Купуємо кондиціонер: планування та облік

КЕКВ

Ще на етапі планування закупівлі кондиціонера необхідно визначитися, за рахунок поточних чи капітальних видатків буде здійснюватися його придбання.

Відштовхуватися необхідно від очікуваної вартості придбання пристрою та вартісних ознак МНМА, визначених обліковою політикою відповідного суб’єкта державного сектору. Якщо згідно з приписами облікової політики вашої установи кондиціонер належить до МНМА, плануємо його придбання за КЕКВ 2210 (поточні видатки).

Якщо ж вартість придбання кондиціонера перевищує вартісну межу для зарахування до складу МНМА, його слід обліковувати як об’єкт ОЗ. Відповідно закупівлю такого кондиціонера плануємо за КЕКВ 3110 (капітальні видатки).

Але на цьому планування закупівлі не завершується. Адже такий пристрій, як кондиціонер, потребує виконання монтажу та налаштування. А це тягне за собою додаткові видатки. То як правильно запланувати видатки на оплату цих послуг?

Якщо за умовами договору монтаж та налаштування кондиціонера виконуватиме безпосередньо його постачальник, усі зазначені витрати будуть включені до калькуляції вартості його придбання. У такому разі видатки на придбання кондиціонера разом із послугами монтажу та налаштування здійснюємо за одним КЕКВ: 2210 або 3110 (залежно від вартісних ознак МНМА, визначених обліковою політикою установи).

Натомість, коли постачання кондиціонера здійснюватиме один суб’єкт господарювання, а його монтаж та налаштування — інший (за окремим договором), плануємо видатки за окремими КЕКВ. Тобто придбання кондиціонера проводимо за КЕКВ 2210 або 3110, а видатки на оплату послуг з монтажу та налаштування — за КЕКВ 2240.

Первинні документи

Підставою для здійснення платежу та наступного оприбуткування будуть первинні документи. Правильне оформлення останніх дуже важливе.

Проте для взяття будь-яких зобов’язань та проведення у подальшому розрахунків з контрагентом установа має передусім зареєструвати бюджетні та фінансові зобов’язання в Казначействі. Здійснюємо це на підставі договору та накладної на отриманий товар (див. Методрекомендації № 68¹).

¹ Методичні рекомендації щодо переліку підтвердних документів для реєстрації бюджетних зобов’язань та проведення платежів, затверджені наказом Держказначейської служби від 29.04.2013 р. № 68.

Зверніть увагу: предметом договору має бути саме постачання товару (пристрою, обладнання тощо).

Якщо ж предметом договору є надання послуг з монтажу та налаштування пристрою, тоді зарахування останнього на баланс буде помилкою. Навіть якщо в акті приймання-передачі наданих послуг зазначено (окремо виділено) вартість такого пристрою. Річ у тому, що за таких умов для надавача послуг вартість кондиціонера фактично є витратами, включеними до калькуляції вартості наданих послуг. Тобто в будь-якому разі вам продані послуги, а не актив.

І в жодному разі не плутайте монтаж та налаштування кондиціонера чи іншого пристрою зі створенням (виготовленням) певного об’єкта. У першому випадку йдеться про надання послуг, а в другому — про виконання робіт. Відмінність одних від інших визначають норми ст. 837 та 901 ЦКУ. Так, роботи — спрямовані на досягнення матеріального результату (створення речі, її обробку, переробку). Тоді як послуги не мають матеріального результату та споживаються у процесі їх отримання.

Отже, запам’ятаємо, якщо:

Бухоблік

Господарську операцію з придбання кондиціонера відображаємо в бухгалтерському обліку установи в такому порядку:

1) зарахування на баланс;

2) введення в експлуатацію.

Зарахування на баланс

Процедуру зарахування кондиціонера на баланс установи розділимо на два етапи.

Визнання пристрою ОЗ або МНМА.

Це потрібно для того, щоб накопичення первісної вартості майбутнього активу відбувалося на правильному субрахунку. Тобто якщо кондиціонер у подальшому буде зараховано до складу МНМА (на субрахунку 1113), всі витрати, які формують його первісну вартість, накопичуємо на субрахунку 1312 «Капітальні інвестиції в інші необоротні матеріальні активи».

Якщо ж пристрій буде обліковуватися як ОЗ на субрахунку 1014, понесені витрати накопичуємо на субрахунку 1311 «Капітальні інвестиції в основні засоби».

Формування первісної вартості пристрою.

Після того, як ми визначились, на якому субрахунку будемо накопичувати понесені витрати, переходимо до формування первісної вартості кондиціонера. Які ж саме витрати формують його первісну вартість?

Це як витрати на придбання самого пристрою, так і додаткові витрати для доведення його до стану, придатного для використання у запланованих цілях (п. 5 розд. ІІ НП(С)БО 121). Тобто йдеться про витрати на монтаж і налаштування. Відповідно їх також уключаємо до первісної вартості пристрою.

Зауважте: немає значення, за рахунок капітальних чи поточних видатків будуть здійснені ці витрати (абз. 10 п. 3 розд. ІІІ Методрекомендацій № 11²). Тут йдеться про той самий випадок, коли постачання кондиціонера та надання послуг з його монтажу і налаштування будуть здійснювати різні суб’єкти господарювання. Тобто оформлюються різні договори і проводяться видатки за різними КЕКВ.

² Методичні рекомендації з бухгалтерського обліку основних засобів для суб’єктів державного сектору, затверджені наказом Мінфіну від 23.01.2015 р. № 11.

Введення в експлуатацію

Процедуру введення кондиціонера в експлуатацію ми також розділимо на два етапи.

Документальне оформлення. На цьому етапі слід виконати такі дії, як:

• оформлення Акта введення в експлуатацію ОЗ (типова форма, затверджена наказом № 818³);

³ Наказ Мінфіну «Про затвердження типових форм з обліку та списання основних засобів суб’єктами державного сектору та порядку їх складання» від 13.09.2016 р. № 818.

• присвоєння інвентарного (якщо кондиціонер зараховано до складу ОЗ) або номенклатурного (якщо кондиціонер зараховано до складу МНМА) номера;

• відкриття Інвентарної картки обліку ОЗ або Інвентарної картки групового обліку ОЗ (типові форми, затверджені наказом № 818).

Відображення в облікових регістрах. При введенні в експлуатацію робимо такі записи:

• або зарахування кондиціонера до складу ОЗ: Дт 1014 — Кт 1311;

• або зарахування кондиціонера до складу МНМА: Дт 1113 — Кт 1312.

Одночасно з введенням пристрою в експлуатацію збільшуємо внесений капітал на суму його первісної вартості:

Дт 5411 — Кт 5111.

Важливо: при введенні в експлуатацію об’єкта МНМА нараховуємо амортизацію у розмірі 50 % його первісної вартості.

Для наочності розглянемо умовні приклади з відображення таких операції на рахунках бухгалтерського обліку.