Заполняем первичную документацию
Ежедневно бухгалтер отражает в учете различные операции, например по движению денежных средств в кассе предприятия, оприходованию или списанию основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов или материалов, учитывает работу автотранспорта или осуществляет расчет заработной платы. На основании каких первичных документов производятся эти операции и как их правильно заполнить.
Наталья ВОРОНАЯ, Наталья БЕЛОВА, Екатерина БЕЛОУС, экономисты-аналитики Издательского дома «Фактор»
1. Общие требования к составлению и обработке первичных документов
Согласно Закону № 996 первичный документ — это документ, содержащий сведения о хозяйственной операции и подтверждающий ее осуществление.
Первичные документы должны быть составлены в момент проведения каждой хозяйственной операции или, если это невозможно, непосредственно после ее завершения. Они являются основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций.
Согласно п. 2 ст. 9 Закона № 996 первичный документ может быть составлен на бумажных или машинных носителях и должен иметь следующие обязательные реквизиты:
— название документа (формы);
— дату и место составления;
— название предприятия, от имени которого составлен документ;
— содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения хозяйственной операции;
— должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления;
— личную подпись и другие данные, дающие возможность однозначно идентифицировать лицо, принимающее участие в хозяйственной операции.
В зависимости от характера операции и технологии обработки данных первичные документы могут содержать дополнительные реквизиты:
— идентификационный код предприятия (согласно ЕГРПОУ);
— номер документа;
— основание для осуществления операции;
— данные о документе, подтверждающем личность получателя, и другие реквизиты.
Основные требования, связанные с составлением и обработкой первичных документов, установлены Положением № 88.
Первичные документы составляются на бланках типовых форм, утвержденных Министерством статистики Украины, на бланках специализированных форм, утвержденных министерствами и ведомствами Украины, на бланках, изготовленных самостоятельно, с обязательным содержанием реквизитов типовых или специализированных форм. К порядку формирования первичных документов по кассовым, банковским операциям, операциям по движению ценных бумаг, материальных ценностей специальными нормативными актами могут устанавливаться дополнительные требования.
Госкомстат разрешает вносить в типовые формы первичных документов необходимые дополнения. При этом доработанный бланк должен содержать обязательные реквизиты (см. письмо от 27.11.2006 г. № 14/2-25/89).
Документы составляются на украинском языке. Наряду с украинским языком может использоваться и другой язык в порядке, определенном ст. 11 Закона Украины «О языках в Украинской ССР» от 28.10.89 г. № 8312-XI.
Записи в первичных документах должны осуществляться только чернилами темного цвета, пастой шариковых ручек, с помощью печатных машинок, принтеров и другими средствами, обеспечивающими сохранение записей в течение установленного срока хранения документов и невозможность незаметных несанкционированных исправлений.
В свободных строках первичных документов ставят прочерки.
Документ может быть подписан лично, с применением факсимиле, штампа, символа или другим механическим или электронным способом, который дает возможность однозначно определить круг лиц, составивших и оформивших документ.
Обращаем внимание, что использование факсимиле или другого аналога собственноручной подписи возможно не всегда. Например, не предусмотрено использование факсимильной подписи в кассовых документах или документах на перечисление безналичных денежных средств (см. письмо НБУ от 30.10.2006 г. № 25-113/2453-11507).
Ошибки в первичных документах, составленных от руки, исправляются корректурным способом: неправильный текст или цифры зачеркиваются (одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное) и над зачеркнутым надписывается правильный текст или цифры. Исправление ошибки должно сопровождаться надписью: «Исправлено» — и подтверждаться подписями лиц, которые подписали этот документ, с указанием даты исправления. В кассовых, банковских документах, а также в документах, отражающих операции с ценными бумагами, исправления не допускаются.
Ответственность за своевременное и качественное составление документов, передачу их в установленные графиком документооборота сроки для отражения в бухгалтерском учете, за достоверность данных, указанных в документах, несут лица, которые составили и подписали эти документы.
Руководитель предприятия, учреждения утверждает перечень лиц, которые имеют право давать разрешение (подписывать первичные документы) на осуществление хозяйственной операции, связанной с отпуском (расходованием) денежных средств и документов, товарно-материальных ценностей, нематериальных активов и другого имущества.
Порядок движения первичных документов с момента создания и до сдачи в архив регулируется графиком документооборота, который утверждается приказом руководителя предприятия. График документооборота должен обеспечить оптимальное количество подразделений и исполнителей, которые обрабатывают первичный документ, улучшение качества учетной работы и усиление контрольных функций бухгалтерского учета. Каждому лицу, ответственному за составление каких-либо первичных документов, выдается извлечение из графика документооборота, в котором приводится список документов, которые данный исполнитель должен составлять, сроки составления и передачи первичных документов в подразделения предприятия.
График документооборота может быть составлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, исполняемых каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием взаимосвязи и сроков выполнения работ.
Контроль за соблюдением графика документооборота возлагается на главного бухгалтера предприятия. Требования главного бухгалтера о порядке предоставления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб предприятия.
Сроки хранения первичных документов установлены в Перечне типовых документов, которые создаются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, утвержденном приказом Главного архивного управления при КМУ от 20.07.98 г. № 41.
2. Кассовые документы
Порядок оформления кассовых операций установлен Положением № 637. В соответствии с п. 3.3 Положения № 637 прием наличности в кассу производится по приходным кассовым ордерам. Выдача наличности из касс проводится по расходным кассовым ордерам или расходным ведомостям (п. 3.4 Положения № 637).
Прием и выдача наличных по кассовым ордерам может проводиться только в день их составления. Исправления в кассовых ордерах запрещаются.
Формы кассовых ордеров утверждены приказом № 51.
Приходный кассовый ордер (форма № КО-1) выписывается в одном экземпляре и регистрируется в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или уполномоченным на это лицом и передается в кассу предприятия, учреждения.
Квитанция к приходному кассовому ордеру (являющаяся отрывной частью приходного кассового ордера), заверенная подписью главного бухгалтера и печатью предприятия, выдается на руки лицу, сдавшему деньги. Приходный кассовый ордер, по которому получена наличность, остается в кассе.
Расходный кассовый ордер (форма № КО-2) выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем предприятия (организации) и главным бухгалтером или уполномоченным на это лицом. Регистрируется в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.
К расходным ордерам могут прилагаться заявления на выдачу наличности, расчеты и т. п. Если на приложенных к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах есть разрешительная надпись руководителя предприятия, то его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна.
Расходные кассовые ордера, оформленные на основании расходных ведомостей на выплаты, связанных с оплатой труда, регистрируются после осуществления этих выплат.
В случае выдачи отдельным физическим лицам наличности, в том числе работникам предприятия, по расходным кассовым ордерам кассир требует предъявить паспорт или документ, который его заменяет, записывает его наименование и номер, кем и когда он выдан. Физическое лицо расписывается в расходном кассовом ордере о получении наличности с указанием полученной суммы (гривень — словами, копеек — цифрами), используя чернильную или шариковую ручку с чернилами темного цвета.
Для выведения остатка наличности в кассе не принимаются расходные кассовые ордера, в которых выдача наличности из кассы не подтверждена подписью получателя.
Если выдача наличности проводится на основании доверенности, оформленной в установленном порядке согласно законодательству Украины, то в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя наличности бухгалтер указывает фамилию, имя и отчество лица, которому доверено получить наличность. Доверенность остается у кассира и прилагается к расходному кассовому ордеру.
В приходных и расходных кассовых ордерах, которые оформляются на общую сумму проведенных предприятием кассовых операций (выдача наличных по расходным ведомостям, платежным карточкам, сдача наличности в банк, получение наличных из банка по чеку и оприходование денежных средств в кассе), реквизит «Получил» или «Принято от» не заполняется.
Сразу же после получения или выдачи наличности по кассовым ордерам они подписываются кассиром, а на приложенных к ним документах производится отпечаток штампа или надпись: «Оплачено» — с указанием даты (число, месяц, год).
Кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются бухгалтером в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3 или форма № КО-3а). Журнал открывается отдельно на приходные и расходные кассовые документы.
Расходные кассовые ордера, которые оформлены на основании расходных ведомостей на выплаты, связанные с оплатой труда, регистрируются после осуществления этих выплат.
Кассовая книга (форма № КО-4) применяется для учета движения денег в кассе. Листы кассовой книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены оттиском печати предприятия (юридического лица). Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия (юридического лица).
Записи в кассовой книге осуществляются в двух экземплярах (через копировальную бумагу) чернилами темного цвета чернильной или шариковой ручкой. Первые экземпляры, которые являются неотрывной частью листа кассовой книги, остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры, которые являются отрывной частью листа кассовой книги — «Отчет кассира», являются документом, по которому кассиры отчитываются о движении денег в кассе. Первые и вторые экземпляры имеют одинаковые номера.
Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа (после строки «Остаток на начало дня»). Сначала лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть, которая остается в книге. Для ведения записей после слова «Перенос» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части и продолжают записи по горизонтальному линованию оборотной стороны неотрывной части листа.
Записи в кассовой книге проводятся кассиром по операциям получения или выдачи наличности по каждому кассовому ордеру и расходной ведомости в день ее поступления или выдачи.
Ежедневно в конце рабочего дня кассир подытоживает операции за день, выводит остаток наличности в кассе на начало следующего дня и передает в бухгалтерию как отчет кассира вторые экземпляры, которые являются отрывной частью листа кассовой книги, с приходными и расходными кассовыми ордерами под подпись в кассовой книге.
Исправления в кассовой книге, как правило, не допускаются. Если исправления произведены, то они заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера или замещающего его лица.
При наличии у предприятия нескольких кассиров старший кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом нужную для расходных операций сумму наличности под подпись в Книге учета принятых и выданных кассиром денег (форма КО-5).
Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться о полученном авансе и наличных, принятых (выданных) по соответствующим кассовым документам, а также сдать остаток наличных и кассовые документы по проведенным операциям старшему кассиру под подпись в Книге учета принятых и выданных кассиром денег.
Об авансах, полученных для оплаты труда и выплаты стипендий, кассир обязан отчитаться в установленный срок с учетом дня их получения. До окончания этого срока кассиры обязаны ежедневно сдавать старшему кассиру остатки наличных, не выданных по расходным ведомостям. Наличные сдаются старшему кассиру под подпись в Книге учета принятых и выданных кассиром денег с указанием сумм.
С целью контроля за сохранностью наличных на предприятиях проводятся инвентаризации касс. Инвентаризацию осуществляет комиссия, назначенная приказом руководителя, в сроки, установленные руководителем предприятия.
При инвентаризации производится покупюрный пересчет всех наличных средств и проверка других ценностей, которые хранятся в кассе. Остаток средств, не подтвержденный кассовыми документами, считается излишком наличных в кассе.
О результатах инвентаризации составляется акт, форма которого установлена Положением № 637. В акте отражается сумма недостачи или излишка ценностей, а также обстоятельства их возникновения. Сумма недостачи возмещается в соответствии с законодательством, а излишки — приходуются в кассе.
Акт составляется в двух экземплярах и подписывается членами инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию предприятия, другой — остается у материально ответственного лица.
В случае смены материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах (для материально ответственного лица, сдающего ценности, материально ответственного лица, принимающего ценности, и для бухгалтерии).
Рассмотрим примеры заполнения кассовых документов.
3. Доверенность на получение товарно-материальных ценностей: заполнение, выдача, списание
Товарно-материальные ценности, нематериальные активы, денежные документы и ценные бумаги отпускаются покупателям или передаются бесплатно со склада продавца только по доверенности получателя.
Доверенность (форма № М-2, М-2б) применяется для оформления права отдельного работника выступать в качестве доверенного лица предприятия (организации) при получении определенных материальных ценностей.
Формы бланков доверенностей № М-2 и № М-2б отличаются друг от друга лишь количеством строк в перечне получаемых ценностей. Предприятие в каждом случае самостоятельно решает, какую форму применять. При большой номенклатуре получаемых товарно-материальных ценностей целесообразно использовать форму № М-2б. Бланки доверенностей являются документами строгой отчетности.
Порядок выдачи и использования бланков доверенностей установлены Инструкцией № 99.
Доверенность на получение товарно-материальных ценностей, отпускаемых поставщиком на основании наряда, счета, договора, заказа, соглашения или другого заменяющего их документа, выдается бухгалтерией предприятия (организации) получателю под расписку в одном экземпляре.
Доверенность на получение ценностей выдается только лицам, работающим на данном предприятии. Лицам, не работающим на предприятии, может быть выдана доверенность с разрешения руководителя, если предприятие, где работает данное лицо, выдало ему доверенность на получение тех же ценностей и такого же количества с этого предприятия.
Если доверенное лицо должно получить необходимые ценности в одном месте (с одного склада), но по нескольким нарядам, счетам и другим документам, их заменяющим, ему может быть выдана одна доверенность с указанием в ней номеров и дат выдачи всех нарядов счетов или других аналогичных документов.
Срок действия доверенности устанавливается в зависимости от возможности получения и вывоза соответствующих ценностей, однако не более чем на 10 дней.
Доверенность на получение ценностей, расчеты за которые осуществляются в порядке плановых платежей или доставка которых осуществляется централизованно-кольцевой перевозкой, допускается выдавать на календарный месяц.
В доверенности в обязательном порядке указывается наименование и количество ценностей для получения независимо от того, есть ли такие сведения в документах на отпуск ценностей (наряде, счете, договоре, соглашении). Незаполненные строки прочеркиваются.
Запрещается выдавать доверенности, которые полностью или частично не заполнены, не имеют образцов подписи лиц, на имя которых они выписаны.
Лицо, которому выдана доверенность, обязано не позднее следующего дня после каждого случая доставки на предприятие полученных по доверенности ценностей подать работнику предприятия, который осуществляет выписку и регистрацию доверенностей, документ о получении им ценностей и их сдаче на склад или материально ответственному лицу.
Неиспользованные доверенности должны быть возвращены работнику предприятия, который осуществляет их выписку и регистрацию, не позднее следующего дня по окончании срока действия доверенности.
Лицам, которые не отчитались об использовании доверенности или не вернули неиспользованную доверенность, срок действия которой закончился, новая доверенность не выдается.
Выдача доверенностей регистрируется в журнале регистрации доверенностей (типовая форма № М-3).
Журнал регистрации доверенностей (форма № М-3) применяется для регистрации выданных доверенностей и расписки об их получении.
Все страницы журнала регистрации доверенностей должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия.
Об использовании доверенностей или возврате неиспользованных доверенностей в журнале регистрации доверенностей делается отметка о номерах документов (накладных, актов и т. п.) на полученные ценности или о дате возврата доверенности. Возвращенные неиспользованные доверенности гасятся надписью: «Неиспользованная» — и хранятся в течение срока, установленного для хранения первичных документов.
Использованные бланки доверенностей списываются по акту списания бланков доверенностей типовой формы № М-2а.
Акт списания бланков доверенностей (форма № М-2а) составляется не реже одного раза в квартал с указанием нумерации и количества списанных бланков. Утверждается руководителем предприятия (организации).
К акту списания бланков доверенностей должны быть приложены бланки доверенностей, возвращенные как неиспользованные.
4. Автотранспортная документация
Типовые формы первичного учета работы грузового автомобиля утверждены приказом № 488.
К ним относятся:
— товарно-транспортная накладная (форма № 1-ТН);
— путевой лист грузового автомобиля в международном сообщении (форма № 1 (международная));
— путевой лист грузового автомобиля (форма № 2 (действует в пределах Украины));
— талон заказчика (форма № 1-ТЗ).
Порядок изготовления, хранения, применения единой первичной транспортной документации для перевозки грузов автомобильным транспортом был установлен Инструкцией № 228. Однако 31 мая 2006 года Инструкция № 228 была исключена из Государственного реестра нормативно-правовых актов согласно заключению Минюста от 15.05.2006 г. № 10/68. В связи с отсутствием какого-либо нового нормативно-правового акта, разъясняющего порядок заполнения первичной транспортной документации, рекомендуем все же ориентироваться на положения Инструкции № 228.
Заметим, что в настоящее время формы первичных документов по учету работы грузового автомобиля не являются бланками строгой отчетности. На это указывает и Госкомпредпринимательства в письме от 08.08.2006 г. № 6197.
Товарно-транспортная накладная типовой формы № 1-ТН (далее — ТТН) — это единый для всех участников транспортного процесса первичный документ, предназначенный для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителя и оприходования их у грузополучателя, складского, оперативного и бухгалтерского учета, а также для расчетов за перевозку груза и учета выполненной работы.
ТТН оформляется грузоотправителем на каждую поездку автомобиля и для каждого грузополучателя отдельно в четырех экземплярах:
— первый экземпляр остается у грузоотправителя и является основанием для списания товарно-материальных ценностей. Второй, третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя, передаются водителю;
— второй экземпляр, который водитель сдает грузополучателю, является основанием для оприходования товарно-материальных ценностей;
— третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузополучателя, водитель передает перевозчику. Третий экземпляр, являющийся основанием для расчетов за выполнение транспортных услуг, перевозчик присылает заказчику автотранспорта для оплаты за перевозку; четвертый экземпляр прилагается к путевому листу и является основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю.
В тех случаях, когда в разделе «Сведения о грузе» невозможно перечислить все названия и характеристики, предъявленных к перевозке товарно-материальных ценностей, к товарному разделу ТТН прилагается как неотъемлемая ее часть надлежащим образом оформленная специализированная форма товарной накладной, сертификат или другая форма первичного учета, применяемая предприятием для оформления операций по передаче товарно-материальных ценностей. При этом в товарном разделе ТТН делается соответствующая отметка. ТТН без приложенной товарной накладной специализированной формы считается недействительной и не может использоваться для расчетов с грузоотправителями и грузополучателями, а также для учета выполненных объемов перевозок и начисления заработной платы водителю.
При перевозке однородных грузов от грузоотправителя в адрес грузополучателя на одно и то же расстояние при условии обеспечения целостности груза допускается оформление одной ТТН на весь объем груза, перевезенного автомобилем за смену. При этом оформление промежуточных ездок производится с выдачей грузоотправителем водителю автомобиля талона на каждую отдельную ездку. Порядок оформления талона устанавливается по договоренности между грузоотправителем и грузополучателем. Реквизиты талона должны включать сведения, определяющие количество перевезенного груза, время работы автомобиля и его простоя за каждую ездку, а также другие показатели, необходимые для их последующего занесения в ТТН.
Путевые листы типовых форм, оформленные надлежащим образом, выдаются водителю под роспись:
— № 1 (международная) — на срок командировки автомобиля и водителя для выполнения перевозки груза в международном сообщении в соответствии с приказом или распоряжением перевозчика;
— № 2 — только на один рабочий день (смену) при условии сдачи водителем путевого листа за прошлый день работы. На больший срок путевые листы типовой формы № 2 выдаются в случаях, когда водитель выполняет перевозку грузов в междугородном сообщении более суток в соответствии с приказом или распоряжением перевозчика.
Эксплуатация грузового автомобиля без путевого листа утвержденной типовой формы запрещается.
Перевозки грузов автомобильным транспортом как на коммерческой основе, так и для собственных нужд осуществляются только при наличии надлежащим образом оформленных ТТН типовых форм, прилагаемых к путевому листу. Это требование распространяется на все виды перевозок грузов автомобильным транспортом независимо от условий оплаты за его работу (сдельная, почасовая, покилометровая, прочая) и видов перевозки (внутригородская, пригородная, междугородная, международная).
Учет объемов грузовых перевозок в тоннах и тонно-километрах ведется в путевых листах на основании ТТН типовых форм независимо от формы оплаты транспортных услуг (сдельная, почасовая, покилометровая, прочая) и видов перевозки (внутригородская, пригородная, междугородная, международная). Не разрешается включать в путевые листы объемы грузовых перевозок (в тоннах и тонно-километрах), не подтвержденные ТТН.
К «почасовому» путевому листу прилагаются по два экземпляра талона заказчика (форма № 1-ТЗ) для каждого заказчика. Они являются основанием для расчетов перевозчика и заказчика автотранспорта при почасовой форме оплаты транспортных услуг.
По завершении выполнения транспортных услуг первый экземпляр оформленного талона заказчика остается у заказчика автотранспорта для учета выполненных транспортных работ и расчетов по ним. Второй экземпляр вместе с путевым листом и ТТН водитель сдает ответственному лицу перевозчика.
Для учета работы легковых автомобилей применяется путевой лист служебного легкового автомобиля (форма № 3). Порядок его использования установлен Инструкцией № 74.
Путевой лист служебного легкового автомобиля (форма № 3) применяется субъектами предпринимательской деятельности, учреждениями и организациями независимо от ведомственного подчинения и форм собственности, которые эксплуатируют служебные легковые автомобили или для которых по их заявкам осуществляется транспортное обслуживание легковыми автомобилями.
Путевой лист формы № 3, оформленный надлежащим образом, является основанием у перевозчика для учета транспортной работы и списания израсходованного горючего на общий пробег служебных легковых автомобилей, а также для взаиморасчетов между перевозчиком и заказчиком за предоставление транспортных услуг.
Путевой лист служебного легкового автомобиля оформляется только на один рабочий день (смену) и выдается при условии возврата водителем путевого листа за предыдущий день работы. На больший срок путевой лист выдается в случаях транспортного обслуживания в междугородном сообщении свыше одних суток в соответствии с приказом или распоряжением перевозчика.
Перед выдачей путевые листы регистрируются в диспетчерском журнале по следующим реквизитам: дата выдачи, номер путевого листа, фамилия и инициалы водителя, его подпись при получении путевого листа, дата возврата путевого листа, подпись ответственного лица.
Рассмотрим примеры оформления первичной транспортной документации.
5. Первичные документы по учету основных средств
Типовые формы первичных документов по учету основных средств утверждены приказом № 352.
К ним относятся:
— Акт приемки-передачи (внутреннего перемещения) основных средств (форма № ОЗ-1);
— Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (форма № ОЗ-2);
— Акт на списание основных средств (форма № ОЗ-3);
— Акт на списание автотранспортных средств (форма № ОЗ-4);
— Акт об установке, пуске и демонтаже строительной машины (форма № ОЗ-5);
— Инвентарная карточка учета основных средств (форма № ОЗ-6);
— Опись инвентарных карточек по учету основных средств (форма № ОЗ-7);
— Карточка учета движения основных средств (форма № ОЗ-8);
— Инвентарный список основных средств (форма № ОЗ-9);
— Расчет амортизации основных средств (для промышленных предприятий) (форма № ОЗ-14);
— Расчет амортизации основных средств (для строительных организаций) (форма № ОЗ-15);
— Расчет амортизации по автотранспорту (форма № ОЗ-16).
Рассмотрим наиболее распространенные из них.
Акт приемки-передачи (внутреннего перемещения) основных средств (форма № ОЗ-1) применяется для:
— оформления зачисления в состав основных средств отдельных объектов;
— учета ввода их в эксплуатацию за исключением тех случаев, когда ввод объектов должен в соответствии с существующим законодательством оформляться в особом порядке;
— оформления внутреннего перемещения основных средств из одного цеха (отдела, участка) в другой;
— оформления передачи основных средств со склада (из запаса) в эксплуатацию;
— исключения из состава основных средств при передаче другому предприятию (организации).
При оформлении приемки основных средств акт составляется в одном экземпляре на каждый отдельный объект приемной комиссией, назначенной распоряжением (приказом) руководителя предприятия (организации). Составление общего акта, оформляющего приемку нескольких объектов основных средств, допускается только при учете хозяйственного инвентаря, инструмента, оборудования и т. п., если эти объекты однотипны, имеют одинаковую стоимость и приняты в одном календарном месяце. Акт после его оформления с приложенной технической документацией, относящейся к данному объекту, передается в бухгалтерию предприятия, подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем предприятия, организации или лицами, на это уполномоченными.
При оформлении внутреннего перемещения основных средств акт выписывается в двух экземплярах работником отдела (цеха) — сдатчика. Первый экземпляр с распиской получателя и сдатчика передается в бухгалтерию, а другой — в отдел (цех) сдатчику.
При безвозмездной передаче основных средств другому предприятию акт составляется в двух экземплярах (для предприятия, сдающего и принимающего основные средства).
При передаче основных средств другому предприятию за плату акт составляется в трех экземплярах: первые два у предприятия, передающего основные средства (где первый экземпляр прилагается к отчету, а второй — к уведомлению на передачу и для акцепта), третий экземпляр передается лицу, принимающему основные средства.
Дата составления акта приемки-передачи будет являться датой зачисления объекта основных фондов на баланс предприятия.
При постановке на учет (передаче) объектов основных средств, для которых требуется составление специальных актов государственной приемки (например, при вводе в эксплуатацию вновь построенного объекта), настоящий акт приемки-передачи может не составляться.
Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (форма № ОЗ-2) применяется для оформления приемки-сдачи основных средств из ремонта, реконструкции и модернизации.
Акт, подписанный работником цеха (отдела), уполномоченным на приемку основных средств, и представителем цеха (предприятия), осуществившего ремонт, реконструкцию и модернизацию, сдают в бухгалтерию предприятия (организации). Акт подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем предприятия, организации или лицами на это уполномоченными. В технический паспорт соответствующего объекта основных средств должны быть внесены необходимые изменения в характеристику объекта, связанные с капитальным ремонтом, реконструкцией и модернизацией.
Если ремонт, реконструкцию или модернизацию выполняет стороннее предприятие, акт составляют в двух экземплярах. Второй экземпляр передают предприятию, выполняющему ремонт, реконструкцию, модернизацию.
Акт по форме № ОЗ-2 служит основанием для занесения в имеющуюся на предприятии инвентарную карточку по ремонтируемому объекту сведений о проведенной реконструкции или модернизации.
Акт на списание основных средств (форма № ОЗ-3) применяется для оформления выбытия основных средств (кроме автотранспортных средств) при полном или частичном их списании.
Акт составляется в двух экземплярах комиссией, назначенной руководителем предприятия (организации), утверждается руководителем предприятия (организации) или лицом, на это уполномоченным. Первый экземпляр акта передают в бухгалтерию, второй остается у лица, ответственного за хранение основных средств, и является основанием для сдачи на склад запчастей, оставшихся в результате их списания, а также материалов, металлолома и т. п.
Затраты по списанию, а также стоимость материальных ценностей, поступивших от сноса и разборки зданий, сооружений, демонтажа оборудования и т. п. отражают в акте (в разделе «Расчет результатов списания объектов»).
На основании акта по форме № ОЗ-3, переданного в бухгалтерию предприятия, в инвентарной карточке и описи инвентарных карточек производится соответствующая запись о выбытии объекта основных средств, а также отметка о выбытии объекта основных средств ставится в документе, открываемом по его местонахождению (инвентарном списке).
При ликвидации объекта основных средств по самостоятельному решению предприятия в акте типовой формы № ОЗ-3 целесообразно привести информацию о том, что комиссия признала невозможной дальнейшую эксплуатацию объекта основных средств по его первоначальному назначению. Желательно также отобразить результаты ликвидации объекта (в частности, привести стоимость полученных и оприходованных ТМЦ или сделать запись, что в результате разборки объекта не выявлены ТМЦ, пригодные к дальнейшей эксплуатации). Иначе говоря, нужно постараться убедить проверяющих, что объект действительно не пригоден к дальнейшей эксплуатации (не подлежит ремонту, уничтожен, разобран), а не использован для каких-то других целей.
Наличие правильно заполненного акта типовой формы № ОЗ-3 и заключения экспертной комиссии позволит налогоплательщику не начислять налоговые обязательства по НДС согласно абзацу второму п. 4.9 Закона об НДС.
Инвентарная карточка учета основных средств (форма № ОЗ-6) применяется для учета всех видов основных средств, а также для группового учета однотипных объектов основных средств, поступивших в эксплуатацию в одном календарном месяце и имеющих одно и то же производственно-хозяйственное назначение, техническую характеристику и стоимость.
Инвентарная карточка ведется в бухгалтерии на каждый объект или группу объектов. В случае группового учета карточка заполняется путем позиционных записей отдельных объектов основных средств.
Форма заполняется в одном экземпляре на основании Акта приемки-передачи (внутреннего перемещения) основных средств (форма № ОЗ-1), технической и другой документации.
Основанием для отметок о выбытии объектов основных средств при передаче их другому предприятию (организации), а также о перемещении внутри предприятия является Акт приемки-передачи (внутреннего перемещения) основных средств (форма № ОЗ-1); при списании объекта основных средств вследствие старения или износа — Акт на списание основных средств (форма № ОЗ-3). Записи о законченных работах по достройке, дооборудованию, реконструкции и модернизации, ремонту объекта ведутся в карточке на основании Акта приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (форма № ОЗ-2).
В разделе «Краткая индивидуальная характеристика объекта» записываются только основные качественные и количественные показатели основного объекта, а также важнейшие пристройки, приспособления и принадлежности, относящиеся к нему, ограничивающиеся двумя-тремя наиболее важными для данного объекта качественными показателями, исключая дублирование данных, имеющихся на предприятии (организации), технической документации на данный объект.
Краткую индивидуальную характеристику в случае группового учета основных средств дают не по каждому объекту отдельно, а в целом по всей группе объектов, которые учитываются в инвентарной карточке.
При значительном изменении качественных и количественных показателей в характеристике объекта в результате реконструкции (модернизации), достройки и дооборудования предыдущую инвентарную карточку в случае невозможности отразить в ней все показатели, характеризующие реконструированный (модернизированный, дооборудованный (достроенный)) объект в целом, заменяют новой. Старую инвентарную карточку сохраняют как справочный документ.
Опись инвентарных карточек по учету основных средств (форма № ОЗ-7) применяется для регистрации инвентарных карточек учета основных средств. Опись составляется в одном экземпляре бухгалтерией в целях контроля за хранением инвентарных карточек. Записи ведутся в разрезе классификационных групп (видов) основных средств.
Карточка учета движения основных средств (форма № ОЗ-8) применяется для учета движения основных средств по классификационным группам при ручной обработке учетной документации.
Заполняется на основе данных инвентарных карточек соответствующих групп (видов) основных средств и сверяется с данными синтетического учета основных средств. На основе итоговых данных этих карточек заполняются отчетные формы по движению основных средств.
Карточка по форме № ОЗ-8 служит источником для получения аналитических данных о наличии и движении основных средств. Карточки учета движения основных средств составляются отдельно по каждой классификационной группе.
При ликвидации основных средств в карточке учета движения основных средств производится соответствующая запись о выбытии на основании акта на списание основных средств (форма № ОЗ-3) или акта на списание автотранспортных средств (форма № ОЗ-4).
Инвентарный список основных средств (форма № ОЗ-9) применяется для пообъектного учета основных средств по месту их нахождения (эксплуатации) по материально ответственным лицам.
Данные пообъектного учета основных средств по местам их нахождения (эксплуатации) должны быть тождественны записям в инвентарных карточках учета основных средств, которые ведутся в бухгалтерии.
Что касается ведомостей расчета амортизации по формам № ОЗ-14, № ОЗ-15 и № ОЗ-16, то на сегодняшний день они устарели. В связи с этим предприятия могут самостоятельно разработать необходимую форму.
6. Первичные документы по учету МБП
Формы первичных документов по учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов (далее — МБП) утверждены приказом № 145.
Ведомость на пополнение (изъятие) постоянного запаса инструментов (приспособлений) (форма № МШ-1) применяется для учета изменения запаса инструментов (приспособлений) в раздаточных кладовых на тех предприятиях, на которых учет ведется по принципу установления постоянного оборотного (обменного) фонда.
Ведомость составляется в двух экземплярах начальником цеха вместе с начальником инструментального или планового отдела при необходимости изменения нормы постоянного запаса инструментов (приспособлений). Один экземпляр ведомости находится в инструментальном отделе, второй — в цехе.
На основании данных ведомости вносятся изменения в карточки складского учета материалов (типовая форма № М-12) инструментально-раздаточной кладовой.
Карточка учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов (форма № МШ-2) применяется для учета МБП, выданных под расписку работнику или бригадиру (для бригады) из раздаточной кладовой цеха для длительного пользования.
Заполняется в одном экземпляре кладовщиком на каждого работника, получившего эти предметы.
Для учета инструментов (приспособлений), выданных работнику из кладовой цеха для краткосрочного пользования, применяется инструментальная марка, которая при сдаче инструментов кладовщику возвращается работнику.
На каждую инструментальную марку, в которой указываются номер инструментальной раздаточной кладовой, номер цеха, табельный номер работника, кладовщик выдает только один инструмент.
Заказ на ремонт или заточку инструментов (приспособлений) (форма № МШ-3) применяется для учета инструментов (приспособлений), переданных на заточку или в ремонт. Используется на тех предприятиях, на которых заточка и ремонт инструментов (приспособлений) производятся в централизованном порядке. Заказ выписывается в двух экземплярах кладовщиком раздаточной кладовой. Один экземпляр остается у кладовщика с распиской исполнителя, второй передается вместе с инструментом в цех выполнения (мастерскую по заточке). После заточки или ремонта инструмента (приспособления) кладовщик делает отметку на своем экземпляре о возврате инструмента (приспособления) и расписывается в экземпляре цеха-исполнителя.
Акт выбытия малоценных и быстроизнашивающихся предметов (форма № МШ-4) применяется для оформления поломки и утери инструментов (приспособлений) и других МБП. Составляется в одном экземпляре мастером и начальником цеха (участка) на одного или нескольких работников.
При поломке, порче и утере МБП по вине работника акт составляется в двух экземплярах. Один экземпляр остается в цехе (на участке), а второй направляется в расчетную часть бухгалтерии для удержания в установленном порядке с работника стоимости поломанного, испорченного или утерянного предмета.
При предъявлении работником акта выбытия ему вместо непригодного или утерянного предмета выдается исправный и записывается в карточку учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов (форма № МШ-2). Акты выбытия затем прилагаются к актам списания (формы № МШ-5 и № МШ-8).
Непригодные к дальнейшему использованию МБП сдаются в специальную кладовую для утилизации на основании и по мере поступления утвержденных актов на списание (формы № МШ-5 и № МШ-8).
Акт на списание инструментов (приспособлений) и обмен их на пригодные (форма № МШ-5) применяется для оформления списания инструментов (приспособлений), ставших непригодными, и обмена их на пригодные на тех предприятиях, где учет производится по методу обменного (оборотного) фонда. Составляется в одном экземпляре комиссией цеха на основании разовых актов выбытия малоценных и быстроизнашивающихся предметов (форма № МШ-4). Непригодный инструмент по акту сдается в кладовую для утилизации. Акт визируется начальником инструментального или планового отдела и предоставляется на центральный инструментальный склад (ЦИС), который выдает цеху инструменты (приспособления) тех же наименования, марки и размера по акту без выписки требований и лимитных карточек.
После выдачи складом инструментов (приспособлений) акт передается в бухгалтерию, где согласно этому акту проводится списание инструментов (приспособлений) со склада, без отражения их движения по раздаточным кладовым цехов. Выданный складом инструмент (приспособление) в порядке обмена по актам в карточке учета раздаточных кладовых не отражается.
Личная карточка учета спецодежды, спецобуви и защитных средств (форма № МШ-6) применяется для учета спецодежды, спецобуви и защитных средств, которые выдаются работникам предприятия в индивидуальное пользование по установленным нормам. Карточка ведется в одном экземпляре и хранится у кладовщика цеха (участка).
В случае утери полученных предметов спецодежды, спецобуви или защитных средств в личной карточке по форме № МШ-6 в строке утерянного предмета в разделе «Возвращено» делается запись: «Акт выбытия № _____ и дата».
Дежурная спецодежда, спецобувь и защитные средства коллективного пользования, выданные работникам и служащим только на время выполнения тех работ, для которых они предусмотрены, должны находиться в кладовых и выдаваться под ответственность мастеров и других работников, перечень которых утверждается руководителем предприятия. Такие спецодежда, спецобувь и защитные средства записываются на отдельные карточки с пометкой: «Дежурная».
При автоматизированной обработке данных по учету МБП личная карточка не ведется.
Ведомость учета выдачи (возврата) спецодежды, спецобуви и защитных средств (форма № МШ-7) применяется для учета выдачи спецодежды, спецобуви и защитных средств работникам предприятий в индивидуальное пользование по установленным нормам.
Заполняется в двух экземплярах кладовщиком цеха (отдела, участка) отдельно на выдачу и на возврат спецодежды, спецобуви и защитных средств и оформляется соответствующими подписями. Один экземпляр передается в бухгалтерию, второй остается у кладовщика цеха (отдела, участка).
По этой форме ведется учет принятых от работников спецодежды, спецобуви в стирку, на дезинфекцию, в ремонт и на летнее хранение.
Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов (форма № МШ-8) применяется для оформления списания морально устаревших, изношенных и не пригодных для дальнейшего использования инструментов (приспособлений), спецодежды, спецобуви, защитных средств по окончании срока использования, других МБП и сдачи их в кладовую для утилизации.
Акт составляется в одном экземпляре комиссией на основании разовых актов выбытия малоценных и быстроизнашивающихся предметов (форма № МШ-4). После сдачи списанных предметов в кладовую для утилизации акт с распиской кладовщика сдается в бухгалтерию.
На разные виды МБП акты на списание составляются отдельно.
Приведем примеры заполнения первичных документов по учету МБП.
7. Первичные документы по учету материалов
Операции по поступлению, внутреннему перемещению, списанию материалов учитываются на предприятиях на основании первичных документов, утвержденных приказом № 193. Рассмотрим наиболее распространенные из них.
Журнал учета поступивших грузов (форма № М-1) применяется для учета и контроля за поступлением и оприходованием материальных ценностей. Он является документом оперативного учета сырья, материалов и товаров.
Записи в журнале выполняются отделом снабжения по мере поступления материальных ценностей на склад предприятия на основании товарно-транспортных документов, приходных ордеров, актов приемки материалов. В журнале также делают отметки о запросах, связанных с розыском непоступивших грузов.
Графы 6 — 9 журнала заполняются на основании товарно-транспортных накладных, а также товарных накладных поставщика. В графе 10 производится расписка материально ответственного лица, приходующего груз на складе, о получении сопроводительных документов поставщиков.
В графе «Примечание» записывают данные об оплате счетов, отказе от акцепта или суммы частичного акцепта и др. Отметками об оплате счета могут быть записи следующего содержания: «счет оплачен», «счет оплачен частично», «счет не оплачен» и т. п.
Приходный ордер (форма № М-4) применяется для учета материалов, поступающих на предприятие от поставщиков или из переработки. Приходный ордер в одном экземпляре составляется материально ответственным лицом в день поступления ценностей на склад.
Графа «Номер паспорта» заполняется при оформлении хозяйственных операций относительно материальных ценностей, которые содержат драгоценные материалы и камни.
Если при приемке материалов обнаружено какое-либо расхождение между их фактическим количеством, качеством, ассортиментом и т. п. и данными, заявленными в сопроводительных документах, для оприходования фактически принятых материалов составляется акт о приемке материалов (форма № М-7). По этой форме осуществляется также приемка материалов, которые прибыли без документов.
Акт о приемке материалов (форма № М-7) составляется в двух экземплярах приемной комиссией с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации и утверждается руководителем предприятия (организации) или лицом, на это уполномоченным.
После приемки ценностей акты с приложением документов (товарно-транспортных накладных) передаются: один экземпляр — в бухгалтерию предприятия для учета перемещения (движения) материальных ценностей, а второй — отделу снабжения или юридическому отделу для направления письма-претензии поставщику.
Необходимые дополнительные данные, не выделенные в форме отдельными строками, записываются в разделе «Прочие данные».
Наличие приемного акта исключает необходимость оформления приходного ордера по форме № М-4.
Лимитно-заборные карты (формы № М-8, М-9, М-28, М-28а) используются для оформления отпуска материалов, которые систематически расходуются при изготовлении продукции, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды и являются оправдательными документами для списания материальных ценностей со склада.
Лимитно-заборные карты выписываются отделом снабжения или плановым отделом на одно или несколько наименований материалов (номенклатурных номеров) в двух экземплярах: один экземпляр до начала месяца передается цеху (участку) — потребителю материалов, второй — складу или кладовой цеха (участка). Отпуск материалов в производство осуществляется складом при предъявлении представителем цеха своего экземпляра лимитно-заборной карты. Кладовщик отмечает в двух экземплярах дату и количество отпущенного материала, после чего определяет остаток лимита по каждому номенклатурному номеру материалов.
В лимитно-заборной карте цеха (участка) расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада — представитель цеха (участка).
Для сокращения количества первичных документов там, где это целесообразно, рекомендуется оформлять отпуск материалов непосредственно в карточках складского учета. В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются, а сама операция осуществляется на основе лимитных карточек, которые выписываются в одном экземпляре и не носят характера бухгалтерских документов. Лимит отпуска можно указать и в самой карточке. Представитель цеха при получении материалов расписывается непосредственно в карточках складского учета,
а в лимитно-заборной карте расписывается кладовщик.
По лимитно-заборной карте ведется также учет материалов, которые не были использованы в производстве (возврат). При этом другие дополнительные документы не составляются.
Сверхлимитный отпуск материалов и замена одних видов материалов другими допускается только с разрешения руководителя предприятия (организации), главного инженера или лиц, ими на это уполномоченных. При этом выписывается акт-требование (форма № М-10).
Изменение лимита осуществляется теми же лицами, которым предоставлено право его установления.
Отпуск материальных ценностей осуществляется с тех складов, которые обозначены в лимитно-заборной карте. Кладовщик отмечает в лимитно-заборной карте дату и количество отпущенного материала, после чего определяет остаток лимита по каждому номенклатурному номеру материалов. Сдача складом лимитно-заборных карт в бухгалтерию осуществляется после использования лимита.
Бланк лимитно-заборной карты с частичным заполнением реквизитов может быть составлен с помощью средств вычислительной техники.
Лимитно-заборные карты предназначены:
— Форма № М-8 — для многоразового отпуска одного номенклатурного номера материалов на один месяц;
— Форма № М-9 — для четырехразового отпуска лимитируемых материалов, относящихся на один вид расходов (заказа на один месяц и на разнообразные виды расходов (заказов)). В последнем случае заполняется графа «Корреспондирующий счет»;
— Форма № М-28 – для отпуска материалов на строительные объекты ведется на протяжении всего периода строительства и находится у исполнителя работ. Одновременно составляется ежемесячная лимитно-заборная карта по форме № М-28а, которая находится на складе. При отпуске материалов со склада кладовщик расписывается в лимитно-заборной карте формы № М-28, а получатель — в лимитно-заборной карте формы № М-28а.
В конце месяца исполнитель работ по результатам инвентаризации заполняет графу 14 формы № М-28. Фактический расход материалов за месяц определяется путем подсчета по каждой строке (за удержанием возврата и остатка на объекте на конец месяца).
Оформленные лимитно-заборные карты вместе с первичными документами прилагаются к материальному отчету и сдаются кладовщиком и производителем работ в бухгалтерию. В бухгалтерии в соответствии с отчетом склада проверяется правильность списания материалов на производство по каждому объекту и участку в целом и одновременно определяются данные о расходе материалов в лимитно-заборной карте формы № М-28 с начала строительства каждого объекта. Лимитно-заборные карты по незаконченным (переходящим на следующий месяц) объектам возвращаются исполнителю работ;
Форма № М-28а — для учета отпуска материалов строительным объектам с центрального склада или склада участка. Лимитно-заборная карта выписывается на каждый объект на один месяц.
Акт-требование на замену (дополнительный отпуск) материалов (форма № М-10) используется для учета отпуска материалов сверх установленного лимита или при замене материалов и является основанием для списания материалов со склада.
Акт-требование выписывается на один вид материалов и его многоразовый отпуск в пределах лимита в двух экземплярах: один экземпляр – для получателя (цеха, участки и т. п.), второй — для склада. Кладовщик отмечает в двух экземплярах акта-требования дату и количество отпущенного материала, после чего определяет остаток.
В акте-требовании получателя (цеха, участка и т. п.) расписывается заведующий складом (кладовщик), в акте-требовании склада — представитель получателя (цеха, участка).
Сдача актов-требований в бухгалтерию или на обработку средствами вычислительной техники осуществляется после выдачи всего количества материала, который требуется.
Сверхлимитный отпуск материалов и замена одних видов материала другими допускается только с разрешения директора предприятия (организации), главного инженера или лиц, на это уполномоченных, и после согласования с соответствующими отделами предприятия.
Накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов (форма № М-11) используется для учета движения материальных ценностей внутри предприятия и их отпуска хозяйствам своего предприятия, расположенным за пределами его территории, а также сторонним организациям.
Накладная-требование выписывается в двух экземплярах и подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным. В случае отпуска материалов хозяйствам своего предприятия один экземпляр передается получателям (цеху, участку и т. п.), второй — складу, который потом передает его в бухгалтерию.
В случае внутреннего перемещения материалов накладную-требование составляет материально ответственное лицо склада (цеха), передающего ценности. Один экземпляр служит складу (цеху), который передает, основанием для списания ценностей, а второй — складу (цеху), который принимает, для оприходования ценностей. Графа 11 «Инвентарный номер» заполняется в том случае, если учет малоценных и быстроизнашивающихся предметов ведется по инвентарным номерам.
В случае отпуска материальных ценностей хозяйствам своего предприятия, расположенным за пределами его территории, или сторонним организациям накладную-требование выписывают на основании договоров, нарядов и других соответствующих документов. Первый экземпляр передают складу как основание для отпуска материалов, второй — получателю материалов. При отпуске материалов самовывозом накладную-требование, подписанную получателем, кладовщик передает в бухгалтерию для выписки расчетно-платежных документов, если материалы отпускались с последующей оплатой.
Карточка складского учета материалов (форма № М-12) применяется для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру. Она заполняется на каждый номенклатурный номер материала и ведется материально ответственным лицом (кладовщиком, заведующим складом). Записи в карточке выполняют на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.
В целях сокращения количества первичных документов отпуск материала в производство, а также внутреннее перемещение материалов могут быть оформлены непосредственно в карточке складского учета.
Ведомость учета остатков материалов на складе (форма № М-14) ведется на предприятиях (в организациях), которые учитывают материалы по оперативно-бухгалтерскому методу. Ведомость учета остатков заполняют по данным карточек складского учета, проверенных бухгалтерией. Достоверность переноса остатков в ведомость подтверждается подписью лица, которое проверяет.
Материальный ярлык (форма № М-16) предназначен для отражения характеристики материалов каждого номенклатурного номера непосредственно в местах хранения.
Бланк ярлыка заполняется заведующим складом на каждый номенклатурный номер материальных ценностей. Заполненный всеми необходимыми данными ярлык прикрепляется к месту хранения материальных ценностей и служит для них паспортом.
Сигнальная справка об отклонении фактического остатка материалов от установленных норм запаса (форма № М-18) используется для контроля за отклонением фактического остатка материалов от установленных норм запаса и для контроля остатков материалов, находящихся без движения.
Справка составляется в одном экземпляре заведующим складом (кладовщиком), который должен своевременно уведомить отдел снабжения об отклонениях фактического остатка материалов от установленной нормы запаса и об остатках материалов, находящихся без движения.
Справка заполняется на основании данных складского учета материалов. Критерий для включения данных в справку устанавливает отдел материально-технического снабжения предприятия (организации).
Периодичность предоставления сигнальной справки материально ответственным лицом устанавливается непосредственно предприятием исходя из особенностей технологического процесса предприятия и материалоемкости производства.
8. Учет использования рабочего времени
Учет использования рабочего времени осуществляется за каждую смену в табеле, который открывается ежемесячно на работающих цеха (отдела), участка и т. п.
Для ведения учета использования рабочего времени каждому работающему присваивается табельный номер, который приводится во всех документах по учету работы и ее оплаты. В случае увольнения или перевода работника в другой цех (отдел) его прежний табельный номер не может быть присвоен другому и должен оставаться незадействованным не менее трех лет.
Табель представляет собой именной список работников цеха (отдела), участка и т. п. и ведется отдельно по категориям, а в пределах категории работающих — в порядке табельных номеров или алфавитном порядке.
Табель составляется (готовится) за два-три дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц. Записи в табеле производятся на основании надлежащим образом оформленных документов по учету особого состава: приказа (распоряжения) о приеме, переводе, увольнении.
Учет явок на работу и использования рабочего времени осуществляется в табеле или методом сплошной регистрации, а именно отметки обо всех прибывших, опоздавших и т. д., или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т. д.).
Приказом № 253 утверждены следующие формы первичных документов по учету использования рабочего времени:
— Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № П-12);
— Табель учета использования рабочего времени (форма № П-13);
— Табель учета использования рабочего времени (форма № П-14);
— Список лиц, работавших в сверхурочное время (форма № П-15);
— Листок учета простоев (форма № П-16).
Табели учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № П-12 и форма № П-13) применяются для учета использования рабочего времени всех категорий работающих, контроля за соблюдением работающими установленного режима рабочего времени, получения данных об отработанном времени, расчета заработной платы, а также для составления статистической отчетности по труду.
Табели составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом. После соответствующего оформления передаются в бухгалтерию.
Отметки в табелях о причинах неявок на работу или о фактически отработанном времени, о работе в сверхурочное время или других отклонениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок временной нетрудоспособности и т. п.).
Для отражения использованного рабочего времени за каждый день в табелях (в форме № П-12 — графы 3, 5, в форме № П-13 — графа 3) отведено две строки — одна для отметок условных обозначений видов затрат рабочего времени, а другая — для записи количества часов по ним.
Табель учета использования рабочего времени (форма № П-13) используется при условии применения автоматизированной системы управления предприятием. Бланк табеля формы № П-13 с предварительно заполненными отдельными реквизитами может быть создан при помощи средств вычислительной техники. К таким реквизитам относятся: цех (отдел), бригада, фамилия, имя, отчество, профессия (должность), табельный номер и т. д., то есть данные, имеющиеся в справочниках условно-постоянной информации. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки данных.
Вместе с тем такая форма должна обеспечивать возможность отражения в ней учета использования рабочего времени. Условные обозначения отработанного времени, представленные на титульном листе формы № П-12, применяются и при заполнении формы № П-13. Отметим, что некоторые из условных обозначений устарели. Приведем наиболее распространенные обозначения, которые продолжают использоваться и не противоречат действующему законодательству.
|
Условные обозначения
|
Код
| |
|
буквенный
|
цифровой
| |
|
1
|
2
|
3
|
|
Часы (дни) работы |
р |
01 |
|
Часы работы: |
|
|
|
а) ночные |
н |
02 |
|
б) сверхурочные сдельщиков |
нув |
08 |
|
в) сверхурочные почасовиков |
нуп |
04 |
|
Почасовая работа: |
|
|
|
а) сдельщиков целосменная |
рвц |
05 |
|
б) сдельщиков внутрисменная |
рвв |
06 |
|
Сдельная работа почасовых работников |
|
07 |
|
Служебные командировки |
к |
08 |
|
Ежегодный отпуск |
в |
11 |
|
Дополнительный отпуск без сохранения заработной платы, который предоставляется женщинам до достижения ребенком определенного возраста |
вж |
12 |
|
Учебный отпуск с полным сохранением заработка |
ву |
13 |
|
Свободные от работы учебные дни с частичным сохранением заработка |
л |
14 |
|
Свободные от работы учебные дни без сохранения заработной платы в случаях, предусмотренных законодательством |
щ |
26 |
|
Отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый для сдачи вступительных экзаменов |
лс |
15 |
|
Неявки без сохранения заработка в связи с уходом за больным родственником, который согласно медицинскому заключению требует постоянного стороннего ухода |
ж |
25 |
|
Отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый администрацией по инициативе работника |
а |
28 |
|
Временная нетрудоспособность, оформленная листком нетрудоспособности (кроме неоплачиваемой согласно законодательству) |
х |
16 |
|
Неоплачиваемая нетрудоспособность в случаях, предусмотренных законодательством |
т |
27 |
|
Отпуск в связи с беременностью и родами |
вв |
17 |
|
Невыходы с полным сохранением заработной платы в случаях, предусмотренных законодательством (выполнение государственных и общественных обязанностей) |
цн |
18 |
|
Целосменные простои не по вине работающего |
пц |
19 |
|
Внутрисменные простои не по вине работающего |
пв |
20 |
|
Военно-учебные сборы |
ч |
22 |
|
Часы сокращения работы рабочим и служащим до 18 лет |
лч |
23 |
|
Целосменные простои по вине работающих |
цп |
30 |
|
Внутрисменные простои по вине работающих |
вп |
31 |
|
Прогулы |
пр |
32 |
|
Опоздания |
зп |
33 |
|
Преждевременное окончание работы |
пз |
34 |
|
Выходные, праздничные и нерабочие дни |
вщ |
35 |
|
Массовые невыходы на работу (забастовки) |
мн |
36 |
Типовая форма № П-13 приспособлена к разным условиям организации производства и может быть дополнена необходимыми данными, например, для угольной, горнорудной и иных отраслей промышленности с целью контроля за нахождением работников на работе под землей целесообразно включить показатели времени спуска в шахту и подъема из нее.
Табель учета использования рабочего времени (форма № П-14) предназначен только для учета использования рабочего времени работников с твердым месячным окладом или ставкой.
Список лиц, работавших сверхурочно (форма № П-15), используется как для учета времени, отработанного сверхурочно, так и для оплаты работы в сверхурочное время. Заполняется в одном экземпляре мастером или другими должностными лицами, ответственными за учет рабочего времени, и передается в бухгалтерию. Списки с отметкой мастера о количестве фактически отработанного сверхурочного времени используются для записи в табеле.
Учет времени простоев осуществляется на основании листков учета простоев (форма № П-16). Листки учета простоев с отметкой о времени простоев используются для записи в табеле.
Заполним указанные выше формы первичных документов.
9. Учет расчетов по оплате труда
Расчеты по оплате труда рекомендуется вести централизованно. Первичные документы по учету выработки и заработной платы сдаются для проверки и последующих расчетов по установленному графику в расчетный отдел бухгалтерии (вычислительный центр, станцию или бюро).
За работу в первой половине месяца работающим, как правило, выдается аванс, а конечный результат расчета заработной платы производится при выплате заработной платы за вторую половину месяца.
Расчет заработной платы рабочих со сдельной оплатой труда за весь расчетный период производится на основании первичных документов с учетом выработки заработной платы, доплаты за сверхурочные часы работы, начисления премий и др., а также путем подсчета разного рода удержаний и определения суммы, подлежащей выдаче на руки.
Расчет заработной платы рабочих с повременной оплатой работы производится на основании учета фактически отработанного времени, доплаты за сверхурочное время работы, начисления премий и др., а также путем подсчета удержаний и определения суммы, подлежащей выдаче на руки.
Приказом № 144 утверждены следующие формы первичных документов по учету расчетов с работниками по заработной плате:
— Расчетно-платежная ведомость (форма № П-49);
— Расчетная ведомость (форма № П-50);
— Расчетная ведомость (форма № П-51);
— Расчет заработной платы (форма № П-52);
— Платежная ведомость (форма № П-53);
— Лицевой счет (форма № П-54);
— Лицевой счет (форма № П-54а);
— Накопительная карточка учета выработки и заработной платы (форма № П-55);
— Накопительная карточка учета заработной платы (форма № П-56).
Расчеты по заработной плате с работниками могут производиться по одному из трех нижеследующих вариантов.
I вариант
Расчеты осуществляются по расчетно-платежной ведомости (типовая форма № П-49), которая одновременно используется для выдачи по ней заработной платы, причитающейся работающему. На небольших предприятиях в тех случаях, когда техника распределения заработной платы по производственным расчетам не осложняется, расчетно-платежная ведомость может выписываться в одном экземпляре. В других случаях ведомость выписывается в двух экземплярах (под копирку), причем платежным документом является первый экземпляр.
Данные о выплачиваемом авансе и о суммах удержанных налогов, которые содержатся в лицевом счете (форма № П-54), и другие удержания записываются в течение месяца в открытую на текущий месяц расчетно-платежную ведомость.
При наличии большого количества первичных документов по учету выработки подсчет сдельного заработка рабочих осуществляется с помощью накопительной карточки учета выработки и заработной платы (типовая форма № П-55) или накопительной карточки учета заработной платы (типовая форма № П-56).
II вариант
Расчеты по заработной плате с работниками осуществляются по расчетной ведомости (типовая форма № П-50) и отдельной платежной ведомости (типовая форма № П-53), по которой производится выплата заработной платы.
При наличии большого количества первичных документов по учету выработки подсчет заработка, так же как и в первом варианте, производится в накопительной карточке (типовая форма № П-55 или № П-56).
III вариант
Расчеты по заработной плате производятся по специальным листам расчета заработной платы (типовая форма № П-52), которые выписываются для каждого работающего на расчетный период.
Записи расчетов по заработной плате выполняются под копирку в двух экземплярах. Обратная сторона второго экземпляра формы расчета по заработной плате может быть использована для расчета сумм, которые полагаются за отпуск.
Суммы к выдаче переносятся из формы расчета по заработной плате в платежную ведомость (типовая форма № П-53).
Выдача аванса за работу в первой половине месяца при всех трех вариантах производится по платежной ведомости (№ П-53).
Для получения уведомления о заработке работающего за прошлые периоды рекомендуется вести лицевой счет, в котором, кроме общих сведений о работнике, ежемесячно отражаются суммы начисленной заработной платы по видам.
Расчетно-платежная ведомость (форма № П-49) составляется в одном экземпляре в бухгалтерии на основании данных лицевого счета (типовая форма № П-54); может применяться для расчета и выдачи заработной платы и пенсии всем категориям работающих.
Начисление заработной платы проводится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени, доплатных листков и иных документов. Одновременно проводится расчет всех удержаний из заработной платы и определяется сумма, подлежащая к выдаче.
Графа «Категория персонала» заполняется на тех предприятиях, в отчете по труду которых предусмотрено деление работающих по категориям.
Платежная ведомость (форма № П-53) применяется для учета выдачи заработной платы и пенсии.
На титульном листе формы указывается общая сумма выданной и депонированной заработной платы. При необходимости в графе «Примечание» указывается номер предъявленного документа.
При заполнении платежной ведомости после последней записи необходимо ввести итоговую строку для общей суммы по ведомости. Итоговые строки могут быть введены также в конце каждой страницы.
При составлении документа с помощью средств вычислительной техники форма может печататься без строк.
Лицевой счет (форма № П-54 и № П-54а) применяется для определения данных о заработной плате за предыдущие периоды.
Форма № П-54 используется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат.
При безавансовом расчете заработной платы
записи о начислениях и удержания в форме № П-54 проводятся двумя строками. При необходимости можно в каждой графе сделать итоговую строку.
На основании данных лицевого счета составляется расчетно-платежная ведомость формы № П-49.
Отметим, что при расчете заработной платы в расчетной ведомости (типовая форма № П-51) лицевой счет не ведется.
Накопительная карточка учета выработки и заработной платы (форма № П-55) используется для ежедневного учета объема работ, выполненных бригадой или отдельными работниками. Она составляется мастером (учетчиком) в одном экземпляре на основании документов о сдаче произведенной продукции или о выполнении работ. Ведомость передается в бухгалтерию предприятия для начисления заработной платы.
На основании ведомости в соответствующих службах управления предприятием определяется процент выполнения норм выработки бригадой (рабочим) и другие показатели, необходимые для отчетности и анализа.
