Використання службового авто: нюанси списання пального

Порядок використання службового авто

На сьогодні типового порядку використання легкових автомобілів для поїздок, пов’язаних із службовою діяльністю установ та організацій, які утримуються за рахунок бюджетних коштів, на законодавчому рівні не затверджено.

Відповідно органи місцевого самоврядування мають затвердити такий порядок самостійно.

Під час його розроблення варто врахувати вимоги постанови № 848*:

1) обслуговування легковими автомобілями посадових осіб установ та організацій, які повністю утримуються за рахунок державного чи місцевих бюджетів, здійснюється в межах установлених лімітів та асигнувань, передбачених в їх кошторисах;

2) легкові автомобілі використовуються тільки для поїздок, пов’язаних із службовою діяльністю посадових осіб. Після кожної поїздки посадова особа, у розпорядження якої надано автомобіль, у подорожньому листі підтверджує особистим підписом час закінчення обслуговування;

3) використання легкових автомобілів у вихідні та святкові дні, а також під час відрядження на легковому автомобілі за межі області, АР Крим на відстань понад 200 км, здійснюється лише з дозволу керівника установи.

* Постанова КМУ «Про впорядкування використання легкових автомобілів бюджетними установами та організаціями» від 04.06.2003 № 848.

Із п. 2 постанови № 848 випливає, що керівники установ мають вжити заходів із розроблення порядку використання легкових автомобілів для поїздок, пов’язаних із службовою діяльністю посадових осіб, виходячи зі специфіки їх діяльності та враховуючи вимоги постанови № 848.

Приклад розпорядження голови та безпосередньо порядку ви знайдете в матеріалі «Службове авто: порядок використання» // «Бюджетна бухгалтерія», 2021, № 48 (ср. USER_SHOW_ID).

Списання пального на авто, якого немає на балансі

Із запитання читача зрозуміло, що структурний підрозділ міської ради та виконком є окремими юридичними особами.

І буває так, що далеко не завжди економічно доцільно мати кожному з них по службовому автомобілю. З огляду на це, міський голова цілком може закріпити своїм розпорядженням можливість використання автомобіля, який перебуває на балансі виконкому, працівниками міської ради та її структурними підрозділами у службових цілях. Поготів, що виконком створений для здійснення виконавчих функцій і повноважень місцевого самоврядування (ст. 1 Закону № 280*).

* Закон України «Про місцеве самоврядування в Україні» від 21.05.97 № 280/97-ВР.

Утім, витрати на використання такого авто, у т. ч. на придбання пально-мастильних матеріалів (далі — ПММ), слід здійснювати окремо залежно від пробігу. Адже в кошторисі структурного підрозділу міськради можуть бути передбачені лише видатки на утримання такого підрозділу, а в кошторисі виконкому — видатки на утримання виключно виконкому.

Це чітко визначено в п. 5 Порядку № 228*.

* Порядок складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ, затверджений постановою КМУ від 28.02.2002 № 228.

При цьому під час визначення обсягів видатків необхідно враховувати об’єктивну потребу в коштах кожної установи, виходячи з її основних виробничих показників і контингентів, які встановлюються для установ, обсягу виконуваної роботи, штатної чисельності, необхідності здійснення видатків на охорону праці, погашення дебіторської і кредиторської заборгованості та реалізації окремих програм і намічених заходів щодо скорочення витрат у плановому бюджетному періоді (п. 20 Порядку № 228).

Отже, списання пального нарізно не тільки можливе, а й правильне в описаній у запитанні ситуації.

В яку чергу здійснити видатки?

Також у період воєнного стану не слід забувати про черговість здійснення видатків, визначену Порядком № 590*.

* Порядок виконання повноважень Державною казначейською службою в особливому режимі в умовах воєнного стану, затверджений постановою КМУ від 09.06.2021 № 590.

Першочерговими незмінно залишаються видатки на національну безпеку та оборону. Тоді як переважна більшість видатків здійснюється у другу чергу.

Щодо видатків на ПММ турбуватися не слід, адже п. 19 Порядку № 590 вони передбачені як такі, що можуть бути здійснені у другу чергу.

Який КЕКВ застосувати?

У питаннях застосування КЕКВ виходимо з економічної суті платежу та керуймося Інструкцією № 333*.

* Інструкція щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, затверджена наказом Мінфіну від 12.03.2012 № 333.

Видатки на придбання ПММ слід планувати та здійснювати за КЕКВ 2210 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар». Це прямо передбачено п.п. 15 п. 2.2.1 Інструкції № 333.