Працівник придбав поштові марки: як відшкодувати витрати?

Відшкодування витрат працівника: алгоритм дій

Дійсно, законодавством передбачено право працівника на відшкодування витрат, понесених ним у зв’язку з вчиненням дій в інтересах установи (у т. ч. за власні кошти). Право на отримання такого відшкодування закріплено у ст. 1160 ЦКУ*.

* Цивільний кодекс України від 16.01.2003 № 435-IV.

Тому в ситуації нашого читача хвилюватися не варто. Відшкодування витрат працівника за придбані поштові марки — цілком правомірна операція.

Наведемо послідовність дій у разі придбання поштових марок працівником установи за власні кошти та відшкодування його витрат.

1. Працівник здійснює витрати (купує поштові марки) в інтересах установи за власні кошти. Форма розрахунку (готівкою чи з використанням платіжної картки) при цьому значення не має.

2. Про здійснені витрати працівник негайно повідомляє керівника установи. Для цього працівник складає доповідну записку з обґрунтуванням обставин здійснення таких витрат.

Крім того, працівник має подати Звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт), додавши до нього всі підтвердні документи щодо здійснених витрат. Форму Звіту затверджено наказом № 841*.

* Наказ Мінфіну «Про затвердження форми Звіту про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання» від 28.09.2015 № 841.

Після цього керівник установи розглядає доцільність здійснення таких витрат.

ВАЖЛИВО! Головна умова отримання відшкодування — наявність оригіналів документів, які підтверджують здійснення витрат працівником

У ситуації читача таким підтвердним документом є саме чек РРО.

3. Поштові марки, придбані працівником за власний рахунок в інтересах установи, повинні бути оприбутковані на баланс установи. Зокрема, поштові марки підлягають зарахуванню до складу грошових документів.

На підтвердження їх оприбуткування відповідальна особа має оформити відповідні документи. Наприклад, для цього установи можуть використовувати прибутковий касовий ордер. Утім, кожна установа самостійно визначає порядок документування господарських операцій з поштовими марками та прописує його у внутрішньому розпорядчому документі з організації бухгалтерського обліку.

Докладно про це читайте в нашому матеріалі «Поштові марки: новий погляд на облік давніх знайомих» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2021, № 9).

4. Після визнання здійснених працівником витрат доцільними та обґрунтованими, затверджений керівником Звіт разом зі всіма підтвердними документами передають до бухгалтерії для проведення розрахунків із працівником — відшкодування понесених ним витрат.

5. Для виплати працівнику коштів за так званим авансовим звітом слід зареєструвати бюджетні зобов’язання з урахуванням вимог пп. 2.2 та 2.4 Порядку № 309*.

* Порядок реєстрації та обліку бюджетних зобов’язань розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів в органах Державної казначейської служби України, затверджений наказом Мінфіну від 02.03.2012 № 309.

Для цього розпорядник бюджетних коштів подає до Казначейства: Реєстр бюджетних зобов’язань та/або Реєстр бюджетних фінансових зобов’язань, а також оригінали документів або їх копії, засвідчені в установленому порядку, які підтверджують факт узяття бюджетного зобов’язання (бюджетного фінансового зобов’язання). На виконання цих дій у вас є сім робочих днів із дня затвердження авансового звіту.

Що в бухобліку?

Традиційно для обліку розрахунків з підзвітними особами застосовуємо субрахунок 2116 «Дебіторська заборгованість за розрахунками з підзвітними особами».

Так, якщо керівник установи підтвердив доцільність та обґрунтованість здійснених працівником витрат за власні кошти та затвердив Звіт, відображаємо заборгованість перед працівником за кредитом субрахунку 2116. Після проведення розрахунку з підзвітною особою зменшуємо зобов’язання перед ним і дебетуємо субрахунок 2116.

Що стосується поштових марок, то для обліку таких грошових документів призначено субрахунок 2213 «Грошові документи у національній валюті». Придбані марки слід відображати в обліку за їх номінальною вартістю.

УВАГА! Поштові марки не є бланками документів суворого обліку. Тому обліковувати їх поза балансом на субрахунку 081 не потрібно.

Приклад. Працівник установи за власні кошти придбав поштові марки в кількості 300 шт. за ціною 18 грн на загальну суму 5400 грн.

Після придбання поштових марок працівник надав на розгляд керівнику установи доповідну записку з обґрунтуванням здійснених витрат та Звіт разом з оригіналом документа, який підтверджує понесені витрати (чек РРО). Поштові марки передано особі, відповідальній за облік та зберігання грошових документів. Факт оприбуткування поштових марок підтверджено прибутковим касовим ордером.

Після ухвалення рішення щодо доцільності понесених витрат керівник установи затвердив Звіт. Суму витрачених коштів відшкодовано працівнику шляхом перерахування коштів на його картковий рахунок.

Висновки

• Відшкодування витрат працівника за придбані поштові марки здійснюють за наявності оригіналів документів, які підтверджують здійснення таких витрат.
• Поштові марки є грошовими документами та не є бланками документів суворого обліку.