Як організувати зберігання та знищення бухгалтерських документів?

1. Організація зберігання документів

Де та як зберігати документи до передачі в архів? У кожній бюджетній установі в процесі її діяльності накопичується значна кількість документів. Адже необхідність наявності документів, які підтверджують факт здійснення тієї чи іншої операції, прямо передбачена законодавством. Насамперед про це зазначено в ст. 9 Закону № 996*.

* Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 № 996-XIV.

Ба більше, первинні документи та облікові регістри, які пройшли обробку, а також фінансову та іншу звітність установи зобов’язані належним чином зберігати протягом певного часу. Особливості зберігання бухгалтерських документів до моменту передачі їх до архіву визначено п. 6 Положення № 88*. Для наочності зобразимо порядок зберігання схематично.

* Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 № 88.

Зберігання бухгалтерських документів

Хто відповідає за зберігання документів? Відповідальність за збереження оброблених документів, облікових регістрів та звітності протягом установленого законодавством строку несе керівник установи. Це прямо передбачено ч. 3 ст. 8 Закону № 996.

Тоді як зберігання первинних документів та регістрів бухгалтерського обліку, які пройшли обробку і були підставою для складання звітності, а також оформлення і передачу їх до архіву має забезпечити головний бухгалтер установи або особа, яка забезпечує ведення бухгалтерського обліку. Таким є припис п. 6.7 Положення № 88.

Передача документів для зберігання до архіву. Основним дороговказом щодо організації архівного зберігання документів є Правила № 1000*. Причому стосуються вони всіх державних органів, органів місцевого самоврядування (далі — ОМС), підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності.

* Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджений наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5.

Для зберігання документів, закінчених у діловодстві, в кожній установі має бути створений архів. Обов’язок керівника установи — забезпечити архів необхідним приміщенням та обладнанням. Вимоги до приміщення архіву, його пожежної безпеки, температурно-вологісного, світлового та санітарно-гігієнічного режимів, а також до обладнання архіву та розміщення документів в архівосховищі прописані в розд. VIII згаданих Правил.

Архів може бути створений як самостійний структурний підрозділ установи або входити до складу служби діловодства (управління справами, канцелярії тощо). В установах з невеликою кількістю документації відповідальність за зберігання документів покладають на одного з працівників установи. У такому разі це має бути зазначено в посадовій інструкції такого працівника серед його обов’язків, а також визначено його права та відповідальність.

Процес організації зберігання документів можна умовно поділити на кілька етапів.

Етап 1. Складання номенклатури справ. Під номенклатурою справ розуміють обов’язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, які формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання таких справ.

Серед основних призначень цього документа, зокрема:

— встановлення єдиного порядку формування справ для документів, створених в електронній та паперовій формах;

— забезпечення обліку таких справ та оперативного пошуку документів за їх змістом і видом;

— визначення строків зберігання справ.

Крім того, номенклатура справ є основою для складання описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

До номенклатури справ уключають усі документи, які утворюються в процесі діяльності установи, крім друкованих видань, довідників (у т. ч. телефонних), бюлетенів, реферативних журналів, експрес-інформації.

Види номенклатури справ та порядок їх складання унормовано розд. IV Правил № 1000.

Номенклатуру справ структурного підрозділу складають за уніфікованою формою, наведеною в додатку 11 до Правил № 1000, а зведену номенклатуру справ — за формою, наведеною в додатку 10 до Правил № 1000.

Затверджену керівником установи номенклатуру справ уводять в дію з 1 січня нового року.

Етап 2. Формування та оформлення справ, установлених номенклатурою. Для того, щоб передати закінчені в діловодстві документи на зберігання до архіву, їх слід підготувати належним чином. Така підготовка включає формування справ, їх оформлення та складання описів справ (за наявності структурних підрозділів).

Документи формують у справи в хронологічному та/або логічному порядку. Для зручності використання справ таке групування здійснюється за періодами, залежно від кількості документів (квартал, півріччя, рік). Зазвичай у справи підшивають оригінали документів (якщо оригінали відсутні, тоді засвідчені в установленому порядку копії).

Під час формування документів у справи необхідно враховувати вимоги гл. 2 розд. IV та гл.3 розд. VI Правил № 1000.

Так, документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, зберігають у теках (папках) із зав’язками, швидкозшивачах, не підшивають і не нумерують (за винятком первинної бухгалтерської документації та документів з грифом «Для службового користування» та іншими грифами обмеженого доступу), уточнення елементів оформлення обкладинки не проводять.

Що стосується справ постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, у т. ч. справ з кадрових питань (особового складу), то вимоги до оформлення таких документів інші. Зокрема, передбачено:

— систематизацію документів у справі;

— нумерацію аркушів у справі;

— складання (за необхідності) внутрішнього опису документів справи;

— наявність засвідчувального напису справи про кількість аркушів і про особливості фізичного стану та формування справи;

— підшивання або оправлення справи;

— оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

Зауважте: систематизація документів у справі передбачає розміщення документів за хронологією надходження або створення (від січня по грудень).

Усі аркуші справи нумерують належним чином. Для обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей їх нумерації складають засвідчувальний напис за формою, наведеною в додатку 17 до Правил № 1000. Аркуші засвідчувального напису і внутрішнього опису нумерують окремо.

У разі змін у складі та стані справи (пошкодження аркушів, заміна документів копіями, приєднання нових документів тощо) роблять відповідні позначки та за необхідності складають новий засвідчувальний напис.

Етап 3. Передача документів (справ) до архіву. З моменту створення чи надходження документи зберігають за місцем формування справ у службі діловодства або інших структурних підрозділах установи. Після цього справи, закінчені діловодством, передають на зберігання до архіву установи.

Перевірені й належними чином підготовлені справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, а також з кадрових питань (особового складу) через два роки після завершення їх ведення в діловодстві передають до архіву установи для подальшого зберігання та використання (п. 1 гл. 4 розд. VI Правил № 1000).

З огляду на це, у 2025 році до архіву установи слід передати справи, які були сформовані у 2022 році та зберігалися у діловодстві структурного підрозділу протягом 2023 — 2024 років.

Такі справи передають до архіву установи за описами, складеними за вимогами, визначеними у гл. 3 розд. VI Правил № 1000.

При цьому за рішенням керівника до архіву установи (за наявності в ньому вільних площ) також можуть передавати справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

Особливості передачі справ до архіву визначено в гл. 4 розд. VI Правил № 1000. Приймання-передачу кожної справи працівник архіву здійснює в присутності працівника структурного підрозділу.

При цьому в кожному примірнику опису справ слід проставити відмітку про прийняття тієї чи іншої справи. У кінці кожного примірника опису цифрами та прописом зазначають фактичну кількість справ, переданих до архіву установи, номери відсутніх справ, дату приймання-передавання справ. Ці відомості підписують особи, які здавали і приймали справи. Один примірник опису повертають структурному підрозділу, а інші зберігають в архіві установи.

Якщо ж окремі справи треба залишити у структурному підрозділі для поточної роботи, за письмовим зверненням керівника структурного підрозділу архів установи оформляє видачу справ у тимчасове користування. Проте строк тимчасового користування такими справами не може перевищувати три місяці.

І не забувайте: для різних бюджетних установ можуть бути встановлені певні особливості передачі документів до архіву. Тому рекомендуємо з цього питання знайомитися зі своїми внутрішніми інструкціями та положеннями, які регламентують порядок ведення архівної справи.

2. Строки зберігання документів

Основним нормативно-правовим актом, який застосовується для визначення строків зберігання документів, їх відбору на постійне чи тривале зберігання або для знищення, є Перелік № 578*. Він призначений для використання всіма державними органами та ОМС, іншими установами, організаціями та підприємствами незалежно від форми власності.

* Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5.

Крім того, види документів, пов’язаних із забезпеченням соціального захисту громадян, які повинні надходити до архівних установ у разі ліквідації установ, та строки зберігання таких документів визначено в Переліку № 430*.

* Перелік видів документів, пов’язаних із забезпеченням соціального захисту громадян, що мають надходити до архівних установ у разі ліквідації підприємств, установ, організацій, які не належать до джерел формування Національного архівного фонду, затверджений наказом Мін’юсту від 14.03.2013 № 430/5.

Далі пояснимо основні вимоги щодо обчислення строків зберігання документів, передбачені Переліком № 578.

1. Строки зберігання в зазначеному Переліку диференційовані за двома групами установ:

— установи, у діяльності яких створюються документи, що підлягають включенню до Національного архівного фонду (далі — НАФ). Строки зберігання документів для них наведено в графі 3 Переліку № 578.

Державні та комунальні установи є джерелами формування НАФ, вони передають документи на постійне зберігання до державних архівів або архівних відділів міських рад в обов’язковому порядку, інші юрособи — на підставі угод між власником документів і відповідною архівною установою;

— установи, у діяльності яких не створюються документи НАФ. Строки зберігання документів цих організацій наведено в графі 4 Переліку № 578.

Нагадаємо: НАФ — це сукупність архівних документів, які відображають історію духовного і матеріального життя українського народу та інших народів, мають культурну цінність і є надбанням української нації (ст. 1 Закону № 3814*).

* Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24.12.93 № 3814-XII.

2. Обчислення строків зберігання документів здійснюють з 1 січня року, який іде за роком завершення їх діловодством (п. 2.10 Переліку № 578). Так, наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 2024 році, розпочалося з 1 січня 2025 року.

Строки зберігання науково-технічної документації обчислюються з 1 січня року, наступного за роком завершення розробки теми, проєкту.

Тоді як строки зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів, внесків, інших обов’язкових платежів, узгоджуються зі строками, передбаченими п. 44.3 ПКУ**. Зокрема, відлік цих строків ведуть:

— з дня подання податкової чи іншої звітності, для складення якої використовуються зазначені документи та/або інформація;

— з передбаченого ПКУ граничного строку подання такої звітності — в разі її неподання.

* Податковий кодекс України від 02.12.2010 № 2755-VI.

Про це чітко зазначено в п. 1.7 згаданого Переліку. А от продовжити їх можна, якщо потреба в цьому зумовлена специфічними особливостями роботи конкретної установи.

3. Під час визначення строків зберігання слід звертати увагу на примітки, наведені в Переліку № 578.

Зокрема, строки зберігання окремих документів конкретизують такі примітки, як: «після закінчення строку дії договору», «після затвердження», «після заміни на нові», «після введення об’єкта в експлуатацію» тощо. Це означає, що саме з цього моменту починається відлік строку зберігання документів (п. 2.11 Переліку № 578).

4. Всі документи, які утворюються в діяльності установи, залежно від строків їх зберігання поділяють на такі групи:

1) документи постійного зберігання (зокрема, документи НАФ);

2) документи з установленим строком зберігання, які після закінчення такого строку можуть бути знищені. До них належать:

— документи тривалого (понад 10 років) зберігання;

— документи тимчасового (до 10 років включно) зберігання;

3) документи з особового складу. Виділення до окремої групи цих документів пов’язано з тривалим строком їх зберігання (до 75 років), а також особливою важливістю цих документів для працівників установи під час призначення пенсій та різних видів допомог.

Строки зберігання типових документів на електронних носіях відповідають строкам зберігання аналогічних документів на паперових носіях (п. 1.8 Переліку № 578).

Які строки зберігання паперових документів? Більшість видів первинних облікових документів потрібно зберігати п’ять років. Строки зберігання найпоширеніших бухгалтерських документів, які формуються в установі, наведено в таблиці нижче.

Строки зберігання паперових бухгалтерських документів

Як зберігати електронні документи? Безумовно, крім паперових документів, установи мають справу з електронними документами. Для таких документів також прописано спеціальні правила зберігання та передачі в архів. Вимоги щодо роботи з такими документами передбачено Порядком № 1886*.

* Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затверджений наказом Мін’юсту від 11.11.2014 № 1886/5.

Водночас строки зберігання деяких електронних документів визначено в Переліку № 578. Для наочності строки зберігання найпоширеніших бухгалтерських та суміжних з ними документів в електронній формі наведемо в таблиці нижче.

Строки зберігання електронних документів

3. Знищення документів, строк зберігання яких закінчився

Як провести експертизу цінності документів? Документи, щодо яких закінчився строк зберігання, встановлений Переліком № 578, дозволено знищувати. Однак при цьому необхідно дотриматися певної процедури, що передує їх знищенню.

Для цього слід провести експертизу цінності документів. Про це чітко зазначено в п. 2.13 Переліку № 578. А от вимоги щодо проведення експертизи їх цінності та власне й сама процедура знищення прописані в гл. 3 розд. V Правил № 1000.

Під експертизою цінності документів розуміють всебічне вивчення документів з метою внесення їх до НАФ або вилучення з нього, проведення грошової оцінки документів НАФ, віднесення їх до унікальних і встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до НАФ. Таке визначення цього терміна наведено в ст. 1 Закону № 3814.

Для організації та проведення експертизи цінності документів в установі створюють постійно діючу експерту комісію. За згодою до складу такої комісії залучають представників експертно-перевірної комісії державного архіву (експертної комісії архівного відділу ОМС), у зоні комплектування яких вона перебуває.

Процедура створення таких комісій, завдання та питання щодо організації їх діяльності унормовано Порядком № 1004* та Типовим положенням № 1227**.

* Порядок утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затверджений постановою КМУ від 08.09.2007 № 1004.

** Типове положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затверджене наказом Мін’юсту від 19.06.2013 № 1227/5.

Отже, експертизу цінності документів в установі проводять:

— у поточному діловодстві — під час складання номенклатури справ, формування документів у справи і перевірки правильності віднесення документів до відповідних справ, підготовки справ до передавання на архівне зберігання;

— в архіві установи — у процесі приймання справ до архіву та підготовки справ на постійне зберігання.

Умовно процедуру експертизи можна поділити на декілька кроків.

Крок 1. Відбір документів за строками зберігання. Під час проведення експертизи цінності документів у діловодстві вирізняють чотири групи справ:

— постійного зберігання;

— тривалого (понад 10 років) зберігання;

— тимчасового зберігання (до 10 років включно);

— ті, що підлягають знищенню у зв’язку із закінченням строків їх зберігання.

Відбір зазначених груп документів здійснюють на підставі номенклатури справ установи, а також відповідно до Переліку № 578 та відомчих (галузевих) переліків документів щодо строків зберігання.

При цьому відбір документів слід здійснювати шляхом перегляду кожного аркуша справи. Одночасно перевіряють якість і повноту чинної номенклатури справ, правильність визначення строків зберігання справ, передбачених номенклатурою справ, дотримання встановлених правил оформлення документів та формування справ.

Крок 2. Узагальнення результатів експертизи. За результатами проведеної експертизи цінності документів на підставі номенклатури справ формують переліки (списки) справ, що підлягають знищенню у зв’язку із закінченням строків їх зберігання. Інформацію про такі документи включають до Акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ. Складають такий Акт за формою, наведеною у додатку 15 до Правил № 1000.

Цей документ складають на всі документи установи, строк зберігання яких завершився на день підготовки Акта. Причому до Акта слід включати тільки ті справи, строк зберігання яких минув 1 січня року, у якому складають акт.

Крок 3. Узгодження результатів експертизи. Схвалені експертною комісією установи Акти разом з описами справ з особового складу подають на узгодження експертно-перевірній комісії відповідного державного архіву, архівного відділу ОМС.

Така довідка має бути підписана керівником установи та скріплена печаткою.

Крок 4. Затвердження результатів експертизи. Узгоджені (схвалені) акти затверджує керівник установи. Лише після цього установа має право знищити документи.

Крок 5. Знищення документів та оформлення способу знищення. Відібрані для знищення документи передають організаціям, які збирають і перероблять вторинну сировину. Якщо документи знищено шляхом подрібнення, їх також можна передати на переробку як вторинну сировину. Втім, певні документи знищують шляхом спалювання.

При цьому в Акті додатково зазначають інформацію про спосіб знищення відповідних документів із зазначенням прізвищ, ініціалів членів експертної комісії установи (п.п. 8 п. 3 розд. V Правил № 1000). Також слід навести кількість зданої макулатури, найменування організації, якій передано для переробки, та реквізити підтвердних документів.

Чи можливо знищити документи, якщо перевірки не було? Документи, щодо яких сплинув мінімальний строк зберігання, що стосуються звітних періодів, за які більше не може проводитися податкова перевірка, інспектування (ревізія), підлягають знищенню. Таким є припис п.п. 2.11 Переліку № 578.

Виняток становлять документи, які можуть бути використані для документального забезпечення процесу відшкодування матеріальної шкоди, заподіяної внаслідок збройної агресії російської федерації та тимчасової окупації.

Отже, знищити документи, якщо перевірки не буде, можливо за умови, що:

1) мінімальні строки зберігання документів закінчилися (див. вище «строк зберігання»);

2) строк давності, протягом якого може бути проведена перевірка, сплив. Нагадаємо, що строк давності для перевірок становить 1095 днів з дня, наступного за останнім днем граничного строку подання декларації.

4. Як вчинити з вторсировиною, отриманою після знищення документів?

Як відобразити надходження та реалізацію макулатури в бухобліку? У результаті знищення документів, щодо яких закінчився строк їх зберігання, установи нерідко отримують вторинну сировину, а саме макулатуру.

Нагадаємо основні правила бухгалтерського обліку операцій з оприбуткування та реалізації макулатури.

Правило 1. Оприбутковуємо макулатуру на баланс. Макулатура, яка утворилася в результаті знищення документів, підлягає обов’язковому оприбуткуванню. Адже такі матеріальні цінності цілком відповідають критеріям визнання активами.

Звісно ж, зараховувати на баланс варто лише ту макулатуру, яку установа планує реалізувати, тобто отримати економічну вигоду від її використання.

Оцінювати та оприбутковувати макулатуру слід за чистою вартістю її реалізації.

Під чистою вартістю реалізації слід розуміти очікувану ціну реалізації запасів в умовах звичайної діяльності, за вирахуванням очікуваних витрат на завершення їх виробництва та реалізацію.

Тобто потрібно визначити, яку суму грошових коштів могла б виручити установа на конкретну дату від продажу такої макулатури. При цьому доцільно орієнтуватися на ринкову вартість такої вторсировини в приймальних пунктах. Цим питанням займається комісія установи. Результати такої оцінки слід відобразити в Акті оцінки довільної форми.

Макулатуру доцільно зараховувати на субрахунок 1815 «Активи для розподілу, передачі, продажу».

Майте на увазі: оприбуткування таких активів слід відобразити в бухобліку в тому звітному періоді, в якому така операція була здійснена. Про це чітко зазначено в ч. 5 ст. 9 Закону № 996. Тобто не потрібно чекати факту передачі макулатури спеціалізованому підприємству або надходження коштів від нього. Це окремі операції, які цілком можуть бути здійснені в різні звітні періоди. Відповідно відображати такі операції в бухобліку слід у періоді здійснення.

Правило 2. Передаємо макулатуру → відображаємо витрати

Після передачі макулатури спеціалізованому підприємству:

1) списуємо її балансову вартість. Зокрема, йдеться про чисту вартість реалізації вторсировини, за якою вона була оприбуткована на баланс установи;

2) відображаємо збільшення витрат звітного періоду. Про це чітко свідчать вимоги п. 26 розд. II Методрекомендацій з обліку запасів*.

* Методичні рекомендації з бухгалтерського обліку запасів суб’єктів державного сектору, затверджені наказом Мінфіну від 23.01.2015 № 11.

Тобто на суму вартості реалізованої макулатури робимо запис за дебетом субрахунку 8211 «Собівартість проданих активів» і кредитом субрахунку 1815 «Активи для розподілу, передачі, продажу».

Передачу макулатури зі складу під час реалізації оформляємо накладною (вимогою) типової форми.

Якщо ж витрати неможливо прямо пов’язати з доходом певного періоду, їх відображають у складі витрат того звітного періоду, в якому вони були здійснені одночасно із зменшенням активів або збільшенням зобов’язань. Це прямо передбачено в п. 2 розд. III НП(С)БО 135*.

* Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку в державному секторі 135 «Витрати», затверджене наказом Мінфіну від 18.05.2012 № 568.

Правило 3. Відображаємо доходи від реалізації макулатури двічі. Відображати дохід від реалізації макулатури за субрахунком 7211 «Дохід від реалізації активів» доведеться двічі. Цього вимагають приписи законодавства. Пояснимо.

По-перше, установа має показати дохід за кредитом субрахунку 7211 під час зарахування макулатури на баланс — на суму її вартості (за оцінкою комісії). Такий порядок відображення зазначеної операції передбачено п. 3.12 Типової кореспонденції*.

* Типова кореспонденція субрахунків бухгалтерського обліку для відображення операцій з активами, капіталом та зобов’язаннями розпорядниками бюджетних коштів та державними цільовими фондами, затверджена наказом Мінфіну від 29.12.2015 № 1219.

По-друге, необхідно нарахувати дохід під час реалізації макулатури відповідному суб’єкту господарювання. Позаяк датою визнання доходу від продажу є дата передачі суттєвих ризиків, пов’язаних із контролем над активом. Такими є вимоги п. 2.6 розд. ІІ НП(С)БО 124*.

* Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку в державному секторі 124 «Доходи», затверджене наказом Мінфіну від 24.12.2010 № 1629.

Зауважте: вдруге дохід за субрахунком 7211 відображаємо на суму вартості макулатури за фактичною ціною її реалізації.

І не хвилюйтеся, якщо вартість реалізації макулатури не збігається з її балансовою вартістю. Жодних коригувань у бухобліку у цьому разі робити не потрібно. Докладніше про відображення операцій з реалізації вторсировини в бухобліку читайте в матеріалі «Оцінюємо та реалізуємо металобрухт: за якою вартістю?» («Бюджетна бухгалтерія», 2024, № 16).

І ще один дуже важливий нюанс: до моменту надходження коштів від реалізації макулатури в бухобліку установи буде обліковуватися дебіторська заборгованість. Зокрема, для обліку такої заборгованості можна використовувати субрахунок 2111 «Поточна дебіторська заборгованість за розрахунками за товари, роботи, послуги» або 2117 «Інша поточна дебіторська заборгованість».

Правило 4. Подаємо довідку про надходження в натуральній формі + вносимо зміни до кошторису. На вартість оприбуткованої макулатури установі необхідно скласти і подати до органу Казначейства довідку про надходження у натуральній формі. Зробити це слід не пізніше останнього робочого дня місяця. Надходження від реалізації відображаємо за кодом доходів 25010400 «Надходження бюджетних установ від реалізації в установленому порядку майна (крім нерухомого майна)».

Зауважте: якщо надходження від продажу запасів не заплановано у кошторисі установи, необхідно внести зміни до кошторису за спеціальним фондом.

Зміни до спецфонду кошторису за власними надходженнями слід вносити на підставі довідки про підтвердження надходжень на спеціальні реєстраційні рахунки.

Такі зміни розпорядники вносять протягом бюджетного періоду відповідно до вимог абз. 5 п. 49 Порядку № 228*. Детальніше про порядок внесення змін до кошторису за спецфондом читайте в матеріалі «Кошторис бюджетної установи: складання, затвердження та виконання» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2023, № 44).

* Порядок складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ, затверджений постановою КМУ від 28.02.2002 № 228.

Куди використати кошти від реалізації макулатури? Кошти, отримані від реалізації майна (крім будівель і споруд), є складовою доходів спеціального фонду кошторису. Зокрема, такі кошти належать до підгрупи 4 групи 1 власних надходжень бюджетних установ — надходження бюджетних установ від реалізації в установленому порядку майна (крім нерухомого майна). Це прямо передбачено ч. 4 ст. 13 БКУ*.

* Бюджетний кодекс України від 08.07.2010 № 2456-VI.

Куди установа може спрямувати кошти, отримані від продажу макулатури? Напрями використання таких надходжень чітко визначені ч. 4 ст. 13 БКУ. Зокрема, установа має право витратити такі кошти на:

1) проведення ремонту, модернізацію та придбання нових необоротних активів (крім будівель і споруд) та інших матеріальних цінностей;

2) покриття витрат, пов’язаних з організацією збирання і транспортування макулатури до приймального пункту;

3) господарські потреби установи, включаючи оплату комунальних послуг та енергоносіїв.