Прибутковий ордер без фіскального чека: чи є підставою для відшкодування витрат на проживання?

В яку чергу здійснити видатки?

У період дії воєнного стану насамперед слід з’ясувати, у яку саме чергу можливо здійснити ті чи інші видатки. З цією метою необхідно звернутися до норм Порядку № 590*.

* Порядок виконання повноважень Державною казначейською службою в особливому режимі в умовах воєнного стану, затверджений постановою КМУ від 09.06.2021 № 590.

Першочерговими незмінно залишаються видатки на національну безпеку та оборону. Тоді як переважна більшість видатків проводиться у другу чергу. Коло таких видатків окреслено у п. 19 Порядку № 590.

Це прямо передбачено п. 19 Порядку № 590. Отже, проблем зі здійсненням видатків на відрядження не буде.

Також нагадаємо, що видатки на оплату будь-яких товарів, робіт та послуг можливо здійснити за умови їх закупівлі в межах реалізації проєктів, виконання програм допомоги за підтримки ЄС, урядів іноземних держав, іноземних фінансових та донорських установ і міжнародних фінорганізацій, в т. ч. на умовах співфінансування.

Відшкодування витрат на проживання

У питаннях направлення працівників у відрядженні та компенсації проведених у відрядженні витрат слід керуватися Інструкцією № 59*.

* Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 № 59.

І згідно з п. 5 розд. ІІ цієї Інструкції відрядженому працівникові можливо відшкодувати витрати на найм житлового приміщення з розрахунку вартості одного місця у готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні за кожну добу такого проживання з урахуванням включених до рахунків на оплату вартості проживання витрат на користування телефоном (крім витрат на службові телефонні розмови), холодильником, телевізором та інших витрат.

* Постанова КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 № 98.

Це чітко прописано у п. 5 розд. ІІ Інструкції № 59.

Наразі для відряджень в межах України гранична сума витрат на найм житла становить 900 грн.

Про порядок відшкодування витрат понад граничні суми читайте у матеріалі «Витрати на оренду житла для відряджених: як відшкодувати?» // «Бюджетна бухгалтерія», 2025, № 10.

Чи достатньо прибуткового ордера для відшкодування витрат?

Відповідно до п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ* до підтвердних документів під час відшкодування витрат на відрядження належать:

— транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у т. ч. електронні квитки);

— документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;

— документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;

— документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;

— інші документи, що засвідчують вартість витрат.

* Податковий кодекс України від 02.12.2010 № 2755-VI.

Утім, бюджетні установи у питаннях відшкодування витрат на відрядження передусім мають керуватися нормами Інструкції № 59 та постанови № 98.

Так, згідно з абз. 1 п. 12 розд. ІІ Інструкції № 59 витрати на відрядження підлягають відшкодуванню лише за наявності підтвердних документів, які засвідчують вартість цих витрат, а саме:

— транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у т. ч. електронних квитків за наявності посадкового талона, якщо його обов’язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту, та розрахункових документів або документів, що підтверджують здійснення платіжної операції з їх придбання у готівковій чи безготівковій формі за всіма видами транспорту, в тому числі на чартерні рейси;

— рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання відрядженого працівника, в т. ч. бронювання місць у місцях проживання;

— страхових полісів тощо.

При цьому підтвердними документами, що засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат, є (п. 14 розд. І Інструкції № 59):

— розрахункові документи відповідно до Закону № 265*;

— документи, визначені ПКУ та цією Інструкцією.

* Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.95 № 265/95-ВР.

Таким чином, працівник має надати саме розрахунковий документ. Натомість прибутковий касовий ордер НЕ належить до розрахункових документів, визначених законодавством у сфері застосування РРО. Він може додаватися як внутрішній документ, але сам по собі не підтверджує понесених витрат. Отже, прибутковий ордер без фіскального чека не є достатньою підставою для відшкодування витрат на проживання під час відрядження в межах України.