Електронні квитки: нюанси застосування під час відрядження

1. Виїзд у відрядження з іншого населеного пункту: чи можливо?

Так, це можливо.

Нагадаємо: згідно з п. 1 розд. І Інструкції № 59* під службовим відрядженням слід розуміти поїздку працівника за розпорядженням керівника підприємства, установи чи організації на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення.

* Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 № 59.

Причому направлення працівника у відрядження здійснює керівник або його заступник (направлення у відрядження держслужбовця здійснює керівник держслужби) та оформлює наказом (розпорядженням). Це передбачено п. 1 розд. ІІ Інструкції № 59.

У цьому розпорядчому документі зазначають:

— мету виїзду;

— завдання (у разі потреби);

— пункт призначення (місто або міста призначення, інші населені пункти, найменування підприємства, установи або організації, куди відряджається працівник);

— строк (дату вибуття у відрядження та дату прибуття з відрядження);

— джерело фінансового забезпечення витрат на відрядження;

— у разі потреби інші ключові моменти (вид транспорту, інформація про додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження, у разі їх установлення керівником тощо).

Крім того, таку ситуацію розглядав Мінфін у листі від 19.06.2025 № 08030-16/М-705/1068 (ср. USER_SHOW_ID).

Так, фахівці Мінфіну наголосили, що рішення про можливість відшкодування працівникові витрат за придбані ним квитки на потяг не з місця постійної роботи, а з сусіднього населеного пункту до місця направлення у відрядження на підставі доповідної записки працівника у кожному конкретному випадку ухвалює керівник як особа, відповідальна за фінансово-господарську діяльність установи.

При цьому ніщо не заважає працівнику придбати саме електронний квиток.

Висновок: виїзд у відрядження з іншого населеного пункту можливий, якщо це обґрунтовано відсутністю прямого транспортного сполучення та з дозволу керівника на підставі доповідної записки відрядженого працівника. Такий порядок виїзду слід зафіксувати в розпорядчому документі керівника на відрядження.

2. Витрати на проїзд: чи можливо відшкодувати комісію банку?

Так, це цілком можливо.

Адже відповідно до п. 6 розд. ІІ Інструкції № 59 витрати на проїзд (у т. ч. перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) до місця відрядження і назад відшкодовуються в розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним і автомобільним транспортом загального користування (крім таксі). При цьому враховуються усі витрати, пов’язані із придбанням проїзних квитків і користуванням постільними речами в поїздах, та страхові платежі на транспорті.

З огляду на це, жодних перепон для відшкодування витрат на оплату комісії банку під час бронювання квитків немає.

Таким чином, за наявності підтвердного документа установа має право відшкодувати працівникові як вартість безпосередньо квитка (1000 грн), так і комісію банку (43 грн), тобто загальну суму витрат на проїзд відрядженого працівника — 1043 грн.

Висновок: установа має право відшкодувати працівнику повну суму вартості електронного квитка разом із банківською комісією за наявності підтвердних документів.

3. Дата придбання квитка не збігається з датою відправлення: як заповнити Звіт?

У Звіті слід зазначати дату фактичного відрядження, а не дату придбання квитка.

Як випливає з п. 5 розд. ІІІ Інструкції № 59 та п. 5 постанови № 98*, працівник має подати Звіт після повернення з відрядження протягом п’яти банківських днів.

* Постанова КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 № 98.

Зокрема, у випадку нашого читача це буде 18 липня.

Тож у графі «Дата документа» зазначаємо дату відправлення транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, тобто дату, зазначену у квитку на проїзд. Ця дата має збігатися з датою, зазначеною у наказі про відрядження як день вибуття у відрядження.

Висновок: у Звіті слід зазначати фактичні дати відрядження, а не дату придбання квитків.