Працівник їде до іншого населеного пункту на один день: чи буде відрядження?

Чи буде відрядження?

Насамперед звернемося до норм Інструкції № 59*. Адже саме ця Інструкція унормовує порядок направлення працівників у відрядження.

* Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 № 59.

І передусім пригадаємо, що взагалі таке відрядження.

Службове відрядження — це поїздка працівника за розпорядженням керівника державного органу, підприємства, установи та організації, що повністю або частково утримується (фінансується) за рахунок бюджетних коштів, на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв’язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства).

Таке визначення наведено в п. 1 розд. І Інструкції № 59.

Як видно із запитання, водія направлено саме до іншого населеного пункту і саме для виконання службового доручення.

Тож відрядженню в описаному в запитанні випадку бути.

Як випливає з п. 1 розд. ІІ Інструкції № 59, направлення працівника у відрядження здійснює керівник або його заступник та оформлює його наказом (розпорядженням).

У цьому розпорядчому документі необхідно визначити:

— мету виїзду;

— завдання (у разі потреби);

— пункт призначення (місто або міста призначення, інші населені пункти, найменування підприємства, установи або організації, куди відряджається працівник);

— строк (дата вибуття у відрядження та дата прибуття з відрядження);

— джерело фінансового забезпечення витрат на відрядження;

— інші ключові моменти (вид транспорту, інформація про додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження, у разі їх установлення керівником тощо) у разі потреби.

Добові в разі одноденного відрядження: оплачувати чи ні?

Добові витрати є окремим видом витрат на відрядження.

Це витрати на харчування та фінансування інших власних потреб працівника, понесені у зв’язку з відрядженням (п. 15 розд. І Інструкції № 59).

За кожний день (включаючи день вибуття та день прибуття) перебування працівника у відрядженні в межах України, враховуючи вихідні, святкові й неробочі дні та час у дорозі (разом із вимушеними зупинками), йому виплачуються добові. Це передбачено п. 4 розд. ІІ Інструкції № 59.

При цьому добові мають бути виплачені в межах сум, затверджених постановою № 98*. На сьогодні для відряджень у межах України сума добових становить 300 грн.

* Постанова КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 № 98.

Виплата добових витрат є гарантією працівників, закріпленою в ст. 121 КЗпП*.

* Кодекс законів про працю від 10.12.71 № 322-VIII.

Так, працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати по найму жилого приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством.

Визначення кількості днів відрядження для виплати добових проводять з урахуванням дня вибуття у відрядження та дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховуються як два дні.

У разі відрядження працівника строком на один день або в таку місцевість, звідки працівник має змогу щоденно повертатися до місця постійного проживання, добові відшкодовуються як за повну добу.

Тож якщо йдеться про одноденне відрядження, то роботодавець повинен оплатити працівникові добові як за цілу добу.

На цьому свого часу наголосив Мінфін у листі від 12.10.2009 № 31-18030-07-21/27231.

Суму добових слід визначати згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами.

Це чорним по білому прописано в п. 4 розд. ІІ Інструкції № 59.

Підтвердні документи для оплати добових

Виходячи з п. 17 Інструкції розд. І № 59, для відшкодування добових витрат не потрібне документальне підтвердження їх суми (вартості).

На користь цього свідчить і п. 15 розд. І Інструкції № 59. Так, добові витрати є окремим видом витрат, які не потребують спеціального документального підтвердження.

Утім, відповідно до п. 17 розд. І Інструкції № 59 необхідно мати один чи декілька документальних доказів перебування працівника у відрядженні, якщо з не залежних від відрядженого працівника причин відсутні підтвердні документи щодо вартості понесених у зв’язку з відрядженням витрат.

До речі, аналогічну вимогу передбачено і п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ*. Так, фактична кількість днів відрядження визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні.

* Податковий кодекс України від 02.12.2010 № 2755-VI.

До підтвердних документів відносять (п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ):

— транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у т. ч. електронні квитки);

— документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи;

— страхові поліси;

— документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;

— документи, які підтверджують виконання операцій з використанням платіжних інструментів;

— інші документи, які засвідчують вартість витрат.

Якщо у випадку, описаному в запитанні, водій не має жодного документа, який би підтверджував його перебування у відрядженні, то цілком можна скористатися і старим добрим посвідченням на відрядження з відміткою приймаючої сторони.

У будь-якому разі доведеться поміркувати, яким саме документом водій зможе підтвердити перебування у відрядженні.

Докладніше про це читайте в матеріалах «Добові при одноденному відрядженні: платити чи ні?» // «Бюджетна бухгалтерія», 2023, № 13 та «Новації у сфері відряджень: вивчаємо разом» // «Бюджетна бухгалтерія», 2023, № 43.

В яку чергу провести видатки на відрядження?

Як уже добре відомо, перелік видатків, які можна проводити в умовах воєнного стану, обмежений. При цьому черговість проведення видатків визначено Порядком № 590*.

* Порядок виконання повноважень Державною казначейською службою в особливому режимі в умовах воєнного стану, затверджений постановою КМУ від 09.06.2021 № 590.

Незмінно в першу чергу можна здійснювати видатки на національну безпеку та оборону.

Тоді як переважна більшість дозволених видатків проводиться у другу чергу. Коло таких видатків окреслено в п. 19 Порядку № 590. Причому такі видатки можна здійснювати за кошти як загального, так і спеціального фонду.

Видатки на відрядження працівників бюджетних установ передбачено п. 19 Порядку № 590 як такі, що можуть проводитися у другу чергу. Тож проблем з оплатою видатків на відрядження працівників, у т. ч. на оплату добових, не буде.