходимо присвоить инвентарный номер. Что касается белья, постельных принадлежностей, одежды, обуви, библиотечных фондов и малоценных необоротных материальных активов (далее - МНМА), то для таких объектов устанавливаем номенклатурные номера.

Далее объясним, какие основные правила следует помнить, чтобы правильно наладить этот процесс.

Правило 1. Новый объект ОС → новый инвентарный номер

Каждому объекту ОС учреждение должно присвоить инвентарный номер. Именно таково предписание п. 3 разд. II Методрекомендаций по учету ОС*.

* Методические рекомендации по бухгалтерскому учету основных средств субъектов государственного сектора, утвержденные приказом Минфина от 25.01.2015 № 11.

Причем касается такое требование как любого приобретенного за плату, так и бесплатно полученного объекта ОС (кроме белья, постельных принадлежностей, одежды, обуви, библиотечных фондов, МНМА, материалов длительного использования). То есть независимо от того, имели ранее такие объекты ОС инвентарные номера или нет, каждому полученному объекту присваиваем новый инвентарный номер.

Кстати, присвоенные инвентарные номера сохраняем за объектами ОС на весь период их эксплуатации в соответствующем учреждении. Этого требует п. 5 разд. II Методрекомендаций по учету ОС. А вот о необходимости сохранения присвоенных инвентарных номеров за объектами ОС в случае передачи их другому субъекту государственного сектора никакого упоминания нет. Поэтому делать подобные выводы не стоит.

Также учтите: после того как объекты выбыли или были реализованы, их инвентарные номера не следует присваивать другим новым объектам в течение трех лет.

Правило 2. Новый объект ОС → новая Инвентарная карточка

ОС передаются вместе с первичными документами (или их копиями), или учетными регистрами (или их копиями), или другими документами, в которых указана стоимость приобретения (создания) таких объектов. Это предусмотрено п. 5 разд. III Методрекомендаций по учету ОС.

Таким образом, учреждение, которое передает имущество, должно предоставить Инвентарные карточки на такие объекты (оригиналы или копии). В основном передают именно копии таких документов, оставляя себе оригиналы. При этом в старых Инвентарных карточках делают соответствующие записи о выбытии объекта (причина, дата и номер документа) и сдают их в архив.

Что же делать с такими учетными регистрами и другими документами учреждению-получателю имущества?

Конечно, информацию, указанную в старых Инвентарных карточках, следует использовать для дальнейшего аналитического учета полученного имущества. В частности, это может быть информация о стоимости приобретения, сумме начисленного износа, а также сведения о проведенных ремонтах, улучшениях объекта и т. п.

Но в любом случае на каждый объект ОС открываем новую Инвентарную карточку учета объекта ОС. При этом копию старой Инвентарной карточки можно приложить, как приложение-подтверждение приведенной информации, к новой карточке.

Но как быть, если учреждение, передавшее имущество, не предоставило никаких учетных регистров или других сопроводительных документов? Прежде всего следует обратиться с просьбой передать такую документацию и объяснить причины своего обращения. Для большей убедительности и в качестве подтверждения правомерности своей просьбы можно привести обоснование со ссылкой на абз. 8 п. 5 разд. III Методрекомендаций по учету ОС (ср. USER_SHOW_ID).

Если же имущество поступило без сопроводительных документов и нет никакого шанса их получить, следует руководствоваться предписанием абз. 9 п. 5 разд. ІІІ Методрекомендаций по учету ОС. В частности, если отсутствует достоверная информация о первоначальной стоимости ОС, первоначальную стоимость определяем на уровне справедливой стоимости на дату получения, оценка которой проводится в соответствии с законодательством. Соответственно оцениваем и приводим информацию о полученном объекте, исходя из его фактического состояния и степени изношенности на дату получения.