Відрядження на службовому авто: як списати пальне?

Виплата добових

Почати варто саме з фрази «добові платити не будемо», адже вона суперечить нормам чинного законодавства. І ось чому.

Добові витрати є окремим видом витрат на відрядження. Це витрати на харчування та фінансування інших власних потреб працівника, понесені у зв’язку з відрядженням. Зазначене чітко передбачено п. 15 розд. І Інструкції № 59*.

* Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 № 59.

Добові витрати відшкодовуються в єдиній сумі незалежно від статусу населеного пункту. Суми добових витрат затверджені постановою № 98*. Наразі для відряджень по Україні добові витрати становлять 300 грн.

* Постанова КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 № 98.

Цю гарантію закріплено в ст. 121 КЗпП*.

* Кодекс законів про працю України від 10.12.71 № 322-VIII.

Так, працівникам, направленим у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати по найму жилого приміщення в порядку і розмірах, установлюваних законодавством.

При цьому умови договорів про працю, які погіршують становище працівників порівняно з законодавством України про працю, є недійсними (ст. 9 КЗпП).

Ба більше, невиплата добових працівникам є порушенням трудового законодавства.

За таке порушення передбачено відповідальність згідно зі ст. 41 КупАП*. Зокрема, за невиплату добових посадовим особам установи (організації) загрожує штраф від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 510 до 1700 грн).

* Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 № 8073-X.

Свого часу на цьому наголошували і фахівці Мінсоцполітики у листі від 07.11.2013 № 998/13/155-13.

Також нагадаємо: відповідно до п. 17 розд. І Інструкції № 59 необхідно мати один чи декілька документальних доказів перебування працівника у відрядженні, якщо з не залежних від відрядженого працівника причин відсутні підтвердні документи щодо вартості понесених у зв’язку з відрядженням витрат.

До речі, аналогічну вимогу передбачено і п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ*. Так, фактична кількість днів відрядження визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні.

* Податковий кодекс України від 02.12.2010 № 2755-VI.

До підтвердних документів належать (п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ):

— транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у т. ч. електронні квитки);

— документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи;

— страхові поліси;

— документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;

— документи, які підтверджують виконання операцій з використанням платіжних інструментів;

— інші документи, які засвідчують вартість витрат.

У випадку, описаному у запитанні, може статися, що не буде жодного документа, який би підтверджував перебування у відрядженні. У такому разі цілком можливо скористатися посвідченням на відрядження з відміткою приймаючої сторони.

У будь-якому разі доведеться поміркувати, яким саме документом можна підтвердити перебування у відрядженні.

Докладніше про це читайте у матеріалах «Працівник їде до іншого населеного пункту на один день: чи буде відрядження?» // «Бюджетна бухгалтерія», 2024, № 30, «Добові при одноденному відрядженні: платити чи ні?» // «Бюджетна бухгалтерія», 2023, № 13 та «Новації у сфері відряджень: вивчаємо разом» // «Бюджетна бухгалтерія», 2023, № 43.

Використання пального у відрядженні

Якщо відрядженому працівнику будуть видані кошти для заправлення службового авто пальним, тоді варто пам’ятати про вимоги щодо видачі коштів під звіт, передбачені Положенням № 148*.

* Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 № 148.

Так, на виробничі (господарські) потреби готівку видають під звіт на строк не більше двох робочих днів, уключаючи день отримання готівки під звіт. Це випливає з п. 19 Положення № 148.

При цьому підзвітна особа має право продовжити строк використання виданих під звіт коштів, якщо готівка одночасно видана як на відрядження, так і для вирішення в цьому відрядженні виробничих (господарських) питань. Строк використання такої готівки продовжується до завершення строку відрядження.

Таким чином, наступного дня після повернення з відрядження працівник має повернути невикористані кошти. Скласти та подати звіт необхідно до закінчення п’ятого банківського дня, що настає за днем завершення відрядження. Цього і досі вимагає п. 11 розд. ІІ Інструкції № 59.

Утім, норми ПКУ щодо звітування з 01.04.2023 були змінені. Докладно про це ви можете почитати у матеріалі «Звітуємо про відрядження по-новому» // «Податки & бухоблік», 2023, № 25.

Для компенсації витрат працівник обов’язково має додати до авансового звіту оригінали підтвердних документів. Зокрема, це можуть бути чеки РРО з АЗС. Причому такі чеки повинні бути з АЗС населених пунктів, які відповідають маршруту руху відрядженого працівника.

Щодо норм витрат палива, то наразі слід застосовувати Методрекомендації* та Базові норми витрат, які є доповненням до Методрекомендацій. Докладно про це читайте у матеріалі «Норми витрат ПММ: де шукати та як застосовувати?» // «Бюджетна бухгалтерія», 2024, № 10.

* Методичні рекомендації з нормування витрат палива, електричної енергії, мастильних, інших експлуатаційних матеріалів автомобілями та технікою, ухвалені науково-технічною радою ДП «ДержавтотрансНДІпроект» від 17.11.2023.

Після закінчення відрядження працівник має відзвітувати про обсяг придбаного і спожитого пального. Списання використаного пального слід здійснювати з огляду на їх фактичні витрати відповідно до даних подорожніх листів.

І насамкінець нагадаємо, що видатки на придбання пально-мастильних матеріалів, а також талонів та смарт-карток слід планувати і здійснювати за КЕКВ 2210 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар».