Електронна трудова книжка: який порядок подання скан-копій?

№ з/п

Запитання

Відповідь

1

Чи зобов’язаний роботодавець надавати скан-копії трудових книжок працівників?

Ні, наразі такого обов’язку для роботодавців не встановлено. Відомості про трудову діяльність працівників можуть подаватися через вебпортал ПФУ страхувальником-роботодавцем або ж особисто працівником. Це прямо зазначено у п. 6 Порядку № 1084¹.

Проте, зважаючи на те, що в загальному випадку трудові книжки працівників знаходяться в роботодавців, Пенсійний фонд звертається до установ із проханням організувати через вебпортал ПФУ подання сканованих копій документів, що підтверджують трудовий стаж працівників, які набувають права на призначення пенсії за віком

2

Із чого складаються відомості про трудову діяльність працівника?

Відомості про трудову діяльність працівника подаються через вебпортал ПФУ у вигляді скан-копій передбачених законодавством документів з обов’язковим накладенням страхувальником або працівником кваліфікованого електронного підпису.

Для того щоб запустити облік трудової діяльності працівника, такий працівник має надати згоду на обробку даних, передбачених Порядком № 1084, в електронній формі.

Якщо такі повноваження він делегує роботодавцю (страхувальнику), то згода має бути оформлена у вигляді окремого документа. До затвердження форми такої згоди Пенсійним фондом її укладають у довільній формі. Сканована копія цієї згоди є невід’ємною складовою відомостей, поданих страхувальником.

Якщо відомості про трудову діяльність працівник надає особисто, то скан-копія згоди не потрібна

3

Чи є вимоги щодо скан-копій та формату їх подання?

Так, такі вимоги є. Електронні копії сторінок трудової книжки та документів про стаж, що визначені Порядком № 637², а також згоди працівника щодо надання дозволу на обробку його персональних даних виготовляються шляхом їх сканування в кольоровому форматі.

Скановані копії, що виготовляються з оригіналів трудової книжки та документів про стаж, мають містити всі сторінки у хронологічному порядку та поля відповідних документів, бути придатні для сприйняття їх змісту.

Рекомендована роздільна здатність при скануванні — 300 dpi. Формат зображення має бути jpg або pdf, розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.

Скан-копії повинні бути чіткими. Тобто повинні добре читатися назва документа, його серійний номер (за наявності), дата видачі, прізвище ім’я та по батькові власника, печатки, підписи тощо.

Незаповнені сторінки трудової книжки (вкладиша) сканувати не потрібно.

Сканувати можна:

— або окремо кожну сторінку трудової книжки і зберегти їх у форматі jpg;

— або відразу всі сторінки трудової книжки і сформувати один файл у форматі pdf.

Враховуйте: сканування здійснюється в кольоровому форматі. Скануванню підлягають всі заповнені сторінки розділів «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» та вкладиші оригіналу трудової книжки

4

Який порядок надання скан-копій роботодавцями?

Усю процедуру можна розділити на 4 кроки.

Крок 1. Увійдіть на вебпортал ПФУ та у правому верхньому куті натисніть поле «Вхід».

Крок 2. Оберіть спосіб входу. Роботодавці (як юридичні особи, так і ФОП) мають обрати «Юридична особа».

Із списку Акредитованого центру сертифікації ключів (АЦСК) оберіть свого надавача послуг Електронного цифрового підпису (ЕЦП), в якому ви отримали електронний підпис. Укажіть шлях до вашого ключа ЕЦП та введіть свій пароль до нього. Для входу до свого особистого кабінету залишиться натиснути зелену кнопку «Увійти з ЕЦП».

Крок 3. У розділі «Комунікації з ПФУ» знайдіть сервіс «Надання скан-копій трудової книжки». Перед внесенням скан-копій система видає коротку інструкцію. Натиснувши на кнопку «Продовжити», ви перейдете безпосередньо до розділу завантаження. Тут роботодавець може заповнити форму на свого працівника.

Крок 4. Додайте:

1) скан-копії трудової книжки (вимоги див. вище). Натисніть кнопку «Додати файл» та оберіть заздалегідь підготовлені скан-копії трудової книжки;

2) скановану копію згоди на обробку персональних даних працівника.

Готово? Натискайте «Відправити до ПФУ» — і копія трудової книжки буде передана Пенсійному фонду.

Звертаємо вашу увагу, що наразі подано до Верховної Ради законопроєкт № 3623 — Проєкт Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» — про запровадження обліку трудової діяльності працівника в електронній формі.

У разі його прийняття ст. 48 КЗпП буде викладена у новій редакції. У цій статті буде встановлено, що облік трудової діяльності працівника здійснюватиметься в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. При цьому роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний буде вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення

¹ Порядок обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи — підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затверджений постановою КМУ від 27.11.2019 р. № 1084.

² Порядок підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затверджений постановою КМУ від 12.08.93 р. № 637.