Оформление документов по личному составу
Ведение документации по личному составу на предприятиях и в организациях любой формы собственности предусмотрено соответствующими законодательными и нормативными актами: КЗоТ, Законом об отпусках, Инструкцией № 58 и др.
К документам по личному составу относятся: приказы по личному составу, заявления, автобиографии, трудовые книжки, характеристики и т. п.
Рассмотрим порядок составления наиболее распространенных из них.
Заявления
Заявление — это официальное изложение определенной просьбы в устной или (преимущественно) письменной форме. Это также вид обращения граждан в государственные органы и общественные организации для реализации предоставленных им прав.
В соответствии с законодательством о труде при поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на определенную должность, в определенное структурное подразделение. Несмотря на то что заявления составляются в произвольной форме, имеется определенная схема размещения реквизитов, выработанная многолетней практикой, а именно: — адресат (справа указываются должность и с новой строки фамилия и инициалы лица, на чье имя подается заявление); — заявитель (ниже адресата пишутся должность, фамилия, имя и отчество заявителя). Если заявитель не является работником предприятия, после фамилии, имени и отчества указываются его домашний адрес и телефон; — название вида документа (посредине строки пишется слово «Заявление» с прописной буквы, после слова точка не ставится);
— текст заявления (размещается с новой строки с прописной буквы с абзаца, отступив 2 — 3 строки от слова «Заявление»);
— отметка о наличии приложений; — дата заявления (слева ниже текста или после перечисления при наличии приложений); — подпись заявителя (ниже текста справа в одной строке с датой). Перечислим основные грамматические требования, которые необходимо соблюдать при написании заявлений. В реквизите «Адресат»:
— должность и фамилия лица, на имя которого подается заявление, приводятся в дательном падеже (кому?);
Пример:
|
Директору ООО «Пальмира»
Софьянову И. М. |
— сокращенные формы обращения (г-н, гр., проф., т., или тов.) не отрываются от фамилии адресата;
— независимо от того, осталось ли место на предыдущей строке, форма обращения (полная или сокращенная) пишется с новой строки вместе с фамилией должностного лица;
— инициалы пишутся рядом с фамилией, их нельзя переносить на другую строку;
— если имя и отчество адресата приводятся в полной форме, то их можно отрывать от фамилии и переносить из строки в строку любым способом;
— сложные существительные дефисного написания, обозначающие должности, как правило, склоняются в обоих компонентах (директору-распорядителю, секретарю-координатору, советнику-посланнику), но в отдельных случаях могут иметь и несклоняемую первую часть (премьер-министру, пресс-секретарю, шеф-редактору).
В реквизите «Заявитель»:
— фамилию, имя и отчество заявитель пишет в родительном падеже без предлога «от»; — указание на местожительство заявителя выступает в форме причастного оборота — проживающего(-ей) по адресу; — при подаче заявления в ту организацию, где работает заявитель, не нужно указывать домашний адрес, а следует указать должность и место работы (структурное подразделение). В тексте заявления четко излагается просьба с лаконичным обоснованием. При этом не следует употреблять архаизмы («весьма убедительно», «прошу не отказать», «заранее признателен» и т. п.). Если к заявлению прилагается один документ, то об этом пишется одним предложением.
Например: «К заявлению прилагаю справку о...»
Если к заявлению прилагаются несколько документов, их перечисляют, указывая, подлинник это или копия.
Пример:
К заявлению прилагаю следующие документы:
1. Трудовую книжку (подлинник).
2. Диплом об образовании (копия).
3. Справку о присвоении идентификационного кода (копия).
4. Две фотокарточки размером 4 см х 6 см.
5. Удостоверение участника ликвидации аварии на ЧАЭС (копия).
К заявлению при необходимости могут также прилагаться: военный билет (копия); документ об образовании или полученной профессии с указанием разряда (квалификации); копия документа об ученой степени и (или) звании; декларация о доходах государственного служащего и членов его семьи; справка с предыдущего места работы об использованных отпусках (при переводе с другого предприятия); копия удостоверения участника боевых действий, рекомендательные письма и др.
Все заявления работников предприятия на имя его руководителя, как правило, визируются начальником соответствующего структурного подразделения, а в случае его отсутствия — заместителем. Подпись лица, завизировавшего заявление, должна быть расшифрована и рядом проставлена дата.
Заявление пишется, как правило, от руки в произвольной форме или на трафаретном бланке, подписывается собственноручно и подается вместе с приложениями в одном экземпляре. Заявление подлежит общей регистрации в канцелярии или у секретаря руководителя, на имя которого оно подается. В дальнейшем на заявлении проставляются резолюция руководителя и отметка об исполнении и направлении его в дело.
Приведем образцы заявлений.
Директору ОАО «Прогресс» Измайлову П. С. Гладких Ирины Николаевны, проживающей по адресу: пер. Инженерный, 4а, кв. 27, г. Харьков, 61155 тел. 745-88-31 Заявление
Прошу принять меня на работу на должность референта по основной деятельности.
К заявлению прилагаю следующие документы:
1. Трудовую книжку (подлинник).
2. Диплом об образовании (копию).
3. Автобиографию.
4. Рекомендацию.
5. Справку о присвоении идентификационного номера (копию).
|
15.12.2009 | Гладких |
Основанием для перевода на другую работу может являться личное заявление или представление о переводе, а в случае производственной необходимости — приказ по основной деятельности, докладная записка или акт, зафиксировавший какое-либо событие, или другой документ. Перевод на другую работу оформляется приказом по личному составу.
Приведем пример заявления о переводе на другую работу (см. с. 68).
|
Генеральному директору ЗАО «Спектр» Сотникову А. Н. инженера-технолога І категории отдела главного технолога Погребняка Ивана Михайловича |
Заявление
Прошу перевести меня на должность главного технолога проекта в отдел механизации и автоматизации как успешно прошедшего аттестацию и в связи с открывшейся вакансией.
|
08.12.2009 | Погребняк |
Увольнение работников производится по причинам, определенным соответствующими статьями КЗоТ. Основанием для увольнения может являться личное заявление работника, истечение срока действия трудового договора, заключенного на определенный срок, наличие акта о нарушении трудовой дисциплины и др.
Увольнение работников оформляется приказом по личному составу. Приведем пример заявления об увольнении.
Директору ООО «Смена» Чередниченко А. И. инженера-конструктора І категории отдела главного конструктора Михайлова Сергея Александровича Заявление Прошу освободить меня от должности инженера-конструктора І категории отдела главного конструктора в связи с выходом на пенсию.
18.01.2010
Михайлов
В дело № 05-11
Издан приказ от 20.01.2010 № 18-лс
Секретарь Миронова В. М. Миронова
25.01.2010
Предоставление ежегодных основных отпусков работникам предприятия осуществляется в соответствии с утвержденным графиком отпусков. В случае возникновения необходимости переноса отпуска работник должен подать заявление с указанием причины переноса. Заявление о предоставлении отпуска целесообразно оформлять на трафаретном бланке, выполненном типографским способом.
К отдельным заявлениям прилагаются справки. В частности, к заявлению о предоставлении учебного отпуска обязательно прилагается вызов учебного заведения, а к заявлению об отпуске по беременности и родам должен прилагаться листок нетрудоспособности, без которых решение вопроса о предоставлении отпуска не принимается.
Приведем примеры текстов заявлений.
«Прошу предоставить мне ежегодный основной отпуск в соответствии с Законом Украины «Об отпусках» продолжительностью 24 календарных дня с 10 февраля 2010 года».
«Прошу предоставить отпуск для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста согласно статье 18 Закона Украины «Об отпусках» с 19 января 2010 года».
«Прошу предоставить отпуск без сохранения заработной платы согласно статье 26 Закона Украины «Об отпусках» по семейным обстоятельствам продолжительностью 10 дней с 12 января 2010 года».
«Прошу предоставить дополнительный оплачиваемый отпуск согласно Закону Украины «О государственной службе» продолжительностью 5 календарных дней с 18 января 2010 года».
«Прошу предоставить дополнительный оплачиваемый отпуск на период __________________________________
_________________________________________________________________________________________________
(установочных занятий, сдачи зачетов и экзаменов, подготовки к защите дипломного проекта и т. п.)
как студентке ___ курса __________________________________________________________________________
(полное наименование учебного заведения)
с _________ по _________.
К заявлению прилагаю справку-вызов _______________________________________».
(наименование учебного заведения)
7.2. Приказы по личному составу
Приказ по личному составу — документ, отражающий распорядительные действия в отношении трудовой деятельности работников предприятия, учреждения, организации.
Приказами по личному составу оформляют прием на работу, перевод на другую работу, увольнение работников, предоставление отпусков, командирование и т. п. Приказы по личному составу регистрируются и их учет ведется отдельно от приказов по основной деятельности. Отдельно из группы приказов по личному составу выделяются и регистрируются приказы о командировании работников предприятия. В пределах календарного года приказы по личному составу должны иметь валовую нумерацию с добавлением буквенного обозначения (например, № 133-лс). Можно ввести разные буквенные обозначения для разных по содержанию кадровых приказов, например: букву «к» — для приказов о командировании (№ 125-к); букву «о» — для приказов об отпуске (№ 344-о); букву «п» — для приказов о поощрении (№ 23-п). Для регистрации приказов используют журнал регистрации или регистрационные карточки. Приказы по личному составу, как правило, оформляют на специальных бланках для приказов. В заголовке к тексту пишут: «О приеме на работу», «О переводе на другую работу», «Об увольнении», «О предоставлении отпуска», «О поощрении», «О нарушении», «О наложении административного взыскания» и т. п.
В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать, поэтому кадровые приказы сразу начинаются с распорядительного действия: ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, ОСВОБОДИТЬ, ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ, КОМАНДИРОВАТЬ и т. д. Эти глаголы печатают прописными буквами от левого поля без отступа. Текст распорядительной части начинают печатать с новой строки с абзаца. В приказах о назначении на должность указывают установленный размер заработной платы (тарифная ставка, оклад, надбавка) и при необходимости условия приема (временно, с испытательным сроком) и их продолжительность и т. п. При переводе на другую работу — новую должность и структурное подразделение, вид перевода и его продолжительность (для временного перевода), причину перевода, изменения в оплате труда. При увольнении указывают причину увольнения в соответствии со статьями КЗоТ.
В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставляемых календарных дней отпуска, даты его начала и окончания. При предоставлении ежегодного отпуска указывают также период, за который предоставляется отпуск. В конце приказа указывается основание для его составления. Отдельной строкой без отступа от левого поля пишется слово «Основание», и далее после двоеточия перечисляются документы, послужившие основанием для издания приказа. Следует отметить, что существуют типовые формы приказов по личному составу, утвержденные приказом № 489, а именно:
— приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № П-1); — приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № П-3); — приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № П-4). Приведем пример заполнения указанных форм документов (см. с. 70).
Основанием для издания приказа об отпуске являются: график отпусков или заявление работника, к которому могут прилагаться соответствующие документы, подтверждающие право работника на определенный вид отпуска.
Отметим, что приведенные типовые формы приказов можно дополнять какими-либо сведениями или вносить в них иные изменения.
Различают индивидуальные (или простые) и сводные (или сложные) приказы по личному составу. В индивидуальных приказах содержится информация только об одном работнике, а в сводных — о нескольких работниках. При составлении сводных приказов необходимо учитывать, что один документ не должен содержать информацию с разными сроками хранения, поэтому целесообразнее издавать приказ по одному вопросу. Изложение приказов должно быть единообразным.
Приказ вступает в силу с момента его подписания. Однако отдельные пункты приказа могут иметь свои сроки вступления в силу.
Приказы по личному составу согласно законодательству о труде доводятся до сведения работников под расписку. Виза ознакомления работника с приказом располагается ниже подписи руководителя предприятия.
Проект приказа по личному составу готовит руководитель структурного подразделения или работник отдела кадров. Согласовывается проект приказа с заинтересованными должностными лицами: с руководителем структурного подразделения, в котором работает упоминаемое в приказе лицо, начальником отдела кадров, юрисконсультом, в определенных случаях — с главным бухгалтером.
После издания соответствующего приказа, но не позднее недельного срока, а в случае увольнения — в день увольнения информация о приеме на работу, переводе на другую работу или увольнении, а также о наградах и поощрениях вносится в трудовые книжки работников предприятия. Формулировка в трудовой книжке должна точно соответствовать тексту приказа. При этом следует помнить, что названия должностей должны соответствовать профессиональным названиям, указанным в Классификаторе профессий.
7.3. Документы личного происхождения Документ личного происхождения — это документ, созданный физическим лицом вне служебной деятельности. К ним относятся: заявление, доверенность, расписка, автобиография, завещание и др.
Требования, предъявляемые к составлению заявлений, были рассмотрены выше (см. с. 66). Здесь же остановимся на других, наиболее часто применяемых документах личного происхождения — доверенности, расписке и автобиографии.
Доверенность — это письменный документ, который выдается одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.
На основании доверенности одно лицо (доверитель) предоставляет другому лицу (доверенному) полномочия на совершение определенных действий. Наиболее часто доверенностью одно лицо предоставляет другому лицу право на получение заработной платы, почтового перевода, пенсии и других материальных ценностей в случаях, когда не имеет возможности сделать это лично (в связи с пребыванием в больнице, отъездом с места постоянного проживания и т. п.).
Обязательные реквизиты доверенности:
— название вида документа (доверенность); — фамилия, имя и отчество лица, выдавшего доверенность; — фамилия, имя и отчество лица, которому выдана доверенность, паспортные данные (серия, номер, кем выдан и место жительства); — срок действия доверенности; — дата составления (словесно-цифровым способом); — подпись доверителя; — заверение подписи доверителя должностным лицом предприятия, на котором работает, учится, пребывает на стационарном лечении доверитель, или ЖЭКа по местожительству. Приведем пример составления доверенности.
Расписка это документ, подтверждающий получение каких-либо ценностей (документов, денег, товаров и другого имущества). Подписывается лицом, получившим ценности. Расписка может содержать обязательство возврата ценностей с указанием срока.
Расписка пишется в произвольной форме и содержит следующие реквизиты:
— название вида документа (расписка); — фамилию, имя и отчество лица, получившего ценности; — фамилию, имя и отчество лица, выдавшего ценности; — в чем конкретно дается расписка (наименование материальных ценностей, документов и пр.); — дату; — подпись получателя ценностей. При необходимости может быть указано основание (документ) для выдачи расписки. Дата указывается словесно-цифровым способом, денежные суммы — цифрами и прописью. Приведем пример.
Автобиография является документом личного дела, в котором лицо, его составляющее, представляет описание основных фактов своей жизни и деятельности в их хронологической последовательности.
Основные требования, предъявляемые к этому документу, — точность и объективность сведений, лаконизм изложения. Писать автобиографию следует без помарок и каких-либо исправлений. В автобиографии обязательно указываются следующие сведения: — фамилия, имя и отчество (замужние женщины указывают фамилию в замужестве и девичью фамилию); — число, месяц и год рождения; — место рождения (село, район, город, область, республика, страна — документальное наименование согласно действовавшему на момент рождения административно-территориальному делению). Если название населенного пункта, его статус или административная подчиненность изменились, то сначала указывают прежнее, а затем в скобках теперешнее географическое название, статус или административную подчиненность. Например: «...в г. Жданове (ныне Мариуполь)». Если лицо родилось не в Украине, кроме населенного пункта указывают также соответствующую страну;
— с какого времени лицо является гражданином Украины; — сведения об образовании (какое учебное заведение окончено, какие образование, специальность и квалификация получены); — сведения о военной службе; — сведения о выполняемой за время трудовой деятельности работе (когда, где и на каких должностях работало лицо, причины перехода на другую работу) в хронологической последовательности и в полном соответствии с записями в трудовой книжке. Когда речь идет о настоящем месте работы, то указывают также служебный адрес и номер телефона; — отличия: правительственные награды, почетные звания и т. п.; — краткие сведения о ближайших родственниках: муже (жене), детях, отце, матери, родных братьях и сестрах с указанием даты рождения, должности и места работы, учебы, пребывания на пенсии, а также домашнего адреса и телефона. Если родители умерли, то следует указать, в каком году. В сведениях о жене, матери, сестрах, замужних дочерях указываются их девичьи и нынешние фамилии. Сведения о каждом члене семьи пишутся с новой строки, с абзаца; — домашний адрес и телефон (возможные расхождения с фактическим местом проживания указываются отдельно); — дата составления документа (слева под текстом), подпись лица и ее расшифровка (справа в той же строке). Официальные названия учебных заведений, воинских частей, предприятий, учреждений, организаций и их структурных подразделений приводятся в форме, действовавшей в период учебы (службы, работы). Если произошли изменения, в скобках после прежнего названия указывают настоящее. Сложносокращенные наименования предприятий и учебных заведений при первом упоминании обязательно расшифровываются и далее приводятся сокращенно. В отдельных случаях при приеме на работу требуется указать, привлекалось ли к уголовной ответственности лицо и его ближайшие родственники и за что. Приведем пример автобиографии. АВТОБИОГРАФИЯ Я, Ковальчук Савва Никитич, родился 14 сентября 1958 года в селе Жовтневое Балаклейского района Харьковской области. Гражданин Украины. С 1965 года учился в Жовтневской средней школе, 10 классов которой окончил в 1975 году. После окончания школы учился в Харьковском инженерно-экономическом институте (ХИЭИ, ныне — Харьковский национальный экономический университет), который окончил в 1980 году по специальности «Организация механизированной обработки экономической информации», получив квалификацию инженера-экономиста. С 1980 по 1982 год служил в Советской Армии*. * Или: «В Вооруженных Силах не служил, так как во время учебы в университете проходил подготовку на военной кафедре — лейтенант запаса». После демобилизации в 1982 году поступил в аспирантуру ХИЭИ, по окончании которой в 1984 году защитил диссертацию, получив ученую степень кандидата экономических наук. С этого времени — на преподавательской работе в Харьковском национальном экономическом университете: преподаватель, старший преподаватель с 1985 года, а с 1990 года доцент. Отец — Ковальчук Никита Лукич 1936 года рождения, пенсионер, проживает по адресу: ул. Садовая, 17, село Жовтневое, Балаклейский район, Харьковская область. Мать — Ковальчук (Пономарева) Ефросинья Игнатьевна 1939 года рождения, пенсионерка, проживает по адресу: ул. Садовая, 17, село Жовтневое, Балаклейский район, Харьковская область. Жена — Ковальчук (Митяева) Полина Сергеевна 1962 года рождения. Окончила Харьковский государственный университет им. А. М. Горького (в настоящее время — Харьковский национальный университет им. В. Н. Каразина), работает старшим научным сотрудником Харьковского исторического музея. Сын — Ковальчук Андрей Саввич 1989 года рождения, учится на четвертом курсе Национальной юридической академии Украины им. Ярослава Мудрого в г. Харькове. Дочь — Ковальчук Ирина Саввична 1998 года рождения, ученица шестого класса средней школы № 138 г. Харькова. Ни я, ни мои близкие родственники к уголовной ответственности не привлекались. Вместе с семьей проживаю по адресу: Бурсацкий спуск, 3, кв. 12, г. Харьков, 61003.
18 января 2010 года Ковальчук С. Н. Ковальчук
