Окупанти викрали комп'ютерну техніку: як її списати?

Виявлено крадіжку: організаційні питання

Викрадення майна — ця біда спіткала багато установ, які знаходились на тимчасово окупованій території. Утім, після звільнення таких територій ЗСУ перед бухгалтером постає низка питань, які потребують якнайшвидшого вирішення. Тому далі визначимо алгоритм дій бухгалтера та керівництва установи у разі викрадення такого виду майна як комп’ютерна техніка.

Крок 1. Повідомлення про крадіжку правоохоронців

Про факт крадіжки будь-якого майна, у т. ч. й комп’ютерної техніки, маємо повідомити правоохоронні органи. Для цього слід подати заяву, яка, власне, і буде підставою для відкриття кримінального провадження. Наразі процедура подання заяв про кримінальні правопорушення лишається незмінною та визначена Порядком № 100*.

* Порядок ведення єдиного обліку в органах (підрозділах) поліції заяв і повідомлень про кримінальні правопорушення та інші події, затверджений наказом МВС від 08.02.2019 № 100.

Так, протягом 24 годин після подання заяви, повідомлення про кримінальне правопорушення слідчий зобов’язаний внести ці відомості до Єдиного реєстру досудових розслідувань (далі — ЄРДР).

Через 24 години після внесення таких відомостей слідчий повинен надати заявнику (установі) витяг з ЄРДР (ч. 1 ст. 214 КПК*). У свою чергу, це підтверджує відкриття кримінального провадження. Лише після цього можна переходити до наступних дій щодо фіксування факту крадіжки.

* Кримінальний процесуальний кодекс України від 13.04.2012 № 4651-VI.

Крок 2. Обстеження майна

В умовах воєнного стану передбачено обстеження майна, яке зазнало ушкоджень або руйнувань, та фіксація результатів такого огляду. А тому якщо будівля, в якій розміщувалась установа, зазнала ушкоджень або руйнувань, її обов’язково слід обстежити. У цьому питанні слід орієнтуватися на вимоги Порядку № 257*.

* Порядок проведення обстеження прийнятих в експлуатацію об’єктів будівництва, затверджений постановою КМУ від 12.04.2017 № 257.

Крок 3. Інвентаризація та документальне оформлення її результатів

Одночасно з повідомленням правоохоронних органів про викрадення майна слід розпочати інвентаризацію майна в установі.

У загальному випадку керівник установи має прийняти рішення про проведення інвентаризації окремо визначеного майна в разі його викрадення (розкрадання), нестачі на день установлення таких фактів. А тому не треба чекати 1-го числа місяця, наступного за місяцем, в якому з’явилася можливість доступу до таких активів. Про це свідчать оновлений п. 8 розд. I Положення № 879*.

* Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879.

Але у будь-якому разі розпочинати інвентаризацію варто тільки за наявності безпечного та безперешкодного доступу до активів та первинних документів і регістрів бухобліку, в яких відображені зобов’язання та власний капітал.

За результатами роботи інвентаризаційна комісія має оформити такі документи, як:

— Інвентаризаційні описи необоротних активів;

— Звіряльну відомість необоротних активів;

— Протокол інвентаризаційної комісії.

Для відображення результатів інвентаризації бюджетні установи мають застосовувати типові форми, затверджені наказом № 572*.

* Наказ Мінфіну «Про затвердження типових форм для відображення бюджетними установами результатів інвентаризації» від 17.06.2015 № 572.

Традиційно особливу увагу слід приділити оформленню протоколу інвентаризаційної комісії. Такий документ має затвердити керівник установи. Строк затвердження протоколу не змінився та становить, як і раніше, п’ять днів.

Пам’ятайте: до протоколу інвентаризаційної комісії необхідно додати всі матеріали інвентаризації (описи, звіряльні відомості), а також акт обстеження нерухомого майна (якщо такий документ було оформлено). Саме на підставі цих документів керівник установи ухвалює рішення стосовно списання майна, виявленого в результаті інвентаризації як нестача.

Списуємо викрадену техніку: організаційні та облікові питання

Крок 1. Підготовка документів

Списання викраденого майна здійснюється у загальному порядку за правилами, встановленими Порядком № 1314*. Відповідно на місцевому рівні списання комунального майна розпорядники здійснюють на підставі місцевого Порядку (положення) списання об’єктів (майна) комунальної власності.

* Порядок списання об’єктів державної власності, затверджений постановою КМУ від 08.11.2007 № 1314.

Традиційно в установі процедурою списання майна займається інвентаризаційна комісія чи постійно діюча комісія зі списання майна. Наведемо перелік документів, які має оформити комісія за результатами своєї роботи. Зокрема, серед них:

1. Акт інвентаризації майна, що пропонується до списання (додаток 2 до Порядку № 1314 або складаємо документ за формою, передбаченою місцевим Порядком списання). У цьому документі комісія зазначає інформацію про комп’ютерну техніку, виявлену в результаті інвентаризації як нестача, та яка підлягає списанню.

2. Акт списання ОЗ (часткової ліквідації) (типова форма, затверджена наказом № 818*). Такий докумен

* Наказ Мінфіну «Про затвердження типових форм з обліку та списання основних засобів суб’єктами державного сектору та порядку їх складання» від 13.09.2016 № 818.

Акт складаємо на кожну одиницю викраденої техніки, тобто на кожен інвентарний об’єкт.

3. Протокол засідання — це документ, в якому комісія підбиває підсумки своєї роботи. Зокрема, зазначає конкретні причини списання комп’ютерної техніки — нестача в результаті крадіжки.

Усі вищезазначені документи має затвердити керівник установи.

Які подальші дії? У цьому питанні все залежить від того, чи може керівник установи самостійно прийняти рішення про списання майна чи потрібен дозвіл суб’єкта управління.

Головне правило — без отримання згоди вищого керівництва дозволено списувати повністю амортизовані ОЗ та ІНМА первісною вартістю до 50 тис. грн. Таким чином, вирішення цього питання залежить від вартості викраденої комп’ютерної техніки.

З огляду на це, без дозволу головного розпорядника не обійтися у двох випадках:

— якщо первісна вартість викраденої техніки перевищує 50 тис. грн (незалежно від ступеня її зносу на момент викрадення);

— якщо первісна вартість техніки є меншою ніж 50 тис. грн, але вона обліковується у складі ОЗ та не є повністю зношеною на момент викрадення.

Крок 2. Списання з балансу

Після того як оформлено необхідні документи на списання викраденої комп’ютерної техніки, саме час перейти до суто бухгалтерських справ. Авжеж, викрадена техніка як об’єкт ОЗ перестала відповідати критеріям визнання активом, а отже, підлягає списанню з балансу установи.

В бухобліку такі операції відображаємо за загальними правилами вибуття ОЗ та ІНМА: списуємо їх первісну (переоцінену), балансову вартість та суму зносу. Порядок відображення операцій зі списання ОЗ на субрахунках бухобліку визначено пп. 1.31 та 1.32 Типової кореспонденції*.

* Типова кореспонденція субрахунків бухгалтерського обліку для відображення операцій з активами, капіталом та зобов’язаннями розпорядниками бюджетних коштів та державними цільовими фондами, затверджена наказом Мінфіну від 29.12.2015 № 1219

А ось при списанні з балансу ІНМА необхідно спочатку донарахувати амортизацію, тобто решту 50 % первісної вартості (перша половина нараховується під час введення об’єкта в експлуатацію). І тільки після цього такі активи списують з балансу.

Крок 3. Ведення позабалансового обліку

Оскільки у випадку нашого читача годі й сподіватися на встановлення конкретних винуватців крадіжки, установі доведеться певний час обліковувати таке майно поза балансом на окремому субрахунку.

Так, для обліку та узагальнення інформації про нестачі, стосовно яких не встановлено винних осіб, призначено субрахунок 073 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей розпорядників бюджетних коштів».

При цьому зараховуємо викрадене майно на позабалансовий субрахунок 073 одночасно зі списанням такого майна з балансу. Такі правила обліку нестач цінностей, щодо яких винні особи не встановлені, передбачено абз. 5 п. 4 розд. IV Положення № 879. Окрім того, аналогічну за змістом вимогу містить абз. 2 п. 3 розд. VIIІ Методрекомендацій з обліку ОЗ*.

* Методичні рекомендації з бухгалтерського обліку основних засобів суб’єктів державного сектору, затверджені наказом Мінфіну від 23.01.2015 № 11

Також пам’ятайте: інформація про нестачі, які установа обліковує поза балансом, має знайти своє відображення у Примітках до річної фінансової звітності (ф. № 5-дс). Зокрема, в окремому розд. ХІІІ «Розшифровка позабалансових рахунків» розкриваємо відомості про сальдо за субрахунками позабалансового обліку на початок і кінець року, надходження та вибуття таких об’єктів. У інших формах фінансової звітності інформацію про такі нестачі не відображаємо.

І останній момент. Після списання викраденого майна з балансу слід зробити необхідні відмітки в Інвентарних картках обліку об’єкта ОЗ. Звісно, записи слід зробити стосовно кожного списаного об’єкта.

Крок 4. Списання з позабалансу

Списати нестачу (викрадене майно) з позабалансового обліку дозволено:

— або у разі встановлення винуватців;

— або у разі закриття кримінального провадження.

Тож будьте уважні! Будь-яких інших підстав для списання сум невідшкодованих нестач із позабалансового обліку не передбачено.

Зрозуміло, що у вашому випадку винуватців навряд чи буде знайдено. А тому варто розглянути другий випадок.

І тут бухгалтеру слід чітко розуміти, який документ необхідно мати на руках, аби списати таку нестачу з позабалансу.

Так, документом, який підтверджує завершення кримінального провадження, є постанова прокурора або слідчого про закриття кримінального провадження. Конкретний строк, протягом якого слід обліковувати нестачі на позабалансовому субрахунку, законодавством не визначено.

А тому, коли установа отримає лист про зупинення слідства через невстановлення винних осіб, не кваптеся списувати нестачу з позабалансового обліку. Адже зупинення розслідування свідчить лише про тимчасову перерву у проведенні слідчих (розшукових) заходів.

Наша порада така: керівництву установи слід насамперед звертатись до слідчих органів для уточнення обставин відповідної справи та ініціювати закриття кримінального провадження. І лише маючи на руках рішення суду про закриття кримінального провадження, бухгалтер зможе списати нестачу з позабалансового обліку. Це випливає з норми ч. 2 ст. 284 КПКУ.