Працівника направлено у закордонне відрядження: який курс валют застосувати?

Направлення працівника у закордонне відрядження

Насамперед варто звернутися до норм Інструкції № 59*, адже саме цей нормативний документ регулює питання, пов’язані із відрядженням працівників бюджетних установ, у т. ч. і закордонних.

* Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 № 59.

Так, згідно з п. 1 розд. ІІІ Інструкції № 59 відрядження за кордон здійснюється відповідно до наказу (розпорядження) керівника підприємства (у разі відрядження державного службовця — відповідно до наказу керівника державної служби).

У цьому наказі (розпорядженні) має бути визначено:

— мету виїзду;

— завдання (у разі потреби);

— пункт призначення (держава або держави, місто або міста призначення, інші населені пункти, найменування підприємства, установи або організації, куди відряджається працівник);

— строк (дата вибуття у відрядження та дата прибуття з відрядження);

— джерело фінансового забезпечення витрат на відрядження;

— за потреби інші ключові моменти (вид транспорту, маршрут поїздки тощо).

У разі направлення працівника установи у службове відрядження за кордон за запрошенням подається його копія з перекладом та за наявності програма заходів.

Таким є припис п. 5 розд. ІІІ Інструкції № 59.

Після повернення з відрядження працівник зобов’язаний до закінчення п’ятого банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи, подати Звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт).

Сума надміру витрачених коштів (залишку коштів понад суму, витрачену згідно зі звітом про використання коштів, виданих на відрядження) підлягає поверненню працівником (у грошових одиницях, у яких було надано аванс) на відповідний рахунок установи, що їх надала, у встановленому законодавством порядку.

Якщо аванс було видано готівкою, то сума надміру витрачених коштів підлягає поверненню працівником до каси відповідної установи чи організації.

Відповідно до п. 5 постанови № 98 граничний строк звітування про використання коштів на відрядження становить п’ять банківських днів після прибуття відрядженого до постійного місця роботи. (ср. USER_SHOW_ID) Причому строки звітування єдині як для відряджень в межах України, так і для закордонних відряджень.

У зазначений строк також слід повернути і суму надміру витрачених коштів.

Але якщо відряджений працівник отримав аванс на службове відрядження готівкою, він має подати звіт і повернути суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи.

Натомість якщо під час службового відрядження відряджений працівник застосував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі, керівник установи за наявності поважних причин може продовжити строк подання звіту аж до 20 банківських днів.

Докладніше про звітування після закордонного відрядження читайте у матеріалі «Відрядження за кордон: коли звітувати?» // «Бюджетна бухгалтерія», 2025, № 28.

Який курс валют застосовувати для відшкодування витрат на відрядження?

Відповідь на це запитання надали фахівці ДПС.

Так, згідно з роз’ясненням податківців, відшкодування витрат на відрядження за кордоном за наявності підтвердних документів здійснюється в національній валюті держави, до якої відряджається працівник, або у доларах США / євро, або у гривневому еквіваленті за офіційним курсом НБУ на дату:

— отримання авансу, якщо фактичні витрати працівника в іноземній валюті відповідають сумі отриманого авансу;

— погашення заборгованості установою, якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти працівнику (виплата здійснюється в національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим НБУ на день затвердження керівником Звіту);

— погашення заборгованості працівником, у разі наявності суми невикористаного авансу (якщо курс НБУ на дату погашення боргу відрізняється від курсу НБУ на день видачі авансу).

Таким чином, дата, на яку слід застосувати курс валют, напряму залежить від дати події, пов’язаної з відрядженням, тобто йдеться про отримання авансу, погашення суми заборгованості установою, яка відрядила працівника у відрядження, або погашення заборгованості самим працівником.