Ежегодный основной отпуск за несколько лет: ограничение, заявление, приказ, средний

Ежегодные отпуска: ограничения и сроки использования

В сфере кадрового делопроизводства и оплаты труда одним из критических моментов является своевременное и правильное предоставление ежегодных отпусков. Правила предоставления отпусков диктует Закон Украины "Об отпусках" от 15.11.96 № 504/96-ВР (далее - Закон об отпусках).

Он предусматривает как обязательные сроки для их использования, так и ограничения по продолжительности. Рассмотрим пять ключевых правовых требований к ежегодным отпускам.

1. Ежегодный отпуск должен предоставляться не реже одного раза в два года. В общем случае запрещается непредоставление ежегодных отпусков полной продолжительности в течение двух лет подряд(ч. 5 ст. 11 Закона об отпусках).

2. Отпуск следует предоставить не позднее чем через 12 месяцев после завершения рабочего года. Если отпуск не был использован в рабочем году, его необходимо предоставить до завершения следующих 12 месяцев(ч. 2 ст. 12 Закона об отпусках). Такой срок является ориентиром для бухгалтеров при контроле графиков отпусков и расчете остатков.

3. Ограничения на продолжительность ежегодных отпусков действуют только в пределах одного рабочего года. Общая продолжительность ежегодных основного и дополнительных отпусков в пределах одного рабочего года не должна превышать 59 календарных дней (для подземных горняков - 69 дней)(ч. 3 ст. 10 Закона об отпусках). В то же время если работник использует за один календарный год отпуска за несколько предыдущих периодов, это ограничение не применяется(письмо Минсоцполитики от 08.07.2019 № 793/0/204-19).

Кстати, о предоставлении отпусков продолжительностью более 59 дней вы можете прочитать в статье "Детский" & ежегодный отпуск: предоставлять ли более 59 дней?" // "Оплата труда", 2025, № 11.

4. Работник не теряет права на ежегодный отпуск независимо от срока его неиспользования. Законодательство не устанавливает срока давности для реализации права на ежегодный отпуск. Это означает, что даже после длительного периода неиспользования работник имеет право его получить. Важно учитывать это при формировании резервов на оплату отпусков и при увольнении работников.

5. При увольнении компенсируются все неиспользованные ежегодные отпуска. Независимо от причин увольнения, работодатель обязан выплатить денежную компенсацию за все дни ежегодного основного и дополнительных отпусков, которые не были использованы работником.

Можно ли предоставить отпуск "одним куском" за несколько лет?

Да, можно предоставить ежегодный основной отпуск за несколько рабочих лет одновременно. Законодательство не содержит запретов относительно такого объединения неиспользованных дней отпусков. Если работник накопил неиспользованные ежегодные основные отпуска за предыдущие годы, он имеет право (с согласия работодателя) присоединить их к отпуску за текущий год или использовать отдельно.

Важно! Во время действия военного положения работодатель имеет право, но не обязан ограничивать предоставление ежегодных отпусков. То есть предприятие может предоставлять ежегодные отпуска в полном объеме как за текущий, так и за предыдущие рабочие годы (согласно ст. 12 Закона Украины "Об организации трудовых отношений в условиях военного положения" от 15.03.2022 № 2136-IX).

Сколько заявлений должен предоставить работник?

Как правило, отпуска работников планируются в графике отпусков. В таком графике отпуск работника может указываться конкретной датой или только указанием месяца отпуска и продолжительности.

Непосредственное предоставление отпуска оформляется, в частности, либо заявлением от работника, либо уведомлением работодателя о выходе работника в отпуск. Как правило, большинство работодателей используют для оформления отпуска именно заявление от работника о желании уйти в отпуск. Даже если его сроки четко предусмотрены графиком отпуска.

Есть также ситуации, когда заявление о желаемом отпуске является обязательным. Это, в частности, в случаях предоставления отпусков вне графика, другой продолжительности, нежели предусмотрено графиком, и т.п.

Наряду с этим решение о предоставлении отпуска работнику принимает работодатель. Хотя работник имеет право на ежегодный отпуск и может подать заявление на его предоставление, работодатель должен согласовать этот отпуск.

Итак, о заявлении при предоставлении ежегодного основного отпуска за несколько рабочих лет поговорим подробнее.

Для предоставления ежегодного основного отпуска, охватывающего несколько рабочих лет, достаточно одного заявления от работника

Трудовое законодательство не содержит запретов на объединение нескольких рабочих лет в одном заявлении на отпуск.

В заявлении работник должен указать, в частности:

• дату начала отпуска;
• общее количество календарных дней отпуска.

Указывать, за какой именно рабочий год предоставляется отпуск, не обязательно, поскольку эта информация будет отражена в приказе о предоставлении отпуска. Но некоторые работодатели практикуют указывать в заявлении и рабочий год. Однако работник часто не владеет этой информацией, и тогда кадровая служба должна довести ее до сведения работника, чтобы он указал это в заявлении.

Конечно, работник может подать отдельные заявления за каждый рабочий год. Это его право, и законодательство не запрещает такой вариант.

Рассмотрим пример.

Пример 1. Работник хочет уйти в ежегодный основной отпуск на 48 к. дн. за 2 рабочих года 24.06.2024 - 23.06.2025 и 24.06.2025 - 23.06.2026 (по 24 к. дн. за каждый год). Работник предоставил работодателю заявление об отпуске. Работодатель не против такого длительного отсутствия работника и согласовывает ему заявление.

На рис. 1 вы видите пример заявления о предоставлении отпуска за два рабочих года.

Рис. 1. Заявление о предоставлении отпуска за 2 рабочих года

Сколько нужно приказов?

На основании заявления работника о предоставлении отпуска работодатель издает приказ о предоставлении отпуска.

В случае предоставления ежегодного основного отпуска за несколько рабочих лет "одним куском", т. е. непрерывно, нужен один приказ

В этом приказе следует четко указать распределение дней отпуска по соответствующим рабочим годам для корректного учета.

Пример приказа о предоставлении ежегодного основного отпуска за 2 рабочих года вы видите на рис. 2.

Рис. 2. Приказ о предоставлении отпуска за несколько рабочих лет

Важно: Если же речь идет о разных видах отпусков (например, ежегодный основной и ежегодный дополнительный за вредные условия труда, или ежегодный основной и отпуск без сохранения зарплаты), то количество приказов зависит от сроков хранения этих документов. Согласно Перечню типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденному приказом Минюста от 12.04.2012 № 578/5:

• приказ о предоставлении ежегодного основного отпуска имеет временный срок хранения (5 лет);
• приказы о предоставлении отпусков работникам с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда или отпусков без сохранения заработной платы имеют длительный срок хранения (75 лет).

Сколько считать средних?

Одна средняя. Механизм исчисления средней зарплаты для отпускных регулирует Порядок № 100*.

* Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденный постановлением КМУ от 08.02.95 № 100.

В общем случае средняя заработная плата исчисляется исходя из выплат за последние 12 календарных месяцев работы, предшествующих месяцу предоставления отпуска(абз. 1 п. 2 Порядка № 100). Следовательно, отправной точкой здесь является именно месяц, на который приходится начало отпуска.

И когда работнику предоставляется ежегодный основной отпуск за несколько лет, то возникает следующий вопрос: исчислять одну среднюю для такого отпуска или делить отпуск на периоды, за которые он предоставляется, и ориентироваться на месяц начала каждой части отпуска в соответствии с периодом предоставления?

Для расчета отпускных за ежегодный основной отпуск, предоставляемый за несколько рабочих лет "одним куском" (непрерывно), исчисляется ОДНА средняя зарплата

Минэкономики в разъяснении от 24.05.2023 № 4707-05/23798-09 подтвердило, что порядок предоставления отпуска за прошлые годы такой же, как и текущих. Если эти отпуска относятся к одному виду (ежегодный основной) и предоставлены работнику непрерывно, расчетным периодом для всех дней будет период, предшествующий месяцу начала первого отпуска.

Пример 2. Воспользуемся условиями примера 1. Работнику предоставлен отпуск на 48 к. дн. с 14.07.2025 по 30.08.2025. Из них 24 к. дн. с 14.07.2025 по 06.08.2025 за рабочий год 24.06.2024 - 23.06.2025 и 24 календарных дня с 07.08.2025 за рабочий год 24.06.2025 - 23.06.2026.

В этом случае расчетным периодом для исчисления средней зарплаты будет июль 2024 года - июнь 2025 года. Исходя из этого расчетного периода считаем одну среднедневную зарплату для 48 к. дн. ежегодного основного отпуска.

Объединенный отчет

В Объединенном отчете отпускные имеют свои правила отражения. Их показываем в Налоговом расчете и двух приложениях к нему: Д1 и 4ДФ.

В табличной части Д1 сумму отпускных отражаем в отдельной от зарплаты строке, с КТН "10" в графе 09. В графе 10 обязательно указываем месяц и год, за дни которого отпускные начислены. При этом рабочий год, за который отпуск предоставляется, значения не имеет. Также не нужно указывать количество дней ежегодного отпуска.

В 4ДФ отпускные показываем в общей сумме зарплаты с признаком дохода "101" в графе 6.

Кстати, о нюансах отражения отпускных в Объединенном отчете читайте в статье "Длительный ежегодный отпуск: показываем в Д1 и 4ДФ" // "Оплата труда", 2025, № 12.

Выводы

• Ежегодный основной отпуск за несколько рабочих лет можно предоставлять одним периодом без разделения по годам и без ограничения общей продолжительности.
• Для оформления отпуска за несколько лет подряд работник может подать одно заявление. В нем надо указать общую продолжительность отпуска и даты начала.
• Достаточно одного приказа на весь отпуск за несколько лет. В приказе обязательно указываем распределение предоставленных дней по рабочим годам.
• Для расчета отпускных за непрерывный ежегодный основной отпуск за несколько лет используем одну среднюю зарплату.

Оплата труда Июль, 2025/№ 14