МВО у відпустці: як провести річну інвентаризацію?

Інвентаризація перед складанням річної фінансової звітності — обов’язкова процедура для всіх бюджетних установ. Про це чорним по білому прописано в Законі № 996* та в Положенні № 879**.

* Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 № 996-XIV.

** Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879.

Тому відсутність матеріально відповідальної особи (далі — МВО) в цей період через відпустку — не привід відкладати проведення такого заходу у довгу шухляду. Далі пояснимо, як діяти в ситуації нашого читача, спираючись на норми чинного законодавства.

В які строки проводити інвентаризацію?

Загалом річну інвентаризацію слід провести до дати балансу, тобто до 31 грудня звітного року (п. 10 розд. І Положення № 879).

Та головне —перевірку необхідно здійснити протягом періоду, встановленого п. 10 розд. І Положення № 879 для різних груп активів і зобов’язань. І, звісно ж, завершити цю процедуру слід до кінця звітного року. До речі, розпочинати річну інвентаризацію до 1 жовтня також не варто.

Так, залежно від виду активів і зобов’язань таку перевірку слід розпочинати не раніше ніж за три місяці до дати балансу — тобто в період із 1 жовтня по 31 грудня. А для деяких видів активів та зобов’язань передбачено більш пізні строки перевірки — не раніше 1 листопада.

Утім, конкретні строки початку / закінчення інвентаризації, її тривалість, а також об’єкти, які підлягають інвентаризації, визначає керівник установи у своєму розпорядчому документі.

Також у розпорядчому документі має бути обов’язково зазначено, станом на яку дату слід провести перевірку фактичного стану та наявності активів і зобов’язань. (ср. USER_SHOW_ID) Наприклад, як у ситуації читача, згідно з наказом керівника вищої за рівнем установи інвентаризацію слід провести станом на 01.10.2025.

Однак це зовсім не означає, що саме 1 жовтня 2025 слід проводити інвентаризацію матеріальних цінностей, які перебувають на відповідальному зберіганні конкретної МВО. Безпосередньо перевірка визначених об’єктів може бути проведена протягом певного періоду після цієї дати (наприклад, з 6 по 10 жовтня 2025 року або в інші терміни).

Та, як ми вже з’ясували, конкретні строки початку та закінчення інвентаризації повинні бути визначені в розпорядчому документі про проведення інвентаризації. І саме в цей період й має бути присутня на робочому місці МВО.

Зауважте: виняток становить інвентаризація готівки в касі установи. Готівкові кошти інвентаризують станом на дату фактичної перевірки. Тобто якщо в розпорядчому документі зазначено, що провести інвентаризацію каси слід станом на 30.10.2025, то перевірку слід здійснити саме 30 жовтня.

Як бути, якщо МВО у відпустці?

Інвентаризацію слід проводити повним складом інвентаризаційної комісії та в присутності МВО. Це основне правило інвентаризації, яке прописано в абз. 5 п. 1 розд. ІІ Положення № 879.

Пояснимо, як діяти, якщо МВО буде відсутня в цей період через відпустку.

По-перше, як уже ми пояснили, немає нічого страшного в тому, якщо саме 1 жовтня 2025 року МВО буде відсутня на робочому місці. Позаяк перевірку цінностей, закріплених за відповідною особою, інвентаризаційна комісія проводить на певну дату, але у строки, визначені в розпорядчому документі.

По-друге, якщо є можливість, слід почекати закінчення відпустки МВО і тільки потім продовжити проводити інвентаризацію. Натомість доки відсутня одна МВО, комісія може перевірити наявність та стан матеріальних цінностей на відповідальному зберіганні в іншої МВО. Або як варіант – зайнятися перевіркою інших об’єктів інвентаризації (стану розрахунків з контрагентами, доходів, витрат, тощо).

По-третє, якщо встановлені строки проведення інвентаризації активів добігають кінця, а МВО все ще перебуває у відпустці, найліпше — перенести таку перевірку на більш пізній строк. Але це питання варто узгодити з керівником вищої за рівнем установи. У цьому разі керівник цієї установи має призначити нову дату проведення інвентаризації.

Якщо з певних причин не вдалося узгодити це питання з вищою за рівнем установою, тоді є ще один — запасний варіант. Установа може відкликати МВО з відпустки на відповідний строк (повністю або частково). Звісно ж, аби скористатися таким правом, установа має належним чином оформити відкликання працівника з дотриманням усіх вимог трудового законодавства.