Казначейство відмовляє у реєстрації зобов’язань або проведенні платежів: коли це законно та як діяти бухгалтеру?

Контроль Казначейства: на якому етапі він здійснюється?

Органи Державної казначейської служби України виконують ключову функцію контролю на етапах реєстрації бюджетних зобов’язань та проведення відповідних платежів розпорядників і одержувачів бюджетних коштів.

Такий контроль передбачено Бюджетним кодексом України та низкою підзаконних актів:

• Порядком казначейського обслуговування державного бюджету за витратами, затвердженим наказом Мінфіну від 24.12.2012 № 1407;
• Порядком казначейського обслуговування місцевих бюджетів, затвердженим наказом Мінфіну від 23.08.2012 № 938;
• Порядком реєстрації та обліку бюджетних зобов’язань розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів в органах Державної казначейської служби України, затвердженим наказом Мінфіну від 02.03.2012 № 309;
• нормативно-правовими актами Мінфіну та ДКСУ, що регулюють порядок подання та оформлення документів.

Саме ці документи визначають межі повноважень органів Казначейства та підстави для відмови у реєстрації зобов’язань і здійсненні платежів.

Підстави для відмови у реєстрації бюджетних зобов’язань

1. Відсутність або недостатність бюджетних асигнувань

Згідно зі ст. 48 БКУ, бюджетні зобов’язання можуть братися виключно в межах відповідних бюджетних асигнувань, установлених кошторисом.

Органи Казначейства відмовляють у реєстрації зобов’язання, якщо:

• видатки не передбачені кошторисом або планом асигнувань (наприклад, заклад освіти уклав договір на придбання обладнання за КЕКВ 3110, хоча асигнування за цим кодом у кошторисі не передбачено. У такому випадку Казначейство не має права зареєструвати бюджетне зобов’язання);
• сума договору перевищує затверджені призначення (наприклад, за КЕКВ 2240 установі затверджено 500 тис грн. Раніше вже зареєстровано зобов’язань на 470 тис грн. Установа подає на реєстрацію новий договір на 80 тис грн. Вільний залишок становить лише 30 тис грн. У такій ситуації Казначейство відмовить у реєстрації зобов’язання);
• відсутній або не затверджений паспорт бюджетної програми (для головних розпорядників і відповідальних виконавців).

2. Невідповідність застосованого КЕКВ економічній суті операції

Відповідно до п. 11.2 Порядку № 1407, Казначейство здійснює контроль за відповідністю бюджетних зобов’язань бюджетній класифікації.

Підставами для відмови є:

• неправильне застосування КЕКВ;
• невідповідність предмета договору обраному коду;
• відсутність передбачених заходів у бюджетній програмі.

Формальна наявність КЕКВ у кошторисі не є достатньою — важливо, щоб він відповідав економічному змісту операції.

3. Порушення вимог законодавства у сфері публічних закупівель

Казначейство перевіряє наявність документів щодо закупівлі та їх відповідність законодавству та не реєструє бюджетні зобов’язання, взяті з порушенням законодавства.

Зокрема, відмова можлива, якщо:

• договір укладено без проведення обов’язкових процедур закупівель;
• допущено штучне дроблення предмета закупівлі;
• відсутні або неправильно оформлені документи, що підтверджують закупівлю.

4. Неналежне оформлення підтвердних документів

Документи, подані для реєстрації зобов’язань, мають бути оформлені належним чином.

Причинами відмови можуть бути:

• відсутність обов’язкових реквізитів;
• підписи неуповноважених осіб;
• розбіжності між договором і доданими документами;
• подання неповного пакета документів.

5. Порушення строків та порядку реєстрації

Згідно зі ст. 48 БКУ, бюджетні зобов’язання та фінансові зобов’язання підлягають обов’язковій реєстрації в органах Казначейства. Наявність прострочених або нереєстрованих зобов’язань може стати підставою для зупинення реєстрації нових.

Підстави для відмови у проведенні платежів

Навіть після успішної реєстрації зобов’язання платіж може бути не проведений. Перелічимо основні причини відмови.

1. Відсутність зареєстрованого бюджетного зобов’язання

Відповідно до ст. 49 БКУ, платежі з бюджету здійснюються лише в межах зареєстрованих бюджетних зобов’язань. Якщо бюджетне зобов’язання не зареєстроване або сума платіжної інструкції його перевищує, Казначейство платіж не проведе.

2. Відсутність фактичних надходжень спеціального фонду

Розпорядники бюджетних коштів беруть бюджетні зобов'язання за спецфондом виключно в межах відповідних фактичних надходжень спеціфонду (ст. 48 БКУ). Відповідно, якщо грошей на спецрахунку не вистачає, то й мови о проведенні платежу не може бути.

3. Невідповідність платіжних документів умовам договору

Казначейство перевіряє відповідність платіжних документів умовам зареєстрованого зобов’язання.

Відмова можлива у разі:

• відсутності актів, накладних, рахунків;
• невідповідності предмета або суми оплати;
• порушення строків оплати, визначених договором.

4. Недотримання черговості платежів

Відповідно до ст. 55 БКУ, у разі обмеженого ресурсу платежі здійснюються з урахуванням пріоритетності захищених видатків. Але на період дії воєнного стану при проведенні видатків правило «захищених статей» не застосовується (абз. 12 п.п. 1 п. 22 розд. VI БКУ). Натомість черговість здійснення видатків на період дії воєнного стану визначено п. 19 Порядку виконання повноважень Державною казначейською службою в особливому режимі в умовах воєнного стану, затвердженого постановою КМУ від 09.06.2021 № 590.

5. Обмеження здійснення видатків, арешт коштів

Органи Казначейства можуть відмовити у реєстрації платежу або провести зупинення/відмову у прийнятті платіжної інструкції, якщо:

• на рахунку накладено арешт коштів за рішенням суду/виконавчих органів;
• існують обмеження щодо здійснення видатків, встановлені законодавством чи відповідними нормативними актами;
• платіж не відповідає відомчій чи бюджетній класифікації.

6. Недотримання вимог щодо оформлення поданих документів

Порядки № 1407 і № 938 містять вимоги щодо оформлення платіжних документів (платіжних доручень/інструкцій):

• правильність реквізитів;
• відповідність реєстрованим зобов’язанням;
• наявність відповідних бюджетних призначень.

Будь-яка неточність у реквізитах, несвоєчасне подання чи неподання платіжних документів у встановлені строки може стати підставою для їх повернення без виконання.

Адміністративно-правові наслідки та заходи впливу

Згідно з ст. 116–118 БКУ, порушення бюджетного законодавства — включаючи неналежну реєстрацію зобов’язань чи необґрунтовану відмову казначейства — тягне застосування заходів впливу:

• попередження про неналежне виконання бюджетного законодавства;
• зупинення операцій із бюджетними коштами;
• призупинення чи зменшення бюджетних асигнувань тощо.

Ключовий момент: відмова Казначейства завжди має бути письмово або електронно зафіксована, чітко обґрунтована, із посиланням на конкретні положення нормативних актів. Протилежний випадок може призвести до відповідальності працівників органу Казначейства.

Якщо формулювання відмови загальне або без нормативного обґрунтування — бухгалтер має право вимагати уточнення підстав відмови.

Чи можна подати документи повторно?

Так. Після усунення недоліків розпорядник або одержувач бюджетних коштів може повторно подати документи на реєстрацію чи оплату.

Наприклад, казначейство відмовило у реєстрації через відсутність додаткової угоди до договору. Після надання додаткової угоди та повторного подання Реєстру бюджетних зобов’язань реєстрація проводиться в загальному порядку.

Чи можна оскаржити відмову?

Так. Якщо установа вважає відмову безпідставною, вона може:

• звернутися до керівника відповідного органу Казначейства;
• звернутися до вищого органу Казначейства;
• захищати свої права у судовому порядку.

У такому випадку особливого значення набуває письмове обґрунтування відмови та належне оформлення всіх документів установи.

Отже, відмова органів Казначейства у реєстрації зобов’язань або проведенні платежів є наслідком реалізації контрольних повноважень, передбачених БКУ. Це, за своєю суттю, механізм захисту бюджетного законодавства і ефективного управління публічними коштами.

У більшості випадків причиною таких відмов є не відсутність коштів, а порушення порядку планування, класифікації або документального оформлення операцій.

Для розпорядників бюджетних коштів важливо знати нормативні підстави таких відмов (БКУ, Порядки № 309, № 1407, № 938) і максимально мінімізувати ризики помилок. Для цього:

• перевіряйте наявність бюджетних асигнувань до укладення договору;
• не допускайте перевищення зареєстрованих зобов’язань над кошторисними призначеннями;
• формуйте повний пакет підтвердних документів, дотримуйтесь правил їх оформлення;
• перед поданням документів перевіряйте правильність реквізитів, КЕКВ та сум;
• реєструйте фінансові зобов’язання до подання платіжних документів.