«Благодійка» для передачі дітям: оформлення та облік

Отримання подарунків

Надходження подарунків є різновидом благодійної допомоги. Факт приймання подарунків від благодійника слід оформити Актом про приймання матеріальних цінностей.

Вартість таких подарунків визначаємо на підставі первинних документів, наданих благодійником. Саме за цією вартістю такі подарунки установа оприбутковує на баланс. Приймання таких цінностей здійснює комісія установи.

Подарунки, які установа надалі планує роздавати своїм вихованцям, підлягають зарахуванню до складу другої підгрупи другої групи власних надходжень. Такі надходження відображаємо за кодом доходів 25020200 «Надходження, що отримують бюджетні установи від підприємств, організацій, фізичних осіб та від інших бюджетних установ для виконання цільових заходів, у тому числі заходів з відчуження для суспільних потреб земельних ділянок та розміщених на них інших об’єктів нерухомого майна, що перебувають у приватній власності фізичних або юридичних осіб». Саме такі надходження згідно зі ст. 13 БКУ можуть спрямовуватися на виконання відповідних цільових заходів.

Звісно, у разі отримання благодійної допомоги в натуральній формі потрібно скласти і подати до Казначейства Довідку про надходження в натуральній формі. Зробити це слід не пізніше останнього робочого дня звітного місяця.

Крім того, необхідно внести зміни до кошторису в частині спеціального фонду за власними надходженнями і всіх пов’язаних документів.

Тепер щодо застосування КЕКВ. Традиційно, сувеніри, подарунки купують за КЕКВ 2210 (п.п. 13 п.п. 2.2.1 Інструкції № 333*). А ось придбання солодощів (цукерок, печива тощо) окремо без подарункових пакунків варто здійснювати за КЕКВ 2230 (п.п. 2.2.3 Інструкції № 333). Підтверджують такий підхід і фахівці Казначейства (див. лист Держказначейської служби від 27.02.2020 № 16-04-04/4124). Отже, при відображенні вартості безоплатно отриманих подарунків у Довідці про надходження в натуральній формі застосовуємо КЕКВ 2210 або 2230 відповідно.

* Інструкція щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету та Інструкції щодо застосування класифікації кредитування бюджету, затверджена наказом Мінфіну від 12.03.2012 № 333.

Передача подарунків

Вручення подарунків має бути оформлено Відомістю видачі довільної форми. У цьому документі зазначаємо:

• дату видачі;
• назву виданих матеріальних цінностей;
• кількість виданих матеріальних цінностей;
• прізвища осіб, які отримали подарунки, та їх підпис.

Після того як подарунки буде роздано дітлахам на основі такої відомості, необхідно скласти Акт списання запасів. Останній надалі буде підставою для списання активів, виданих як подарунки, з балансу установи.

Подарунки є матеріальними цінностями, які надійшли та утримуються з метою подальшої передачі (у нашому випадку — дітям). З огляду на це, такі цінності слід обліковувати у складі запасів за субрахунком 1815 «Активи для розподілу, передачі, продажу». Це випливає з положень абз. 4 п. 2 розд. ІІ НП(С)БО 123.

Оскільки подарунки для дітей установа отримала від благодійника, надходження такої благодійної допомоги передбачає збільшення доходів від безоплатно отриманих активів. Такі доходи мають знайти своє відображення за субрахунком 7511 «Доходи за необмінними операціями».

Натомість при видачі подарунків установа визнає витрати та відображає їх за субрахунком 8511 «Витрати за необмінними операціями». Це пояснюється тим, що передача подарунків не передбачає виникнення зустрічних зобов’язань в обмін на отриманий дохід.

Приклад. Бюджетна установа (центр соціально-психологічної реабілітації дітей) отримала від благодійної організації подарунки для дітей. Згідно з наданими благодійником первинними документами загальна вартість подарунків становить 17500 грн.

За фактом приймання подарунків від благодійника комісія установи оформила Акт про приймання матеріальних цінностей.

При видачі подарунків дітям складено Відомість видачі в довільній формі. На підставі відомості оформлено Акт списання запасів.