ОСНОВНЫЕ НАРУШЕНИЯ СОБЛЮДЕНИЯ ДЕЙСТВУЮЩЕГО ПОРЯДКА РАСХОДОВАНИЯ СРЕДСТВ НА СОДЕРЖАНИЕ АВТОТРАНСПОРТА

 

НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

ГКУ — Гражданский кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV.

ХКУ – Хозяйственный кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 436-IV.

Закон № 996 — Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV.

Постановление № 848 — постановление КМУ «Об упорядочении использования легковых автомобилей бюджетными учреждениями и организациями» от 04.06.2003 г. № 848.

Постановление № 332 — постановление КМУ «О предельных суммах расходов на приобретение автомобилей, мебели, других устройств и оборудования, мобильных телефонов, компьютеров государственными органами, а также учреждениями и организациями, содержащимися за счет государственного и местных бюджетов» от 04.04.2001 г. № 332.

Порядок № 116 — Порядок определения размера убытков от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей, утвержденный постановлением КМУ от 22.01.96 г. № 116.

Методические рекомендации № 90 — Методические рекомендации по осуществлению инспектирования органами Государственной финансовой инспекции Украины, утвержденные приказом Государственной финансовой инспекции Украины от 14.12.2011 г. № 90.

Нормы № 43 — Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные приказом Министерства транспорта Украины от 10.02.98 г. № 43.

Инструкция № 74 — Инструкция о порядке применения путевого листа служебного легкового автомобиля и учета транспортной работы, утвержденная приказом Государственного комитета статистики Украины от 17.02.98 г. № 74.

Приказ № 36 — приказ Министерства инфраструктуры Украины «Об утверждении Изменений к Нормам расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте» от 24.01.2012 г. № 36.

Инструкция № 64 — Инструкция по бухгалтерскому учету необоротных активов бюджетных учреждений, утвержденная приказом Государственного казначейства Украины от 17.07.2000 г. № 64.

Инструкция № 90 — Инструкция по инвентаризации материальных ценностей, расчетов и других статей баланса бюджетных учреждений, утвержденная приказом Главного управления Государственного казначейства Украины и Министерства финансов Украины от 30.10.98 г. № 90.

Положение № 124/345 — Положение о медицинском осмотре кандидатов в водители и водителей транспортных средств, утвержденное приказом Министерства здравоохранения Украины и Министерства внутренних дел Украины от 05.06.2000 г. № 124/345.

Эксплуатационные нормы № 488 — Эксплуатационные нормы среднего ресурса пневматических шин и специальных машин, выполненных на колесных шасси, утвержденные приказом Министерства транспорта и связи Украины от 20.05.2006 г. № 488.

Методика № 786 — Методика расчета арендной платы за государственное имущество и пропорции ее распределения, утвержденная постановлением КМУ от 04.10.95 г. № 786.

Нормы № 420 — Нормы эксплуатационного пробега автомобильных шин, утвержденные приказом Министерства транспорта Украины от 08.12.97 г. № 420.

 

 

 

При проведении ревизий финансово-хозяйственной деятельности работники государственной финансовой инспекции руководствуются Методическими рекомендациями № 90.

Ревизия расходов на содержание транспортных средств осуществляется в рамках вопроса ревизии состояния сохранности имущества, использования оборотных и необоротных активов.

Рассмотрим, каким именно вопросам уделяют внимание специалисты государственной финансовой инспекции, обратившись к Методическим рекомендациям № 90.

1. Исходя из п.11.11 Методических рекомендаций № 90 в начале проведения ревизии по этому вопросу инспекторы должны установить наличие собственного и арендованного автотранспорта и инициировать перед руководителем учреждения проведение инвентаризации наличия автотранспортных средств, горюче-смазочных материалов и запасных частей*. На основе данных карточек учета основных средств, актов на списание узлов, деталей на автомобили инспекторы должны проверить соответствие номеров шасси и двигателя паспортным данным.

*Обратите внимание: инспекторы имеют право только инициировать проведение инвентаризации, а не проводить ее лично. Они не имеют права быть включены в состав инвентаризационной комиссии. Однако инспекторы могут присутствовать при проведении инвентаризации и проконтролировать действия инвентаризационной комиссии.

При проведении инвентаризации горючего необходимо, по возможности, снять остатки горючего в баках автомашин, а также в хранилищах и сравнить показания спидометров в путевых листах с фактическими данными, числящимися за каждым ответственным лицом, вывести остатки горючего и сравнить их с фактическими.

При выявлении остатков необходимо принять надлежащие меры для их оприходования и отнесения в подотчет ответственного лица, при недостаче необходимо провести расчет убытков в соответствии с Порядком № 116*.

* Обратите внимание: на сегодняшний день инспекторы не имеют права самостоятельно определять размер убытков от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей. Детальнее по этому вопросу см. консультацию специалиста Государственной финансовой инспекции «Могут ли ревизоры самостоятельно определять размер убытков от недостач» («Бюджетная бухгалтерия», 2012, № 15, с. 25).

2. Инспекторы должны проверить обоснованность расчетов по КЭКР 1131 и 1134 в части содержания транспортных средств. Для этого необходимо сравнить фактические расходы на содержание автотранспорта в прошлом году с установленными ассигнованиями, при этом учесть изменение цен (подорожание или удешевление) на горюче-смазочные материалы, выбытие единиц автотранспорта или запланированное приобретение автотранспорта.

Кроме того, инспекторы должны выяснить, не допускались ли расходы средств общего и/или специального фондов на ремонт автомобилей, которые не учитываются на балансе или поломка которых возникла по вине конкретного лица.

3. Если в ревизуемом периоде бюджетной организацией был приобретен автомобиль, то инспекторы должны проверить, утверждены ли в смете расходы на его приобретение и не превышена ли предельная сумма стоимости его приобретения. Напомним, что предельные суммы расходов на приобретение автомобилей утверждены постановлением № 332.

4. Инспекторы должны обратить внимание на то, увеличена ли по данным бухгалтерского учета первоначальная стоимость автотранспорта в случае проведения его дооборудования.

5. При проверке списания горюче-смазочных материалов необходимо проверить соблюдение установленного порядка и норм списания в соответствии с Нормами № 43.

6. Инспекторы должны проверить правильность оформления путевых листов.

7. Также инспекторы должны проверить за отдельный период достоверность отражения оборотов по субсчетам 235 «Топливо, горючие и смазочные материалы» и 238 «Запасные части к транспортным средствам, машинам и оборудованию».

В случае выявления несоответствий в учете при переносе остатков горючего (в путевых листах, оборотных ведомостях и т. п.) инспекторы должны сделать накопительную сличительную ведомость за год по ежедневному получению и списанию горючего (в разрезе его видов) для выявления «красных остатков» (случаев списания горючего без фактического наличия его в остатках) или излишнего списания.

8. Инспекторы должны выяснить, не содержится ли за счет ревизуемой организации транспорт, принадлежащий вышестоящей организации или частным лицам, и не было ли случаев использования транспорта в личных целях работниками или другими лицами без соответствующей оплаты, ведь легковые автомобили используются только для поездок, связанных со служебной деятельностью должностных лиц.

Кроме того, при проверке расходов на содержание транспортных средств, проверяющие должны выяснить, не производилось ли учреждением (заведением) списание горюче-смазочных материалов на автомобили в тот период, когда они находились в ремонте, не использовались ли служебными лицами автомобили, закрепленные за ними, во время пребывания последних в отпусках, на больничном и в командировке.

Также особое внимание обращается на факты использования автотранспорта в выходные и праздничные дни, наличие соответствующих приказов и разрешений на его использование.

Теперь перейдем непосредственно к примерам нарушений, которые были фактически установлены работниками государственной финансовой инспекции по вопросам соблюдения действующего порядка расходования бюджетных средств на содержание автотранспорта.

 

Инвентаризация горюче-смазочных материалов и запасных частей

Как было указано выше, инспектор государственной финансовой службы только присутствует при проведении инвентаризации, т. е. участия в ней он не принимает.

Напомним, что согласно п. 4 Инструкции № 90 инвентаризация топлива проводится по местам хранения и отдельно по материально ответственным лицам. Материальные запасы при инвентаризации записываются в Инвентаризационные описи по каждому отдельному наименованию.

После оформления в установленном порядке Инвентаризационная опись запасов передается в бухгалтерию для составления Сличительной ведомости результатов инвентаризации других необоротных материальных активов и запасов.

Сличительная ведомость результатов инвентаризации запасов применяется для отражения результатов инвентаризации. На основании данных Инвентаризационной описи запасов расхождения, возникшие между фактическими показаниями и данными бухгалтерского учета, отражаются в графе «Результаты инвентаризации».

Рассмотрим пример нарушения.

Пример

В ходе ревизии организации фактического контроля за использованием автомобилей и запасов в соответствии с приказом по заведению произведены выборочная инвентаризация наличия автомобилей и запасов, снятие показаний спидометров и остатков горючего в баках автомобилей у одного материально ответственного лица. По результатам контроля расхождения показаний спидометров и данных путевых листов не установлены, остатки и недостачи автомобилей не выявлены, однако при проведении инвентаризации установлены излишки запасов, а именно автошин.

Так, в ходе проведения инвентаризации выявлены в наличии четыре автошины, не числящиеся в учете заведения.

 

Аренда автомобилей

Отметим, что бюджетная организация имеет право арендовать автомобиль как у юридического, так и у физического лица. Отношения с владельцем автомобиля оформляются договором аренды транспортного средства. Типовой формы такого договора не существует, поэтому при его составлении следует ориентироваться на требования, определенные парагр. 5 ХКУ.

Обратим внимание на то, что бюджетные организации имеют право заключать договоры аренды легковых автомобилей, стоимость которых не превышает предельные суммы расходов, утвержденные постановлением № 332.

Автомобиль считается переданным в аренду с момента оформления акта приема-передачи, в котором указывается как автомобиль, так и комплектующие, которые вместе с ним передаются.

Размер арендной платы определяется сторонами в договоре. На сегодняшний день ограничения по размеру арендной платы касаются случая, когда арендодателем является бюджетная организация.

Так, исходя из п. 7 Методики № 786 размер годовой арендной платы в случае аренды иного, кроме недвижимого, отдельного индивидуально определенного имущества, в том числе автомобилей, устанавливается по соглашению сторон, но не менее 10 % стоимости арендованного имущества по результатам независимой оценки.

Рассмотрим примеры нарушений по аренде автотранспортных средств.

Пример 1

Ревизией установлено, что на балансе учреждения автомобилей нет. Но в периоде, подлежащем ревизии, учреждением был заключен договор аренды автомобиля марки Skoda Superb 2008 года выпуска. Стоимость указанного автомобиля составляет 205 тыс. грн.

Взятие учреждением в аренду автомобиля указанной стоимости является нарушением требований п. 5 постановления № 332.

Пример 2

В периоде, подлежавшем ревизии, учреждением производились расходы на ремонт автомобиля, взятого в аренду у физического лица. Однако условиями договора аренды определено, что текущий и капитальный ремонты автомобиля производятся за счет арендодателя – физического лица.

Таким образом, расходы учреждения на ремонт автомобиля являются незаконными расходами бюджетных средств.

 

Оплата работ по ремонту автомобилей

Рассмотрим пример нарушения относительно оплаты работ по ремонту автомобиля.

Пример

Ревизией соблюдения законодательства при оплате услуг по обслуживанию и ремонту автомобилей выявлено, что учреждением согласно заключенному с физической лицом — предпринимателем договору и акту выполненных работ был произведен ремонт автомобиля ВАЗ-2107.

Согласно акту выполненных работ установлено, что при проведении текущего ремонта автомобиля ВАЗ-2107 были выполнены следующие работы: замена крыла переднего левого; замена передней панели; рихтовка передней панели; окраска крыла переднего левого; окраска крыла переднего правого; окраска капота; окраска передней панели; замена бампера в сборке; замена кронштейна крепления бампера переднего, т. е. работы, которые могут свидетельствовать о том, что автомобиль попал в дорожно-транспортное происшествие (далее — ДТП).

В ходе ревизии был сделан запрос в местный отдел ГАИ о предоставлении информации о фактах ДТП, участниками которых были транспортные средства учреждения в течение ревизуемого периода.

В ответ на вышеуказанный запрос отдел ГАИ предоставил письмо, согласно которому подтвержден факт ДТП при участии автомобиля ВАЗ-2107, принадлежащего учреждению, и указано виновное в ДТП стороннее лицо.

Исходя из вышеизложенного, ревизией установлено, что автомобиль учреждения ВАЗ-2107 действительно попал в ДТП, водитель учреждения в совершении ДТП не виновен, однако текущий ремонт автомобиля ВАЗ-2107 осуществлялся после последствий ДТП, происшедшего по вине стороннего лица.

Ревизией установлено, что учреждением был заключен договор с товарной биржей, предметом которого является предоставление услуг по экспертной оценке автотранспорта — определению материального убытка, нанесенного владельцу автомобиля ВАЗ-2107.

Согласно выполненному товарной биржей Отчету-исследованию специалиста-автотовароведа определена сумма материального убытка, нанесенного владельцу ВАЗ-2107, в результате повреждения автомобиля при ДТП.

Согласно п. 8 ч. 2 ст. 16 и ч. 1 ст. 22 ГКУ каждое лицо имеет право обратиться в суд за защитой своего личного неимущественного или имущественного права, по возмещению имущественного ущерба и получить возмещение убытков в полном объеме, чем учреждение не воспользовалось.

Таким образом, в результате оплаты стоимости текущего ремонта автомобиля ВАЗ-2107 за счет бюджетных средств специального фонда сметы учреждением допущено незаконное расходование бюджетных средств.

 

Изменение первоначальной стоимости автотранспорта в случае проведения его дооборудования

Напомним, что согласно п. 1.6 Инструкции № 64 при достройке, дооборудовании, реконструкции, частичной ликвидации соответствующих объектов и модернизации, которые привели к дополнительному укомплектованию необоротных активов, осуществляется изменение первоначальной (восстановительной) стоимости необоротных активов.

Рассмотрим пример нарушения, касающегося изменения стоимости автотранспортного средства.

Пример

В ходе ревизии установлено, что через год после приобретения автомобиля на нем были установлены сигнализация и газовое оборудование, при этом стоимость автомобиля в бухгалтерском учете не была увеличена. Указанное нарушение п. 1.6 Инструкции № 64 привело к занижению в учете стоимости активов*.

* Как отразить в учете учреждения операции по дополнительному укомплектованию автомобиля, можно узнать из комментария к письму Госказначейства «Об операциях, связанных с приобретением и ремонтом автомобилей» от 29.06.2011 г. № 17-06/1578-9213 (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2011, № 31, с. 26).

 

Соблюдение установленного порядка и норм списания горюче-смазочных материалов

Нормы № 43 распространяются только на модели автомобилей с указанными техническими данными и особенностями конструктивного выполнения. Следует отметить, что в техдокументации заводов — производителей автомобилей часто указаны контрольные расходы топлива в разных режимах. Эти показатели не являются базовыми линейными нормами и не могут быть основанием для списания использованных горюче-смазочных материалов.

Предприятиям, учреждениям и организациям предоставлено право самостоятельно устанавливать линейные нормы для газобаллонных, специальных автомобилей и для новых модификаций автомобилей (если существует норма для базового автомобиля). В этом случае линейные нормы устанавливаются на основании расчетов. При отсутствии норм расхода топлива для базовых автомобилей их владельцы должны заказывать разработку временных норм в ГосавтотрансНИИпроекте.

Кроме того, отметим, что хотя в письме ГлавКРУ от 11.08.2010 г. № 02-14/1232 (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2010, № 40, с. 6) было высказано мнение о том, что Нормы № 43 являются обязательными к исполнению только для предприятий, учреждений и организаций, входящих в сферу управления Минтранса, в связи с тем что приказ, утвердивший их, не прошел регистрацию в Минюсте, Методические рекомендации № 90 требуют проверки соблюдения установленного порядка и норм списания именно в соответствии с Нормами № 43.

Специалисты редакции газеты «Бюджетная бухгалтерия» в комментарии к указанному письму также советовали бюджетным организациям использовать при списании горюче-смазочных материалов именно Нормы № 43 (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2010, № 40, с. 7).

Также отметим, что приказом № 36 в Нормы № 43** внесены соответствующие изменения, которые следует учесть в работе с 01.03.2012 г.

** Нормы № 43 с учетом последних изменений будут опубликованы в газете «Бюджетная бухгалтерия», 2012, № 18.

Приведем примеры нарушений при списании горюче-смазочных материалов.

Пример 1

Ревизией соблюдения норм списания смазочных материалов установлено, что при проведении списания масла для автомобиля ВАЗ-21070 в нарушение требований п. 1.10 Норм № 43 в учреждении не применялись нормативы расхода смазочных материалов, в результате чего было излишне списано масло моторное и масло трасмиссионное. Указанное привело к незаконным расходам бюджетных средств.

Пример 2

Ревизией соблюдения норм списания топлива, проведенной в отношении двух автомобилей, а именно ВАЗ-2107 и ВАЗ 21043, согласно требованиям Норм № 43 установлен один случай неправильного применения базовой линейной нормы при списании топлива.

Так, при списании бензина на работу автомобиля ВАЗ-2107 применялась базовая линейная норма из расчета 10,1 л на 100 км пробега, тогда как Нормами № 43 для указанной марки автомобиля предусмотрена для применения базовая линейная норма 9,9 л на 100 км пробега. Указанное привело к излишнему списанию бензина и, как следствие, к незаконным расходам бюджетных средств.

Пример 3

Ревизией соблюдения норм списания топлива и смазочных материалов, проведенной путем сверки норм, указанных в путевых листах, предоставленных заведением к ревизии, с нормами, установленными согласно требованиям действующего законодательства, нарушений не установлено.

Однако в результате допущенных арифметических ошибок заведением был излишне списан бензин, что привело к незаконным расходам бюджетных средств.

Пример 4

Ревизией обоснованности списания топлива установлено, что в период с 01.07.2011 г. по 01.09.2011 г. в учреждении списывался бензин на поездки автобуса, перевозившего детей-инвалидов в оздоровительный лагерь, в то время как фактически лагерь работал в другой период, а именно с 01.06.2011 г. по 30.06.2011 г.

Указанное привело к излишнему списанию горючего и соответственно к незаконным расходам бюджетных средств.

Пример 5

Ревизией обоснованности списания топлива установлено, что в период с 01.01.2011 г. по 01.05.2011 г. в учреждении списывался бензин, использованный двумя автомобилями, числящимися на балансе, тогда как в указанный период в учреждении фактически работал только один водитель ежедневно на одном автомобиле.

Указанное привело к излишнему списанию горючего и соответственно к незаконным расходам бюджетных средств.

Пример 6

Ревизией установлен случай списания бензина по данным бухгалтерского учета заведения в то время, когда водитель находился в отпуске. Соответствующий приказ о прерывании отпуска водителя и его выходе на работу в этот период руководитель заведения не издавал. Указанное привело к излишнему списанию бензина и соответственно незаконным расходам бюджетных средств.

 

Соблюдение законодательства при списании шин

Напомним, что все данные, касающиеся шин и их пробега, должны заноситься материально ответственным лицом в Карточку учета пробега (наработки) пневматической шины, форма которой утверждена Эксплуатационными нормами № 488.

Данные пробега автошин заносятся в тысячах километров по пробегу транспортного средства за месяц и за период с начала эксплуатации. Для сельскохозяйственных машин, дорожных, подъемно-транспортных и других машин наработка шин может учитываться в часах работы, соответствующих времени работы этих машин.

Эксплуатация автошин проводится в зависимости от степени их изношенности, которая определяется согласно требованиям Эксплуатационных норм № 488 и Норм № 420.

Замена автошин проводится не только при полном использовании шин, не пригодных к эксплуатации, но и при переходе на зимний период, что связано с наличием у зимних шин специальных протекторов, препятствующих скольжению. Весной на автомобиле устанавливаются летние шины, а замененные зимние возвращаются на склад или в гараж. Все эти перемещения нужно отражать в Карточке учета пробега (наработки) пневматической шины.

Кроме того, замена шин может быть связана с их мелким ремонтом, например, вулканизацией.

Шина подлежит списанию, если она достигла фактического пробега согласно установленным (откорректированным) нормам или естественно изношена до предельной высоты рисунка протектора.

При списании автошин в Карточке учета пробега (наработки) пневматической шины указываются суммарный пробег до списания и информация о дальнейшем использовании шины: восстановлении изношенности протектора, ремонте или утилизации. В этом случае Карточка учета пробега (наработки) пневматической шины имеет статус акта ее списания. Она подписывается членами комиссии по вопросам потери пневматическими шинами потребительских свойств.

Если шины имеют эксплуатационные или производственные дефекты, приводящие их к техническому состоянию, вызывающему опасность, они могут быть списаны на основании акта независимо от окончания срока их эксплуатации, определенного законодательством.

Обратим ваше внимание на то, что шины могут эксплуатироваться и после достижения норм среднего ресурса, если высота рисунка протектора в момент достижения ресурса больше предельно допустимой высоты, а техническое состояние шин является удовлетворительным*.

* Детально об учете автошин можно узнать из консультации «Учет автошин» (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2008, № 15, с. 9).

Теперь перейдем к рассмотрению нарушений при списании шин.

Пример 1

Ревизией соблюдения законодательства при списании шин установлено, что в нарушение требований п. 7.1 Эксплуатационных норм № 488 в учреждении не велись Карточки учета пробега (наработки) пневматической шины, что делает невозможным проведение ревизии по указанному вопросу.

Пример 2

Ревизией установлено, что на легковом автомобиле, используемом в нормальных условиях эксплуатации, установлены шины КАМА-503 165/70R13. Для шин этого типа норма использования составляет 65,0 тыс. км. С учетом корректировочных коэффициентов норма эксплуатации указанных шин составляет 61,15 тыс. км.

При этом ревизией установлено, что шины были безосновательно списаны при пробеге 45 тыс. км без определения их фактических свойств (высота рисунка протектора, эксплуатационные и производственные дефекты и т. п.).

 

Применение корректировочных коэффициентов

Еще раз напомним, что с 01.03.2012 г. были изменены Нормы № 43 и эти изменения преимущественно касаются именно применения корректировочных коэффициентов, поэтому с 01.03.2012 г. нужно применять корректировочные коэффициенты с учетом изменений.

Пример 1

Ревизией правильности применения корректировочных коэффициентов при работе автотранспорта в условиях города, в городском режиме, в зимних условиях, при условии эксплуатации системы «климат-контроль» и с учетом срока эксплуатации установлены случаи нарушения требований Норм № 43.

Так, в результате безосновательного применения надбавки за работу в зимних условиях бухгалтерией заведения было произведено списание бензина А-92 на легковой автомобиль ГАЗ-32213 в завышенных размерах, что является нарушением требований п. 3.1.1 Норм № 43. Указанное привело к незаконным расходам бюджетных средств.

Пример 2

Ревизией соблюдения норм списания топлива и смазочных материалов, проведенной в отношении автомобиля ВАЗ-21099, установлено, что в нарушение требований п. 3.1.4 Норм № 43 на работу автомобиля ВАЗ-21099 за пределами пригородной зоны учреждением в апреле 2011 года проводилось списание топлива с применением повышающего коэффициента за работу в условиях города с населением больше 1,0 млн человек. Указанное привело к излишнему списанию бензина марки А-95 и соответственно к незаконным расходам бюджетных средств.

Пример 3

Ревизией установлено, что в нарушение требований п.п. 3.1.6 Норм № 43 к базовой линейной норме расходов топлива применялась надбавка за движение в центральных частях города в час пик без детализации маршрута и пробега, в результате чего было излишне списано топливо, что привело к незаконным расходам бюджетных средств.

Пример 4

Ревизией установлено, что в учреждении в зимний период применялось повышение базовой линейной нормы за работу в холодное время года.

В период ревизии был направлен запрос в областной центр по гидрометеорологии ДХС МЧС Украины и получены данные о температуре воздуха в зимний период.

Ревизией установлены существенные расхождения между результатами измерения температуры в зимний период ответственным лицом учреждения и данными гидрометеорологического центра. Указанное привело к необоснованному списанию топлива и, как следствие, к незаконным расходам бюджетных средств.

 

Правильность оформления путевых листов

Основанием для списания использованных легковым автотранспортом горюче-смазочных материалов является путевой лист установленной формы.

Типовая форма путевого листа и порядок ее заполнения регулируются Инструкцией № 74.

Напомним правила оформления путевых листов, определенные этой Инструкцией.

Путевой лист служебного автомобиля оформляется только на один рабочий день (смену) и выдается при условии сдачи водителем путевого листа за предыдущий день работы. На больший срок путевой лист выдается в случаях транспортного обслуживания в междугородном сообщении более одних суток согласно приказу или распоряжению перевозчика.

Выдача путевого листа регистрируется в диспетчерском журнале по следующим реквизитам: дата выдачи, номер путевого листа, фамилия и инициалы водителя, его подпись при получении путевого листа, дата возврата путевого листа, подпись ответственного лица.

Перед выдачей водителю путевого листа диспетчер (или другое ответственное лицо) заполняет его следующим образом:

— на лицевой стороне в верхнем левом углу ставит штамп перевозчика, записывает номер путевого листа и дату его выдачи (число, месяц, год), которые должны соответствовать номеру и дате регистрации путевого листа в диспетчерском журнале, наименование и код режима работы водителя, согласно которому начисляется заработная плата (работа в будние дни, командировки, работа в выходные дни и т. д.), указывает марку, государственный и гаражный номера автомобиля, фамилию, инициалы, номер удостоверения и табельный номер водителя, получающего путевой лист, а также номер колонны и бригады, в состав которых входят автомобиль и водитель;

— на основании условий договора (заявки) заказчика или задания руководства предприятия (учреждения) в графе 1 раздела I «Задание водителю» записывает наименование и адрес заказчика, к которому должен прибыть автомобиль для выполнения задания, или фамилию, инициалы и должность ответственного лица предприятия (учреждения), в распоряжение которого предоставляется автомобиль; в графе 2 — время прибытия автомобиля к заказчику, в графе 3 — время выбытия в соответствии с заявкой или графиком работы (ч, мин) или согласно моменту начала и конца обслуживания должностного лица. Право изменения задания имеет только перевозчик, в исключительных случаях — заказчик с соответствующей записью в строке «Особые отметки» на оборотной стороне путевого листа;

— в строке 11 раздела III «Движение горючего» делает запись об остатке горючего по данным предыдущего путевого листа;

 — в строке «Удостоверение водителя проверил, задание выдал» подписью утверждает достоверность заполненных им реквизитов путевого листа и наличие у водителя его удостоверения.

Заполнение путевого листа до выезда автомобиля из гаража осуществляется в такой последовательности:

— медицинский работник, выполняющий предрейсовый медицинский осмотр, подписью утверждает возможность допуска водителя по состоянию здоровья к управлению автомобилем;

— в строке 4 раздела II «Работа водителя и автомобиля» механик (или другое ответственное лицо перевозчика) записывает показания спидометра при выезде автомобиля из гаража, в строке 6 — фактическое время (ч, мин) выезда автомобиля и подписью утверждает передачу автомобиля водителю в технически исправном состоянии и разрешение на выезд;

— в строке «Автомобиль принял» водитель подписью удостоверяет принятие автомобиля технически исправным и получение задания;

— заправщик (или другое ответственное лицо перевозчика) в строках 8 — 10 раздела III «Движение горючего» записывает марку, код марки и количество выданного горючего и утверждает эти данные подписью.

После выполнения задания ответственное лицо, в чье распоряжение был предоставлен автомобиль, в соответствующей строке на оборотной стороне путевого листа подписью и штампом утверждает выполнение обслуживания.

В строке «Особые отметки» делается соответствующая запись представителем органов Госавтоинспекции и другими уполномоченными на это органами в случае нарушения водителем Правил дорожного движения или изменения маршрута движения по непредвиденным причинам для выполнения специального задания. Замечания по качеству обслуживания записываются также ответственным лицом, в чье распоряжение был предоставлен автомобиль.

После возвращения автомобиля в гараж заполнение путевого листа осуществляется в такой последовательности:

— заправщик определяет остаток горючего при возвращении автомобиля в гараж и заполняет строку 12 раздела III «Движение горючего», утверждает данные подписью;

— в строке «Автомобиль сдал» водитель подписью утверждает сдачу автомобиля механику в технически исправном (неисправном) состоянии;

— механик заполняет строки 5 и 7 раздела II «Работа водителя и автомобиля», указывая соответственно показания спидометра и фактическое время возвращения автомобиля в гараж (ч, мин), и подписью утверждает достоверность данных в указанных строках, а также принятие автомобиля в технически исправном (неисправном) состоянии.

Оформленный таким образом путевой лист передается диспетчеру или другому ответственному лицу для дальнейших расчетов транспортной работы, стоимости услуг и заработной платы водителю.

Показатели раздела IV «Результаты работы автомобиля» заполняются следующим образом:

— данные графы 13 «Расходы горючего по норме» определяют исходя из общего пробега автомобиля, норм расхода горючего на пробег и коэффициента изменения нормы расхода в зависимости от условий эксплуатации автомобиля;

— данные графы 14 «Расходы горючего фактические» равняются сумме остатка горючего при выезде из гаража (строка 11, раздел III) и выданного горючего (стр. 10, раздел III) минус остаток горючего при возвращении автомобиля в гараж (строка 12, раздел III);

— данные графы 15 «Общий пробег» равняются разнице между показаниями спидометра при возвращении автомобиля в гараж (строка 5, раздел II) и перед его выездом из гаража (строка 4, раздел II);

— данные графы 16 «Время в наряде» равняются разнице между данными фактического времени возвращения автомобиля в гараж (строка 7, раздел II) и выезда его из гаража (строка 6, раздел II), за исключением времени на обеденный перерыв водителя. Круглосуточные простои автомобиля из-за бездорожья, технических неисправностей и других подобных причин не учитываются;

— данные графы 17 «Расчет стоимости услуг» и графы 18 «Расчет зарплаты водителю» определяют согласно действующим расценкам на основании данных о результатах работы автомобиля (графы 15 и 16) и утверждаются подписью таксировщика, выполнившего расчет. Достоверность расчетов в путевом листе после их проверки утверждает подписью бухгалтер перевозчика.

Теперь рассмотрим примеры нарушений в оформлении путевых листов.

Пример 1

Ревизией соблюдения порядка оформления путевых листов установлено, что в нарушение пп. 2.4, 2.7 Инструкции № 74 во всех путевых листах отсутствуют подписи ответственного лица, в чье распоряжение был предоставлен автомобиль, а также бухгалтера учреждения, проверяющего достоверность расчетов в путевом листе.

Пример 2

Ревизией соблюдения порядка оформления путевых листов установлено, что в нарушение требований п. 2.2 Инструкции № 74 в путевых листах не указываются наименования и коды режима работы водителя (работа в будние дни, командировки, работа в выходные или праздничные дни), время прибытия и выбытия автомобиля к заказчику (раздел I). Кроме того, в разделе IV путевых листов отсутствуют подписи лиц, которые им пользовались.

Пример 3

Ревизией установлено, что в путевых листах служебного легкового автомобиля отсутствует отметка врача о состоянии здоровья водителя и допуске к управлению, что является нарушением требований п. 1.5 Положения №124/345.

Пример 4

Ревизией соблюдения порядка оформления путевых листов установлено, что в нарушение п. 2.3 Инструкции № 74 в разделе II «Работа водителя и автомобиля» не указывается фактическое время выезда автомобиля из гаража и время возвращения.

Кроме того, в нарушение требований п. 2.4 Инструкции № 74 на оборотной стороне путевых листов вместо подтверждающих подписей лиц, в чье распоряжение был предоставлен автомобиль, указаны подписи водителей.

Пример 5

Ревизией соблюдения порядка оформления путевых листовустановлено, что в нарушение требований п. 2.7 Инструкции № 74 в разделе IV «Результаты работы автомобиля» не указываются расход горючего по норме и фактический, общий пробег автомобиля, отсутствуют подтверждающие подписи таксировщика и бухгалтера.

 

Использование автомобиля в выходные и праздничные дни

Напомним, что согласно п. 1 постановления № 848 пользование легковыми автомобилями в выходные и праздничные дни, а также командировки на легковом автомобиле за пределы области, АР Крым на расстояние, превышающее 200 км, осуществляются только с разрешения руководителя учреждения.

Рассмотрим пример нарушения по этому вопросу.

Пример

Ревизией наличия фактов использования автомобилей в выходные, праздничные и другие нерабочие дни, а также не на выполнение функций заведения установлено, что в нарушение п. 1 постановления № 848 в августе 2010 года и январе 2011 года водитель легкового автомобиля ВАЗ-21070 и водитель РАФ-220301 согласно путевым листам работали в праздничные дни без разрешения директора учреждения, в результате чего был незаконно списан бензин. Указанное привело к незаконным расходам бюджетных средств.

 

Контрольные замеры маршрутов

В период проведения ревизий инспекторами проводятся контрольные замеры маршрутов, указанных в маршрутных картах. Приведем пример выявленного нарушения.

Пример

С целью подтверждения расстояний до пунктов назначения, определенных в маршрутной карте, в период ревизии были проведены выборочные контрольные заезды по 12 маршрутам, по результатам которых установлены расхождения между расстояниями, указанными в маршрутной карте, и фактическими расстояниями по 8 маршрутам.

На основании фактических расстояний, определенных контрольными заездами, был произведен перерасчет расхода горючего на работу, выполненную тремя автомобилями учреждения. Произведенным перерасчетом было установлено безосновательное списание горючего марки А-92 на работу трех автомобилей.

Указанное является нарушением требований Норм № 43, ч. 1 ст. 9 Закона № 996-ХІV и привело к необоснованным расходам бюджетных средств.

На сегодня это все. Надеемся, этот материал поможет вам не допускать нарушений, которые допустили ваши коллеги, а также вдохновит вас на тщательное изучение норм действующего законодательства для недопущения его нарушений в будущем.