Нашi сайти:
2424 0
Друкувати
Обране

Если пропала первичка!

Утрата первичной документации.

Как быть в таком случае и что следует предпринять, чтобы спасти положение?



Людмила СОЛОШЕНКО, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»

 

Как предусматривает ч. 7 ст. 9 Закона о бухучете, предприятие должно обеспечить сохранность первичных документов в течение отведенного срока хранения. Аналогичные требования можно встретить и в разделе 6 Положения № 88, посвященном сохранности учетной документации. Ну а поскольку документы, как известно, служат подтверждением всех происходящих на предприятии операций, то их отсутствие или преждевременная утрата будут расценены при проверке не иначе как несоблюдение требований законодательства и нарушение порядка ведения учета. Итак, посмотрим, чем же грозит субъекту хозяйствования утрата первичной документации?

 

Чем грозит утрата первичной документации

Утеря документов может обернуться административной, финансовой, а в некоторых случаях даже и уголовной ответственностью.

Административная ответственность. Как предусмотрено ч. 3 ст. 8 Закона о бухучете,ответственность за организацию бухгалтерского учета, обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах, сохранность обработанных документов, регистров и отчетов в течение установленного срока, но не менее 3 лет, возлагается на собственников (руководителей) предприятия (письмо Минфина от 28.10.2003 г. № 31-04200-30-29/4479 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2003, № 102). Также из-за отсутствия документов может пострадать и главный бухгалтер — как должностное лицо, ответственное за ведение бухгалтерского учета. Ведь согласно КоАП за отсутствие подтверждающих документов должностным лицам может грозить следующая административная ответственность:

 

Административная ответственность за отсутствие первичной документации

Вид нарушения

Статья КоАП

Размер админштрафа

Примечание

1. Отсутствие бухгалтерского учета или ведение его с нарушением установленного порядка

Ст. 1642

Админштраф в размере от 8 до 15 ннмдг (т. е. от 136 грн. до 255 грн.)

Рассматривать дела об административных правонарушениях в данном случае и налагать этот админштраф вправе органы государственной контрольно-ревизионной службы (ГосКРС) (ст. 2341 КоАП)

2. Отсутствие налогового учета, нарушение порядка ведения налогового учета

Ст. 1631

Админштраф в размере от 5 до 10 ннмдг (т. е. от 85 грн. до 170 грн.)

В данном случае протокол об административном правонарушении составляют налоговики (п. 1 ст. 255 КоАП), а рассматривают дела об административных правонарушениях и налагают штраф суды (ст. 221 КоАП)

3. Необеспечение надлежащего состояния первичного учета

Ст. 1863

Админштраф в размере от 10 до 15 ннмдг (т. е. от 170 грн. до 255 грн.)

Налагать данный штраф вправе органы статистики, которые рассматривают дела об административных правонарушениях в этом случае (ст. 2443 КоАП)

По перечисленным нарушениям административная ответственность за утрату документов может грозить только должностным лицам. А вот обычного работника в случае утраты документов можно привлечь лишь к дисциплинарной ответственности.

Утеря документов и налоговый учет (финансовая ответственность). Утрата первичных документов может обернуться для налогоплательщика и финансовой ответственностью (налоговыми штрафами). Ведь в целях налогообложения, как известно, важно документальное подтверждение операций (в первую очередь это касается расходов налогоплательщика). Так, согласно п.п. 5.3.9 Закона о налоге на прибыльне включаются в состав валовых расходов любые расходы, не подтвержденные соответствующими расчетными, платежными и другими документами, обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения налогового учета. А значит, суммы, попавшие в расходы, однако при этом не подтвержденные документально, при проверке будут расценены неправомерно отнесенными на валовые расходы. В результате объект налогообложения окажется заниженным и, как следствие, к налогоплательщику могут быть применены финансовые санкции (штрафы и пеня) за нарушение налогового законодательства.

Похожая ситуация возникает и в отношении НДС, где штрафоопасным может оказаться включение в налоговый кредит сумм НДС, не подтвержденных соответствующими документами (налоговыми накладными, кассовыми чеками, таможенными декларациями, транспортными билетами, гостиничными счетами и т. п.). При этом, как предусматривает п.п. 7.4.5 Закона об НДС, если суммы налога, предварительно включенные в состав налогового кредита, остаются не подтвержденными документально на момент проверки налогоплательщика налоговым органом, то налогоплательщик несет ответственность в виде финансовых санкций.

По ходу также отметим п.п. 4.3.1 Закона № 2181, который в случае неведения налогоплательщиком налогового учета или отсутствия соответствующих первичных документов говорит о возможности расчета налоговиками суммы налоговых обязательств налогоплательщика косвенными методами. Однако нужно заметить, что на практике эта норма пока так и не работает, и применить такие методы налоговики не могут, так как до сих пор нет закона, определяющего методику определения суммы налоговых обязательств косвенными методами, речь о которой идет в п.п. 4.3.3 Закона № 2181.

Уголовная ответственность. А вот преднамеренная порча документов (что, конечно, требует доказательства умысла в их уничтожении) может даже грозить уголовной ответственностью. Так, согласно ст. 357 УК умышленное уничтожение, повреждение или укрывательство документов, совершенное с корыстным мотивом или в других личных интересах, караются штрафом до 50 ннмдг (т. е. до 850 грн.) или ограничением свободы сроком до 3 лет. Если же документы при этом особо важны — штрафом до 70 ннмдг (т. е. до 1190 грн.) или ограничением свободы сроком до 3 лет, либо лишением свободы сроком до 3 лет. Но это, будем надеяться, не наш случай. А потому выясним, как же действовать субъекту хозяйствования, обнаружившего пропажу документации.

 

Если обнаружили пропажу документов

Действия субъекта хозяйствования, обнаружившего пропажу первичной документации, оговорены п. 6.10 Положения № 88 (на что обращалось внимание также и в письмах Госкомпредпринимательства от 27.09.2000 г. № 2-223/3573 и Госкомархива от 11.06.2007 г. № 02-904).

Так, в случае пропажи или уничтожения первичных документов, учетных регистров и отчетов:

— (1) — руководитель предприятия письменно уведомляет об этом правоохранительные органы;

— (2) — приказом формируется комиссия для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи или уничтожения. Заметим, что требований к составу и численности комиссии законодательство не выдвигает. Обычно в состав комиссии входят работники бухгалтерии и специалисты, которые могут определить причины и последствия случившегося: юрист, главный инженер, инженер по технике безопасности и пр. Также для участия в работе комиссии (в зависимости от характера произошедшего события) могут приглашаться работники следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора (п. 6.10 Положения № 88);

— (3) — результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждается руководителем предприятия. Такой акт составляется в произвольной форме (правда, за его основу, например, может быть взята форма Акта о недостаче архивных дел (документов) из приложения 6 к Правилам № 16). В таком акте, как правило, описывается факт утраты документации, место происшествия, причины случившегося, указываются лица, ответственные за сохранность документации с полученными от них письменными пояснениями, а также приводится перечень отсутствующих документов;

— (4) — при этом копию акта в 10-дневный срок направляют органу, в сфере управления которого находится предприятие (т. е. вышестоящему органу, конечно, при его наличии), а также местному налоговому органу.

Кстати, уведомление налогового органа о случившемся важно и для налогового учета. Ведь это в интересах предприятия — плательщика налога на прибыль, желающего сохранить в данном случае право на валовые расходы. Так согласно п.п. 5.3.9 Закона о налоге на прибыль в случае утраты, уничтожения или порчи подтверждающих документов, налогоплательщик имеет право письменно заявить об этом налоговому органу и предпринять меры, необходимые для восстановления таких документов. При этом письменное заявление (произвольной формы) подается до/или вместе с декларацией по налогу на прибыль за текущий отчетный период, в котором обнаружена пропажа документов. В заявлении, на наш взгляд, стоит указать причины утраты документов, приложить документ, их подтверждающий (справку территориального управления МЧС, справку органа пожарной службы, справку коммунальных служб, ЖЭУ, справку органов МВД или решение суда и пр.), а также акт комиссии.

В таком случае (после своевременного уведомления налоговиков) право на валовые расходы будет сохраненопри условии, что недостающие документы будут восстановлены в ближайшем будущем — до окончания следующего отчетного периода. Например, если подтверждающие документы утрачены в I квартале 2009 года, то для «сохранности» валовых расходов предстоит уведомить о случившемся налоговиков, подав заявление до или вместе с декларацией по налогу на прибыль за I квартал (квартал утраты документов). При этом соответствующие суммы останутся в валовых расходах, если в течение следующего II квартала 2009 года предприятие восстановит утраченную документацию. Как видим, подав заявление, налогоплательщик получает возможность сохранения валовых расходов и имеет в своем распоряжении целый (следующий) отчетный налоговый период (квартал) для восстановления утраченных подтверждающих документов.

Также в случае утраты документов руководитель может издать приказ о проведении инвентаризации активов и обязательств (с составлением актов-сверок с контрагентами и контролирующими органами по налогам и сборам (обязательным платежам)). Напомним, что согласно п. 3 Инструкции по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов и расчетов, утвержденной приказом Минфина Украины от 11.08.94 г. № 69, проведение инвентаризации, например, является обязательным в случае техногенных аварий, пожара или стихийного бедствия, по предписанию судебно-следственных органов, при установлении фактов краж, злоупотреблений, порчи ценностей.

Предприятиям в данном случае также могут пригодиться разъяснения Госкомархива (Государственного комитета архивов Украины), который в письмах от 11.06.2007 г. № 02-904, от 28.09.2005 г. № 03-1170, от 07.10.2003 г. № 01-1248, от 19.12.2002 г. № 01-1078, от 11.03.2002 г. № 01-197 отмечал, что в случае неумышленного уничтожения или утери документов на предприятии следует предпринять меры, предусмотренные п.п. 4.5.4 Правил № 16. Напомним, согласно этому подпункту, обнаружив пропажу документов, следует:

— осуществить их розыск,

— если розыск не увенчался успехом — составить акт о недостаче архивных дел (документов) (по форме приложения 6 к Правилам № 16);

— назначить служебное расследование;

— издать приказ о привлечении к ответственности лиц, виновных в утере документов и дел;

— составить справку о причинах отсутствия документов и дел и передать ее в архив предприятия.

Итак, после того, как выявлены причины и перечень отсутствующей документации, можно приступать к восстановлению учетных данных.

 

Восстанавливаем документацию

Восстанавливать учет можно как собственными силами, так и с помощью сторонних (специальных) организаций, заключая с ними договор на оказание подобных услуг. И все же подробнее остановимся на первом случае, когда предприятие собирается это делать самостоятельно.

Для этого издается приказ о восстановлении утраченной документации, после чего по крупицам начинают собирать утерянные данные. Прежде всего, анализируется текущее состояние дел в бухгалтерии, а также проводится анализ периодов, смежных с «утраченными», и выявляются переходящие операции. Далее для восстановления документов предприятие может обратиться:

— к своим контрагентам (поставщикам и покупателям) с просьбой предоставить копии (дубликаты) утерянных документов (договоров, накладных, счетов, актов и т. п.); не исключено, что в некоторых случаях для получения необходимой документации при этом придется совершить личный визит (особенно, если сделка с партнером, предположим, совершалась разово);

— в обслуживающий банк — чтобы получить выписку-реестр операций, проведенных по расчетному счету, а также копии платежных документов. Это поможет восстановить учет расчетов, а также составить список контрагентов, с которыми проводились безналичные расчеты. Кстати, о возможности банков выдавать клиентам (по их требованию) дубликаты банковских выписок (в случае их утраты) говорится и в п. 5.7 Положения об организации операционной деятельности в банках Украины, утвержденного постановлением Правления НБУ от 18.06.2003 г. № 254 (на что также обращалось внимание в письме НБУ от 25.02.2005 г. № 12-112/310-1811 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2005, № 21);

— в свои налоговые органы — с просьбой предоставить копии утерянных отчетов и налоговых деклараций. А для более успешного разрешения дела и получения нужной документации советуем обратиться при этом непосредственно к руководителю налогового органа (начальнику ГНИ) с письменным заявлением, к которому приложить пояснительную записку и документы, поясняющие причины случившегося (справку территориального управления МЧС, справку органа пожарной службы, справку коммунальных служб, ЖЭУ, справку органов МВД или решение суда и пр.).

Получив такими способами копии документов, предприятие восстанавливает собственную документацию. При этом Положение № 88, например, ничего не говорит о какой-либо процедуре оформления дубликатов утраченных документов в ходе восстановления учетных данных. Вместе с тем если обратиться к ДСТУ 2732:2004 Діловодство й архівна справа, то там можно встретить такое определение: дубликат оригинала (служебного документа) — повторно оформленный служебный документ для использования, вместо утраченного или поврежденного оригинала, имеющий такую же юридическую силу. Кстати, признает дубликаты полноценными документами и судебная практика. Так, например, на то, что НДС-законодательство (Закон об НДС и Порядок № 165) не запрещают продавцу выдавать дубликат копии имеющейся у него налоговой накладной покупателю, отмечалось, в частности, в определение ВАСУ от 19.06.2007 г. (как видим, наличие этого дела, разрешенного в пользу налогоплательщика, говорит о том, что налоговики на местах порой недоверчиво относятся к дубликатам налоговых накладных).

На основании восстановленных первичных документов формируют журнал хозяйственных операций, регистры бухгалтерского и налогового учета, формы отчетности. Путем таких действий предприятие должно попытаться полностью восстановить утраченную документацию. Если после восстановления итоговые данные в восстановленных регистрах совпадут с данными, отраженными в отчетности (данными ксерокопий отчетов и деклараций, полученных в соответствующих органах), значит, учет восстановлен полностью.

 

Если восстановить удалось не все

И все же до конца восстановить документы не всегда так уж и просто (особенно, например, в случае ликвидации контрагентов, или получения, например, с их стороны отказа в предоставлении копий и т. п.).

Здесь нужно отметить, что, к сожалению, действующее законодательство не предусматривает смягчение вины налогоплательщика в случае утраты документов. Поэтому если до конца все документы восстановить не удалось, на «невосстановленную часть» в учете придется осуществить соответствующие корректировки (в первую очередь откорректировать валовые расходы, налоговый кредит, при необходимости пересчитать налоги и т. д.).

Налог на прибыль и валовые расходы. Осуществляя корректировки, нужно учитывать особые, установленные п.п. 5.3.9 Закона о налоге на прибыль нормы, касающиеся случая утраты документации. Так, если налогоплательщик, желающий сохранить валовые расходы, воспользовался нормами этого подпункта (т. е. своевременно уведомил о пропаже подтверждающей документации налоговый орган), однако при этом (до конца следующего отчетного периода) так и не восстановил пропавшие «валоворасходные» документы, то по итогам такого следующего отчетного периода не подтвержденные документально расходы не признаются валовыми (со знаком «-» заполняется строка 05.2 декларации по налогу на прибыль) и на сумму недоплаченного налога начисляется пеня в размере учетной ставки НБУ, увеличенной в 1,2 раза (такая пеня, по сути, представляет собой плату за отсрочку в корректировке валовых расходов; ее, на наш взгляд, налогоплательщик может отразить в строке 01.6 декларации по налогу на прибыль).

Вместе с тем Закон о налоге на прибыль не так уж и категоричен. И если впоследствии налогоплательщику все же удастся восстановить утраченные документы, то он имеет право в периоде восстановления включить уже подтвержденные расходы (причем с учетом ранее уплаченной пени) в валовые расходы. Заметим, что на эту возможность также указывает и п.п. 5.2.6 Закона о налоге на прибыль.

НДС и другие налоги. А вот в отношении НДС и других налоговых платежей подобных норм законодательства, предоставляющих «налоговую» отсрочку для восстановлении утраченной документации, к сожалению, не предусмотрено. Поэтому если подтверждающие документы утрачены, то «неподтвержденные» суммы будут считаться отраженными в налоговом учете неправомерно. А значит, налогоплательщику, к сожалению, предстоит провести соответствующие корректировки (в частности, откорректировать налоговый кредит и т. п.), используя при этом процедуру исправления ошибок. И сделать это лучше до начала проверки. Иначе у проверяющих появятся все основания для доначисления налоговых обязательств и применения финансовых санкций, освободить от которых вряд ли поможет пояснение причин отсутствия документов.

Наш сайт корисний для вас?

Підписатися на найактуальнішу розсилку для бухгалтера бюджетної установи

 
Журнал «Податки та бухгалтерський облік»


Помітили помилку? Виділіть її та натисніть Ctrl+Enter, щоб повідомити нас про це

Коментарі (0)
Залишити коментарі:
Ваше ім`я
Коментарі