Річна інвентаризація — 2024: відображення результатів

Оформлення матеріалів інвентаризації

Загальний порядок документального оформлення матеріалів інвентаризації визначено Положенням № 879*. Зокрема, за результатами роботи інвентаризаційна комісія має оформити такі документи, як: інвентаризаційні описи, акти інвентаризації та звіряльні відомості. Типові форми для відображення результатів інвентаризації бюджетними установами затверджено наказом № 572**.

* Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879.

** Наказ Мінфіну «Про затвердження типових форм для відображення бюджетними установами результатів інвентаризації» від 17.06.2015 № 572.

Так, Інвентаризаційні описи застосовують для фіксування наявності, стану та оцінки як активів установи, так і активів, які належать іншим установам та обліковуються поза балансом.

Такі описи складають на:

— основні засоби (далі — ОЗ), інші необоротні матеріальні активи;

— нематеріальні активи;

— запаси (у т. ч. й ті, що прийняті на відповідальне зберігання).

Акти інвентаризації застосовують для фіксування наявності:

— грошових коштів (готівки та коштів на рахунках);

— грошових документів, бланків документів суворої звітності;

— дебіторської та кредиторської заборгованостей;

— наявності фінансових інвестицій.

Крім того, установи застосовують й інші форми документів під час перевірки окремих об’єктів обліку. Інформацію про такі документи та особливості їх оформлення наведемо в таблиці нижче.

Оформлення матеріалів інвентаризації

* Наказ Мінфіну «Про затвердження типових форм первинного обліку об’єктів права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів» від 22.11.2004 № 732.

** Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою правління НБУ від 29.12.2017 № 148.

Слід також пам’ятати про вимоги щодо оформлення матеріалів інвентаризації, встановлені пп. 17 та 18 розд. ІІ Положення № 879.

Так, кожен рядок інвентаризаційних описів та актів інвентаризації слід заповнювати послідовно та уважно. Якщо після інвентаризації виявлено помилку в матеріалах інвентаризації, комісія має виправити її коректурним способом. А от наявність помарок чи підчисток у таких матеріалах не допускається.

При цьому МВО дають розписку, якою підтверджують, що перевірка активів відбулася у їх присутності, у зв’язку з чим претензій до членів комісії вони не мають. Така розписка також є свідченням того, що МВО приймає на відповідальне зберігання перелічені в описі активи.

Після оформлення матеріали інвентаризації передають для перевірки до бухгалтерської служби установи. Там визначають правильність підрахунків у описах та актах, проставляють вартісні показники у відповідних рядках та порівнюють дані бухгалтерського обліку з даними про фактичну наявність цінностей.

Усі виявлені розбіжності між фактичною наявністю активів та обліковими даними бухгалтерська служба фіксує у звіряльних відомостях типової форми, а саме:

— Звіряльна відомість результатів інвентаризації необоротних активів;

— Звіряльна відомість результатів інвентаризації запасів.

Може статися так, що під час інвентаризації в установі не буде виявлено ані лишків, ані нестач. Чи необхідно у такому разі складати звіряльні відомості?

Так, вважаємо, що звіряльні відомості необхідно складати у будь-якому разі.

Оскільки фактично без складання звіряльних відомостей інвентаризаційна комісія не зможе підбити підсумки інвентаризації. Інакше кажучи, саме звіряльні відомості є підставою для складання протоколу інвентаризаційної комісії.

Тому складати звіряльні відомості доцільно незалежно від того, виявлено лишки, нестачі чи ні. Якщо ж розбіжності між даними бухгалтерського обліку і фактичною наявністю матеріальних цінностей відсутні, у відповідних клітинках звіряльних відомостей ставимо прочерки. Тобто залишати їх порожніми не слід.

Головний підсумковий документ, який складають за результатами інвентаризації, — це Протокол інвентаризаційної комісії. У ньому інвентаризаційна комісія відображає свої висновки та пропозиції за результатами проведеної перевірки.

Зокрема, у протоколі наводять:

— причини нестач, втрат, лишків;

— пропозиції щодо заліку в разі пересортиці, списання нестач у межах норм природного убутку, а також наднормативних нестач із зазначенням причин виникнення та вжитих заходів щодо їх запобігання.

Також у протоколі може бути відображена інша інформація, суттєва для прийняття рішень щодо визнання й оцінки активів та зобов’язань.

Керівник повинен розглянути та затвердити протокол інвентаризаційної комісії протягом п’яти робочих днів після завершення інвентаризації. Такі строки встановлено в п. 2 розд. IV Положення № 879.

Виявили непридатне майно під час інвентаризація: як вчинити?

Під час річної інвентаризації комісія може виявити зіпсоване майно, непридатне для подальшого використання. Як правильно вчинити з таким майном? Чи взагалі слід заносити інформацію про таке майно до інвентаризаційних описів? Далі пояснимо.

Крок 1 → Проводимо суцільну інвентаризацію. Положенням № 879 передбачено, що інвентаризації підлягає все майно установи незалежно від його місцезнаходження та всі види зобов’язань. Тому під час інвентаризації комісія насамперед повинна зафіксувати фактичну наявності об’єктів як за їх місцезнаходженням, так і за матеріально відповідальними особами.

Разом з тим не варто забувати й про інші завдання, які стоять перед інвентаризаційною комісією. Зокрема, це виявлення активів, які частково втратили свою первісну якість та споживчу властивість, застарілих, а також виявлення активів, які не відповідають критеріям визнання.

Крок 2 → Виокремлюємо непридатне майно. У цій ситуації інвентаризаційна комісія має зафіксувати фактичну наявність як придатного, так і непридатного майна. Оскільки такі матеріальні цінності на момент проведення інвентаризації продовжують обліковуватися на балансі установи, їх фактичну наявність слід підтвердити і відобразити в інвентаризаційних описах.

Однак на непридатне майно необхідно скласти окремий інвентаризаційний опис. Цього вимагають пп. 1.8 та 4.4 розд. III Положення № 879. Причому такий опис слід оформлювати за типовою формою, затвердженою наказом № 572.

Під час відображення непридатних та/або зіпсованих матеріальних цінностей, виявлених під час інвентаризації, всі графи інвентаризаційного опису заповнюємо у загальному порядку:

— інвентаризаційна комісія зазначає інформацію про фактичну наявність;

— бухгалтерська служба — кількісні та цінові показники за даними бухобліку.

А ось у гр. 16 «Інші відомості» Інвентаризаційного опису необоротних активів» слід навести інформацію про стан таких активів та причини їх непридатності. Якщо ж під час інвентаризації виявлено зіпсовані запаси, то причини, ступінь і характер псування, а також пропозиції щодо їх списання або можливості використання у господарських цілях зазначаємо в гр. 12 «Інші відомості» Інвентаризаційного опису запасів.

Отже, за результатами інвентаризації комісія має оформити окремі інвентаризаційні описи. Одні — щодо зіпсованого, пошкодженого, непридатного для подальшого використання майна, та другі — щодо придатного для подальшої експлуатації.

Крок 3 → Підбиття підсумків інвентаризації. На підставі належним чином оформлених інвентаризаційних описів інформацію про непридатне майно обов’язково зазначаємо в Протоколі інвентаризаційної комісії. У свою чергу, керівник установи протягом п’яти днів розглядає матеріали інвентаризації та затверджує такий Протокол. Саме від його рішення залежить подальша доля матеріальних цінностей, які втратили свої експлуатаційні властивості.

Крок 4 → Списуємо непридатне майно. Врешті-решт, Протокол інвентаризаційної комісії разом з доданими до нього інвентаризаційними описами та звіряльними відомостями з інформацією про непридатне майно є підставою для підготовки до наступного етапу — списання такого майна з балансу. Але займатись організаційними питаннями щодо списання непридатного майна варто лише після ухвалення відповідного рішення керівником установи.

У певних випадках для списання майна знадобиться спочатку отримати дозвіл від суб’єкта управління майном. Без такого дозволу бюджетні установи мають право списувати лише повністю замортизовані необоротні активи первісною вартістю до 50 тис. грн.

Далі розглянемо, як правильно урегулювати розбіжності між фактичною наявністю активів установи та обліковими даними.

Оцінка та оприбуткування лишків

Під лишками слід розуміти все майно, раніше не враховане в бухобліку установи. Воно підлягає обов’язковому оприбуткуванню.

Документальне оформлення та оцінка. Оцінкою такого майна займається інвентаризаційна комісія установи. Такі об’єкти, як необоротні активи, інвентаризаційна комісія оцінює за справедливою вартістю. Проте для оцінки земельних ділянок, будівель та споруд (у т. ч. незавершеного будівництва), транспортних засобів, виявлених як лишки, доцільно звернутися до суб’єкта оціночної діяльності.

Лишки запасів комісія має оцінити за чистою вартістю реалізації, якщо планується їх продаж. Якщо ж запаси будуть використані у господарській діяльності установи, визнаємо їх в оцінці можливого використання. Таку оцінку проводять, виходячи з вартості подібних запасів за наявності їх на балансі з урахуванням ступеня їх придатності.

Документом, який підтверджує проведення оцінки виявлених лишків, буде Акт оцінки, складений у довільній формі.

Бухоблік. Під час оприбуткування активів, раніше не врахованих у балансі установи (у т. ч. ОЗ, інші необоротні матеріальні активи, нематеріальні активи, запаси тощо), необхідно показати збільшення доходів спеціального фонду. При цьому застосування субрахунку для обліку таких доходів залежить від подальшої долі таких активів:

— якщо лишки будуть використані для потреб установи, відображаємо дохід за субрахунком 7112 «Дохід від оприбуткування активів, раніше не врахованих у балансі»;

— якщо лишки будуть реалізовані, показуємо дохід за субрахунком 7211 «Дохід від реалізації активів».

Окрім того, у разі виявлення активів, раніше не врахованих у балансі, необхідно:

1) подати до органу Казначейства Довідку про надходження в натуральній формі.

Це треба зробити до закінчення відповідного звітного місяця.

Надходження від оприбуткування лишків, які будуть використовуватися для потреб установи, відображаємо за кодом класифікації доходів 25010200 «Надходження бюджетних установ від додаткової (господарської) діяльності». Якщо ж лишки планується реалізувати, тоді — за кодом класифікації доходів 25010400 «Надходження бюджетних установ від реалізації в установленому порядку майна (крім нерухомого майна)»;

2) внести зміни до кошторису в частині спеціального фонду за власними надходженнями.

Розглянемо на прикладі порядок відображення в бухобліку оприбуткування виявлених лишків.

Відображення у звітності. Покажемо, в яких рядках фінансової та бюджетної звітності слід відобразити оприбутковані лишки.

Відображення лишків у фінансовій та бюджетній звітності

Також дані про оприбуткування лишків необхідно навести у Пояснювальній записці до бюджетної звітності (додаток 10 до Порядку № 44*).

* Порядок складання бюджетної звітності розпорядниками та одержувачами бюджетних коштів, звітності фондами загальнообов’язкового державного соціального і пенсійного страхування, затверджений наказом Мінфіну від 24.01.2012 № 44.

Урегулювання нестач

Нестачею є відхилення фактичної наявності активів установи від облікових даних зі знаком «мінус». При цьому нестачею вважається не тільки відсутність певних об’єктів, але й втрата ними своїх властивостей у результаті пошкодження, псування тощо.

Документальне оформлення. Про наявність нестачі свідчать показники, наведені у Звіряльних відомостях результатів інвентаризації. Саме на підставі таких відомостей інвентаризаційна комісія проводить аналіз та робить висновки у Протоколі інвентаризаційної комісії. Ба більше, в Протоколі обов’язково мають бути наведені причини виникнення нестач, а також пропозиції щодо їх урегулювання та подальшого запобігання.

Порядок урегулювання розбіжностей між фактичною наявністю активів і даними бухгалтерського обліку наведено у таблиці нижче.

Порядок урегулювання нестач, втрат, пересортиці

Оцінка. За загальним правилом розмір збитків визначають шляхом проведення незалежної оцінки. Таку вимогу містить п. 2 Порядку № 116*. І для цього слід звернутися до суб’єкта оціночної діяльності.

* Порядок визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затверджений постановою КМУ від 22.01.96 № 116.

Але в деяких випадках, окрім професійних оцінювачів, це можуть зробити органи державної влади та органи місцевого самоврядування самостійно. Для цього застосовують стандартизовану оцінку. Таку можливість передбачено п. 88 Методики № 1891*.

* Методика оцінки майна, затверджена постановою КМУ від 10.12.2003 № 1891.

Стандартизовану оцінку збитків проводить комісія установи. Своє рішення комісія оформляє Актом оцінки збитків за формою, наведеною у додатку 12 або 13 до згаданої Методики.

Але майте на увазі: на цей акт потрібно отримати позитивний висновок рецензента. Тільки після цього його затверджує керівник установи.

Таким є припис ч. 3 ст. 225 ГКУ*.

* Господарський кодекс України від 16.01.2003 № 436-IV.

Також пам’ятайте: за рахунок сум, стягнутих із винних осіб, здійснюється відшкодування збитків, завданих установі, з урахуванням фактичних витрат на відновлення матеріальних цінностей. Тоді як залишок коштів необхідно перерахувати до державного (місцевого) бюджету. Цього вимагає п. 10 Порядку № 116.

У разі виявлення нестач внаслідок зловживань бюджетна установа має передати відповідні матеріали до правоохоронних органів та подати цивільний позов на суму виявлених нестач. Строк виконання — п’ять днів із дня встановлення факту нестач (п. 7 розд. IV Положення № 879).

Бухоблік. Списання нестач відображаємо як звичайне вибуття активів. Тоді як подальший облік нестач залежить від того, встановлені винуватці чи ні.

Почнемо з ситуації, коли винну особу встановлено.

По-перше, у такому разі суму завданого збитку слід віднести на винну особу.

У бухобліку суми нестач матеріальних цінностей, а також суми збитків, віднесені на винних осіб, обліковуємо на субрахунку 2115 «Розрахунки з відшкодування завданих збитків».

По-друге, одночасно на суму збитку, віднесеного на рахунок винної особи, у частині витрат на відновлення, показуємо дохід за субрахунком 7111 «Доходи від реалізації продукції (робіт, послуг)». Водночас не забудьте на суму відшкодування завданих збитків унести зміни до кошторису у частині спецфонду за кодом доходів 25010400 «Надходження бюджетних установ від реалізації в установленому порядку майна (крім нерухомого майна)».

Втім, відносити збитки на рахунок винної особи доцільно за умови:

— якщо є звернення цієї особи про відшкодування збитків (про що свідчить її письмова заява)

або

— якщо особу визнано винною судом і є ухвала (рішення) про стягнення з неї завданого збитку.

І по-третє, на суму залишку коштів (за наявності) відображаємо зобов’язання перед бюджетом за субрахунком 6312 «Інші розрахунки з бюджетом».

Інакше обліковуємо нестачі, щодо яких винну особу не встановлено.

Так, якщо винуватець невідомий, суму невідшкодованих нестач та втрат відносимо на позабалансовий субрахунок 073 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей розпорядників бюджетних коштів».

Позабалансовий облік таких нестач слід вести до моменту встановлення винуватців або закриття кримінального провадження відповідно до законодавства (абз. 5 п. 4 розд. IV Положення № 879).

Розглянемо на прикладах порядок відображення нестач у бухобліку.

Відображення у звітності. Покажемо, в яких рядках фінансової та бюджетної звітності слід відобразити виявлені нестачі.

Відображення нестач у фінансовій та бюджетній звітності

Також дані про виявлені нестачі та втрати від псування цінностей слід навести у Пояснювальній записці до бюджетної звітності (додаток 10 до Порядку № 44).

Інвентаризація стану розрахунків

Під час проведення річної інвентаризації комісія має також перевірити стан розрахунків відповідно до вимог п. 7 розд. ІІІ Положення № 879 (ср. USER_SHOW_ID).

По-перше, шляхом документальної перевірки комісія має встановити:

— правильність розрахунків з вищою за рівнем організацією, з бюджетом;

— наявність заборгованості підзвітних осіб, а також правильність і обґрунтованість сум заборгованості за нестачами і крадіжками та вжитих заходів щодо стягнення цієї заборгованості;

— правильність та обґрунтованість сум дебіторської, кредиторської і депонентської заборгованостей;

— наявність заборгованості перед працівникам із заробітної плати.

По-друге, необхідно провести звірку документів і записів у реєстрах обліку та перевірити обґрунтованість сум, відображених на відповідних рахунках. Також під час інвентаризації розрахунків слід передати всім дебіторам акти звіряння розрахунків. Зі свого боку, дебітори повинні підтвердити заборгованість або заявити про свої заперечення.

При цьому якщо до кінця року розбіжності не усунені або залишились нез’ясованими, то кожна сторона відображає розрахунки з дебіторами і кредиторами в тих сумах, які випливають із даних її бухобліку та визнані нею правильними.

По-третє, за результатами перевірки стану розрахунків із дебіторами та кредиторами комісія складає Акт інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами.

До цього акта додають Довідку про дебіторську і кредиторську заборгованості, щодо яких строк позовної давності минув. І ній зазначають найменування та місцезнаходження таких дебіторів або кредиторів, суми, причини, дати й підстави виникнення заборгованості.

Відомості про виявлену «кредиторку», що підлягає списанню, фіксують в Акті інвентаризації дебіторської або кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув і яка планується до списання. Цей акт затверджує керівник установи.

Та головне, під час перевірки розрахунків інвентаризаційна комісія має не лише зафіксувати факт наявності простроченої дебіторської і кредиторської заборгованості, а й відобразити вжиті заходи для погашення цієї заборгованості. Зокрема, працівники бухгалтерської служби повинні надати інвентаризаційній комісії копії направлених листів дебіторам з проханням повернути заборгованість або погасити її шляхом постачання товарів, копії листів до вищої за рівнем організації з проханням виділити додаткові кошти для погашення кредиторської заборгованості тощо. Також якщо були виявлені дебітори і кредитори, яких не існує на цей момент та в яких немає правонаступників, то бажано підтвердити їх відсутність.

Під час інвентаризації розрахунків може бути виявлено заборгованість перед кредиторами або з боку дебіторів, строк позовної давності якої минув. Що робити з такою заборгованістю?

Зазвичай виявлену за результатами інвентаризації розрахунків заборгованість, строк позовної давності якої минув та яка є безнадійною для стягнення, установи списували з балансу. Про це свідчать норми Порядку № 372*, яким визначено загальну процедуру списання дебіторської та кредиторської заборгованості.

* Порядок бухгалтерського обліку окремих активів та зобов’язань бюджетних установ та внесення змін до деяких нормативно-правових актів в бухгалтерському обліку бюджетних установ, затверджений наказом Мінфіну від 02.04.2014 № 372.

* Цивільний кодекс України від 16.01.2003 № 435-IV.

Такі правила продовження зазначеного строку прописано в п. 19 Прикінцевих та перехідних положень ЦКУ.

Це означає, що до закінчення воєнного стану дебіторська та кредиторська заборгованість не може бути визнана такою, щодо якої минув строк позовної давності, та списана у загальному порядку. Відповідно механізм списання такої заборгованості, визначений Порядком № 372, протягом строку дії воєнного стану не застосовується.

З огляду на це, доки діє воєнний стан, списати дебіторську чи кредиторську заборгованість через сплив строку позовної давності установи не мають права. Та незважаючи на наявність таких обмежень, установи зобов’язані належним чином контролювати стан своїх розрахунків, проводити їх інвентаризацію та вживати необхідні заходи для погашення такої заборгованості.