Працівник приніс особисті речі: як показати в бухобліку?

Одразу попереджаємо: використання особистих речей працівниками на робочих місцях слід обов’язково оформити документально. І зробити це необхідно одразу, як тільки працівник приніс особисті речі на роботу та планує почати користуватися ними в службових цілях. Далі пояснимо нюанси документального оформлення відносин між установою та працівником щодо зберігання та використання таких речей.

Як оформити відносини?

Зазвичай бюджетні установи оформлюють такі відносини шляхом укладання договору позички або відповідального зберігання. Розглянемо особливості укладання кожного договору та з’ясуємо, який із них доцільно застосовувати в ситуації читача.

Почнемо з договору позички.

Так, за договором позички одна сторона безоплатно передає або зобов’язується передати другій стороні річ для користування протягом установленого строку (ст. 827 ЦКУ*).

* Цивільний кодекс України від 16.01.2003 № 435-IV.

За своєю правовою природою договір позички дуже схожий на договір оренди, оскільки і той, і інший укладають з метою передачі майна в користування на визначений час.

Однак договір оренди, на відміну від договору позички, є платним. Інакше кажучи, користування майном за договором оренди здійснюється за плату, а за договором позички — безоплатно. Сторонами договору позички є позичкодавець і користувач.

Тепер щодо договору відповідального зберігання.

За договором зберігання одна сторона зобов’язана зберігати річ, яку передано їй другою стороною, і повернути її поклажодавцю у схоронності (ч. 1 ст. 936 ЦКУ). Сторонами договору відповідального зберігання є поклажодавець і зберігач.

За загальним правилом зберігач не має права без згоди поклажодавця користуватися річчю, переданою йому на зберігання, а також передавати її в користування іншій особі (ст. 944 ЦКУ). Це означає, що право користування переходить до зберігача тільки в тому разі, коли в договорі зберігання передбачено, що зберігач має право розпоряджатися речами.

Втім, умови зберігання речей разом з правом розпорядження ними характерні для зберігача, яким виступає товарний склад. Правові основи зберігання речей на товарному складі визначено ст. 956 — 966 ЦКУ. Очевидно, що бюджетні установи не мають ніякого відношення до товарного складу. Тому під час оформлення договору з працівником щодо зберігання та використання його особистих речей не радимо використовувати норми ЦКУ, пов’язані з договором відповідального зберігання. Більш доречним у ситуації читача буде укладання саме договору позички. Поготів, що такий договір має чимало переваг.

Далі детальніше розглянемо характерні риси та умови укладення такого договору та наведемо пояснення в таблиці нижче.

Договір позички: основні положення та умови укладання

Крім того, у договорі позички слід обов’язково прописати:

1) характеристику та вартість майна, яке працівник передає у користування установі;

2) хто буде здійснювати видатки на утримання (ремонт, технічне обслуговування, тощо) майна тощо;

3) порядок повернення майна та правові наслідки неповернення речі після закінчення строку користування нею з урахуванням положень ст. 836 ЦКУ.

Документальне оформлення + бухоблік

Працівник, який планує надати особисту річ у безоплатне користування, має оформити заяву на ім’я керівника установи. Приймання / повернення речей оформлюємо Актом приймання-передачі матеріальних цінностей. Такий документ складають у довільній формі.

У бухобліку установа-користувач відображає операції з отримання майна в безоплатне користування (позичку) з урахуванням таких правил.

1. Майно, отримане за договором позички, слід обліковувати на позабалансовому субрахунку 011 «Орендовані основні засоби розпорядників бюджетних коштів». На цьому субрахунку відображаємо майно за вартістю, зазначеною в договорі позички.

2. Установа-користувач не нараховує амортизацію на майно, отримане у безоплатне користування за договором позички.

3. Вартість повернутого майна слід списати з позабалансового обліку. Для цього кредитуємо субрахунок 011 на відповідну суму.

4. Якщо установа-користувач виконує поточний ремонт для підтримання об’єкта позички в робочому стані, суми таких витрат слід відносити до витрат поточного звітного періоду.