2245 0

Документирование деятельности коллегиальных органов

12.01.11

Работа коллегиальных органов документируется постановлениями, решениями, распоряжениями. Постановления и решения принимаются в результате обсуждения определенных задач и вопросов на заседаниях (совещаниях) коллегиальных органов. Ход заседаний фиксируется в протоколах, которые оформляются в соответствии с определенными правилами. Протокол ведет назначаемый или избираемый секретарь или специально назначенное лицо.

Начало читай тут

Протокол— документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов (эта группа протоколов не включает специфические протоколы судебно-следственных органов, дипломатической службы, а также протоколы, составляемые официальными лицами для удостоверения какого-либо факта, например протокол санитарного инспектора).

Протоколы оформляются на общих бланках формата А4 или на чистых листах бумаги. Реквизиты протокола следующие:

— наименование вышестоящей организации;

— наименование организации;

— наименование структурного подразделения;

— название вида документа (протокол);

— дата заседания;

— номер документа;

— место заседания;

— гриф утверждения (в том случае, если протокол подлежит утверждению);

— заголовок;

— текст;

— подписи.

Датой протокола является именно дата заседания, а не дата окончательного оформления и подписания протокола. Если заседание длится несколько дней, указывают дату начала и через тире — дату окончания заседания, например 01 — 03.12.2009.

Протоколы, как правило, имеют порядковую нумерацию с начала календарного года, которая одновременно означает и количество проведенных заседаний. Вместе с тем индекс протокола может состоять из порядкового номера в пределах календарного года и через косую черту — порядкового номера с момента избрания данного органа.

В реквизите «Место заседания» указывают город, в котором состоялось заседание.

В заголовке протокола указываются вид коллегиальной деятельности — заседание, собрание, совещание — и название коллегиального органа в родительном падеже. Например: Протокол заседания экспертной комиссии; Протокол собрания членов жилищного кооператива.

В тексте протокола выделяют две части — вводную и основную. Вводная часть содержит строго определенную информацию, располагаемую всегда в одинаковом порядке:

Председатель — фамилия и инициалы.

Секретарь — фамилия и инициалы.

При проведении оперативных совещаний эта часть протокола отсутствует.

В протоколе заседания постоянно действующего коллегиального органа сначала перечисляются фамилии присутствующих постоянных членов коллегиального органа в алфавитном порядке (без указания должности), а затем — фамилии приглашенных с указанием их должностей:

Присутствовали — перечисляется состав присутствующих.

Приглашенные — указываются должности, наименования организаций и фамилии приглашенных.

На крупных расширенных заседаниях и собраниях присутствующие указываются только количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу.

Например:

Присутствовали — 35 человек (список прилагается).

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, в которой указываются вопросы, выносимые на обсуждение, фамилии и инициалы докладчиков, а также в случае необходимости и их должности. Вопросы в повестке дня должны располагаться так, чтобы первыми были наиболее важные и сложные. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и помещается с новой строки с абзацного отступа.

Пример:

Повестка дня:

1. О подготовке предприятия к работе в зимний период. Доклад главного энергетика Головни В. П.

2. Об итогах проверки предприятия органами государственного пожарного надзора. Сообщение начальника отдела охраны труда Стояна И. А.

В повестке дня не должно быть вопроса, сформулированного словом «разное». Каждый рассматриваемый вопрос должен быть конкретизирован.

В отдельных случаях, если на рассмотрение выносится много вопросов, повестка дня может не вноситься в текст протокола, а оформляться в виде приложения. Тогда в протоколе делается отсылочная запись: «Повестка дня заседания прилагается».

Основная часть протокола отражает работу коллегиального органа. В ней записываются все выступления. Строится она по разделам в соответствии с порядком обсуждения вопросов повестки дня. Разделы нумеруют арабскими цифрами, при этом номер раздела должен соответствовать номеру вопроса повестки дня. Каждый раздел строится по традиционной схеме: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие. Таким образом, они зрительно разбивают текст и это позволяет быстро найти нужный вопрос.

Слово «СЛУШАЛИ» начинает раздел и пишется от левого поля без отступа рядом с цифрой, обозначающей порядковый номер вопроса. В следующей строке с абзаца указывают фамилию и инициалы докладчика в родительном падеже. После фамилии ставят тире и с прописной буквы излагают основное содержание доклада (сообщения). Текст излагают от третьего лица единственного числа, например: «Указала, что необходимость предоставления...»

Если текст или тезисы докладов или выступлений прилагаются отдельно, то после фамилии с инициалами делают запись: «Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается».

Так же оформляется раздел «ВЫСТУПИЛИ». Однако имеются и некоторые отличия. Слово «ВЫСТУПИЛИ» пишут от левого поля без нумерации. Следует также обратить внимание: фамилии выступающих в данном разделе указывают в именительном падеже. Фамилию и инициалы каждого выступающего пишут с абзаца, далее ставят тире и с прописной буквы излагают суть выступления. В тексте выступления целесообразно каждую мысль выступающего начинать с абзаца.

По каждому вопросу повестки дня принимают решения, которые фиксируют ниже слова «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» с абзаца. Раздел «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» печатают через 2 — 3 межстрочных интервала после предыдущего текста.

Если в постановлении (решении) содержатся различные по характеру вопросы, то оно делится на пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

Постановляющая часть протоколов, как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содержать составные части: кому, что сделать и в какой срок.

Принятые решения записывают, начиная чаще всего словами: утвердить тот или иной доклад, одобрить те или иные меры, такую-то информацию принять к сведению, утвердить проект в принятой редакции или с учетом внесенных изменений и поправок.

Особое мнение по поводу принятого решения участник заседания за своей подписью может изложить на отдельном листе, который прилагается к материалам протокола. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения.

При необходимости в протоколе указывают результаты голосования по тем или иным вопросам, которые стали основанием для принятия решения. Результаты голосования, например по каждой кандидатуре, записывают таким образом: «За Смирнову Ю. А. подано 63 голоса, против — 0, воздержались — 2».

Протокол подписывают председатель и секретарь.

Текст протокола должен быть кратким, точным, ясным, включать информацию, всесторонне характеризующую обсуждение вопроса.

Наиболее важные заседания на крупных предприятиях стенографируют. После расшифровки стенограмму прилагают к протоколу.

В зависимости от полноты освещения хода заседания протоколы бывают краткими и полными. В кратком протоколе указывают только повестку дня, фамилию докладчика, фамилии выступивших при обсуждении и принятое решение. Такой протокол не дает представления о ходе обсуждения вопроса, о мнениях, высказанных в прениях. Его можно вести в том случае, когда заседание стенографируется или ведется фонозапись, а также когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. В любом случае стенограмма и фонограмма не исключают протокола. Краткими протоколами оформляются также оперативные совещания. Во всех остальных случаях составляют полный протокол.

Решения коллегиальных органов, зафиксированные в протоколе, доводятся до исполнителей в виде постановлений и решений, а на предприятиях, действующих на принципе единоначалия, — в приказах.

Решения могут быть доведены до исполнителей и в виде выписки из протокола.

Копии протоколов, выписки из постановлений (решений), принятых на заседаниях коллегиальных органов, оформляются так же, как и другие распорядительные документы.

Все документы, связанные с подготовкой заседания (прежде всего это составление и согласование повестки дня, подготовка списка участников заседания и приглашенных, составление справок и докладных записок по предлагаемым к обсуждению вопросам, текстов и тезисов докладов, проектов предполагаемых решений), обязательно подшиваются к протоколу, а на обложке дела указывается: «Протоколы заседаний и документы к ним».

Приведем образец формы протокола (см. с. 54).

Общество с ограниченной ответственностью «Космос»

ПРОТОКОЛ

12.01.2010

г. Харьков

№ 1

Собрания участников ООО «Космос»

Председатель — Иванченко В. И.

Секретарь — Петрова Л. М.

Всего участников общества — 15

Присутствовали: 15 человек (список прилагается)

Приглашенные: И. о. директора Боков А. В.

Главный бухгалтер Тимченко Н. М.

Повестка дня:

1. О результатах финансово-хозяйственной деятельности за 2009 год и распределении прибыли.

Доклад главного бухгалтера Тимченко Н. М.

2. О назначении директора ООО «Космос».

Сообщение Волохова Г. М.

1. СЛУШАЛИ:

Тимченко Н. М. — текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Антонов Н. С. — Предложил 10 % прибыли, полученной обществом в 2009 году, направить на пополнение резервного капитала, остальную часть прибыли выплатить в виде дивидендов участникам общества пропорционально их долям в уставном капитале.

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Утвердить отчет о финансово-хозяйственной деятельности ООО «Космос».

1.2. Направить 10 % прибыли 2009 года на пополнение резервного капитала общества, остальную часть прибыли выплатить в качестве дивидендов участникам общества пропорционально их долям в уставном капитале.

2. СЛУШАЛИ:

Волохова Г. М. — Предложил назначить директором ООО «Космос» Бокова А. В.

ВЫСТУПИЛИ:

Иванченко В. И. — Поддержал кандидатуру Бокова А. В.

ПОСТАНОВИЛИ:

Назначить директором ООО «Космос» Бокова А. В.

Председатель

Иванченко

В. И. Иванченко

Секретарь

Петрова

Л. М. Петрова

 

В некоторых случаях необходимо сделать выписку из протокола. Как указывалось ранее, выписка из документа — это заверенная копия части текста служебного документа. В выписках делается дословная запись содержания выписываемых разделов, пунктов, абзацев.

При оформлении выписки из протокола обязательно пишут вводную часть, включая вопрос повестки дня, по которому делается выписка, а затем из основной части дословно выписывают текст нужного раздела. Как правило, выписку делают по одному вопросу повестки дня, указывая пункты «СЛУШАЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ» (пункт «ВЫСТУПИЛИ» обычно опускается). Далее проставляется реквизит «Подпись» с фамилиями председателя и секретаря.

Выписка оформляется на соответствующем бланке или на чистом листе с воспроизведением всех реквизитов бланка и удостоверяется проставлением отметки о заверении копии. В определенных случаях, предусмотренных нормативными документами, выписки заверяют печатью.

Приведем образец формы выписки из протокола.

Общество с ограниченной ответственностью «Космос»

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

12.01.2010

г. Харьков

№ 1

Собрания участников ООО «Космос»

Председатель — Иванченко В. И.

Секретарь — Петрова Л. М.

Всего участников общества — 15

Присутствовали: 15 человек (список прилагается)

Приглашенные: И. о. директора Боков А. В.

Главный бухгалтер Тимченко Н. М.

Повестка дня:

2. О назначении директора ООО «Космос».

Сообщение Волохова Г. М.

2. СЛУШАЛИ:

Волохова Г. М. — Предложил назначить директором ООО «Космос» Бокова А. В.

ПОСТАНОВИЛИ:

Назначить директором ООО «Космос» Бокова А. В.

Председатель

В. И. Иванченко

Секретарь

Л. М. Петрова

Согласно оригиналу

Секретарь

Петрова

Л. М. Петрова

15.01.2010

Продолжение читай тут



Помітили помилку? Виділіть її та натисніть Ctrl+Enter, щоб повідомити нас про це
загрузка...
Коментарі (0)