Первісна документація

Діловодство становить повний цикл обробки і руху документів з моменту їх створення (або одержання) до завершення виконання і відправлення. Після того як документ завершив свій «життєвий цикл», його знищують або передають на архівне зберігання, попередньо встановивши його цінність. У цій статті розглянемо механізм проведення експертизи цінності документів з подальшим переданням на архівне зберігання.
У минулому випуску «Держслужбовця» ми почали огляд нових Правил діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 р. № 1000/5. У цій статті ми продовжимо огляд і розберемо основні вимоги до організації документообігу та виконання документів.
Міністерство юстиції України наказом від 18.06.2015 р. № 1000/5 затвердило нові Правила діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях. Одночасно з набуттям чинності цими новими правилами втратили чинність Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджені наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 р. № 16. Пропонуємо нашим читачам у цій статті розглянути основні моменти, визначені новим нормативним документом.
«Без бумажки ты букашка...». Это выражение обычно вызывает улыбку. Но в финансово-хозяйственной деятельности предприятия каждая операция документируется. Первичный документ является основанием для отражения операций в бухгалтерском и налоговом учете предприятия. Кроме того, первичные документы будут подтверждением факта осуществления операций при возникновении спорных ситуаций, в том числе при судебном разбирательстве. Сегодняшняя статья посвящена вопросам составления, заполнения первичных документов.
Ведение документации по личному составу на предприятиях и в организациях любой формы собственности предусмотрено соответствующими законодательными и нормативными актами: КЗоТ, Законом об отпусках, Инструкцией № 58 и др. К документам по личному составу относятся: приказы по личному составу, заявления, автобиографии, трудовые книжки, характеристики и т. п. Рассмотрим порядок составления наиболее распространенных из них.
Значительную часть документов, создаваемых на предприятии и поступающих извне, составляют информационно-справочные документы. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию (например, к изданию распорядительных документов), а может быть просто принята к сведению. К информационно-справочным документам относятся акты, служебные письма, докладные и пояснительные записки, справки, обзоры, отзывы и др.
Документооборот — это движение служебных документов в учреждении от даты их создания или получения до даты завершения исполнения или отправки.
При оформлении служебных документов в первую очередь акцентируют внимание на содержании, а правильности составления и стилю оформления внимания уделяют мало. И напрасно, ведь каждый документ является своего рода «лицом» предприятия. Поэтому грамотно составленные документы во многом являются залогом успешности предприятия, формируя положительный имидж в глазах их пользователей. В этом спецвыпуске рассмотрим основные правила оформления самых разных видов документов, как создаваемых на предприятии, так и поступающих извне.
Создание любого служебного документа предусматривает два этапа: составление текста и непосредственно оформление документа. Под оформлением служебного документа понимают фиксирование реквизитов такого документа.
Работа коллегиальных органов документируется постановлениями, решениями, распоряжениями. Постановления и решения принимаются в результате обсуждения определенных задач и вопросов на заседаниях (совещаниях) коллегиальных органов. Ход заседаний фиксируется в протоколах, которые оформляются в соответствии с определенными правилами. Протокол ведет назначаемый или избираемый секретарь или специально назначенное лицо.