Безкоштовне поліпшення службового авто: як показати в обліку?

В ситуації читача потрібно дотримуватися ключового правила — незалежно від форми надання допомоги, бюджетна установа має правильно її оформити та відобразити в бухобліку. Далі пояснимо, як саме це слід зробити.

Як класифікувати та оформити отриману допомогу?

Отримання благодійної допомоги, як роботи з поліпшення основного засобу (далі — ОЗ), слід трактувати як безоплатно надану послугу (виконану роботу).

Під час приймання таких робіт установа-отримувач зобов’язана належним чином задокументувати факт передачі такої допомоги. Основним документом є Акт приймання-передачі виконаних робіт (наданих послуг) довільної форми. Приклад такого документа наведено в статті «Благодійна допомога: оформлення та облік (частина 2)» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2023, № 28).

В акті обов’язково потрібно зазначити:

— перелік і найменування виконаних робіт;

— обсяг та вартість кожного виду робіт;

— реквізити благодійника.

Акт складається комісією установи з подальшим затвердженням керівником. Якщо благодійник надає додаткові документи (кошторис, акти, накладні тощо), які підтверджують вартість робіт, — це суттєвий плюс для установи.

Якщо ж підтвердних документів немає, вартість таких робіт визначає комісія установи з урахуванням:

— ринкових цін на аналогічні роботи;

— обсягу та складності робіт;

— консультацій з фахівцями (за потреби).

Також під час приймання безоплатно виконаних робіт комісія установи має визначити їх характер. Зокрема, необхідно правильно класифікувати такі роботи: як поліпшення чи як ремонт ОЗ. Саме від цього й залежить подальше відображення отриманих робіт у бухгалтерському обліку установи.

Так, в описаній ситуації установа отримала від благодійника допомогу як роботи, пов’язані зі встановленням системи навігації та сигналізації на службовий автомобіль. Вочевидь, такі роботи є різновидом поліпшення ОЗ.

Що в бухобліку?

Надходження благодійної допомоги, як робіт з поліпшення ОЗ (у т. ч. поліпшення авто), слід відображати в бухобліку з урахуванням низки особливостей. Далі наведемо основні з них.

По-перше, роботи, отримані як благодійна допомога, відображаємо в бухобліку за вартістю, зазначеною у наданих благодійником супровідних документах.

Якщо ж благодійник не надав жодних підтвердних документів щодо вартості виконаних робіт, їх вартість має визначити комісія установи. При цьому слід ураховувати обсяг та складність виконаних робіт, поточні ринкові ціни на такі роботи.

По-друге, благодійну допомогу, отриману як роботи, слід відображати в бухобліку з огляду на характер та ознаки виконаних робіт.

Так, якщо роботи визначено як поліпшення ОЗ (модернізація, реконструкція тощо), тоді їх вартість слід віднести до капітальних інвестицій. Тобто вартість виконаних робіт з поліпшення відображаємо за дебетом субрахунку 1311 «Капітальні інвестиції в основні засоби».

У подальшому збільшуємо первісну вартість поліпшеного ОЗ. У ситуації читача таке збільшення вартості відображаємо за дебетом субрахунку 1015 «Транспортні засоби».

По-третє, на суму отриманої благодійної допомоги, у т. ч. як роботи, обов’язково збільшуємо доходи. Причому доходи визнаємо в тому звітному періоді, в якому фактично було отримано допомогу.

Нагадаємо: благодійні надходження належать до доходів за необмінними операціями. Тому на суму вартості безоплатно виконаних робіт слід показати доходи за кредитом субрахунку 7511 «Доходи за необмінними операціями».

І, звісно, на суму отриманої благодійної допомоги слід скласти та подати до Казначейства Довідку про надходження у натуральній формі за кодом доходів 25020100 «Благодійні внески, гранти та дарунки». Зробити це слід не пізніше останнього робочого дня звітного місяця.

Крім того, не забудьте зробити запис про зміни в характеристиці об’єкта ОЗ, пов’язані з його поліпшенням, до Інвентарної картки обліку об’єкта ОЗ.