Прострочені продукти харчування: як списати та відшкодувати збитки?

Виявлено прострочені харчі → не поспішайте списувати

Запаси, які втратили свої споживчі властивості, підлягають списанню з балансу. Це стосується й продуктів харчування, термін придатності яких минув або які зіпсувалися.

Але майте на увазі: псування продуктів харчування для вживання через закінчення терміну їх придатності — це яскравий приклад недбалості та невиконання та/або неналежного виконання трудових обов’язків працівниками, відповідальними за збереження продуктів.

Тому в цій ситуації важливо насамперед з’ясувати причини, які призвели до того, що відповідні активи не були використані до закінчення терміну їх придатності. Крім того, необхідно обов’язково встановити винних у цьому осіб. Пояснимо, як впоратися з цими завданнями.

Починаємо з інвентаризації

Для підтвердження факту наявності прострочених продуктів харчування, які зберігаються в харчоблоці та/або на складі, має бути проведена інвентаризація таких запасів. Пряму вказівку на це містить абз. 5 п. 7 розд. І Положення № 879*. Обсяги такої інвентаризації визначає керівник установи.

* Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879.

За результатами інвентаризації продуктів харчування комісія установи має оформити:

1) Інвентаризаційний опис запасів (за субрахунком 1511 «Продукти харчування»). Заповнювати його слід з урахуванням певних особливостей.

Це випливає з приписів п. 4.4 розд. III Положення № 879.

Під час відображення продуктів харчування, термін придатності яких минув, виявлених під час інвентаризації, всі графи інвентаризаційного опису заповнюємо у загальному порядку, зокрема:

— інвентаризаційна комісія фіксує фактичну наявність продуктів;

— бухгалтерська служба проставляє кількісні та цінові показники за даними бухобліку.

Водночас не забудьте навести у графі 12 «Інші відомості» Інвентаризаційного опису запасів інформацію про причини, ступінь і характер псування продуктів харчування, а також пропозиції щодо їх знецінення, списання або можливості використання у господарських цілях.

Таким чином, за результатами інвентаризації продуктів харчування інвентаризаційна комісія має оформити два інвентаризаційних описи для фіксування наявності та стану запасів. В одному з них слід навести інформацію про продукти, придатні для подальшого використання, а в другому — про непридатні для використання через сплив терміну споживання;

2) Звіряльну відомість результатів інвентаризації запасів (за субрахунком 1511);

3) Протокол інвентаризаційної комісії. Цей документ комісія складає за підсумками інвентаризації і додає до нього всі матеріали інвентаризації (опис та звіряльну відомість).

У протоколі необхідно зазначити конкретні причини, через які продукти харчування не було використано до спливу терміну споживання, та відповідальних за це, а також пропозиції щодо урегулювання такої ситуації та подальшого запобігання.

На підставі цих документів керівник установи ухвалює рішення про подальшу долю протермінованих продуктів харчування і, зокрема, про списання таких запасів з подальшою їх утилізацією. Строк розгляду матеріалів інвентаризації та затвердження протоколу — п’ять робочих днів.

Встановлюємо винуватців

Якщо термін придатності продуктів харчування закінчився і вони втратили свої споживчі властивості остаточно та безповоротно, лишається списати їх з балансу. Але запам’ятайте: сам по собі факт списання вартості зіпсованих матеріальних цінностей (у т. ч. й продуктів харчування) не звільняє нікого від відповідальності. Тобто просто списати продукти з балансу і забути про цей випадок не можна. Слід обов’язково визначити всіх причетних, установити винних осіб і докласти зусиль для відшкодування завданих збитків.

Звісно, перш ніж притягнути до відповідальності винуватця, необхідно з’ясувати причини, через які продукти харчування не було своєчасно використано. Хто конкретно у цьому винен, покаже службове розслідування або розслідування правоохоронних органів.

Якщо ж з’ясується, що закінчення терміну придатності продуктів харчування сталося з вини матеріально відповідальної особи (наприклад, комірника), саме він має відшкодувати заподіяну шкоду.

Такий працівник може відшкодувати шкоду:

— добровільно (повністю або частково) (ч. 5 ст. 130 КЗпП*);

— за розпорядженням керівника закладу (ч. 1 ст. 136 КЗпП);

— за рішенням суду (ч. 3 ст. 136 КЗпП).

* Кодекс законів про працю від 10.12.71 № 322-VIII.

При цьому добровільне відшкодування заподіяної шкоди може здійснюватися одним із таких способів:

1) шляхом відрахування із заробітної плати — за заявою працівника.

Зверніть увагу: у разі добровільного відшкодування на підставі заяви працівника обмеження щодо розміру утримання із заробітної плати, передбачені ч. 1 ст. 128 КЗпП, не діють;

2) шляхом унесення грошових коштів до каси або на рахунок установи;

3) шляхом передачі рівноцінного майна або виправлення пошкодженого — за згодою роботодавця (ст. 130 КЗпП).

Як розрахувати розмір завданих збитків?

За загальним правилом розмір збитків визначають шляхом проведення незалежної оцінки. Таку вимогу містить п. 2 Порядку № 116*. Причому для проведення такої оцінки доведеться звернутися до суб’єкта оціночної діяльності. Це випливає з приписів ч. 3 ст. 3 Закону № 2658**.

* Порядок визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затверджений постановою КМУ від 22.01.96 № 116.

** Закон України «Про оцінку майна, майнових прав та професійну оціночну діяльність в Україні» від 12.07.2001 № 2658-ІІІ.

Водночас у певних випадках допускається застосування стандартизованої оцінки. Таку можливість передбачено п. 88 Методики № 1891*. Стандартизовану оцінку збитків проводить комісія установи. Своє рішення комісія оформляє Актом оцінки збитків за формою, наведеною у додатку 12 або 13 до згаданої Методики.

*** Методика оцінки майна, затверджена постановою КМУ від 10.12.2003 № 1891.

Зауважте: на цей Акт необхідно отримати позитивний висновок рецензента. Тільки після цього його затверджує керівник установи.

Втім, проведення як незалежної оцінки, так і стандартизованої оцінки з оформленням Акта оцінки збитків та його обов’язковим рецензуванням вимагає не лише часу, але й певних грошових витрат. Тож чи раціонально вдаватися до таких процедур з метою визначення шкоди від псування кількох кілограмів продуктів харчування? Певно, що ні. Тому в ситуації читача вважаємо за доцільне визначити розмір шкоди самостійно (комісією установи) на рівні витрат на відновлення (придбання) зіпсованих продуктів, виходячи з поточних ринкових цін.

Як списати втрати від псування?

Продукти, які втратили свої споживчі властивості через закінчення строку придатності, підлягають списанню з балансу. Списують такі харчі в порядку, передбаченому для списання нестач запасів, тобто з урахуванням приписів п. 4 розд. IV Положення № 879 (ср. USER_SHOW_ID).

Розмір збитків, завданих унаслідок втрати продуктами харчування своїх споживчих властивостей через закінчення терміну придатності, розраховують з урахуванням таких вимог:

1) враховуємо норми природного убутку;

Природним убутком вважаються витрати на усихання та розпилювання рідких і порошкоподібних продуктів, розкришення при обробленні м’яса тощо. Обсяг таких витрат визначають за кожним видом продуктів окремо як добуток норми, вираженої у відсотках, на кількість (суму) відпущеного товару за період між інвентаризаціями.

Тобто списання продуктів проводиться у фактичних розмірах, але не більше розрахованих за нормами.

При цьому можна скористатися Нормами № 88* (додатки № 6 і 7). Принаймні, цей нормативний документ досі є чинним і може застосовуватися на території України. Тому його можна взяти за орієнтир під час розробки власних норм природного убутку. Головне — порядок урегулювання розбіжностей, виявлених під час інвентаризації, має бути чітко прописано в наказі про організацію бухобліку вашої установи;

2) за відсутності норм природного убутку втрати продуктів харчування у повному обсязі розглядаються як нестача понад норму.

* Норми природного убутку продовольчих товарів у торгівлі та інструкцій з їх застосування, затверджені наказом Мінторгу СРСР від 02.04.87 № 88.

Такою є вимога абз. 4 п. 4 розд. IV Положення № 879. Тож на практиці у більшості випадків втрати від псування продуктів харчування вважатимуться повністю наднормативними.

Узагальнимо порядок урегулювання розбіжностей між фактичною наявністю активів і даними бухгалтерського обліку у таблиці нижче.

Порядок урегулювання нестач і втрат

Списання продуктів харчування, термін придатності яких закінчився, документуємо в загальному порядку. Списуємо такі продукти харчування на підставі Акта списання запасів типової форми.

Такий Акт може оформити безпосередньо інвентаризаційна комісія. Водночас він підлягає обов’язковому затвердженню керівником установи.

Як показати в бухобліку?

Списання прострочених продуктів харчування відображаємо в бухобліку як звичайне вибуття активів. Тоді як подальший облік нестач залежить від того, встановлені винуватці чи ні.

Варіант 1. Винну особу встановлено

По-перше, суму завданого збитку відносимо на винну особу.

У бухобліку суми нестач матеріальних цінностей, а також суми збитків, віднесені на винних осіб, обліковуємо на субрахунку 2115 «Розрахунки з відшкодування завданих збитків».

По-друге, одночасно на суму збитку, віднесеного на рахунок винної особи, у частині витрат на відновлення, показуємо дохід за субрахунком 7111 «Доходи від реалізації продукції (робіт, послуг)».

До речі, на суму відшкодування завданих збитків потрібно внести зміни до кошторису у частині спецфонду за кодом доходів 25010400 «Надходження бюджетних установ від реалізації в установленому порядку майна (крім нерухомого майна)».

Втім, відносити збитки на рахунок винної особи доцільно за умови:

— якщо є письмове звернення (заява) цієї особи про добровільне відшкодування завданих нею збитків

або

— якщо особу визнано винною судом і є ухвала (рішення) про стягнення з неї завданого збитку.

І по-третє, на суму залишку коштів (за наявності) відображаємо зобов’язання перед бюджетом за субрахунком 6312 «Інші розрахунки з бюджетом».

Варіант 2. Винну особу не встановлено

Так, якщо винуватець невідомий, суму невідшкодованих нестач та втрат відносимо на позабалансовий субрахунок 073 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей розпорядників бюджетних коштів».

Позабалансовий облік таких нестач слід вести до моменту встановлення винуватців або закриття кримінального провадження відповідно до законодавства (абз. 5 п. 4 розд. IV Положення № 879).

Як запобігти такій ситуації?

Чи можливо було запобігти подібній ситуації? Авжеж, для цього слід діяти на випередження. Зокрема, варто періодично проводити перевірку строків зберігання та фактичного стану продуктів харчування і таким чином виявляти продукти, строк придатності яких добігає кінця.

Далі інформацію про такі продукти харчування слід узагальнити і передати керівництву закладу для вирішення їх подальшої долі. Так, наприклад, можна продовжити строки зберігання продуктів харчування шляхом їх заморожування, консервування тощо або ж безоплатно передати іншим бюджетним установам чи організаціям чи взагалі спробувати реалізувати. Головне — не допустити їх остаточного псування. Але це обов’язок не лише матеріально відповідальних осіб, але й керівництва установи.