Поліпшуємо комп’ютерну техніку: документальне оформлення + бухоблік

Як класифікувати операцію: ремонт чи поліпшення?

Будь-яка техніка (у т. ч. комп’ютерна) потребує періодичного обслуговування та ремонту. Здійснюють такі операції, зокрема, з метою налагодження, усунення дефектів, заміни несправних запчастин та комплектуючих на нові, а також для збільшення потужності (продуктивності) комп’ютера.

Тож залежно від мети виконання такі роботи можуть бути класифіковані як звичайний ремонт чи як поліпшення.

Так, якщо роботи пов’язані лише із заміною несправних запчастин та комплектуючих на нові, тоді установа має справу з ремонтом. Якщо ж заміна комплектуючих спрямована на підвищення техніко-економічних можливостей такої техніки, у такому разі йдеться про її поліпшення (модернізацію).

У випадку нашого читача планується заміна материнської плати та процесора, які є основними складовими системного блоку. Крім того, буде додано оперативну пам’ять, що однозначно збільшить потужність такого комп’ютера.

З огляду на це, установа 100-відсотково має справу з поліпшенням (модернізацією), адже після виконання зазначених робіт підвищаться експлуатаційні можливості системного блока. Тож далі розглянемо порядок документального оформлення та відображення в бухобліку господарських операцій з урахуванням характеру робіт.

Який порядок документального оформлення?

Наведемо основні правила документального оформлення операцій із поліпшення (модернізації) комп’ютерної техніки.

1. Встановлення факту несправності. Працівник, відповідальний за обслуговування (використання) комп’ютерної техніки, подає керівнику установи доповідну записку про поломку комп’ютера. Також у доповідній записці можна навести деталі та комплектуючі, які підлягають заміні. Наприклад, як у ситуації читача, материнська плата, процесор та збільшення об’єму оперативної пам’яті.

2. Визначення причин несправностей та можливості їх усунення. Для цього за наказом керівника установи створюється комісія. Утім, зазвичай такі випадки розглядає постійно діюча комісія зі списання матеріальних цінностей.

Саме комісія установи має:

1) встановити причину несправності комп’ютерної техніки та можливість її усунення;

2) визначити економічну доцільність (недоцільність) проведення ремонту та спосіб його виконання (власними силами установи чи із залученням сторонніх фахівців).

За результатами огляду комісія складає дефектний акт, в якому фіксує:

— факт непридатності відповідних деталей, комплектуючих на підставі висновку штатного (стороннього) профільного фахівця;

— потребу у придбанні запчастин (у випадку читача — нової материнської плати, процесора та оперативної пам’яті) для заміни старих з метою ремонту (поліпшення) системного блока;

— спосіб заміни (власними силами або із залученням сторонніх виконавців).

3. Ухвалення рішення про проведення ремонту (поліпшення). Після ознайомлення з результатами огляду та висновками комісії керівник установи оформлює своє рішення щодо проведення ремонту відповідного комп’ютера наказом (розпорядженням) по установі.

Це означає, що саме очільник установи повинен визначити характер запланованих робіт. (ср. USER_SHOW_ID) І про це чітко зазначено у п. 2 розд. VI Методрекомендацій № 11*.

* Методичні рекомендації з бухгалтерського обліку основних засобів суб’єктів державного сектору, затверджені наказом Мінфіну від 23.01.2015 № 11.

4. Передача на ремонт (поліпшення). Перед початком робіт з поліпшення об’єкта основних засобів (далі — ОЗ) комісія оформлює Акт передачі на ремонт, реконструкцію та модернізацію ОЗ. Складають його за типовою формою, затвердженою наказом № 818*, у двох примірниках. Зокрема, серед інформації, яку необхідно зазначити в цьому документі, є дата передачі об’єкта ОЗ для виконання робіт з поліпшення.

* Наказ Мінфіну «Про затвердження типових форм з обліку та списання основних засобів суб’єктами державного сектору та порядку їх складання» від 13.09.2016 № 818.

Зауважте: такий Акт є підставою для призупинення нарахування амортизації на відповідний ОЗ на період його поліпшення.

5. Проведення ремонту (поліпшення). На цьому етапі необхідно оформити такі документи, як:

— накладна (вимога).

Цим документом оформлюємо видачу запчастин та комплектуючих для проведення робіт з поліпшення комп’ютерної техніки зі складу установи. Складаємо таку накладну за типовою формою, затвердженою наказом № 431*;

— Акт списання запасів за типовою формою, затвердженою наказом № 431.

* Наказ Мінфіну «Про затвердження типових форм з обліку та списання запасів суб’єктами державного сектору та порядку їх складання» від 13.12.2022 № 431.

У цьому документі зазначаємо найменування, кількість та вартість усіх використаних для поліпшення об’єкта ОЗ запасних частин, деталей, вузлів та інших витратних матеріалів.

Нагадаємо: Акт списання запасів складає комісія установи. Такий документ підлягає обов’язковому затвердженню керівником установи.

6. Повернення з ремонту (поліпшення). Повернення системного блока після ремонту на місце експлуатації оформлюємо Актом прийняття відремонтованих, реконструйованих та модернізованих ОЗ за типовою формою, затвердженою наказом № 818.

У цьому Акті слід обов’язково зазначити, зокрема, вартість виконаних робіт з поліпшення, дату передачі на поліпшення та повернення після виконаних робіт, а також дату прийняття об’єкта в експлуатацію.

Його складають також у двох примірниках. Підписують цей Акт ті ж самі особи, що й під час передачі на ремонт. Традиційно затверджує такий Акт керівник установи.

Пам’ятайте: саме цей документ є підставою для відновлення нарахування амортизації після завершення робіт з поліпшення.

7. Оприбуткування вилучених запчастин. Вилучені під час ремонту (поліпшення) складові, вузли, деталі, непридатні для подальшого використання, оприбутковуємо як вторинну сировину та здаємо відповідним суб’єктам господарювання. Причому оприбуткувати такі матеріальні цінності доцільно лише за умови, що вони відповідають критеріям визнання активом. Тобто якщо їх, дійсно, можливо використати для потреб установи чи отримати в інший спосіб економічну вигоду від їх використання.

Інформацію про такі матеріальні цінності фіксуємо в Акті приймання відремонтованих, реконструйованих та модернізованих ОЗ. Окрім того, не пізніше останнього робочого дня звітного місяця на суму вилучених під час ремонту (поліпшення) матеріалів подаємо до Казначейства Довідку про надходження в натуральній формі за кодом доходів 25010200 «Надходження бюджетних установ від додаткової (господарської) діяльності».

8. Фіксуємо зміни у характеристиці поліпшеного ОЗ. Дані про змінені в результаті поліпшення техніко-економічні характеристики комп’ютера заносимо до його Інвентарної картки обліку об’єкта ОЗ .

Як відобразити в бухобліку?

У бухгалтерському обліку операції з поліпшення комп’ютерної техніки слід здійснювати з дотриманням кількох важливих вимог.

1. Кошти, отримані бюджетною установою для проведення поліпшення об’єктів ОЗ, є коштами цільового фінансування.

Це означає, що кошти, отримані бюджетною установою для здійснення зазначених витрат, підлягають відображенню на субрахунку 5411 «Цільове фінансування розпорядників бюджетних коштів». А от субрахунки витрат (8013 або 8113) у цьому разі не застосовуємо.

2. Всі витрати, пов’язані з поліпшенням комп’ютерної техніки, з початку і до закінчення робіт слід визнавати незавершеними капінвестиціями.

Відповідно всі витрати, понесені установою під час поліпшення ОЗ власними силами (вартість придбаних запчастин та комплектуючих), накопичуємо за дебетом субрахунку 1311 (1312).

3. Запчастини та комплектуючі (нова материнська плата, процесор, оперативна пам’ять), придбані для поліпшення комп’ютерної техніки, слід зараховувати на субрахунок 1515 «Запасні частини».

4. Після закінчення робіт з поліпшення ОЗ витрати, пов’язані з цим, підлягають віднесенню на збільшення первісної вартості відповідного об’єкта: Дт 1014 (1113) — Кт 1311 (1312). Одночасно на вартість виконаних робіт збільшуємо внесений капітал.

5. На період проведення робіт з поліпшення об’єкта ОЗ нарахування амортизації призупиняємо. Це прямо передбачено п. 3 розд. IV НП(С)БО 121.

Так, нарахування амортизації ставимо на паузу починаючи з місяця, наступного за місяцем переведення об’єкта ОЗ на реконструкцію, модернізацію, добудову, дообладнання, консервацію. А починаючи з місяця, наступного за місяцем уведення об’єкта в експлуатацію після поліпшення, нарахування амортизації відновлюємо (п. 6 розд. IV НП(С)БО 121).

Таким чином, період поліпшення комп’ютерної техніки виключаємо із загальної кількості місяців його експлуатації в поточному році.

6. У разі зміни очікуваних економічних вигід від використання поліпшеного об’єкта ОЗ слід переглянути строк корисного використання відповідного об’єкта. Вчиняти такі дії необхідно на кінець звітного року. Цю норму закріплено в п. 5 розд. IV НП(С)БО 121.

Після перегляду строку експлуатації амортизацію відповідного об’єкта ОЗ нараховуємо, виходячи вже з нового строку корисного використання. Робити це слід починаючи з місяця, наступного за місяцем зміни строку корисного використання.

Інформацію про зміну строку корисного використання об’єкта ОЗ необхідно відобразити як зміну облікових оцінок з урахуванням вимог НП(С)БО 125*. Тобто результат такої зміни включаємо до фінансової звітності в тому періоді, в якому вона відбулася, а також у наступних періодах, якщо зміна впливає і на ці періоди.

* Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку в державному секторі 125 «Зміни облікових оцінок та виправлення помилок», затверджене наказом Мінфіну від 24.02.2010 № 1629.