Як завершити закупівельний договір, укладений на 2024 рік?

Проводимо ревізію укладених договорів

Традиційно кінець року — відповідальний та кропіткий період для всіх замовників. Одне із завдань, яке постає перед закупівельниками на цьому етапі, — це проаналізувати укладені договори. Навіщо це робити? Для того, щоб впевнитися, що зобов’язання за договорами виконано.

Так, у ситуації читача зобов’язання за договором обидві сторони виконали в повному обсязі. Але в замовника зостався певний залишок коштів. Це могло статися з різних причин, наприклад, у замовника зменшилася потреба в обсязі закупівлі товарів.

Далі пояснимо, як правильно завершити роботу за таким договором. При цьому під час проведення таких заходів необхідно враховувати вимоги як закупівельного законодавства, так і бюджетного.

Вимоги закупівельного законодавства

Передусім замовнику слід розпочати з розв’язання закупівельного питання. Для цього доведеться зв’язатися з постачальником та узгодити подальший порядок дій.

Власне, у цій ситуації не потрібно нічого вигадувати, замовнику достатньо дотримуватися приписів закупівельного законодавства, а зокрема, постанови № 1178*. Пояснимо, які для цього є підстави та як їх правильно застосовувати.

* Особливості здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджені постановою КМУ від 12.10.2022 № 1178.

Отже, замовник повинен:

1) оформити рішення (протокол) про внесення змін до договору.

У цій ситуації законодавець дає замовнику право внести зміни до договору у зв’язку зі зменшенням обсягів закупівлі, що призводять до зменшення загальної вартості договору. Це передбачено п.п. 1 п. 19 постанови № 1178. Звісно, якщо такі зміни пов’язані зі зменшенням потреби в предметі закупівель (продуктах харчування);

2) оформити та надіслати постачальнику додаткову угоду до закупівельного договору, на підставі якої зменшується кількість товару та сума договору;

3) оприлюднити в електронній системі закупівель повідомлення про внесення змін до договору, а також безпосередньо зміни до договору (тобто додаткову угоду). Строк для оприлюднення таких документів — три робочих дні з дня внесення змін;

4) оприлюднити звіт про виконання договору про закупівлю. Такий обов’язок виникає у разі настання однієї з трьох підстав: закінчення строку дії договору про закупівлю, виконання сторонами такого договору або його розірвання. Впоратися з цим завданням необхідно протягом 20 робочих днів із дня настання такої події.

Вимоги бюджетного законодавства

Після цього замовник має зменшити зобов’язання за раніше укладеним закупівельним договором. І в цьому питанні слід дотримуватися приписів п. 2.9 Порядку № 309*.

* Порядок реєстрації та обліку бюджетних зобов’язань розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів в органах Державної казначейської служби України, затверджений наказом Мінфіну від 02.03.2012 № 309.

Так, у разі зміни умов бюджетних зобов’язань розпорядник повинен подати до Казначейства:

— Реєстр бюджетних зобов’язань, зазначивши від’ємну суму змін бюджетних зобов’язань за договором. Тобто слід проставити суму укладеної додаткової угоди зі знаком мінус;

— додаткову угоду, яка підтверджує зменшення бюджетних зобов’язань за договором.

Як бачимо, навіть якщо замовник та постачальник виконали свої договірні зобов’язання у повному обсязі, такий договір потребує певного коригування. Для цього замовнику достатньо оформити додаткову угоду та зменшити обсяг взятих бюджетних зобов’язань. Як результат, замовник має закритий договір та оприлюднює звіт про виконання договору про закупівлю.