Інформація по темі "" | Публікації по тегу
14.07.20
26953 7
Друкувати
Обране

Електронна трудова книжка: який порядок подання скан-копій?

Сьогодні все більше роботодавців звертаються із запитаннями щодо обов’язку надання скан-копій трудових книжок працівників до Пенсійного фонду. Відповіді на ці запитання ви знайдете в нашій статті.


Боршовська Валентина, заступник директора Департаменту інформаційних систем та електронних реестрів ПФУ

БЮДЖЕТНА БУХГАЛТЕРІЯ ЛИПЕНЬ, 2020/№ 26

 

На виконання Указу Президента України від 08.11.2019 р. № 837 Пенсійним фондом у червні 2020 року розпочато впровадження нової системи «Автоматичне призначення пенсій», тобто подати документи для призначення пенсії можна через особистий кабінет на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України (portal.pfu.gov.ua) за допомогою кваліфікованого електронного підпису.

Особливістю новації є те, що пенсію буде призначено без особистого звернення до територіального органу ПФУ на підставі поданих у зверненні документів.

В особистому кабінеті застрахована особа заповнює та подає «Анкету-заяву на автоматичне призначення пенсії», що працює наразі у тестовому режимі. Деякі поля заповнюються автоматично за даними особи, наявними на порталі, деяку інформацію необхідно додати в ручному режимі.

Разом з Анкетою додаються файли сканованих документів, що підтверджують набутий трудовий стаж та ідентифікують особу. Файли документів необхідно прикріпити у відповідному розділі, кожний розділ містить перелік необхідних документів.

Зауважимо, що обов’язковою умовою такого автоматичного призначення пенсії є наявність на дату набуття права на неї електронних відомостей про трудову діяльність застрахованої особи в реєстрі застрахованих осіб.

Для зручнішого сприйняття інформації ми підготували спеціальну таблицю, в якій зліва наведено запитання, що стосується порядку надання скан-копій трудових книжок, а справа — відповідь на нього.

№ з/п

Запитання

Відповідь

1

Чи зобов’язаний роботодавець надавати скан-копії трудових книжок працівників?

Ні, наразі такого обов’язку для роботодавців не встановлено. Відомості про трудову діяльність працівників можуть подаватися через вебпортал ПФУ страхувальником-роботодавцем або ж особисто працівником. Це прямо зазначено у п. 6 Порядку № 10841.

Проте, зважаючи на те, що в загальному випадку трудові книжки працівників знаходяться в роботодавців, Пенсійний фонд звертається до установ із проханням організувати через вебпортал ПФУ подання сканованих копій документів, що підтверджують трудовий стаж працівників, які набувають права на призначення пенсії за віком

2

Із чого складаються відомості про трудову діяльність працівника?

Відомості про трудову діяльність працівника подаються через вебпортал ПФУ у вигляді скан-копій передбачених законодавством документів з обов’язковим накладенням страхувальником або працівником кваліфікованого електронного підпису.

Для того щоб запустити облік трудової діяльності працівника, такий працівник має надати згоду на обробку даних, передбачених Порядком № 1084, в електронній формі.

Якщо такі повноваження він делегує роботодавцю (страхувальнику), то згода має бути оформлена у вигляді окремого документа. До затвердження форми такої згоди Пенсійним фондом її укладають у довільній формі. Сканована копія цієї згоди є невід’ємною складовою відомостей, поданих страхувальником.

Якщо відомості про трудову діяльність працівник надає особисто, то скан-копія згоди не потрібна

3

Чи є вимоги щодо скан-копій та формату їх подання?

Так, такі вимоги є. Електронні копії сторінок трудової книжки та документів про стаж, що визначені Порядком № 6372, а також згоди працівника щодо надання дозволу на обробку його персональних даних виготовляються шляхом їх сканування в кольоровому форматі.

Скановані копії, що виготовляються з оригіналів трудової книжки та документів про стаж, мають містити всі сторінки у хронологічному порядку та поля відповідних документів, бути придатні для сприйняття їх змісту.

Рекомендована роздільна здатність при скануванні — 300 dpi. Формат зображення має бути jpg або pdf, розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.

Скан-копії повинні бути чіткими. Тобто повинні добре читатися назва документа, його серійний номер (за наявності), дата видачі, прізвище ім’я та по батькові власника, печатки, підписи тощо.

Незаповнені сторінки трудової книжки (вкладиша) сканувати не потрібно.

Сканувати можна:

— або окремо кожну сторінку трудової книжки і зберегти їх у форматі jpg;

— або відразу всі сторінки трудової книжки і сформувати один файл у форматі pdf.

Враховуйте: сканування здійснюється в кольоровому форматі. Скануванню підлягають всі заповнені сторінки розділів «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» та вкладиші оригіналу трудової книжки

4

Який порядок надання скан-копій роботодавцями?

Усю процедуру можна розділити на 4 кроки.

Крок 1. Увійдіть на вебпортал ПФУ та у правому верхньому куті натисніть поле «Вхід».

Крок 2. Оберіть спосіб входу. Роботодавці (як юридичні особи, так і ФОП) мають обрати «Юридична особа».

Із списку Акредитованого центру сертифікації ключів (АЦСК) оберіть свого надавача послуг Електронного цифрового підпису (ЕЦП), в якому ви отримали електронний підпис. Укажіть шлях до вашого ключа ЕЦП та введіть свій пароль до нього. Для входу до свого особистого кабінету залишиться натиснути зелену кнопку «Увійти з ЕЦП».

Крок 3. У розділі «Комунікації з ПФУ» знайдіть сервіс «Надання скан-копій трудової книжки». Перед внесенням скан-копій система видає коротку інструкцію. Натиснувши на кнопку «Продовжити», ви перейдете безпосередньо до розділу завантаження. Тут роботодавець може заповнити форму на свого працівника.

Крок 4. Додайте:

1) скан-копії трудової книжки (вимоги див. вище). Натисніть кнопку «Додати файл» та оберіть заздалегідь підготовлені скан-копії трудової книжки;

2) скановану копію згоди на обробку персональних даних працівника.

Готово? Натискайте «Відправити до ПФУ» — і копія трудової книжки буде передана Пенсійному фонду.

Звертаємо вашу увагу, що наразі подано до Верховної Ради законопроєкт № 3623 — Проєкт Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» — про запровадження обліку трудової діяльності працівника в електронній формі.

У разі його прийняття ст. 48 КЗпП буде викладена у новій редакції. У цій статті буде встановлено, що облік трудової діяльності працівника здійснюватиметься в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. При цьому роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний буде вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення

1 Порядок обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи — підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затверджений постановою КМУ від 27.11.2019 р. № 1084.

2 Порядок підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затверджений постановою КМУ від 12.08.93 р. № 637.

env_icon Отримуйте новини поштою!

Ми будемо надсилати вам найсвіжіші матеріали кожного тижня

Для цього вкажіть своє ім'я та електронну скриньку

Помітили помилку? Виділіть її та натисніть Ctrl+Enter, щоб повідомити нас про це
Журнал «Бюджетна бухгалтерія»



коментарі
(7)
Оксана
14.07.2020
Тож кожна людина, що виходе на пенсію має вивчити законодавство, відсканувати документи у належнім форматі і відправити в пенсійний фонд. Розумію, коли це роблять фахівці відповідного напрямку. Але, якщо це людина не пов'язана з обліком та комп'ютерною технікою, звільняється в день виходу на пенсію що робити їй? Кого уповноважити ? Чи просто лишитись без пенсії? Більшість знайомих "новоспечених" пенсіонерів героїчно сканували документи під час карантину, а потім все ж їхали до відділень пенсійного фонду і везли ксерокопії. Оптимізація витрат пенсійного фонду за рахунок самих же пенсіонерів. "Покращення" настає кожного дня.
... Оксана
15.07.2020
Цілком погоджуюсь з Вами. А ще потрібно того ключа собі зробити, а він, вибачте мене, не дуже й дешево коштує. Та навіть якщо його зробити, то куди біде бабця чи дідусь у селі, де мало у кого є комп'ютер, а тим більше інтернет. А якщо й це придбають, в чому я дуже впевнений, то хто їх навчить користуватись усім цим???Вибачте мене, але вони з кнопочними телефонами розібратися не можуть, а ви тут говорите про електронні ключі, сайти, портали, сканкопії...
121 ...
15.07.2020
Ключ безкоштовно створюється в приват24 за хвилину. У бабці є діти і внуки. І взагалі тут мова йде про тих, хто буде виходити на пенсію через 10 років, а не про тих, хто уже 10 років знаходиться на пенсії.
Енгрібьорд 121
16.07.2020
Не всі обслуговуються в Приваті. До того ж механізм має бути простим і зрозумілим для користувача без залучення дітей, внуків чи ще когось там. Ну, можливо, з такими реформами через 10 років всібудуть більш "диджиталізованими". Нажаль, на теперішній час я, навіть,не спромігся умовити свою мати оформити картку для отримання пенсії не кажучи вже про якісь там скани чи ЕЦП...
5456 Енгрібьорд
15.09.2020
Опам ятайтесь . своїми ж руками віддавати все інформацію про себе ? кому ?
таня
14.07.2020
комедія, і чим далі тим кумедніше
Олег
24.03.2021
Чому ніхто не говорить, про той, факт, що система вимагає вручну ввести всі записи , які наявні в Трудовій книжці а лише тоді ще підтвердити ці данні сканкопіями? Якась абсурдність! Пенсійемй фонд вирішив чужими руками опрацьовувати масиви своєї роботи?!
Залишити коментар:
pw-image
Читайте сайт за ціною чашки кави
Платне користування buhgalter.com.ua передбачає:
  • доступ до новин, статей, довідників
  • безлімітні завантаження бланків
  • відсутність реклами.
Передплатники «Бюджетної бухгалтерії», «Оплата праці» та користувачі «FIT-Бюджет» отримують безкоштовний доступ до порталу бонусом до передплати.
Передплата подовжується автоматично щомісяця, але відмовитися можна у будь-який момент. Я погоджуюсь з користувацькими умовами
30
грн/
місяць
Вже передплатили? Увійти
Передплата подовжується автоматично щомісяця, але відмовитися можна у будь-який момент. Я погоджуюсь з користувацькими умовами
ic-acc-pay
×

 

Договір публічної оферти

Угода

про умови використання інформаційних ресурсів сайту

Ця Угода укладена між ТОВ «НВП «ФАКТОР» (далі - Компанія) і будь-яким Користувачем (далі загально названі - Сторони) веб-сайту (-ів) buhgalter.com.ua і / або budget.factor.ua, далі іменуються - Сайт.

Загальні положення

Наведені нижче умови є електронною формою документа, що визначає порядок використання, а саме, надання Користувачеві доступу до інформаційних ресурсів через Сайт.

Ця угода (Договір) носить характер публічної оферти, тобто є еквівалентом "усної угоди" і відповідно до чинного законодавства України має належну юридичну силу.

Сайт є об'єктом авторського права і як складного твору, а також "компіляції даних" ("бази даних") охороняється на території України, відповідно до Закону України "Про авторське право і суміжні права".

Всі авторські майнові права на Сайт належать Компанії. Позначення «buhgalter», «Factor» є знаком для товарів і послуг (торговою маркою) і не може використовуватися Користувачем без отримання відповідної ліцензії.

Компанія докладає всіх зусиль щодо забезпечення достовірності і актуальності інформації, представленої на Сайті. Однак Компанія не бере на себе фінансової та іншої відповідальності за результати застосування цієї інформації.

Підписка - повний доступ до всіх матеріалів, розміщених на Сайті. Підписка надається за певну плату на певний строк відповідно до умов відповідного тарифу Підписки.

Автоподовження підписки - сервіс автоматичного продовження підписки.

 

 

1. Прийняття Угоди

 

1.1. Для того, щоб отримати право доступу до інформаційних ресурсів Сайту, Користувачеві необхідно спочатку висловити свою згоду з цією угодою. Користувач не має санкціонованого доступу до інформаційних ресурсів Сайту, якщо він не прийняв або не згоден з умовами цієї угоди.

1.2 Згідно з умовами Договору Компанія надає Користувачам Передплату на платній основі з метою перегляду користувачами окремих матеріалів, розміщених на Сайті. Категорії платної інформації визначаються Товариством самостійно.

1.3. За згодою Користувача з умовами цієї угоди, Користувачеві надається доступ до інформаційних ресурсів Сайту. Інформаційні ресурси надаються «як є» і не припускають наступних доопрацювань.

1.4. Користувач має право припинити користуватися Сайтом в будь-який момент, без спеціального повідомлення Компанії про припинення користування Сайтом.

1.5. Для отримання доступу до ресурсів від Користувача може знадобитися надання інформації про себе (наприклад, відомості про особу, відомості про юридичну особу та інші контактні дані) з метою продовження користування Користувачем послугами Компанії.

1.6. Беручи до уваги безперервне впровадження нових розробок, Користувач визнає і погоджується з тим, що Компанія має право на власний розсуд припинити (тимчасово або остаточно) надання доступу до ресурсів Сайту (або будь-яких окремих функцій Сайту) всім користувачам взагалі або Користувачеві зокрема, без попереднього повідомлення.

1.7. Компанія на постійній основі впроваджує нові розробки для того, щоб надавати найкращі можливі послуги своїм користувачам. Користувач визнає і погоджується з тим, що форма і характер послуг (дизайн сайту, обсяг наданої інформації, тематика і ін.) можуть час від часу змінюватися без попереднього повідомлення Користувача.

 

 

2. Відповідальність сторін

 

2.1. Матеріали Сайту видаються без будь-яких гарантій, неявних або інших. Компанія не несе відповідальність за повноту і точність інформації, що міститься в матеріалах сайту, відповідність її вимогам Користувача.

2.2. Всі ризики, що виникають при використанні матеріалів (ресурсів) Сайту, несе Користувач. Компанія ні за яких умов не несе відповідальності за будь-які понесені Користувачем збитки, у чому б вони не виражалися, в тому числі, в разі якщо компанія була повідомлена про можливість заподіяння збитків.

2.3. Ризик настання негативних наслідків в результаті використання рекомендацій, думок і тверджень, що містяться на Сайті, в повному обсязі несе Користувач. Компанія не гарантує і не підтверджує точність і достовірність, рекомендацій, думок і тверджень, що містяться на Сайті.

2.4. Компанія не несе ніякої відповідальності за будь-які помилки, неточності, втрати часу, порушення в роботі обладнання і ліній комунікацій, проникнення комп'ютерних вірусів, втрати і зміни даних, виникнення дефектів в роботі програм. які виникли, незалежно від причин, в результаті використання Сайту.

2.5. У разі здійснення Користувачем дій, передбачених ст. 50 Закону України «Про авторське право і суміжні права» (порушення авторського права і суміжних прав), Компанія залишає за собою право, без попереднього повідомлення Користувача, за своїм вибором здійснювати дії щодо захисту немайнових і майнових авторських прав та суміжних прав в порядку, встановленому адміністративним, цивільним і кримінальним законодавством.

 

3. Порядок і умови оформлення Передплати

 

3.1 Для оформлення Передплати Користувачеві необхідно:

3.1.1 Авторизуватись або зареєструватися на сайті buhgalter.com.ua шляхом заповнення всіх необхідних полів реєстраційної форми

3.1.2 Уважно ознайомитися з умовами договору і прийняти його,

3.1.3 Ввести необхідні для оплати дані, якщо того вимагає Платіжна система; підтвердити оплату і оплатити.

3.2 Оплата доступу до сайту buhgalter.com.ua проводиться Користувачем на умовах 100% передплати.

3.3 Компанія попереджає користувачів, а Користувачі розуміють і погоджуються з тим, що Платіжна система може стягувати понад вартості послуг будь-якого роду комісії та збори, включаючи комісії мобільних операторів (за їх наявності), надаючи свої послуги тільки в разі, якщо такі комісії і збори будуть оплачені користувачем. Інформацію про такі комісії і збори (за їх наявності) Користувач самостійно може дізнатися в Платіжній системі. Комісії та збори не повертаються і не відшкодовуються Компанією. Користувач, який скористався послугами платіжної системи, вважається попередженим і згодним з їх умовами.

3.4 Компанія має право в односторонньому порядку і без попереднього повідомлення Користувача змінювати умови цього договору, наповнення пакетів Підписка, розміри тарифів і т.п. шляхом розміщення відповідного документа в новій редакції на сайті.

3.5 Зміни умов цього Договору набирають чинності з моменту опублікування на сайті buhgalter.com.ua

3.6 Зміни, що стосуються наповнення пакетів Підписка, розмірів тарифів застосовуються тільки для підписок, придбаних після такої зміни.

3.7 Відмова від послуг після оплати неможлива.

3.8 Користувач не має права:

3.8.1 реєструватися як інша особа; вводити в оману інших користувачів щодо своєї особи, використовуючи реєстраційні дані іншої людини; навмисне спотворювати уявлення про самого себе, свій вік або свої відносини з іншими особами або іншими організаціями; передавати реєстраційні дані, логін і пароль для доступу до системи іншим особам;

 

4. Автоподовження підписки

 

4.1 Учасники оплачують доступ до сайту buhgalter.com.ua щомісяця, надають згоду на послуги автоматичного регулярного продовження Підписки на новий термін (автоподовження Підписки). Після активації даної послуги оплата нового терміну Підписки здійснюється шляхом автоматичного безакцептного списання коштів з рахунку користувача. Послуга автоподовження Підписки надається до тих пір, поки Користувач не повідомить про її скасування в особистому кабінеті користувача, заповнивши необхідну форму.

4.2 Послуга вважається скасованою з наступного оплатного періоду.

4.3 Послуга активується при здійсненні першої або чергової оплати Підписки, що означає згоду користувача з тим, що після закінчення оплаченого строку дії Передплати Договір автоматично пролонгується на тих же умовах на той же термін з автоматичним списанням вартості Передплати з рахунку Користувача

4.4 У разі недостатності коштів на рахунку користувача або неможливості проведення платежу Підписка на новий термін не надається, а послуга «автоподовження Підписки» відключається, до моменту появи коштів на рахунку користувача або заміни користувачем рахунку в особистому кабінеті).

4.5 При зміні Товариством тарифів на підписку автоподовження Підписка на черговий новий термін, наступний за періодом, протягом якого відбулася така зміна буде здійснено за новим тарифом.

 

5. Припинення відносин з Компанією. зміна угоди

 

5.1. Компанія і Користувач домовилися, що компанія має право припинити підтримувати Сайт (надавати доступ / надавати послуги) в будь-який час на власний розсуд.

5.2. Компанія залишає за собою право припинити доступ до Сайту, якщо: доступ до Сайту втрачений через відсутність зв'язку на маршруті від Користувача до Сайту; Користувачеві відмовлено в доступі до Сайту внаслідок порушення ним «Інтрукціі користування сайтом» (http://budget.factor.ua/faq.php) або перевищення обсягу прав на використання Сайту.

5.3. Компанія залишає за собою право за своїм вибором без попереднього повідомлення та / або роз'яснення причин: змінювати, виправляти, обмежувати, припиняти чи зупиняти дію Сайту і будь-яких його розділів (матеріалів, ресурсів, сервісів); відмовляти Користувачеві в доступі до користування Сайтом і / або будь-якого його розділу. Задоволення / розгляд потреб Користувача при використанні Сайту не є обов'язком Компанії.

 

6. Заключні положення

 

6.1. Сайт може містити посилання на інші Інтернет - сайти. Дані сайти не перебувають під контролем Компанії і Компанія не несе відповідальності за зміст даних сайтів та / або зміст сайтів, посилання на які знаходяться на даних сайтах. Посилання на інші сайти включені в Сайт тільки для зручності користувачів і не означають згоду Компанії та його посадових осіб з вмістом даних сайтів. Інші Інтернет - сайти можуть містити посилання на Сайт без спеціального дозволу Компанії.

6.2. У разі незгоди Користувача з будь-яким з умов цієї угоди він зобов'язаний негайно припинити використання Сайту і / або будь-якого з його розділів.

6.3. У разі якщо компетентними органами / особами частина цієї угоди буде визнана недійсною, такою, що суперечить законодавству і не підлягає застосуванню, це не тягне неможливість застосування інших положень цієї угоди. Ця угода діє повною мірою в рамках, встановлених чинним законодавством.

6.4. До відносин в рамках цієї Угоди застосовується право України. Користувач і Компанія домовилися підкорятися при виникненні будь-яких спорів, що виникають у зв'язку зі справжньою угодою (використанням Сайту), виключно юрисдикції судів України.

Для того, чтоб распечатать текст необходимо авторизоваться или зарегистрироваться
Закрити
icon-block
Заважає реклама?
Ви маєте можливість її відключити всього за 30 грн