Працівник оплатив послуги Нової пошти: як відшкодувати витрати?

Які умови відшкодування витрат працівнику?

Найкращий варіант — коли працівник виконує певні завдання установи за рахунок коштів (авансу) бюджетної установи. Проте на практиці працівникам часом доводиться здійснювати витрати на господарські потреби установи власним коштом. У такому разі працівник має право на отримання відшкодування понесених ним витрат. Це право гарантовано ст. 1160 ЦКУ*.

* Цивільний кодекс України від 16.01.2003 № 435-IV.

Тож у ситуації нашого читача відшкодування витрат працівника за послуги Нової пошти — цілком правомірна операція.

Та головна умова отримання відшкодування працівником — витрати мають бути підтверджені документально. Причому працівник повинен надати саме оригінали підтвердних документів. Зокрема, таким підтвердним документом може бути чек РРО.

До речі, форма розрахунку за такі послуги значення не має. Працівник може їх оплатити готівкою чи з використанням платіжної картки.

Алгоритм відшкодування витрат працівника

1. Повідомлення керівника. Працівник подає доповідну записку з поясненням та обґрунтуванням обставин здійснення витрат.

2. Складання авансового звіту. Працівник має скласти та подати Звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт), додавши до нього всі підтвердні документи (оригінали) щодо здійснених витрат. Форму Звіту затверджено наказом № 841*.

* Наказ Мінфіну «Про затвердження форми Звіту про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання» від 28.09.2015 № 841.

3. Ухвалення рішення керівником. Керівник перевіряє доцільність та обґрунтованість понесених витрат, на підтвердження чого затверджує Звіт. Такий Звіт разом з оригіналами підтвердних (чек РРО) передають до бухгалтерської служби установи. Бухгалтер перевіряє правильність його складання, що засвідчує своїм підписом.

4. Проведення розрахунків із працівником. Для відшкодування таких витрат бухгалтер формує Реєстр бюджетних зобов’язань та/або бюджетних фінансових зобов’язань з урахуванням вимог пп. 2.2 та 2.4 Порядку № 309*. Реєстр разом з оригіналами документів або їх копіями, засвідченими в установленому порядку, які підтверджують факт узяття бюджетного зобов’язання (бюджетного фінансового зобов’язання), бухгалтер подає до Казначейства. Це потрібно зробити протягом семи робочих днів з дати затвердження Звіту.

* Порядок реєстрації та обліку бюджетних зобов’язань розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів в органах Державної казначейської служби України, затверджений наказом Мінфіну від 02.03.2012 № 309.

Суму відшкодування понесених витрат перераховують на картковий рахунок працівника.

Як відобразити відшкодування в бухобліку?

Для обліку розрахунків з підзвітними особами традиційно застосовуємо субрахунок 2116 «Дебіторська заборгованість за розрахунками з підзвітними особами».

Так, якщо керівник установи підтвердив доцільність та обґрунтованість здійснених працівником витрат та затвердив Звіт, відображаємо заборгованість перед працівником за кредитом субрахунку 2116. Після проведення розрахунку з підзвітною особою зменшуємо зобов’язання перед ним і дебетуємо субрахунок 2116.

Що стосується операції з отримання та оплати послуг Нової пошти, таку операцію відображаємо у загальному порядку. Тобто вартість отриманих послуг відносимо до складу витрат звітного періоду за дебетом субрахунку 8013.