Квитки на відвідування музею: як обліковувати?

Квиток — звичайний чи особливий документ?

Квиток — це документ, який підтверджує право особи на одноразове відвідування заходу.

Інакше кажучи, для культурно-освітніх закладів бланки квитків є звичайнісінькими бланками документів, що використовуються для підтвердження факту надання послуг відвідувачам. Водночас операції, пов’язані з придбанням бланків квитків (замовленням на виготовлення) та реалізацією їх відвідувачам потребують дотримання певних правил. Зазначені заклади здійснюють такі операції з урахуванням особливостей, визначених галузевими документами.

Наразі є чинною Інструкція № 452*, яка визначає порядок ведення операцій та оформлення документів, пов’язаних з рухом квитків (абонементів). Кого саме стосується цей документ? Насамперед до сфери дії згаданої Інструкції належать такі культурно-освітні заклади, як:

— культурні центри;

— музеї;

— художні галереї (виставки);

— виставкові зали;

— історико-культурні заповідники;

— парки культури та відпочинку;

— клуби;

— палаци і будинки культури;

— заклади освіти сфери культури, культурно-інформаційні і культурно-просвітницькі центри тощо.

* Інструкція з ведення квиткового господарства в театрально-видовищних підприємствах та культурно-освітніх закладах, затверджена наказом Мінкультури від 07.07.99 № 452.

Звісно ж, в Інструкції № 452 годі й шукати чітких вказівок щодо відображення на рахунках бухгалтерського обліку операцій з придбання та реалізації квитків відвідувачам. Утім, у зазначеній Інструкції наведено важливу термінологію та рекомендації щодо ведення квиткового господарства, які допоможуть розібратися у ситуації читача.

До речі, в згаданому документі наведено правила оприбуткування, реалізації, зберігання та знищення невикористаних квитків (абонементів). Окрім того, у додатках до Інструкції № 452 можна знайти форми первинних документів, обов’язкових для застосування культурно-освітніми закладами.

Як показати в бухобліку?

Квитки на відвідування культурно-освітніх закладів, виготовлені на замовлення, — це ні що інше, як бланки документів, тобто звичайні матеріальні цінності. Тож не сумнівайтеся: сміливо визнавайте їх активами.

Узагальнимо особливості обліку бланків квитків на відвідування музею.

Правило 1. Зараховуємо квитки на баланс

Отримані бланки квитків на відвідування музею слід обліковувати у складі запасів.

Здебільшого для обліку бланків різних документів, котрі установи придбавають для використання у своїй діяльності, застосовують субрахунок 1812 «Малоцінні та швидкозношувані предмети».

Проте для обліку бланків квитків вважаємо за доцільне застосовувати субрахунок 1518 «Інші виробничі запаси». Це дозволить відокремити в бухобліку бланки квитків від бланків інших документів. До того ж, як відомо, МШП підлягають списанню з балансу за фактом їх передачі у використання. Тоді як квитки варто списувати лише після їх реалізації. Але про це дещо згодом.

Правило 2. Бланки квитків не є грошовими документами

Окремо наголошуємо — отримані бланки квитків у жодному разі не варто розглядати як грошові документи. Пояснимо чому.

По-перше, такі бланки не згадуються серед грошових документів, для обліку яких застосовують субрахунок 2213 «Грошові документи у національній валюті».

Маєте сумніви? Тоді радимо переглянути призначення рахунка 22 «Готівкові кошти та їх еквіваленти», наведене в Порядку застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі, затвердженому наказом Мінфіну від 29.12.2015 № 1219.

По-друге, ціну, яку з огляду на вимоги Інструкції № 452 зазначають на квитку друкарським способом або спеціальним штампом у гривнях, або наносять пристроєм друку, або зазначають у електронному зображенні квитка при застосуванні автоматизованої системи продажу квитків, визначають не для цілей бухобліку, а зовсім з іншою певною метою. Зокрема, так позначають вартість послуги з відвідування заходу. Ціну на квитки затверджує своїм розпорядчим документом керівник закладу культури, який є організатором заходу для окремого заходу або на тривалий час відповідно до схеми розподілу місць глядацької зали за ціновими категоріями.

Правило 3. Бланки квитків не є бланками документів суворої звітності

Зауважте: перелік «суворих» бланків документів законодавці вже давно звели до мінімуму. І бланки квитків на відвідування музеїв 100 % не належать до переліку документів суворої звітності. А тому їх не потрібно обліковувати ані на субрахунку 1816 «Інші нефінансові активи», ані на позабалансовому субрахунку 081 «Бланки документів суворої звітності розпорядників бюджетних коштів».

Правило 4. Обліковуємо за вартістю придбання

Бланки квитків на відвідування музею відображаємо в бухгалтерському обліку за ціною їх придбання. Тобто зараховуємо їх баланс за вартістю, за якою такі бланки були виготовлені друкарським способом на замовлення культурно-освітнього закладу.

Правило 5. Зберігаємо за особливими правилами

Як ми зазначили, бланки квитків на відвідування не є грошовими документами, але зберігати їх слід з дотриманням особливих правил. Так, вони мають зберігатися окремо від інших матеріальних цінностей у спеціальному приміщенні, сейфі або металевій шафі (скрині) під замком та пломбою культурно-освітнього закладу. Такі вимоги щодо зберігання бланків квитків прописано в розд. V Інструкції № 452.

Очевидно, що із працівником, відповідальним за їх зберігання, має бути укладено договір про повну матеріальну відповідальність.

Правило 6. Списуємо з балансу за фактом реалізації

Етап реалізації квитків відвідувачам — досить відповідальна справа. Тому з розповсюджувачем квитків має бути укладено договір про повну матеріальну відповідальність. Адже згідно з п. 4.7 Інструкції № 452 видача квитків (абонементів) розповсюджувачам квитків, які працюють за трудовим договором, проводиться тільки у разі укладення з ними договорів про повну матеріальну відповідальність відповідно до чинного законодавства.

Бланки квитків передають для реалізації відповідальній особі за накладною на видачу квитків (абонементів) за формою № КГ-7 (додаток 6 до Інструкції № 452). Однак сам по собі факт передачі бланків квитків відповідальній особі не є підставою для списання таких цінностей у бухобліку. Адже використання у такому разі фактично не відбувається. Списувати бланки квитків варто тільки після їх реалізації відвідувачам. Як це робити правильно? Ці питання прописано в розд. IV Інструкції № 452.

На підтвердження факту реалізації квитків відвідувачам відповідальна особа оформлює Зведений звіт про реалізацію квитків (абонементів) за формою № КГ-10 (додаток 9 до Інструкції № 452) або Касовий звіт про реалізацію квитків (абонементів) підприємства, організації, установи культури, час відвідування яких необмежений, у квиткового касира за формою № КГ-11 (додаток 10 до Інструкції № 452). Застосування цих форм та правила їх заповнення залежать від способу продажу квитків. У будь-якому разі звіт про реалізацію квитків обов’язково має бути переданий до бухгалтерської служби культурно-освітнього закладу.

Не забувайте про контрольні заходи!

Майте на увазі: організація внутрішнього (оперативного) обліку надходження, реалізації та зберігання бланків квитків потребує ретельного контролю. Відповідальність за це відповідно до п. 8.2 розд. VIII Інструкції № 452 покладено на керівника культурно-освітнього закладу.

Водночас з метою перевірки фактичної наявності бланків квитків, що знаходяться у відповідальної особи, слід проводити інвентаризацію таких документів. Причому проводити такий контрольний захід п. 7.4 Інструкції № 452 зобов’язує один раз на місяць.

І, звісно ж, не забудьте особливості організації бухгалтерського та оперативного обліку таких матеріальних цінностей чітко прописати у наказі про організацію бухгалтерського обліку вашого закладу.