Ані лишків, ані нестач: чи складати звіряльні відомості?

Так, вважаємо, що звіряльні відомості необхідно складати у будь-якому разі.

Власне, чому таке запитання виникає у бухгалтерів? Передусім це зумовлено тим, що в наказі № 572*, яким, зокрема, затверджено форми Звіряльної відомості результатів інвентаризації необоротних активів та Звіряльної відомості результатів інвентаризації запасів, відсутні будь-які пояснення Мінфіну щодо їх складання. Ба більше, у виносці 1 до таких звіряльних відомостей зазначено: «До відомостей включаються виявлені розбіжності між даними бухгалтерського обліку і даними інвентаризаційних описів».

* Наказ Мінфіну «Про затвердження типових форм для відображення бюджетними установами результатів інвентаризації» від 17.06.2015 № 572.

З огляду на таке формулювання, не дивно, що багато бухгалтерів роблять хибні висновки. Нібито якщо розбіжності між даними бухобліку та фактичною наявністю активів відсутні, то й складати звіряльні відомості не потрібно. Але це не так, оскільки підстави для складання звіряльних відомостей варто шукати насамперед у Положенні № 879*.

* Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879.

Загальновідомо, що основною метою проведення інвентаризації є перевірка та документальне підтвердження не тільки наявності та стану активів, але й їх відповідності критеріям визнання і оцінки. Серед іншого, такий захід проводять в установі для установлення лишків або нестач активів. Але це можливо зробити лише шляхом зіставлення фактичної їх наявності з даними бухгалтерського обліку. Таким є припис п. 5 розд. І Положення № 879 (ср. USER_SHOW_ID).

І тільки після того, як інвентаризаційна комісія перевірила та зафіксувала наявність активів на місцях їх зберігання, можна перейти до наступного етапу — підбиття підсумків інвентаризації.

Для цього інвентаризаційні описи (акти інвентаризації) передають для перевірки до бухгалтерської служби установи. При цьому бухгалтерська служба не тільки перевіряє правильність підрахунків у матеріалах інвентаризації, але й проставляє кількісні та цінові показники у відповідних рядках. Далі порівнюють облікові дані із даними щодо фактичної наявності й складають звіряльні відомості активів і зобов’язань. Вартість лишків і нестач цінностей у звіряльних відомостях наводять відповідно до їх оцінки в регістрах бухобліку.

Таким чином, без складання звіряльних відомостей інвентаризаційна комісія фактично не зможе підбити підсумки інвентаризації.

Нагадаємо: основним підсумковим документом, який складають за результатами інвентаризації, є Протокол інвентаризаційної комісії. В ньому інвентаризаційна комісія відображає свої висновки щодо виявлених розбіжностей та пропозиції щодо їх врегулювання.

Зокрема, у протоколі наводять:

— причини нестач, втрат, лишків;

— пропозиції щодо врегулювання виявлених розбіжностей між фактичною наявністю матеріальних активів та зобов’язань і даними бухгалтерського обліку. Це може бути залік внаслідок пересортиці, списання нестач у межах норм природного убутку, а також списання понаднормових нестач.

Та головне — інвентаризаційна комісія робить ці висновки саме на підставі звіряльних відомостей, складених бухгалтерською службою. Інакше кажучи, звіряльні відомості є підставою для складання протоколу інвентаризаційної комісії.

Тому рекомендуємо складати звіряльні відомості незалежно від того, виявлено лишки, нестачі чи ні. Якщо ж розбіжності між даними бухгалтерського обліку і фактичною наявністю матеріальних цінностей відсутні, у відповідних клітинках звіряльних відомостей ставимо прочерки. Тобто залишати їх порожніми не слід.