Чи обов’язково виплачувати добові?

В яку чергу проводити видатки на відрядження?

Попри військовий стан бюджетні установи продовжують працювати і фінансувати необхідні витрати, зокрема й на службові відрядження. Однак перш ніж здійснити такі видатки, варто перевірити вимоги щодо їх черговості.

Для цього звернемося до норм Порядку № 590*.

* Порядок виконання повноважень Державною казначейською службою в особливому режимі в умовах воєнного стану, затверджений постановою КМУ від 09.06.2021 № 590.

Першочерговими незмінно залишаються видатки на національну безпеку та оборону. Тоді як переважна більшість видатків проводиться у другу чергу. Види таких видатків визначені в п. 19 Порядку № 590.

Про це прямо зазначено в п. 19 Порядку № 590. Тож турбуватися щодо можливості проведення таких видатків не варто.

Чи відшкодовувати добові?

Порядок відшкодування витрат на відрядження визначено Інструкцією № 59*.

* Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 № 59.

Та оскільки сторона, яка приймає, оплачує основні витрати (проїзд, проживання, харчування), установа компенсує працівнику лише добові.

Добові витрати є окремим видом витрат, які не потребують спеціального документального підтвердження. Добові витрати відшкодовуються в єдиній сумі незалежно від статусу населеного пункту.

Суми добових витрат затверджено постановою № 98*. І наразі сума добових у разі відрядження в межах України становить 300 грн.

* Постанова КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 № 98.

Коригування добових у разі забезпечення харчуванням

Так, якщо працівник, відряджений для участі в переговорах, конференціях, симпозіумах із питань, які стосуються основної діяльності підприємства, за умовами запрошення безоплатно забезпечується харчуванням організаторами таких заходів, добові витрати відшкодовують у розмірах, визначених у відсотках до сум добових витрат для України згідно з додатком 1 до постанови № 98 (ср. USER_SHOW_ID).

Якщо сторона, яка приймає, надає працівнику безкоштовне харчування, сума добових становить:

— 240 грн (80 %) — за умови одноразового харчування;

— 165 грн (55 %) — у разі дворазового харчування;

— 105 грн (35 %) — у разі триразового харчування.

Тож, аби визначити точну суму добових, необхідно з’ясувати, скільки разів на день працівник отримуватиме безкоштовне харчування. Виходячи саме з цієї інформації, слід порахувати і виплатити добові відрядженому працівникові.

Таким чином, навіть якщо організатори заходів повністю оплачують відрядженому працівникові проживання, харчування та проїзд, установа-роботодавець все одно має виплатити такому працівникові добові щонайменше в розмірі 105 грн за кожну добу його перебування у відрядженні.

Обов’язковість наказу на відрядження

Сума добових визначається згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами.

Це чорним по білому прописано в п. 4 розд. ІІ Інструкції № 59.

Направлення працівника у відрядження здійснює керівник установи або його заступник і оформлює це наказом (розпорядженням).

У цьому розпорядчому документі має бути зазначено (п. 1 розд. ІІ Інструкції № 59):

— мету виїзду;

— завдання (за потреби);

— пункт призначення (місто або міста призначення, інші населені пункти, найменування підприємства, установи або організації, куди відряджається працівник);

— строк (дата вибуття у відрядження та дата прибуття з відрядження);

— джерело фінансового забезпечення витрат на відрядження;

— за потреби інші ключові моменти (вид транспорту, інформація про додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження, у разі їх установлення керівником).

У разі направлення працівника у службове відрядження за запрошенням подається його копія та за наявності програма заходів.