2. Составление и оформление документов
Составление и оформление документов
Создание любого служебного документа предусматривает два этапа: составление текста и непосредственно оформление документа. Под оформлением служебного документа понимают фиксирование реквизитов такого документа. Реквизит (служебного документа) — это информация, зафиксированная в служебном документе для его идентификации, организации обращения и (или) придания ему юридической силы (п.п. 4.1.4 ДСТУ 2732).
Состав и последовательность размещения реквизитов в документе образуют его формуляр. Конкретному виду документа, например акту, инструкции, приказу, протоколу и др., присущ свой формуляр, своя схема построения, которая получила название «формуляр-образец».
Общие правила оформления документов изложены в ДСТУ 4163, требования которого в части оформления реквизитов можно распространять на все классы унифицированных систем документации. 2.1. Реквизиты документов, правила оформления и размещения При составлении и оформлении организационно-распорядительных документов используют следующие реквизиты: 01 — изображение Государственного герба Украины, герба Автономной республики Крым; 02 — изображение эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания); 03 — изображение наград; 04 — код организации; 05 — код формы документа; 06 — наименование вышестоящей организации; 07 — наименование организации; 08 — наименование структурного подразделения; 09 — справочные данные об организации; 10 — название вида документа; 11 — дата документа; 12 — регистрационный индекс документа; 13 — ссылка на регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ; 14 — место составления или издания документа; 15 — гриф ограничения доступа к документу; 16 — адресат; 17 — гриф утверждения документа; 18 — резолюция; 19 — заголовок к тексту документа; 20 — отметка о контроле; 21 — текст документа; 22 — отметка о наличии приложений; 23 — подпись; 24 — гриф согласования документа; 25 — визы документа; 26 — оттиск печати; 27 — отметка о заверении копии; 28 — фамилия исполнителя и номер его телефона; 29 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 30 — отметка о наличии документа в электронной форме; 31 — отметка о поступлении документа в организацию; 32 — запись о государственной регистрации. Схемы расположения перечисленных реквизитов в документах и границ зон на формате А4 углового и продольного бланка приведены на рисунках 2.1 и 2.2.
Рисунок 2.1 — Расположение реквизитов и границ зон на формате А4 углового бланка
Рисунок 2.2 — Расположение реквизитов и границ зон на формате А4 продольного бланка
Документы, оформляемые на предприятиях и в организациях, должны иметь следующие обязательные реквизиты (п. 4.4 ДСТУ 4163):
— наименование организации (07)*; * Здесь и далее цифры в скобках указывают место расположения реквизитов в документах (см. рис. 2.1 и 2.2). — название вида документа, кроме писем (10);
— дата документа (11); — регистрационный индекс документа (12); — заголовок к тексту документа (19); — текст документа (21); — подпись (23). В документах, которые занимают две и более страницы, реквизиты 22 — 28 проставляют после текста (21), а реквизиты 29 — 31 располагают на нижнем поле первой страницы документа. При изготовлении бланков документов используют реквизиты: — изображение Государственного герба Украины, герба Автономной республики Крым (01); — изображение эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания) (02); — изображение наград (03); — код организации (04); — код формы документа (05); — наименование вышестоящей организации (06); — наименование организации (07); — наименование структурного подразделения (08); — справочные данные об организации (09); — название вида документа (10), кроме бланков для писем. Рассмотрим основные правила размещения реквизитов документов.
Изображение Государственного герба Украины (01) размещают на бланках государственных учреждений в соответствии с постановлением № 2137; изображение герба АР Крым — в соответствии с нормативно-правовыми актами АР Крым.
Размеры изображения: высота — 17 мм, ширина — 12 мм.
Изображение эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания) (02) согласно уставу предприятия (положению об организации) располагают с левой стороны от наименования предприятия. Изображение эмблемы должно быть зарегистрировано в установленном порядке. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещено изображение Государственного герба Украины.
На бланках документов негосударственных предприятий разрешено располагать изображение эмблемы на верхнем поле документа, где на бланках документов государственных предприятий и организаций располагают изображение Государственного герба (т. е. над серединой строк с наименованием предприятия, а на бланках с продольным расположением реквизитов — в центре верхнего поля).
Изображение наград (03) воспроизводят на бланках документов в соответствии с законодательством и располагают с левого края бланка на уровне реквизитов «Наименование организации» (07) и «Наименование структурного подразделения» (08).
Код организации (04) по ЕГРПОУ проставляют после реквизита «Справочные данные об организации» (09).
Код формы документа ДКУД (05) (если он есть) проставляют выше реквизита «Название вида документа» (10) только для унифицированных форм документов, названия которых включены в классификатор управленческой документации ДК 010.
Наименование вышестоящей организации (06) указывают сокращенно, а в случае отсутствия официально зарегистрированного сокращения — полностью.
Наименование организации (07) — автора документа должно соответствовать наименованию, указанному в его учредительных документах. Сокращенное наименование организации указывают тогда, когда оно официально зафиксировано в уставе (положении об организации).
Сокращенное наименование располагают ниже полного отдельной строкой в центре. Стандарт говорит также о том, что сокращенное наименование организации приводят в скобках или без них. Однако указание в скобках предпочтительнее, чтобы сокращенное наименование не воспринималось как продолжение полного, а также чтобы было понятно, что можно использовать как полное, так и сокращенное наименование.
Наименование структурного подразделения организации (08), филиала, территориального отделения указывают тогда, когда такие обособленные подразделения являются авторами документа. Этот реквизит располагают ниже реквизита «Наименование организации» (07). Преимущественно он указывается во внутренних документах предприятия (протоколах, докладах и служебных записках).
Справочные данные об организации (09) включают: почтовый адрес и другие сведения (номера телефонов, факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). Их размещают ниже наименования предприятия или структурного подразделения. Если предприятие зарегистрировано по одному адресу, а находится по другому, в бланках указывают почтовый адрес по месту нахождения предприятия.
Название вида документа (10) должно соответствовать перечню форм, которые используют на предприятии. Перечень включает названия унифицированных форм документов согласно ДК 010 и названия других документов, которые соответствуют организационно-правовому статусу предприятия.
На продольном бланке название вида документа фиксируют посередине, а на угловом — в левом верхнем углу под наименованием предприятия или структурного подразделения. В письме название вида документа не указывают.
Регистрационный индекс документа (12) составляют из его порядкового номера, который можно дополнять по решению предприятия индексом дела по номенклатуре дел*, индексом структурного подразделения, корреспондентов, вопросов деятельности и др.
* Подробно о составлении номенклатуры дел см. в газете «Налоги и бухгалтерский учет», 2007, спецвыпуск № 7. На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляют через правостороннюю косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо). Месторасположение этого реквизита зависит от бланка (угловой или продольный), а также от вида документа.
Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа (13) включает индекс и дату документа, на который дается ответ. Этот реквизит размещают ниже или на уровне регистрационного индекса на специально отведенном месте на бланке.
Место составления или издания документа (14) указывают на всех документах, кроме писем, в которых эти сведения получают из реквизита «Справочные данные об организации» (09), и располагают на уровне или ниже реквизитов «Дата документа» (11) и «Регистрационный индекс документа» (12).
Гриф ограничения доступа к документу (15) (секретно, для служебного пользования) проставляют без кавычек справа в верхнем углу на первой странице документа. При необходимости его дополняют данными, предусмотренными нормативно-правовыми актами, регламентирующими порядок ведения делопроизводства, которое содержит информацию ограниченного доступа.
А теперь более подробно рассмотрим правила проставления прочих реквизитов.
2.2. Датирование документа
На служебных документах обязательно проставляется дата.
Дата документа (11) — это дата его подписания, утверждения, принятия, регистрации.
Обязательному датированию подлежат также резолюции, согласования, визы, отметки о выполнении и др. Дату документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляют цифровым способом. Элементы даты приводят арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: число, месяц, год. Если порядковый номер числа или месяца состоит из одной цифры, то перед ней ставится 0.
Например: 05.02.2010
Разрешается при оформлении даты вначале указывать год, затем месяц и число.
Например: 2010.02.05
Обращаем внимание: при цифровом способе оформления даты буква «г.» не ставится.
В нормативно-правовых актах и финансовых документах используют словесно-цифровой способ оформления дат. Это обусловлено стремлением помешать подделке дат.
Например: 15 февраля 2010 года или 15 февраля 2010 г.
Проставляют дату документа ниже названия вида документа на специально отведенном месте на бланке. Если документ оформляют не на бланке, дата проставляется ниже подписи слева.
Для распоряжений, приказов, инструкций, положений, справок основной датой является дата подписания или утверждения. Ее проставляет лицо, которое подписывает или утверждает документ. Для служебных писем основной датой является дата регистрации. В документах (протоколах, актах), в которых зафиксировано решение, принятое коллегиальным органом на заседании, собрании, во время проведения проверки и т. п. основной датой является дата, когда такое событие состоялось.
2.3. Адресование документа
Адресатами (16) могут быть предприятия, их структурные подразделения, должностные лица и граждане. В случае адресования документа предприятию или его структурному подразделению без указания должностного лица их наименования указывают в именительном падеже.
При адресовании документа руководителю предприятия или его заместителю наименование предприятия входит в состав должности адресата.
Пример: Директору Николаевского судостроительного завода Петрову И. И.
Если документ посылают должностному лицу, наименование предприятия указывают в именительном падеже, а должность и фамилию адресата — в дательном.
|
Пример: |
Государственный комитет архивов Украины Отдел формирования Национального архивного фонда и делопроизводства Ведущему специалисту Николаенко П. Ф. |
Если документ отправляют в несколько однородных предприятий, их следует указывать обобщенно (например: «Директорам предприятий и руководителям организаций»).
Документ не должен содержать больше четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают. При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список рассылки и на каждом документе указывают только одного адресата. В состав реквизита «Адресат» входит почтовый адрес. Порядок и форма записи сведений о почтовом адресе предприятия должны соответствовать требованиям Правил № 270. Напомним, что в соответствии с п. 42 упомянутого документа почтовый адрес указывается в такой последовательности:
— наименование улицы (проспекта, бульвара, переулка), номер дома, квартиры; — наименование населенного пункта, района, области; — почтовый индекс; — страна назначения.
Пример: ООО «Альянс» ул. Академика Павлова, 162, к. 14, г. Харьков, 61144, Украина При адресовании документа физическому лицу указывают в именительном падеже фамилию, имя, отчество (или инициалы) адресата, улицу, номер дома и квартиры, населенный пункт, район, область, почтовый индекс, страну назначения. 2.4. Резолюция на документе
Указания по исполнению документа фиксируют в форме резолюции (18), включающей фамилию исполнителя (исполнителей) в дательном падеже, содержание поручения, срок исполнения. Резолюция должна быть подписана руководителем и датирована.
|
Пример: |
Иванову И. И. Прошу подготовить предложения до 16.03.2010 Смирнов 23.02.2010 |
Если резолюция содержит указание нескольким лицам, то лицо, обозначенное в списке первым, является ответственным исполнителем, если в документе не оговорено иное.
Указания могут иметь общий или конкретный характер.
Общие указания могут быть выражены так: «К исполнению», «К руководству», «К сведению» и т. д.
Резолюции с конкретными указаниями имеют приказную форму: «Срочно принять меры...», «Удовлетворить просьбу...», «Разобраться и доложить в... срок...», «Незамедлительно доложите о результатах...» и т. д.
На документах со сроками исполнения, которые не требуют дополнительных указаний, в резолюции пишутся только фамилия и инициалы исполнителя, ставятся подпись и дата. Как правило, в документе должно быть не более одной резолюции. Другие резолюции возможны только тогда, когда есть необходимость детализировать порядок выполнения документа. Резолюцию налагают непосредственно на документе, ниже реквизита «Адресат», параллельно основному тексту или на свободном месте в верхней части лицевой стороны первого листа, но не на поле, предназначенном для подшивки документа, и не на тексте. Если на документе нет свободного места для резолюции, разрешено оформлять ее на отдельных листах или специальных бланках. 2.5. Согласование документа Согласование — это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа. Цель согласования — повысить качество документа путем компетентной оценки целесообразности и обоснованности его издания, правильности оформления и установления соответствия законодательству. Согласование может быть внутренним (с подразделениями и должностными лицами внутри предприятия) и внешним (с подведомственными и неподведомственными организациями). Внешним также считается согласование документа с коллегиальными органами общественных объединений (например, с первичной профсоюзной организацией). Внешнее согласование проектов документов оформляется соответствующим грифом.
Гриф согласования (24) располагают ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа. Он состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименования должности лица, которое согласовывает документ (включая наименование предприятия), личной подписи, инициала(ов) и фамилии, даты согласования.
Пример: СОГЛАСОВАНО Председатель первичной профсоюзной организации Ветров И. И. Ветров 04.02.2010 Документ может быть согласован актом, письмом, протоколом и т. д. В этом случае в грифе согласования после слова СОГЛАСОВАНО указывается наименование, дата составления и номер согласовывающего документа. При необходимости размещения нескольких грифов согласования их располагают на одном уровне двумя вертикальными колонками. Первый гриф — от границы левого поля; второй — через 104 мм. Допускается составлять «Лист согласования», о чем производится отметка в самом документе на месте грифа согласования, например: «Лист согласования прилагается».
Визой (25) оформляют внутреннее согласование документа. Виза состоит из наименования должности, личной подписи, инициалов и фамилии лица, визирующего документ, и даты. Визу помещают ниже реквизита «Подпись» (23) как на лицевой, так и на оборотной стороне последнего листа документа, если места для этого на лицевой стороне последнего листа документа не хватает.
Пример:
Начальник юридического отдела
Сидоров Ф. С. Сидоров
Ф. С. Сидоров15.02.2010
Визу проставляют на экземплярах документов, которые остаются на предприятии.
При согласовании документа у визирующего могут возникнуть возражения. В этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен» или «С п. 3 не согласен», «Возражаю» и т. п. Замечания и дополнения к документу излагаются на отдельном листе, о чем в проекте производится отметка: «Замечания и предложения прилагаются». Об имеющихся замечаниях докладывают лицу, подписывающему документ.
Если во время визирования выясняется, что в подготовленный к подписанию документ нужно внести существенные изменения, он требует повторного визирования. Реквизит «Виза» используется также при ознакомлении с документом. Виза ознакомления является письменным подтверждением факта доведения до сведения работника определенного документа. Виза ознакомления включает подпись работника, ее расшифровку и дату. Ей должна предшествовать запись: «С приказом (должностной инструкцией, положением, протоколом, актом и т. д.) ознакомлен».
2.6. Удостоверение документа Удостоверение документов осуществляется путем их подписания, утверждения и проставления печати. Документы подписываются должностными лицами согласно их компетенции, определенной правоустанавливающими документами.
Подпись (23) состоит из наименования должности лица, подписавшего документ (полного, если документ оформлен не на бланке, и сокращенного* — на документе, оформленном на бланке), личной подписи, инициала(ов) и фамилии. Расшифровка подписи в скобки не берется.
* В реквизите «Подпись» можно указать сокращенное наименование предприятия, если оно официально зафиксировано в уставе предприятия (положении об организации).
Пример:
|
Директор Общества с ограниченной | ||
|
ответственностью «Зоря» | Петров | П. П. Петров |
|
или | ||
|
Директор | Ветров | П. С. Ветров |
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей подчиненности должностных лиц.
Пример:
|
Директор | Золоторев | В. В. Золоторев |
|
Главный бухгалтер | Соломатина | В. П. Соломатина |
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.
Пример:
| Начальник финансового отдела | Начальник экономического отдела | ||
| Савченко | Т. Н. Савченко | Марченко | Н. И. Марченко |
Документы коллегиальных органов подписывают председатель коллегиального органа и секретарь.
Если документ составляет комиссия, то указываются не должности лиц, которые подписывают документ, а их статус в составе комиссии.
Пример:
|
Председатель комиссии | Мищенко | В. М. Мищенко |
|
Члены комиссии | Дороненко | Т. И. Дороненко |
|
Соловей Е. М. Е. М. | Соловей |
В случае отсутствия должностного лица, подпись которого указана в документе, документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего, утвердившего или согласовавшего документ, его инициалы и фамилия (исправления вносят рукописным или машинописным способом), например: «Исполняющий обязанности» («И. о.»), «Заместитель» («Зам.»).
Подписывать документ с предлогом «за» или ставить косую черту перед наименованием должности не допускается. Реквизит «Подпись» располагают под текстом документа или под отметкой о наличии приложений на расстоянии 2 — 3-х межстрочных интервалов от текста, при этом отступ от левого края поля не делают. Расшифровку подписи печатают на уровне последней строки наименования должности.
Оттиском печати (26) предприятия заверяют в документе подпись ответственного лица. Однако печати ставятся не на всех документах. Перечень документов, на которых проставляют оттиск печати, определяет предприятие на основании нормативно-правовых актов. Его приводят в инструкции по делопроизводству предприятия. Оттиск печати проставляют так, чтобы он захватывал последние несколько букв наименования должности лица, подписавшего документ.
Особым способом удостоверения документа после его подписания является его удостоверение.
Гриф утверждения (17) должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и двоеточия), наименования должности, подписи, инициала(ов) и фамилии лица, утверждающего документ, и даты.
Пример: УТВЕРЖДАЮ Директор Алексеев Р. В. Алексеев 19.02.2010 При утверждении документа руководителем вышестоящей или сторонней организации в наименование должности включают наименование организации. В случае утверждения документа несколькими должностными лицами их грифы располагают на одном уровне. Если документ утверждается постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек и двоеточия), названия документа в именительном падеже, его даты и номера.
Пример: УТВЕРЖДЕНО Протокол общего собрания акционеров ООО «Вега» 15.02.2010 № 3
Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу первого листа документа. Документы, подлежащие утверждению, целесообразно оформлять на угловых бланках или чистых листах.
Приведем примерный перечень документов, подлежащих утверждению:
— акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций);
— задания (на проектирование объектов, технических сооружений; капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и др.);
— отчеты (о командировках, научно-исследовательских работах и др.); — сметы расходов (на содержание аппарата управления, домов, помещений, сооружений; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и др.);
— нормативы (расходования сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и др.); — перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; типовых документальных материалов, которые создаются в учреждениях с указанием сроков хранения документов, и др.);
— планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; работы коллегии, научно-технического совета, научного совета и др.);
— программы (проведения работ и мероприятий, командировок и др.); — расценки на выполнение работ; — уставы предприятий; — инструкции; — положения; — правила; — структура и штатная численность; — формы унифицированных документов; — штатные расписания. Конкретный перечень документов, подлежащих утверждению, должен быть приведен в инструкции по делопроизводству предприятия.
2.7. Текст документа и заголовок к нему
Текст документа (21) содержит информацию, ради фиксирования которой был создан документ.
Предприятия осуществляют делопроизводство, ведут документацию и переписку на украинском языке. В населенных пунктах страны, где большую часть населения составляют граждане, которые принадлежат к национальным меньшинствам, тексты документов во внутреннем делопроизводстве, наряду с государственным языком, можно составлять на языке соответствующего национального меньшинства в порядке, установленном законодательством (ст. 11 Закона № 8312).
Документы, которые отправляют зарубежным адресатам, можно оформлять на украинском языке или языке страны адресата или на одном из языков международного общения.
Текст документа должен быть изложен кратко, грамотно, понятно, без повторов и употребления слов и оборотов, которые не несут смысловой нагрузки.
Текст оформляют в виде сплошного сложного текста, анкеты, таблицы или объединения этих форм.
С целью ускорения исполнения документов и правильного формирования дел в делопроизводстве каждый документ должен быть посвящен одному вопросу. Исключением является составление протоколов, приказов, планов, отчетов и обобщающих документов.
Тексты распорядительных документов и писем, как правило, состоят из двух частей. В первой указывается основание или обоснование составления документа, во второй — выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы.
В отдельных случаях текст документа может содержать лишь одну резолютивную часть, например приказ — распорядительную часть без констатирующей, письмо — просьбу без пояснений.
Если части текста имеют различные смысловые аспекты или текст документа содержит несколько решений, выводов и т. п., его разбивают на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами и печатают с абзаца.
Заголовок к тексту документа (19) должен содержать краткое изложение основного смыслового аспекта текста документа. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа и отвечать на вопрос «о чем?», «кого?», «чего?». Например, приказ (о чем?) о создании организации; протокол (чего?) заседания правления.
Допускается не указывать заголовок к тексту на документах формата А5. 2.8. Отметки на документах Отметку о контроле (20) исполнения документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль» на левом поле первого листа документа на уровне заголовка к тексту.
Отметку о наличии приложений (22) размещают под текстом документа, отступив 1,5 — 3 межстрочных интервала, а относящийся к приложению текст печатают через один межстрочный интервал. Слово «Приложение» печатают без отступа от левого поля.
Если документ имеет приложение, полное наименование которого приведено в тексте, отметку о его наличии оформляют в такой форме: «Приложение: на 3 л. в 2 экз.».
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров.
Пример: Названия приложений одно от другого отделяют полуторным межстрочным интервалом. Если название приложения занимает несколько строк, их печатают через 1 межстрочный интервал. Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложения, отметка о наличии приложений оформляется по следующей форме:
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают. На большое количество приложений составляют опись, а в самом документе после текста указывают: «Приложения: согласно описи на 57 л.».
Приложения: 1. Акт принятия выполненных подрядных работ от 01.04.2009 на 2 л. в 3 экз. 2. Справка о стоимости выполненных работ и затрат на 5 л. в 3 экз.
Приложение: письмо Государственного комитета архивов Украины от 07.02.2009 № 162/01-04 и приложение к нему, всего на 5 л. в 1 экз.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме: «Приложение: на 4 л. в 1 экз. в первый адрес».
Отметку о заверении копии документа (27) составляют из слов «Согласно оригиналу», наименования должности, личной подписи лица, заверившего копию, его инициалов и фамилии, даты заверения копии и проставляют ниже реквизита «Подпись» (23) без отступа от границы левого поля.
Пример:
| Согласно оригиналу | ||
| Секретарь | Петренко | А. И. Петренко |
| 25.02.2010 |
Сведения об исполнителе документа (28) включают фамилию (или фамилию, имя и отчество) исполнителя и номер его служебного телефона, которые указывают на лицевой стороне в нижнем левом углу последнего листа документа.
Отметку об исполнении документа и направлении его в дело (29) проставляют в левом углу нижнего поля лицевой стороны первого листа документа. Она должна включать следующие данные:
— ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о выполнении, или краткие сведения о выполнении; — слова «В дело»; — номер дела, в котором будет храниться документ; — дату направления документа в дело; — наименование должности и подпись исполнителя.
Пример:
В дело № 11-5
Ответ направлен 26.02.2010 № 11-12/133
Секретарь Василенко А. А. Василенко
26.02.2010
Отметка о наличии документа в электронной форме (30) включает полное имя файла, его место сохранения, код оператора и другие поисковые данные. Ее проставляют в центре нижнего поля лицевой стороны первого листа документа.
Отметка о поступлении документа в организацию (31) (регистрации) включает сокращенное наименование предприятия — получателя документа, дату поступления документа (при необходимости время поступления, часы и минуты) и регистрационный индекс документа, которые проставляют в правом углу нижнего поля лицевой стороны первого листа документа. Отметку о поступлении документа на предприятие целесообразно производить с помощью штампа.
Для штампа отводится место на бланке формата А4 площадью 16 мм х 41,6 мм.
Пример: ЗАО «Прогресс» Дата ____________ № ______________ Запись о государственной регистрации (32) фиксируют только на нормативно-правовых актах органов государственной власти, включенных в государственный реестр в соответствии с Указом Президента Украины «О государственной регистрации нормативно-правовых актов министерств и других органов исполнительной власти» от 03.10.92 г. № 493/92. 2.9. Требования к бланкам документов и размещению реквизитов Служебные документы на предприятиях оформляются на бланках. Бланк (служебного) документа — это унифицированная форма (служебного) документа с напечатанной постоянной информацией реквизитов и имеющимся местом для фиксирования их переменной информации (п.п. 4.1.17 ДСТУ 2732). Требования к бланкам документов установлены национальным стандартом ДСТУ 4163. Для изготовления бланков организационно-распорядительных документов необходимо использовать как основные два формата бумаги — А4 (210 мм х 297 мм) и А5 (148 мм х 210 мм). Разрешается также использовать бланки формата А3 (297 мм х 420 мм) и А6 (105 мм х 148 мм).
Рекомендуется при печатании документов устанавливать такие поля (в миллиметрах): — левое — 30; — правое — 10; — верхнее и нижнее — 20. Поля в документе, как и рабочая площадь, имеют определенное функциональное назначение, поэтому ими нельзя пренебрегать. Назначение полей в документе следующее. Левое поле служит для:
— подшивки документов в папки; — сшивания документов при передаче их на хранение в архив; — размещения отметки о контроле (20); — изображения эмблемы организации или товарного знака (02) и изображения наград (03) на угловых бланках. Верхнее поле предназначено для:
— нумерации страниц и другой информации в колонтитуле; — реквизитов: «Изображение Государственного герба Украины и герба Автономной Республики Крым» (01), «Гриф ограничения доступа к документу» (15); — резолюции, если недостаточно площади в отведенном месте. При этом необходимо следить, чтобы резолюция не попала на левое поле. Правое поле оставляется для обеспечения сохранности текста документа, так как страницы могут обтрепываться при частом пользовании документом, а также при его хранении; особенно это относится к документам постоянного и длительного (более 10 лет) хранения. На нижнем поле размещаются реквизиты: «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» (29); «Отметка о наличии документа в электронной форме» (30); «Отметка о поступлении документа в организацию» (31).
Бланки документов рекомендуется печатать на белой высококачественной бумаге красками насыщенных цветов. Разрешено изготавливать бланки с помощью компьютерной техники. Проектирование бланков документов осуществляют в соответствии со схемами, приведенными на рис. 2.1 (см. с. 7) и 2.2 (см. с. 8), в которых обозначены границы зон расположения определенных реквизитов. Для унифицированной системы организационно-распорядительной документации требование размещения реквизитов в соответствии с указанной схемой является обязательным, установленный допуск — ± 2 мм. При этом возможно использование двух вариантов расположения реквизитов — угловое и продольное (см. рис. 2.1 и 2.2 соответственно). Реквизит «Изображение Государственного герба Украины, герба Автономной республики Крым» (01) государственные организации размещают над серединой реквизита «Наименование вышестоящей организации» (06), при его отсутствии — реквизита «Наименование организации» (07). Реквизиты «Наименование вышестоящей организации» (06), «Наименование организации» (07), «Наименование структурного подразделения» (08), «Справочные данные об организации» (09), «Название вида документа» (10), а также ограничительные отметки для реквизитов «Дата документа» (11), «Регистрационный индекс документа» (12), «Ссылка на регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ» (13), в границах зон расположения реквизитов необходимо размещать одним из следующих способов: — центрованным — начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны; — флаговым — каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны. Устанавливают такие виды бланков документов:
— общий бланк для создания различных видов документов (без указания на бланке вида документа), кроме письма; — бланк для писем; — бланк конкретного вида документа (с указанием на бланке вида документа), кроме письма. На основе общего бланка предприятия можно разрабатывать бланки структурного подразделения или бланки должностного лица, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи конкретных документов. Это право должно быть делегировано должностному лицу руководителем предприятия и оформлено в соответствии с действующим законодательством. Общий бланк в зависимости от учредительных документов предприятия включает реквизиты:
— изображение Государственного герба Украины, герба Автономной Республики Крым (01) (для государственных предприятий и учреждений); — изображение эмблемы организации или товарного знака (02); — изображение наград (03); — код организации (04); — наименование вышестоящей организации (06); — наименование организации (07); — наименование структурного подразделения организации (08); — справочные данные об организации (09); — место составления или издания документа (14). Разрешается наносить ограничительные отметки в виде уголков или других обозначений для реквизитов «Дата документа» (11), «Регистрационный индекс документа» (12), «Заголовок к тексту документа» (19), «Отметка о контроле» (20). Бланк для писем в зависимости от учредительных документов предприятия включает реквизиты:
— изображение Государственного герба Украины, герба Автономной республики Крым (01); — изображение эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания) (02); — изображение наград (03); — код организации (04); — наименование вышестоящей организации (06); — наименование организации (07); — наименование структурного подразделения (08); — справочные данные об организации (09). На бланке для писем рекомендуется наносить ограничительные отметки для размещения реквизитов: «Дата документа» (11), «Регистрационный индекс документа» (12), «Ссылка на регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ» (13), «Адресат» (16), «Резолюция» (18), «Заголовок к тексту документа» (19), «Отметка о контроле» (20), «Текст документа» (21).
Образцы бланков для писем приведены на рис. 2.3 и 2.4 (см. с. 19 и 20). Рисунок 2.3 — Образец углового бланка для писем предприятия
Рисунок 2.4 — Образец продольного бланка для писем предприятия Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов предприятия включает реквизиты:
— изображение Государственного герба Украины, герба Автономной Республики Крым (01); — изображение эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания) (02); — изображение наград (03); — код организации (04); — код формы документа (05); — наименование вышестоящей организации (06); — наименование организации (07); — наименование структурного подразделения (08); — название вида документа (10); — место составления или издания документа (14). Кроме того, на бланке можно наносить ограничительные отметки для реквизитов: «Дата документа» (11), «Регистрационный индекс документа» (12), «Заголовок к тексту документа» (19), «Отметка о контроле» (20). Образец бланка приказа приведем на рис. 2.5 (см. с. 22). Предприятия, ведущие переписку с постоянными зарубежными корреспондентами, могут изготавливать бланки на двух языках. Слева печатают реквизиты «Наименование вышестоящей организации» (06), «Наименование организации» (07), «Наименование структурного подразделения» (08), «Справочные данные об организации» (09) на украинском языке, справа — на иностранном языке. Такие бланки не рекомендуется применять в пределах Украины. В соответствии с Законом № 8312 украинские предприятия имеют право изготавливать бланки на двух языках — украинском и языке национального меньшинства, при этом заголовочные реквизиты располагают на одном уровне продольного бланка.
При необходимости учета бланков предприятия их нумеруют с помощью нумератора, печатным или другим способом на нижнем поле оборотной стороны бланка. 2.10. Требования к документам, изготовляемым с помощью печатных устройств Документы печатают на печатных машинках или с помощью компьютерной техники. Приводимые далее размеры касаются документов, которые имеют размер шрифта 12 — 14 пунктов. Отдельные реквизиты «Код организации» (04), «Код формы документа» (05), «Справочные данные об организации» (09), «Заголовок к тексту документа» (19), «Фамилия исполнителя и номер его телефона» (28), «Отметка о наличии документа в электронной форме» (30) можно печатать меньшими размерами шрифтов (8 — 12). Отдельные внутренние документы (докладные и пояснительные записки, заявления и др.), авторами которых являются как должностные, так и прочие физические лица, разрешается оформлять рукописным способом. Текст документов, печатаемых на листах формата А4, рекомендуется печатать через 1,5 межстрочных интервала, а формата А5 — через 1 — 1,5 межстрочных интервала. Реквизиты документа (кроме текста), которые состоят из нескольких строк, печатают через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования» отделяются один от другого 1,5 — 2 межстрочными интервалами.
Реквизиты документа отделяют один от другого 1,5 — 3 межстрочными интервалами. Название вида документа печатают прописными буквами.
Расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности. Максимальная длина строки многострочных реквизитов (кроме реквизита «Текст») — 73 мм (28 печатных знаков). Если заголовок к тексту превышает 150 печатных знаков (5 строк), его можно продолжить до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят. При оформлении документов рекомендуется придерживаться следующих отступов от границы левого поля документа:
— 12,5 мм — для начала абзацев в тексте; — 92 мм — для реквизита «Адресат»; — 104 мм — для реквизитов «Гриф утверждения» и «Гриф ограничения доступа к документу»; — 125 мм — для расшифровки подписи в реквизите «Подпись», «Гриф утверждения», «Отметка о заверении копии». Не делают отступ от границы левого поля для реквизитов: — дата документа (11); — заголовок к тексту документа (19); — текст документа (без абзацев) (21); — отметка о наличии приложений (22) (только для слова «Приложение»); — фамилия исполнителя и номер его телефона (28); — отметка об исполнении документа и направлении его в дело (29); — наименование должности в реквизите «Подпись»; — гриф согласования (24); — отметка о заверении копии (27), а также для слов СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ. Рисунок 2.5 — Образец продольного бланка конкретного вида документа В случае наличия в документе нескольких грифов утверждения и согласования их размещают на одном уровне вертикальными рядами. Первый гриф — от границы левого поля, второй — через 104 мм. Тексты документов постоянного хранения печатают на одной стороне листа. Документы со сроком хранения до 5 лет можно печатать на лицевой и оборотной стороне листа. При печати на оборотной стороне листа левое и правое поле располагают зеркально, т. е. левое поле устанавливают в размере 10 мм, а правое — 30 мм. Оформляя документы на двух и более страницах, вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» (или сокращения с.) и разделительных знаков. Если документ заканчивается вверху страницы, рекомендуется, чтобы минимум две строчки предшествовали подписи. При подготовке и оформлении документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если этого требует назначение документа или его обработка. 2.11. Рекомендации по оформлению документов с помощью компьютерной техники Создание проектов документов с помощью компьютерной техники (далее — ПК) предусматривает некоторые дополнительные требования к их оформлению. Так, поля для подшивки (верхнее при альбомной ориентации листа, левое при книжной ориентации листа) разрешено увеличивать до 35 мм. Основной текст документа, надписи на рисунках, в таблицах, колонтитулах и другое необходимо выполнять шрифтом одного типа и размера. Чтобы сделать возможным прочтение текста документа на различных вычислительных машинах, рекомендуется пользоваться наиболее распространенными текстовыми редакторами и шрифтами. На текущий момент такими редакторами являются Word (версия 97 и выше), а шрифтами — Times New Roman и Arial. Высота шрифта должна быть соразмерной с высотой шрифта пишущей машинки. Проект документа рекомендуется печатать шрифтом размера 14 пунктов через 1,5 — 2 межстрочных интервала (в шапке таблицы — через 1 интервал).
Шрифтом 12 пунктов через 1 межстрочный интервал можно печатать:
— таблицы (если таблицы не составляют основной текст документа); — примечания; — примеры. Шрифтом 10 пунктов через 1 межстрочный интервал можно печатать:
— текст сноски в конце страницы; — подстрочный текст в формах документов. Другой размер шрифта можно использовать с учетом специфики конкретных элементов документа. Расстояние между заголовками раздела, подраздела, примечанием, примером и предыдущим и последующим текстом, а также между заголовками раздела и подраздела должно составлять не менее 2 межстрочных интервалов. Если документ печатают с обеих сторон листа, должны быть установлены следующие параметры страницы: — зеркальное расположение полей; — книжная ориентация листа; — различать колонтитулы: четной и нечетной страниц, первой страницы; — формат номера страницы (арабские цифры). Абзацный отступ должен быть одинаковым по всему тексту документа. Размер отступа определяет размер шрифта. Рекомендуемый размер отступа — 4 или 5 знаков (приблизительно 1,25 см). Отдельные фрагменты текста рекомендуется выделять шрифтом. Прописными буквами выделяют:
— название документа; — заголовки структурных элементов высшего уровня подчиненности (разделов и приложений). Полужирным шрифтом выделяют:
— название документа; — заголовки элементов документа (разделов, подразделов, пунктов, подпунктов) в случае их наличия; — обозначение, статус и название приложений; — слова «Примечание», «Рисунок __», «Таблица __» рядом с соответствующими элементами. Наклонным светлым шрифтом (курсивом) могут выделяться:
— слово «Пример» возле соответствующего структурного элемента;
— физические и математические величины в тексте документа и в формулах или других выражениях. Шрифтом меньшего размера рекомендуется печатать:
— подстрочный текст в формах документов; — слово «Примечание» и текст примечания;
— текст сноски в конце страницы; — текст в таблице (при необходимости, принимая во внимание специфику приведенного в ней материала). При необходимости упорядоченного представления в документе алфавитно-цифровых элементов, которые записаны одним или несколькими различными алфавитами и (или) цифрами, рекомендуется размещать их в таком порядке: — по украинскому (или русскому) алфавиту и другим алфавитам кириллицы; — по латинскому алфавиту; — по греческому алфавиту; — по другим алфавитам; — обозначения и сокращения, которые начинаются с чисел, в последовательности возрастания этих чисел. Форматируя текст документа, лучше пользоваться только инструментальными средствами текстового редактора. Использовать для форматирования текста символы «Пробел» и «Табуляция» не рекомендуется. Формулы необходимо набирать формульным редактором.
