Проїзд у відрядженні: чи приймати квиток, виписаний від руки?

Відшкодування витрат на проїзд у відрядженні: загальні правила

Щодо відшкодування відрядженому працівникові вартості проїзду звернемося до норм Інструкції № 59*.

* Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 № 59.

Згідно з п. 6 розд. ІІ Інструкції № 59 відрядженому працівникові відшкодовуються витрати на проїзд (у т. ч. перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) до місця відрядження і назад.

Зазначені витрати відшкодовуються в розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним і автомобільним транспортом загального користування (крім таксі) з урахуванням усіх витрат, пов’язаних із придбанням проїзних квитків і користуванням постільними речами в поїздах, та страхових платежів на транспорті.

Послуги з перевезення пасажирів: хто може надавати?

Тепер з’ясуємо, хто саме може надавати послуги з перевезення пасажирів. Для цього звернемося до норм Закону № 2344*.

* Закон України «Про автомобільний транспорт» від 05.04.2001 № 2344-ІІІ.

Відповідно до ст. 29 гл. 6 Закону № 2344 автомобільним перевізником та автомобільним самозайнятим перевізником, які здійснюють перевезення пасажирів на договірних умовах, є суб’єкти господарювання, які відповідно до законодавства та одержаної ліцензії надають послуги за договором перевезення пасажирів транспортним засобом, що використовується ними на законних підставах.

Тож, як бачимо, чинним законодавством визначено, що перевізниками можуть бути й приватні підприємці.

Автомобільні перевізники, водії, пасажири повинні мати і пред’являти особам, які уповноважені здійснювати контроль на автомобільному транспорті та у сфері безпеки дорожнього руху, документи, на підставі яких виконуються пасажирські перевезення. Цього вимагає ст. 39 Закону № 2344.

Для пасажира таким документом є квиток на проїзд в автобусі та на перевезення багажу (для пільгового проїзду — посвідчення особи встановленого зразка чи довідка, на підставі якої надається пільга).

При цьому згідно з п. 115 Правил № 176* продаж квитків здійснює власник автостанції, автомобільний перевізник, водій чи інший суб’єкт господарювання, уповноважений на це автомобільним перевізником чи власником автостанції.

* Правила надання послуг пасажирського автомобільного транспорту, затверджені постановою КМУ від 18.02.97 № 176.

Таким чином, продаж квитків може здійснювати і безпосередньо водій транспортного засобу.

Відшкодування витрат на проїзд: чи можливо на підставі квитка, виписаного від руки?

Підтвердними документами, які засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат, є розрахункові документи відповідно до Закону № 265*, а також документи, визначені ПКУ** та Інструкцією № 59.

* Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.95 № 265/95-ВР.

** Податковий кодекс України від 02.12.2010 № 2755-VI.

Для витрат на проїзд підтвердними документами є:

— транспортні квитки або транспортні рахунки (багажні квитанції), у т. ч. електронні квитки за наявності посадкового талона, якщо його обов’язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту;

— розрахункові документи або документи, які підтверджують здійснення платіжної операції з їх придбання у готівковій чи безготівковій формі за всіма видами транспорту, в т. ч. на чартерні рейси.

Тож, як бачимо, відряджений працівник для відшкодування витрат на проїзд має надати транспортний квиток та розрахунковий документ.

Проте слід зазначити, що квиток може бути одночасно і розрахунковим документом. Це випливає з п. 4 ст. 9 Закону № 265. Так, РРО/ПРРО та розрахункові книжки не застосовуються у разі продажу проїзних і перевізних документів на автомобільному транспорті з видачею талонів, квитанцій, квитків з нанесеними друкованим способом серією, номером, номінальною вартістю.

Проте у випадку нашого читача наданий відрядженим працівником квиток не містить надрукованої інформації, а виписаний ручним способом. Відповідно такий квиток розрахунковим документом бути НЕ може.

Отже, щоб відшкодувати відрядженому працівникові вартість проїзду за квитком, виписаним від руки, потрібно мати до нього ще й розрахунковий документ.

Видатки на проїзд у відрядженні: в яку чергу здійснити?

Передусім у період дії воєнного стану необхідно з’ясувати, в яку чергу можливо здійснити видатки на відрядження. Для цього слід звернутися до норм Порядку № 590*.

* Порядок виконання повноважень Державною казначейською службою в особливому режимі в умовах воєнного стану, затверджений постановою КМУ від 09.06.2021 № 590.

При цьому варто пам’ятати: в умовах воєнного стану першочерговими незмінно залишаються видатки на національну безпеку та оборону. Тоді як переважна більшість видатків проводиться у другу чергу. Перелік таких видатків наведено у п. 19 Порядку № 590.

Видатки на відрядження працівників бюджетних установ дозволено проводити у другу чергу. Це прямо передбачено п. 19 Порядку № 590.

Отже, проблем зі здійсненням видатків на відрядження не має бути.

Також нагадаємо, що видатки на оплату будь-яких товарів, робіт та послуг можливо здійснити за умови їх закупівлі в межах реалізації проєктів, виконання програм допомоги за підтримки ЄС, урядів іноземних держав, іноземних фінансових та донорських установ і міжнародних фінорганізацій, у т. ч. на умовах співфінансування.