Первісна документація

Организационно-распорядительная документация — это подсистема управленческой документации, которая обеспечивает осуществление организационной и распорядительной функций управления (ДСТУ 2732).

Помимо общих требований к тексту служебных документов, необходимо учитывать, что каждый вид документа имеет свои особенности в составлении и оформлении, свою схему построения.

Работа коллегиальных органов документируется постановлениями, решениями, распоряжениями. Постановления и решения принимаются в результате обсуждения определенных задач и вопросов на заседаниях (совещаниях) коллегиальных органов. Ход заседаний фиксируется в протоколах, которые оформляются в соответствии с определенными правилами. Протокол ведет назначаемый или избираемый секретарь или специально назначенное лицо.

Создание любого служебного документа предусматривает два этапа: составление текста и непосредственно оформление документа. Под оформлением служебного документа понимают фиксирование реквизитов такого документа.

При оформлении служебных документов в первую очередь акцентируют внимание на содержании, а правильности составления и стилю оформления внимания уделяют мало. И напрасно, ведь каждый документ является своего рода «лицом» предприятия. Поэтому грамотно составленные документы во многом являются залогом успешности предприятия, формируя положительный имидж в глазах их пользователей. В этом спецвыпуске рассмотрим основные правила оформления самых разных видов документов, как создаваемых на предприятии, так и поступающих извне.

Ежедневно бухгалтер отражает в учете различные операции, например по движению денежных средств в кассе предприятия, оприходованию или списанию основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов или материалов, учитывает работу автотранспорта или осуществляет расчет заработной платы. На основании каких первичных документов производятся эти операции и как их правильно заполнить.

Для учета использования рабочего времени всех категорий работников, контроля за соблюдением ими установленного режима рабочего времени, получения данных об отработанном времени, расчета заработной платы, а также для составления статистической отчетности по труду применяется табель учета использования рабочего времени, форма которого утверждена приказом № 489 (типовая форма № П5).

Как известно, основанием для осуществления записей в бухгалтерском учете являются первичные документы. Они должны быть составлены своевременно и без ошибок, ведь от этого зависит правильность отражения операций в учетных регистрах и финансовой отчетности, а в некоторых случаях — признание или непризнание налоговых расходов предприятия.

Существует большое количество утвержденных типовых и специализированных форм, позволяющих задокументировать самые разные хозяйственные операции. Разобраться в их многообразии и порядке заполнения поможет этот спецвыпуск.

Итак, перевозка грузов автомобильным транспортом, как на коммерческой основе, так и для собственных нужд предприятия, должны осуществляться при наличии, прежде всего, надлежащим образом оформленной товарно­транспортной накладной.