Моторна олива: як обліковувати та списувати?

Види мастильних матеріалів

Визначення та види мастильних матеріалів, у т. ч. тих, які використовуються для роботи транспортних засобів, наведено в ДСТУ 3437-96 «Нафтопродукти. Терміни та визначення»*.

* ДСТУ 3437-96 «Нафтопродукти. Терміни та визначення», затверджений наказом Держстандарту від 17.10.96 № 428.

То які ж саме бувають мастильні матеріали?

Умовно мастильні матеріали поділяють на рідинні (мастильні оливи) та пластичні (мастило).

Так, до мастильних олив відносять оливи, які використовують для зменшення тертя між рухомими поверхнями.

За призначенням та сферою використання мастильні оливи поділяють на: моторну, трансмісійну, індустріальну, антикорозійну, компресорну, циліндрову, газотурбінну та турбінну.

Тоді як мастило являє собою пластичний матеріал — структуровану загусником оливу, що застосовується для зменшення тертя, консервації виробів та герметизації ущільнень.

Отже, для технічного обслуговування двигунів внутрішнього згорання транспортних засобів використовують саме моторну оливу. Вона зменшує тертя між рухомими частинами, захищає двигун від зношування, корозії та перегріву.

При цьому моторна олива може бути:

— синтетична, напівсинтетична або мінеральна — за складом;

— для бензинових, дизельних або універсальних двигунів — за призначенням.

На упаковці виробник обов’язково зазначає марку та в’язкість моторної оливи. Зазвичай бюджетні установи купують таку оливу в каністрах від 1 до 10 літрів залежно від виду транспортного засобу та об’єму його двигуна. Попри це, моторну оливу слід обліковувати не в пляшках чи каністрах, а в літрах. Але про це дещо згодом.

Коли проводити заміну моторної оливи?

Заміна моторної оливи — одна з операцій технічного обслуговування (далі — ТО) службового автомобіля. Порядок та періодичність проведення ТО, у т. ч. заміни моторної оливи, прописано в Положенні № 102*.

* Положення про технічне обслуговування і ремонт дорожніх транспортних засобів автомобільного транспорту, затверджене наказом Мінтрансу від 30.03.98 № 102.

Так, система ТО передбачає цілу низку операцій, серед яких, зокрема: щоденне та сезонне обслуговування, перше та друге ТО (далі — ТО-1 та ТО-2).

Примірний перелік операцій ТО-1 та ТО-2 наведено в додатках А та Б до Положення № 102. При цьому роботи зі змащення вузлів тертя і перевірка рівня оливи в картерах агрегатів і бачках гідроприводів та її доливання (заміна) включено до переліку таких операцій.

Вимоги щодо періодичності ТО наведено в таблиці 1 Положення № 102.

Зокрема, для легкових автомобілів і автобусів ТО-1 слід проводити кожні 5000 км. Утім, якщо в документації заводу-виробника передбачено іншу періодичність ТО відповідного автомобіля, слід керуватися вимогами саме такої документації.

Зрозуміло, що така періодичність стосується повної заміни моторної оливи, тоді як її долив до необхідного рівня водій має проводити частіше.

Яких норм витрат дотримуватися?

Під час нормування витрат мастильних матеріалів на роботу транспортних засобів, зокрема моторної оливи, слід застосовувати Методрекомендації* та Базові норми витрат**.

* Методичні рекомендації з нормування витрат палива, електричної енергії, мастильних, інших експлуатаційних матеріалів автомобілями та технікою, ухвалені Науково-технічною радою ДП «ДержавтотрансНДІпроект» протоколом від 17.11.2023 № 3.

** Базові норми витрат, доповнення до «Методичних рекомендацій з нормування витрат палива, електричної енергії, мастильних, інших експлуатаційних матеріалів автомобілями та технікою», ухвалені Науково-технічною радою ДП «ДержавтотрансНДІпроект» протоколом від 17.11.2023 № 3.

Нормативи витрат безпосередньо мастильних матеріалів наведені в розд. В Базових норм витрат. Такі нормативи установлено із розрахунку на 100 л (100 м³ СПГ) нормативних витрат палива (Qн) для відповідного автомобіля:

— нормативи витрат олив — у л/100 л (л/100 м³ СПГ);

— нормативи витрат мастил — у кг/100 л (кг/100 м³ СПГ).

Отже, витрати моторної оливи залежать від кількості пального, витраченого на роботу певного автомобіля.

Але серед затверджених норм витрат мастильних матеріалів у розд. В Базових норм витрат й годі шукати норми для нових модифікацій автомобілів.

З огляду на це, установам дозволено застосовувати тимчасові нормативи витрат мастильних матеріалів, наведені в п. 2.3 Методрекомендацій. Так, для дизельних та газодизельних вантажних автомобілів і автобусів з повною масою понад 3,5 т норматив витрат моторної оливи становить до 2,8 л/100 л, для решти автомобілів і автобусів — до 1,8 л/100 л.

Під час застосування тимчасових нормативів витрат моторної оливи слід дотримуватися таких правил.

Правило 1. Тимчасові нормативи вводяться в дію наказом керівника установи. Вони будуть поширюватися виключно на автомобілі цієї установи. Але їх не рекомендовано встановлювати одночасно на всі автомобілі установи та на весь строк їх (його) експлуатації.

Тож фактично установам дозволено застосовувати для кожного авто свою норму моторної оливи та за необхідності її переглядати. Про це свідчить пояснення, наведене в примітці 3 до п. 2.3 Методрекомендацій.

Правило 2. Значення тимчасових нормативів витрат, наведені в п. 2.3 Методрекомендацій, є гранично допустимими. І вони включають в себе заміну мастильних матеріалів під час ТО та періодичне їх додавання під час експлуатації транспортного засобу.

Ці нормативи можуть бути значно вищими, ніж звичайні витрати моторної оливи для транспортних засобів, які перебувають в задовільному технічному стані, особливо для транспортних засобів сучасних конструкцій. Тому пам’ятайте: встановлену норму витрат необхідно належним чином обґрунтувати.

Правило 3. Тимчасові нормативи витрат підлягають коригуванню залежно від технічного стану та строку експлуатації транспортного засобу.

Так, показники, наведені в п. 2.3 Методрекомендацій, варто зменшити до 50 % для автомобілів, які перебувають в експлуатації до трьох років. Виняток становлять автівки, відмічені знаком (*) у розд. В Базових норм витрат. І навпаки, для авто, які перебувають в експлуатації понад вісім років або мають пробіг понад 150 тис. км, норматив можна збільшити до 20 %.

Правило 4. Слід застосовувати мінімально можливі значення нормативів витрат мастил відповідно до конструктивних особливостей і технічного стану авто та фактичних потреб. Також установа має враховувати рекомендації заводу-виробника, періодичність та технології проведення ТО, ремонту тощо.

Крім того, в примітці 5 до п. 2.3 Методрекомендацій конкретизовано порядок застосування нормативів витрат моторної оливи для додавання в систему змащення двигуна під час експлуатації авто. Безпосередньо середньостатистичні рекомендовані значення цих нормативів наведені в таблицях 2.1 — 2.5 Методрекомендацій.

Пояснимо, на що варто звернути увагу під час застосування цих нормативів витрат.

По-перше, рекомендовані нормативи витрат моторної оливи, зазначені в таблицях 2.1 — 2.5 Методрекомендацій, не враховують витрати на заміну оливи під час ТО.

Причому такі нормативи можуть бути встановлені після завершення обкатки двигуна та за відсутності рекомендацій заводу-виробника.

По-друге, в Методрекомендаціях наведено середні, мінімальні та максимальні середньостатистичні значення нормативів витрат у цілому для парку, а також рекомендовані максимальні індивідуальні значення. Їх слід застосовувати залежно від особливостей конструкції двигуна транспортного засобу, умов експлуатації, технічного стану тощо.

Зауважте: наведені нормативи витрат моторної оливи для додавання в систему змащення двигуна під час експлуатації є факультативними (тобто рекомендованими), насамперед для сучасних автомобілів.

Як обліковувати моторну оливу?

Моторну оливу, як і всі інші пально-мастильні матеріали (далі — ПММ), які установа придбаває та використовує для роботи службового авто, обліковуємо на субрахунку 1514 «Пально-мастильні матеріали».

Майте на увазі: такий мастильний матеріал після передачі для використання водію не варто одразу списувати з балансу. Річ у тім, що сам факт передачі моторної оливи зі складу ще свідчить про її використання за призначенням. Тому необхідно організувати належний облік руху такого мастильного матеріалу. Для цього можна використовувати аналітичні рахунки до субрахунку 1514, як-то:

— 1514/1 «Моторна олива на складі» — для обліку моторної оливи, яка зберігається на складі;

— 1514/2 «Моторна олива, передана для використання» — для обліку моторної оливи, переданої водію.

Як списати використану моторну оливу?

Документування та бухоблік операцій, пов’язаних із надходженням та списанням моторної оливи, слід здійснювати за правилами, передбаченими для обліку ПММ. Нагадаємо основні з них.

1. Видачу моторної оливі зі складу водію оформлюємо накладною (вимогою) за типовою формою, затвердженою наказом № 431*.

* Наказ Мінфіну «Про затвердження типових форм з обліку та списання запасів суб’єктами державного сектору та порядку їх складання» від 13.12.2022 № 431.

2. Для оперативного обліку надходження, руху та використання ПММ (у т. ч. й моторної оливи) в установі доцільно застосовувати регістр аналітичного обліку. Наприклад, це може бути Журнал обліку руху та використання ПММ. Звісно, ведення такого журналу не є обов’язковим. Власне, кожна бюджетна установа має право самостійно визначити порядок ведення оперативного обліку ПММ, зокрема моторної оливи після видачі її водію в експлуатацію.

У такому Журналі можна організувати оперативний облік моторної оливи за місцями її використання та матеріально відповідальними особами.

У цьому регістрі варто зазначити: кому, коли і скільки моторної оливи видано, норматив та фактичну кількість використаної оливи, а також її залишок у матеріально відповідальної особи.

* Більше інформації про цю бухгалтерську програму ви знайдете за посиланням: fit.com.ua.

3. Підставою для списання використаної моторної оливи на роботу службового автомобіля будуть дані подорожніх листів та Звіту про витрати ПММ. Працівник, відповідальний за експлуатацію службового авто, має зазначити в таких документах кількість отриманої та використаної моторної оливи, інші дані про роботу авто. Наприкінці кожного місяця (або з іншою періодичністю) подорожні листи та згаданий звіт слід передавати до бухгалтерської служби установи для перевірки та обробки.

Безпосередньо за фактом списання використаної моторної оливи слід оформити Акт списання запасів за типовою формою, затвердженою наказом № 431. Цей документ складає комісія установи після підбиття підсумків про використання ПММ за звітний період (місяць).

4. Вартість моторної оливи, фактично використаної для службового авто, відносимо на витрати звітного періоду. Для цього в бухобліку робимо запис: Дт 8013 — Кт 1514.

Пам’ятайте: списуємо моторну оливу з балансу, виходячи з кількості фактично використаної. При цьому порівнюємо фактичні витрати моторної оливи зі встановленими нормативами. У разі перевитрати необхідно з’ясувати причини та встановити винних осіб.

Куди подіти та як обліковувати відпрацьовану моторну оливу?

Під час заміни моторної оливи залишається відпрацьована рідина. Як із нею вчинити?

Звісно, вилити відпрацьоване моторну оливу, як звичайну рідину, в жодному разі не можна. Адже відпрацьовані нафтопродукти, не придатні для використання за призначенням (у т. ч. відпрацьовані моторні, індустріальні масла та їх суміші), є небезпечними відходами.

Питання щодо утилізації моторних мастил визначено Порядком № 1221*. Цей документ передбачає особливий порядок утилізації відпрацьованих мастил. Та головне, Порядок № 1221 стосується суб’єктів господарювання всіх форм власності, у процесі діяльності яких на території України утворюються відпрацьовані мастила. Їх вважають споживачами мастил (олив).

* Порядок збирання, перевезення, зберігання, оброблення (перероблення), утилізації та/або знешкодження відпрацьованих мастил (олив), затверджений постановою КМУ від 17.12.2012 № 1221.

Так, серед основних обов’язків споживачів такі, як (п. 6 Порядку № 1221):

1) роздільне збирання відпрацьованих мастил;

2) здавання відпрацьованих мастил у приймальні пункти або безпосередньо переробникам відпрацьованих мастил (олив).

Отже, бюджетна установа, яка має відпрацьовану моторну оливу, повинна її утилізувати належним чином. Водночас таку рідину можна залишити і для потреб установи. Наприклад, використовувати для змащення деталей агрегатів, інструментів, оброблення дерев’яних поверхонь тощо.

В разі оприбуткування відпрацьованої моторної оливи слід пам’ятати про особливості бухгалтерського обліку таких матеріалів.

Зокрема, оприбуткувати «відпрацьовку» доцільно, тільки якщо вона відповідає критеріям визнання активом. Тобто якщо дійсно відпрацьовану моторну оливу можна використати для потреб установи чи отримати в інший спосіб економічну вигоду від її використання.

У такому разі оцінку відпрацьованої рідини здійснюємо за чистою вартістю реалізації або в оцінці можливого використання на дату її отримання. Результати такої оцінки оформлюємо комісійно та відображаємо в Акті оцінки довільної форми.

Обліковуємо відпрацьовану моторну оливу у складі запасів на субрахунку 1518 «Інші виробничі запаси».

Крім того, на суму вартості оприбуткованої відпрацьованої оливи, залишеної для власних потреб, необхідно показати збільшення доходу за субрахунком 7112 «Дохід від оприбуткування активів, раніше не врахованих у балансі».

Також на суму оприбуткованого відпрацьованого мастила слід скласти та подати до Казначейства Довідку про надходження у натуральній формі за кодом доходів 25010200 «Надходження бюджетних установ від додаткової (господарської) діяльності». Зробити це слід не пізніше останнього робочого дня звітного місяця.