Первісна документація

1 вересня 2021 року набув чинності новий ДСТУ 4163:2020, який регламентує оформлення організаційно-розпорядчих документів.

Одна з найгарячіших новин вересня — набуття чинності новим стандартом щодо оформлення документів: ДСТУ 4163:2020. У попередньому номері ми інформували про цю новину. А в сьогоднішній статті вже детальніше проаналізуємо нововведення, які передбачає цей стандарт.

Діловодство становить повний цикл обробки і руху документів з моменту їх створення (або одержання) до завершення виконання і відправлення. Після того як документ завершив свій «життєвий цикл», його знищують або передають на архівне зберігання, попередньо встановивши його цінність. У цій статті розглянемо механізм проведення експертизи цінності документів з подальшим переданням на архівне зберігання.

У минулому випуску «Держслужбовця» ми почали огляд нових Правил діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 р. № 1000/5. У цій статті ми продовжимо огляд і розберемо основні вимоги до організації документообігу та виконання документів.

Міністерство юстиції України наказом від 18.06.2015 р. № 1000/5 затвердило нові Правила діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях. Одночасно з набуттям чинності цими новими правилами втратили чинність Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджені наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 р. № 16. Пропонуємо нашим читачам у цій статті розглянути основні моменти, визначені новим нормативним документом.

«Без бумажки ты букашка...». Это выражение обычно вызывает улыбку. Но в финансово-хозяйственной деятельности предприятия каждая операция документируется.

Первичный документ является основанием для отражения операций в бухгалтерском и налоговом учете предприятия. Кроме того, первичные документы будут подтверждением факта осуществления операций при возникновении спорных ситуаций, в том числе при судебном разбирательстве.

Сегодняшняя статья посвящена вопросам составления, заполнения первичных документов.

Документооборот — это движение служебных документов в учреждении от даты их создания или получения до даты завершения исполнения или отправки.

Значительную часть документов, создаваемых на предприятии и поступающих извне, составляют информационно-справочные документы. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию (например, к изданию распорядительных документов), а может быть просто принята к сведению.

К информационно-справочным документам относятся акты, служебные письма, докладные и пояснительные записки, справки, обзоры, отзывы и др.

Ведение документации по личному составу на предприятиях и в организациях любой формы собственности предусмотрено соответствующими законодательными и нормативными актами: КЗоТ, Законом об отпусках, Инструкцией № 58 и др.

К документам по личному составу относятся: приказы по личному составу, заявления, автобиографии, трудовые книжки, характеристики и т. п.

Рассмотрим порядок составления наиболее распространенных из них.

Деление текста документа на структурные элементы