Класні журнали: як показати отримання та передачу?

Ця ситуація — класичний приклад операції з внутрівідомчого отримання-передачі активів. І пояснюється це тим, що внутрівідомчою передачею активів у бюджетних установах вважають операцію з внутрішнього переміщення активів у межах органу, уповноваженого управляти об’єктами державного (комунального) сектору.

Підставою для передачі таких активів від однієї установи до іншої (у нашому випадку — від відділу освіти до закладів освіти) є розпорядження головного розпорядника.

У бухгалтерському обліку при відображенні операцій, пов’язаних з внутрівідомчою передачею-отриманням запасів, установи керуються пп. 3.1 — 3.3, 3.7, 3.8 Типової кореспонденції.

З огляду на це, пояснимо особливості обліку операцій з отримання-передачі класних журналів для відділу освіти та закладів освіти.

Правило 1. Шкільну документацію зараховуємо на баланс

Класний журнал (далі — журнал) є обов’язковим документом загальноосвітнього навчального закладу, в якому фіксують результати навчальних досягнень учнів, відвідування ними занять, стан виконання навчальних програм тощо. Такі журнали є різновидом шкільної документації. Діючим законодавством передбачено спеціальні правила ведення (заповнення) таких журналів, а тому на них поширюються загальні правила зберігання та обліку.

Такі журнали варто обліковувати на балансових рахунках всім учасникам цього процесу: як відділу освіти, так і закладам освіти. Хоча кожен із них має вести облік таких документів з урахуванням своїх особливостей.

Так, відділу освіти такі активи доцільно обліковувати на субрахунку 1815 «Активи для розподілу, передачі, продажу». Це пов’язано з тим, що отримані журнали призначені не для власного використання, а для подальшої передачі закладам освіти.

Натомість заклади освіти мають оприбуткувати отримані журнали у складі запасів на субрахунок 1812 «Малоцінні та швидкозношувані предмети».

Правило 2. Отримання-передача шкільної документації — різновид внутрівідомчих розрахунків

Для цілей бухобліку такі операції є різновидом внутрівідомчих розрахунків. Тому при їх відображенні слід ураховувати такі особливості:

— відділ освіти показує дебіторську заборгованість, яка виникла за операціями з внутрівідомчої передачі, на субрахунку 2711 «Дебіторська заборгованість за внутрішніми розрахунками»;

— заклади освіти узагальнюють інформацію про розрахунки за документи про освіту, отримані за операціями з внутрівідомчої передачі, на субрахунку 6611 «Зобов’язання за внутрішніми розрахунками розпорядників бюджетних коштів».

Правило 3. Списуємо з балансу за фактом видачі у користування

За загальними правилами вартість запасів установи списують з балансу за фактом використання. А тому сам собою факт передачі журналів закладам освіти не є підставою для зменшення запасів у бухобліку відділу освіти.

А тому на підтвердження факту видачі журналів у користування кожен з учасників цього процесу оформлює такі документи:

— заклади освіти факт видачі журналів у користування підтверджують Актами списання запасів. Для цього вони надають інформацію про кількість виданих журналів відділу освіти. І лише тоді за таких умов вони мають підставу провести списання такої документації зі свого балансу;

— відділ освіти вартість переданих журналів відносить на витрати тільки після того, як отримає документальне підтвердження від закладів освіти про факти їх видачі у користування. Підтвердженням цього є Акти списання запасів, отримані від закладів освіти. У бухобліку їх вартість відносить на витрати звітного періоду (Дт 8013).

Але й це ще далеко не все. Після того, як начальний рік закінчився і відповідні оцінки вчителі виставили до журналу, здати його на макулатуру ні в якому разі не можна! Такий різновид шкільної документації підлягає зберіганню протягом 5 років. При цьому контроль за станом ведення класних журналів та їх збереженням як архівних документів несе керівник навчального закладу.