Комп + програми від головного розпорядника: як взяти на облік?

На яких умовах отримано майно?

Порядок відображення в бухобліку передачі-отримання майна залежіть від того, хто та на яких умовах здійснює таку операцію.

З ситуації читача випливає, що операція з переміщення здійснена в межах одного органу управління об’єктами державної (комунальної) власності. При цьому очевидно, що передача-отримання майна (комп’ютерної техніки та пакета офісних програм) мала місце на підставі рішення головного розпорядника.

У такому разі на підтвердження передачі майна розпорядник оформлює Акт приймання-передачі, у якому окремо зазначає:

— найменування, кількість та вартість переданої комп’ютерної техніки;

— найменування, кількість та вартість переданих офісних програм.

Також до Акта необхідно додати технічну документацію на майно, яке передають іншій установі.

Далі розглянемо цю операцію з позиції установи — отримувача майна.

Як обліковувати комп’ютерну техніку?

Правило 1. Зараховуємо на баланс

Традиційно, при отриманні об’єктів, які залежно від вартісних ознак відповідають критеріями ОЗ або МНМА, установи відразу зараховують їх на субрахунки 1311 або 1312. Але в ситуації нашого читача такі активи насамперед слід оприбуткувати на субрахунок 1815 «Активи для розподілу, передачі, продажу». Це пов’язано з тим, що головний розпорядник зазначені активи утримував у себе на балансі з метою подальшого розподілу, передачі на субрахунку 1815. А тому й установі-отримувачу також варто зараховувати такі об’єкти на зазначений субрахунок.

Разом з тим накопичення таких витрат (тобто формування первісної вартості ОЗ або МНМА) установа-отримувач майна має відображати за субрахунками 1311 «Капітальні інвестиції в основні засоби» або 1312 «Капітальні інвестиції в інші необоротні матеріальні активи». Тобто, як і завжди, формування первісної вартості активів здійснюємо через незавершені капінвестиції. А вже при передачі таких активів в експлуатацію зараховуємо їх на субрахунки 10 або 11.

Правило 2. Доходи при отриманні НЕ нараховуємо

Оскільки в цій ситуації ми маємо справу з операцією з внутрішнього переміщення майна в межах уповноваженого органу, отримання такого майна не є доходом для установи. Відповідно рахунки обліку доходів і витрат не беруть участі при відображенні надходження такого майна. При цьому це правило стосується як комп’ютерної техніки, так і офісних програм.

Натомість у цьому випадку установа узагальнює інформацію про розрахунки за майно, отримане за операціями з внутрівідомчої передачі, на субрахунку 6611 «Зобов’язання за внутрішніми розрахунками розпорядників бюджетних коштів».

Правило 3. Акт введення в експлуатацію складаємо обов’язково

За загальними правилами для зарахування на баланс отриманого майна (комп’ютерної техніки) слід оформити Акт введення в експлуатацію ОЗ. Типову форму цього документа затверджено наказом № 818*.

* Наказ Мінфіну «Про затвердження типових форм з обліку та списання основних засобів суб’єктами державного сектору та порядку їх складання» від 13.09.2016 № 818.

Нагадаємо: цей документ застосовують не тільки для зарахування об’єктів незавершених капітальних інвестицій до складу ОЗ. Також він призначений для оформлення операцій щодо введення в експлуатацію безоплатно отриманих ОЗ. Про це прямо зазначено в Порядку № 818 (ср. USER_SHOW_ID).

Отже, до Акта введення в експлуатацію ОЗ вносимо інформацію про первісну вартість, коротку характеристику про отриману техніку. Також в Акті робимо позначку про передану технічну документацію та додаємо її до Акта. Традиційно такий Акт затверджує керівник установи.

І будьте уважні: якщо отримана комп’ютерна техніка має однакове призначення, технічні характеристики та вартість, тоді достатньо скласти один загальний Акт. Наприклад, поширена ситуація — отримання однакових ноутбуків. А ось якщо ж технічні характеристики та вартість певного ноутбука відрізняються від інших, тоді на кожен об’єкт складаємо окремий Акт введення в експлуатацію.

Правило 4. Визначаємо одиницю обліку

Вочевидь, саме при надходженні комп’ютерної техніки бухгалтеру доведеться вирішити, вважати отримані активи окремими об’єктами обліку чи ні. При вирішенні цього питання передусім варто з’ясувати, чи можуть такі активи самостійно виконувати свої функції або тільки у складі комплексу. При цьому керуємось НП(С)БО 121.

Та пам’ятайте головне: одиницею обліку об’єкта ОЗ або МНМА може бути як закінчений пристрій чи конструктивно відокремлений предмет, так і комплекс конструктивно з’єднаних предметів одного або різного призначення.

З огляду на це, комп’ютерну техніку можна обліковувати:

— або як відокремлені предмети — кожен пристрій (обладнання) є самостійною одиницею обліку. Наприклад, монітор, системний блок, клавіатура, маніпулятор-миша, принтер тощо;

— або як єдиний комплекс предметів — відокремлені предмети входять до складу одного комплексу. Наприклад, комп’ютерний комплекс, до складу якого входять такі складові, як монітор, системний блок, клавіатура, маніпулятор-миша.

Та який із варіантів обліку обрати, вирішувати тільки вам.

Правило 5. Організовуємо аналітичний облік

Виходячи з того, що прийнято одиницею обліку, робимо так:

1) кожному об’єкту ОЗ присвоюємо свій інвентарний номер. А таким об’єктам, як МНМА, встановлюємо номенклатурні номери. До відома: якщо інвентарний об’єкт є складним і включає відокремлені елементи, що становлять разом із ним одне ціле, зазначаємо на кожному із елементів один і той самий інвентарний номер;

2) на кожен об’єкт обліку відкриваємо окрему Інвентарну картку обліку об’єкта ОЗ (типова форма, затверджена наказом № 818).

Як обліковувати офісні програми?

Всі бюджетні установи, які отримують комп’ютерну техніку, мають справу з різновидом авторського та суміжного з ним прав — комп’ютерними програмами. З’ясуємо особливості їх обліку.

Правило 1. На баланс НЕ зараховуємо

На відміну від комп’ютерної техніки, пакет офісних програм, які установа отримала від головного розпорядника, не підлягає зарахуванню на баланс. Для цього є певні причини.

Насамперед це пов’язано з тим, що установи зараховують на баланс до складу нематеріальних активів придбані права на володіння, користування та розпорядження об’єктом нематеріальних активів після відчуження їх (прав) від колишніх власників та визначення його вартості.

Чітку вказівку на це містить абз. 2 п. 4 розд. II Методрекомендацій* Тож об’єкт нематеріальних активів варто зараховувати на баланс лише у разі, якщо ви отримали на нього всі майнові права.

* Методичні рекомендації з бухгалтерського обліку нематеріальних активів суб’єктів державного сектору, затверджені наказом Мінфіну від 23.01.2015 № 11.

Інша справа, якщо установа отримала нематеріальний актив лише на правах користування. Тоді всі витрати на його придбання (створення) слід відносити до витрат відповідного звітного періоду. Власне, такий загальний підхід працює щодо обліку програм, на які установа отримує права на користування.

З огляду на те, що установа не витратила ані копійки на придбання права на користування такими комп’ютерними програмами, годі мріяти при витрати звітного періоду. Зрозуміло, що у нашому випадку їх не буде.

Правило 2. Первісну вартість техніки НЕ збільшуємо

Чому? Все просто. Адже відсутні підстави для збільшення первісної вартості комп’ютерної техніки.

Для цього пригадаємо правила включення витрат до первісної вартості об’єкта ОЗ. Перелік складових первісної вартості ОЗ наведено в п. 5 розд. ІІ НП(С)БО 121. Зокрема, серед них витрати, безпосередньо пов’язані з доведенням необоротних активів до придатного для використання стану.

Та у нашому випадку установа фактично не понесла жодних витрат, пов’язаних з доведенням такої техніки до стану, придатного для використання, оскільки такі витрати були понесені головним розпорядником. Саме про це й свідчать документи, передані з офісними програмами.

Правило 3. Ведемо позабалансовий облік

У такому разі установа-користувач офісних програм обліковує такі об’єкти на позабалансовому субрахунку. На користь цього варіанта свідчить п. 16 розд. ІІ Методрекомендацій.

Тож для обліку та узагальнення інформації про отримане в користування авторське право і суміжні з ним права використовуємо субрахунок 013 «Орендовані нематеріальні активи розпорядників бюджетних коштів».

При отриманні програм у користування показуємо його вартість за дебетом субрахунку 013. А після закінчення строку користування, установленого договором, кредитуємо зазначений субрахунок.

При цьому оцінювати такі програми варто виходячи із розміру винагороди, визначеної умовами договору. Врешті-решт, саме вартість офісних програм, зазначена в документах головного розпорядника, і буде обліковою вартістю таких програм.