Поштові марки:новий погляд на облік давніх знайомих

Світлана ВЕЖИЧАНІНА

експерт з фінансових питань

Купуємо марки

Видатки на придбання марок для відправки службової кореспонденції слід здійснювати за КЕКВ 2210 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар» (п. 1 п.п. 2.2.1 Інструкції № 333).

До речі, наразі з придбанням поштових марок і маркованих конвертів на умовах попередньої оплати жодних проблем. Це стало можливим завдяки внесеним уточненням до п. 15¹ Постанови № 641². 

Зберігаємо правильно

Поштові марки та марковані конверти є грошовими документами і мають зберігатися у касі установи. Пряму вказівку на це містить 2.6 розд. ІІ Порядку № 372³. Здебільшого, відповідальним за облік і зберігання ЗПО в установі призначають касира.

Якщо ж в установі немає каси, керівник установи своїм наказом має призначити МВО з числа інших працівників.Це може бути: секретар, працівник відділу кадрів, бухгалтер або інший працівник установи.

Місцем зберігання ЗПО за відсутності каси буде сейф або металева шафа. 

Рух марок – НЕ касові операції

Нагадаємо: касові операції – це операції суб'єктів господарювання між собою та з фізичними особами, пов'язані з прийманням і видачею готівки під час проведення розрахунків через касу з відображенням цих операцій у відповідних книгах обліку (п.п. 12 п. 3 Положення № 148⁴).

Готівкою вважаються грошові знаки національної валюти України (банкноти і монети, у т. ч. розмінні, обігові, пам'ятні монети, які є платіжними засобами) (п.п. 3 п. 3 Положення № 148). У свою чергу, грошові знаки національної валюти України включають (п.п «а» п. 6 ч. 1 ст. 1 Закону № 2473⁵):

-       гривні у вигляді банкнот, монет, у тому числі обігових, пам’ятних та ювілейних монет;

-       інші форми, що перебувають в обігутає законним платіжним засобом на території України, а також вилучені або такі, що вилучаються з обігу, але підлягають обміну на грошові знаки, що перебувають в обігу.

Тож поштові марки та марковані конверти належать саме до інших форм грошових знаків, які використовуються для оплати послуг поштового зв'язку. Тоді як базове Положення № 148 лише обігу банкнот та монет.

З огляду на це, надходження, рух та вибуття інших форм грошових знаків (у тому числі й поштових марок) вважати касовими операціями не можна. 

Оформляємо рух та списання

Як оформляти надходження, рух і вибуття поштових марок та маркованих конвертів у вашій установі, вирішувати тільки вам. На цьому наголошував і головний фіногран ще в 2016 році (див. лист Мінфіну «Щодо обліку поштових марок» від 10.08.2016 р. N 31-11420-07-10/23346).

Звісно, ви може й надалі використовувати для цього касові ордери, журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів, тощо. Якщо вам так зручно, будь ласка. Але це не обов’язково.

Ми радимо визначити порядок документування таких операцій у внутрішньому розпорядчому документі. Зокрема, це доцільно прописати окремим пунктом у наказі про організацію бухобліку вашої установи.

Форми для відображення руху поштових знаків також слід затвердити самостійно. Зразки цих форм необхідно навести у додатках до відповідного розпорядчого документу.

Пропонуємо застосовувати такі форми:

• Відомість обліку ЗПО – оформлюється МВО длявідображення прийнятих та використаних знаків;
• Журнал реєстрації вихідних документів (додаток 6до Правил № 1000/5⁶) – ведеМВО. Тут слід відображати службову кореспонденцію, для відправлення якої було використано ЗПО;
• Звіт про використання ЗПО – зведена інформація по використаним поштовим знакам. Оформлюється такий звіт МВО за підсумками кожного звітного місяця.

Списання ЗПО провродить створена за наказом керівника комісія зі списання товарно-матеріальних цінностей. На підставі звіту про використання поштових знаків комісія складає акт списання. Форму такого акту також слід затвердити наказом про організацію бухобліку. 

Бухоблік марок

Для обліку поштових марок і маркованих конвертів призначено субрахунок 2213 «Грошові документи у національній валюті». ЗПО слід відображати в обліку за їх номінальною вартістю. 

УВАГА! Поштові марки не є бланками документів суворого обліку. Тому обліковувати їх на позабалансовому субрахунку 081 не потрібно. 

Для деталізації операцій з надходження і використання поштових знаків, радимо застосовувати окремі аналітичні рахунки в межах субрахунку 2213. Наприклад, це можуть бути такі рахунки, як:

• 2213/1 «Грошові документи придбані» – для обліку ЗПО, отриманих від УДППЗ «Укрпошта»;

• 2213/2 «Грошові документи на зберіганні у МВО» – для обліку ЗПО, переданих на зберігання МВО.

Майте на увазі: немарковані конверти не належать до грошових документів. Їх слід обліковувати у складі запасів на субрахунку 1812 «Малоцінні та швидкозношувані предмети». 

¹ Положення про знаки поштової оплати, затверджене наказом Мінтрансзв’язку від 24.06.2010 р. № 388.

2 Постанова КМУ «Про встановлення карантину та запровадження посилених протиепідемічних заходів на території із значним поширенням гострої респіраторної хвороби COVID-19, спричиненої коронавірусом SARS-CoV-2» від 22.07.2020 р. № 641.

³ Порядокбухгалтерського обліку окремих активів та зобов'язань бюджетних установ, затверджений наказом Мінфіну від 02.04.2014 р. № 372.

4Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148.

5 Закон України «Про валюту і валютні операції» від 21.06.2018 р. № 2473-VIII.

⁶ Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджене наказом Мінюста від 18.06.2015 р. № 1000/5.  

Примірні форми Відомості обліку ЗПО, Звіт про використання ЗПО та Акта списання ЗПО ви знайдете у журналі «Бюджетна бухгалтерія», 2021, № 9, с. 18-20. Також на сторінках нашого видання наведено приклад обліку операцій із надходження і використання поштових марок та маркованих конвертів. Підказки щодо відображення таких активів у формах фінансової звітності теж чекають на вас у 9-му номері нашого видання. 

Читати докладніше

Окрім того, у свіжому випуску «Бюджетної бухгалтерії»: 

• Об’єднана звітність з типом «Довідкова»: ситуація на сьогодні
  
• Попередня оплата: чергове пом’якшення
  
• Оклади «обслуговуючих» робітників — 2021: підвищуємо, не підвищуємо, підвищуємо…
  
• Щодо використання залишків освітньої субвенції Лист від 30.06.2020 р. № 1/11-4420
• Щодо неухильного дотримання законодавства Лист від 14.08.2020 р. № 1/9-441
• Залишки освітньої субвенції: витрачаємо з розумом Що, до чого і для кого?
  
• Щодо порядку ліцензування медичних кабінетів в умовах закладів освітиЛист від 22.12.2020 р. № 17-01/39067/2-20
• Медкабінет у закладі освіти: на яких умовах працює?
  
• Поштові марки: новий погляд на облік давніх знайомих
  
• 2 строкових ≠ безстроковий: коли трудові договори «у безпеці»
  
• Працівник досяг 18-річчя: звільняти чи переводити?
  
• Е-декларація «перед звільненням»: якщо вихідна допомога спізнилась
  
• Асистент вихователя: як підвищити тарифний розряд
  
• Учитель із науковим ступенем: трудовий договір, атестація та доплата
  
• Підвищення кваліфікації у вихідний: «середню» НЕ зберігаємо
  
• Директор бібліотеки: надбавка за особливі умови роботи