У работодателя нет прямого обязательства на время временного отсутствия одного работника возлагать выполнение его обязанностей на другого работника. Делать это или нет, каждое предприятие решает самостоятельно (см. письмо Минэкономики от 14.08.2020 № 3512-06/50540-01). Однако если в этом есть неотложная потребность, работодатель может, в частности:
— обойтись собственными трудовыми ресурсами и поручить выполнение обязанностей временно отсутствующего работника другому работнику предприятия. Причем поскольку должность работника-отпускника не является вакантной, то привлечь работника предприятия к выполнению его трудовых функций можно на условиях (1) выполнения обязанностей временно отсутствующего работника или (2) временного заместительства. В чем отличие этих способов, читайте ниже;
— принять лицо по срочному трудовому договору на период отпуска основного работника.
Разберем детали каждого из этих вариантов.
Выполнение обязанностей
Особенности. Поручают выполнение обязанностей временно отсутствующего работника другому работнику предприятия обычно тогда, когда должность временно отсутствующего менее ответственная или равноценная должности работника, которого «загружают» дополнительной работой.
Заметьте, что не обязательно сбрасывать все на одного работника. Обязанности работника-отпускника можно распределить сразу между несколькими работниками.
В любом случае работник исполняет возложенные на него дополнительные обязанности:
— без освобождения от основной работы, предусмотренной трудовым договором (см. ст. 105 КЗоТ и п. 2 постановления Совета Министров СССР от 04.12.81 № 1145, отдельные положения которого действуют в Украине в соответствии с постановлением ВРУ от 12.09.91 № 1545-XII);
— в пределах рабочего времени по основной должности (работе). Дополнительного времени для выполнения «чужих» обязанностей не предусматривается.
Оплата. За выполнение обязанностей временно отсутствующего работника осуществляют доплату в размере, предусмотренном в коллективном договоре или другом локальном документе работодателя. Ее размер определяют в зависимости от сложности, объема выполняемой работы (обязанностей). Генеральным соглашением о регулировании основных принципов и норм реализации социально-экономической политики и трудовых отношений в Украине на 2019 — 2021 годы, которое действует и в настоящее время, размер доплаты за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника установлен в размере до 100 % тарифной ставки (оклада) отсутствующего работника.
В то же время есть случаи, когда такая доплата не проводится. Когда это возможно? Когда должностная (рабочая) инструкция работника предусматривает выполнение обязанностей другого работника на время его отсутствия. То есть такое выполнение обязанностей относится к трудовой функции работника и потому осуществляется без издания отдельного приказа и без доплаты (см. разъяснение Управления Гоструда в Кировоградской области от 28.01.2022).
Оформление. Поскольку работодатель не имеет права заставлять работника выполнять работу, не обусловленную его трудовым договором (ст. 31 КЗоТ), выполнение обязанностей временно отсутствующего допускается только при согласии работника. Для его получения обращаемся к работнику, который планируется на замену, с соответствующим предложением (в устной или письменной форме).
Согласие работника может быть оформлено в виде заявления. На его основании издаем приказ (распоряжение) о выполнении обязанностей временно отсутствующего работника.
Внимание! Если обязанности временно отсутствующего работника распределяют между несколькими работниками, в приказе (распоряжении) нужно зафиксировать по каждому такому работнику на замене конкретные обязанности из числа тех, которые выполняет отсутствующий, и размер доплаты каждому.
Выполнение обязанностей прекращается в день выхода на работу из отпуска основного работника. Отдельный приказ о прекращении выполнения обязанностей не издаем.
Табель, личная карточка. Выполнение обязанностей временно отсутствующего работника в табеле учета использования рабочего времени не отражаем. Также не вносим информацию об этом в личную карточку № П-2.
А дальше поговорим о временном заместительстве.
Временное заместительство
Особенности. Временное заместительство применяют, когда:
1) нужно исполнять обязанности по более ответственной должности, в частности, когда это связано с распорядительной функцией, например, обязанности руководителя (см. п. 1 Разъяснение Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 29.12.65 № 30/39, которое действует в Украине согласно постановлению ВРУ от 12.09.91 № 1545-XII (далее — Разъяснение № 30/39) и
2) работник, который будет исполнять такие обязанности, не является штатным заместителем или помощником отсутствующего работника (см. письмо Минсоцполитики от 27.01.2015 № 73/13/84-15).
Во время временного заместительства работник исполняет обязанности исключительно по «чужой» должности (см. разъяснение Юго-восточного межрегионального управления Гоструда от 14.07.2023). Однако это не перевод работника на другую должность. Формально он остается в своей должности.
А еще временный исполнитель обязанностей работает по графику работы отсутствующего работника.
Оплата. В общем случае замещающему работнику устанавливают доплату. Ее размер равен разнице между его фактическим окладом и окладом работника, которого он замещает.
А вот штатным заместителям или помощникам отсутствующего работника (при отсутствии должности заместителя), а также главным инженерам в период временного заместительства руководителя разница в окладах не выплачивается. Это определено в п. 1 Разъяснения № 30/39. В то же время хозрасчетные предприятия имеют право самостоятельно решать вопрос оплаты труда. Поэтому в коллективном договоре они могут предусмотреть выплату разницы в окладах на период выполнения обязанностей временно отсутствующего руководителя и штатным заместителям, и помощникам руководителя, и главному инженеру предприятия (см. письмо Минтруда от 20.01.2005 № 18-23).
Кроме разницы в окладах,
временному заместителю выплачивают премии на условиях и в размерах, установленных по более ответственной должности работника, которого он замещает
Такая премия начисляется и на должностной оклад замещающего работника, и на разницу в окладах (абзац третий п.п. «б» п. 1 Разъяснения № 30/39).
Доплаты и надбавки, которые были установлены работнику, временно исполняющему обязанности по более ответственной должности, выплачиваем в том размере, в котором они выплачивались до назначения на временное заместительство (письмо Минсоцполитики от 21.07.2011 № 590/13/84-11).
Рассмотрим оплату временного заместительства на примере, поскольку она вызывает больше всего вопросов у бухгалтеров.
Пример. Работник, который занимает должность начальника отдела сбыта, был временно назначен исполняющим обязанности руководителя предприятия на период отпуска последнего, который продолжался с 13 по 26 мая 2024 года. Начальнику отдела установлен оклад в размере 28000 грн и надбавка за интенсивность труда в размере 10 % от оклада. Оклад руководителя — 45000 грн. На предприятии ежемесячно (за текущий месяц в текущем месяце) выплачивают премию в размере 20 % от оклада работника.
За май работнику-заместителю будут начислены:
— оклад по его должности в сумме 28000 грн;
— разница в окладах за 10 рабочих дней временного заместительства руководителя из 23 рабочих дней по графику работы предприятия: (45000 грн - 28000 грн) : 23 раб. дн. х 10 раб. дн. = 7391,30 грн;
— надбавку за интенсивность труда, установленную по должности начальника отдела сбыта: 28000 грн х 10 % : 100 % = 2800 грн;
— премию за май, начисленную на оклад по должности начальника отдела сбыта: 28000 грн х 20 % : 100 % = 5600 грн;
— премию на разницу в окладах за 10 рабочих дней временного заместительства руководителя: 7391,30 х 20 % : 100 % = 1478,26 грн.
Всего за май будет начислено 45269,56 грн (28000 + 7391,30 + 2800 + 5600 + 1478,26).
Оформление. Назначение работника исполняющим обязанности возможно только по его согласию, которое может быть оформлено в виде заявления.
После получения согласия работодатель издает соответствующий приказ (распоряжение), в котором, среди прочего, указывает размер оплаты временного заместительства. С приказом (распоряжением) работника знакомят под подпись.
Табель, личная карточка. Информацию о временном заместительстве не надо вносить ни в табель учета использования рабочего времени, ни в личную карточку № П-2.
Срочный трудовой договор
Если вышерассмотренные варианты дополнительной нагрузки работников не по нраву работодателю, он всегда может для выполнения обязанностей отсутствующего работника-отпускника привлечь другое лицо на основании срочного трудового договора. Это согласуется с предписаниями ч. 2 ст. 23 КЗоТ. Более того, в ч. 2 ст. 2 Закона Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» от 15.03.2022 № 2136-IX законодатель прямо говорит о праве работодателя заключать срочный трудовой договор с другим лицом на период отсутствия основного работника ради устранения кадрового дефицита и нехватки рабочей силы во время действия военного положения.
Заметим, что срочный трудовой договор может быть заключен как со сторонним лицом, так и с работником, который уже работает на предприятии.
Порядок заключения срочного трудового договора такой же, как и бессрочного. Подробно он был рассмотрен в статье «Принимаем на работу по новым правилам» // «Налоги & бухучет», 2022, № 57.
Обычно работник подает работодателю заявление, в котором указывает признак места работы (основное или совместительство) и условия трудового договора (должность, на которую претендует лицо, оклад, режим рабочего времени (если индивидуальный), испытательный срок, если есть договоренность, дата приема на работу и срок действия трудового договора).
О признаке места работы. Место работы по срочному трудовому договору может быть определено лицом как основное или же как совместительство (при наличии другого основного места работы). Если лицо просит принять его по совместительству, учтите, что работу у вас оно должно выполнять в свободное от основной работы время.
Что касается испытательного срока, то во время действия военного положения он может устанавливаться для любой категории работников.
О сроке действия трудового договора. В рассматриваемом случае срок действия трудового договора может быть определен:
— конкретной датой;
— наступлением определенного события, если дату окончания отпуска основного работника-отпускника установить заранее невозможно (например, если основному работнику предоставлен по соглашению сторон отпуск без сохранения зарплаты на время действия военного положения).
Однако в любом случае датой увольнения работника, который работал по срочному трудовому договору, должен быть последний день перед днем, в котором основной работник приступает к исполнению обязанностей, предусмотренных трудовым договором.
Независимо от того, заключаете вы срочный трудовой договор со сторонним лицом или с работником, который уже работает на вашем предприятии, до начала его работы в орган ГНС надо послать уведомление о приеме работника на работу по форме, утвержденной постановлением КМУ от 17.06.2015 № 413.
В процессе работы (см. ч. 3 ст. 23 КЗоТ)
работодатель должен информировать работников, работающих по срочному трудовому договору, о вакансиях, которые отвечают их квалификации и предусматривают возможность заключения бессрочного трудового договора
Когда срок действия трудового договора будет подходить к концу, издайте приказ об увольнении работника, ознакомьте его с ним и предоставьте копию этого приказа работнику в день увольнения вместе с письменным уведомлением о начисленных и выплаченных ему суммах при увольнении.
Итак, для замены работника-отпускника выбирайте тот вариант, который будет более уместным для вашей ситуации.
Выводы
- Выполнение обязанностей временно отсутствующего работника возлагают на другого работника, если их должности равноценны или работник, которого надо заменить, занимает менее ответственную должность.
- Временное заместительство применяют, если надо заменить работника по более ответственной, руководящей должности.
- В случае выполнения обязанностей отсутствующего работника обычно начисляют доплату в процентах от оклада отсутствующего, в случае временного заместительства — разницу в окладах.
- Для замены работника можно принять по срочному трудовому договору стороннее лицо или другого работника предприятия.
%20(1).png){kind=logo}
