Системний блок власними силами: плануємо та обліковуємо?

Починаємо з планування витрат

Виготовлення необоротних активів власними силами — поширена ситуація для бюджетних установ. Безперечно, до такої операції слід підготуватися заздалегідь.

Для цього ще до початку робіт необхідно запланувати всі витрати, пов’язані з виготовленням таких об’єктів, у кошторисі установи. Пояснимо детальніше, як це зробити правильно.

По-перше, на етапі планування виготовлення (створення) власними силами комп’ютера, як і будь-якого іншого необоротного активу, доцільно оформити такий документ як кошторис витрат. Однак типової чи хоча б примірної форми такого документа не існує. Тому оформлюємо його у довільній формі. В цьому документі наводимо перелік витрат на виготовлення системного блока та зазначаємо їх орієнтовні суми.

Зокрема, у випадку читача це будуть витрати, пов’язані з виготовленням системного блока, а саме:

— матеріальні витрати — вартість комплектуючих виробів, витратних та інших допоміжних матеріалів. Це можуть бути як запчастини, придбані спеціально для такої операції, так і комплектуючі, отримані у результаті ліквідації інших комп’ютерів. Також до них відносимо витрати на транспортування (доставку) комплектуючих та запасних частин тощо);

— інші витрати, безпосередньо пов’язані з виготовленням активу. Наприклад, це вартість послуг сторонніх фахівців, організацій у разі їх залучення.

До речі, виготовленням активу та інсталяцією програмного забезпечення має займатися фахівець (працівник), до посадових обов’язків яких входить виконання таких обов’язків. Звісно, якщо такий працівник є в штаті установи.

Також майте на увазі: виконувати зазначені роботи такий працівник повинен виключно в робочий час. Відповідно оплачувати додатково виготовлення (створення) активу, якщо це передбачено посадовою інструкцією відповідного працівника, не слід. Адже за виконання роботи, обумовленої трудовим договором, працівник отримує заробітну плату. За таких умов уключати до вартості виготовленого активу частку зарплати працівника з нарахуваннями на неї підстав немає.

По-друге, установа має визначити загальну суму витрат, пов’язаних з виготовленням активу (системного блока), — його очікувану вартість. Власне, саме ця вартість у подальшому дозволить бухгалтеру правильно класифікувати виготовлений (створений) власними силами об’єкт.

Таким чином, уже на етапі планування слід визначити, це буде об’єкт основних засобів (далі — ОЗ) чи інших необоротних матеріальних активів (далі — ІНМА). Саме від цього й залежатиме застосування КЕКВ під час планування та здійснення видатків.

Традиційно, під час обрання КЕКВ виходимо з економічної суті платежу та керуємося нормами Інструкції № 333*.

* Інструкція щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, затверджена наказом Мінфіну від 12.03.2012 № 333.

Так, видатки на придбання комплектуючих для виготовлення системного блока, який буде віднесено до складу ОЗ, слід планувати та проводити за КЕКВ 3110 «Придбання основного капіталу». Свого часу на цьому наголошували фахівці Держказначейської служби у листі «Щодо застосування КЕКВ під час придбання комплектувальних виробів для обладнання» від 22.02.2017 № 16-08/188-3084 (ср. USER_SHOW_ID).

Натомість якщо виготовлений актив (системний блок) за своєю очікуваною вартістю належить до ІНМА, то видатки на придбання комплектуючих необхідно планувати і здійснювати за КЕКВ 2210 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар».

Але позаяк у ситуації читача загальна вартість системного блока становить 52000 грн, то планувати і здійснювати видатки на придбання комплектуючих для його виготовлення слід саме за КЕКВ 3110.

Відображаємо в бухобліку

Операції з виготовлення (створення) об’єкта ОЗ власними силами слід відображати в бухобліку з урахуванням певних правил. Нагадаємо їх.

1. Кошти, отримані бюджетною установою для виготовлення (створення) власними силами об’єкта ОЗ, є коштами цільового фінансування.

Це означає, що кошти, отримані для здійснення зазначених витрат, підлягають зарахуванню на субрахунок 5411 «Цільове фінансування розпорядників бюджетних коштів». А от субрахунки обліку витрат (8013 або 8113) у цьому разі не застосовуємо.

2. Об’єкт ОЗ оцінюється за первісною вартістю, якою є собівартість виробництва в разі самостійного виготовлення (створення).

Про це чітко зазначено в п. 6 розд. ІІ НП(С)БО 121*.

* Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку в державному секторі 121 «Основні засоби», затверджене наказом Мінфіну від 12.10.2010 № 1202.

Таким чином, до собівартості виготовленого власними силами об’єкта необоротних активів слід уключати передусім прямі витрати, тобто ті, які безпосередньо пов’язані з процесом його виготовлення. На початку матеріалу ми вже детально пояснили про особливості формування вартості таких активів.

3. Усі витрати, пов’язані з виготовленням ОЗ, — це капітальні інвестиції в ОЗ. Для узагальнення інформації про такі витрати призначений субрахунок 1311 «Капітальні інвестиції в основні засоби».

За дебетом саме цього субрахунку слід накопичувати всі витрати, пов’язані з виготовленням системного блока, від початку й до закінчення робіт. Суми таких витрат обліковуємо у складі незавершених капітальних інвестицій до моменту введення в експлуатацію відповідного об’єкта ОЗ — системного блока.

4. Після закінчення всіх робіт з виготовлення системного блока (у т. ч. й установлення програмного забезпечення) зараховуємо об’єкт капітальних інвестицій до складу ОЗ на субрахунок 1014 «Машини та обладнання» з одночасним зменшенням капінвестицій за Кт субрахунку 1311.

Також не забудьте збільшити внесений капітал на вартість виготовленого необоротного активу: Дт 5411 — Кт 5111.

При цьому оформлюємо такі документи:

— Акт введення в експлуатацію ОЗ за типовою формою — на підтвердження факту введення в експлуатацію та зарахування на баланс виготовленого системного блока;

— Інвентарна картка обліку об’єкта ОЗ за типовою формою — для відображення технічних характеристик відповідного об’єкта, присвоєний йому інвентарний номер, установлений строк корисного використання тощо.