Службовий автомобіль в бюджетній установі: порядок використання та облік роботи

Порядок використання службового легкового автомобіля

На жаль, на сьогодні чіткого порядку використання легкових автомобілів для поїздок, пов’язаних із службовою діяльністю посадових осіб установ та організацій, які утримуються за рахунок державного чи місцевих бюджетів, на законодавчому рівні не розроблено.

Постанова КМУ «Про впорядкування використання легкових автомобілів бюджетними установами та організаціями» від 04.06.2003 № 848 лише встановлює певні вимоги до використання бюджетними установами легкових автомобілів та заходи, які слід вжити керівникам органів виконавчої влади.

Враховуючи той факт, що контроль за виконанням цієї постанови покладено на Державну аудиторську службу України, нехтувати встановленими нею вимогами не радимо, оскільки під час проведення ревізії працівниками Держаудитслужби обов’язково перевіряється дотримання цих вимог.

Тож, вам доведеться самостійно розробити та затвердити Порядок використання легкових автомобілів для поїздок, пов’язаних із службовою діяльністю установи, виходячи із специфіки діяльності та вимог, передбачених постановою № 848. 

Правила використання службового легкового автомобіля

Постановою №848 визначено три основних правила. Розглянемо їх.

Правило 1. Обслуговування легковими автомобілями посадових осіб установ та організацій, які повністю утримуються за рахунок державного чи місцевих бюджетів, здійснюється в межах установлених лімітів та асигнувань, передбачених у їх кошторисах.

Правило 2. Легкові автомобілі використовуються тільки для поїздок, пов’язаних із службовою діяльністю посадових осіб. Після кожної поїздки посадова особа, у розпорядження якої надано автомобіль, у подорожньому листі підтверджує особистим підписом час закінчення обслуговування (щодо подорожнього листа, то мова про нього піде у цій статті пізніше).

З метою виконання цієї вимоги в Порядку використання легкових автомобілів доцільно:

• зазначити посадових осіб (керівник, його заступники), які мають право визначати необхідність здійснення службових поїздок;
• зазначити коло посадових осіб, які будуть мати право на використання службового автомобіля у службових цілях, із вказівкою відповідного терміну такого використання (місяць, квартал, рік);
• закріпити за кожною або декількома посадовими особами конкретні автотранспортні засоби, якими вони можуть користуватись, із зазначенням марки автомобіля та його державного номера;
• вказати, який документ буде підтверджувати зв’язок поїздки із службовою діяльністю посадової особи, хто уповноважив особу на її здійснення, час початку і закінчення поїздки. Для цього можна розробити журнал довільної форми.

Правило 3. Використання легкових автомобілів у вихідні та святкові дні, а також під час відрядження на легковому автомобілі за межі області на відстань, що перевищує 200 км, здійснюється лише з дозволу керівника установи.

Тобто, якщо виникне необхідність у використанні легкового автомобіля у вихідні та святкові дні або здійсненні відрядження на ньому на відстань, що перевищує 200 км, керівнику установи необхідно буде видати наказ (розпорядження). У ньому слід зазначити про таку необхідність, вказати, який саме автомобіль буде використовуватись (марку автомобіля та його державний номер), та осіб, які можуть його використовувати.

А ось у разі поїздок посадової особи, в розпорядження якої надано автомобіль, на відстань, що не перевищує 200 км, дозвіл керівника на користування автомобілем не потрібен. Але ж не забувайте, що при цьому мають бути документи, які підтверджують зв’язок поїздки із службовою діяльністю такої посадової особи. Таким документом, як вже було зазначено вище, може бути журнал довільної форми, в якому буде відображено мету службової поїздки та особу, що дала дозвіл на її здійснення.

Обмежень (у кілометрах) щодо використання службового автомобіля в межах міста постановою № 848 не передбачено. Це питання має бути врегульоване затвердженим керівником установи Порядком використання легкових автомобілів. 

Приклад Порядку використання легкових автомобілів

Для вашої зручності ми підготували приклади розпорядження голови місцевої ради та безпосередньо Порядку використання легкового автомобіля для поїздок, пов’язаних зі службовою діяльністю. Але й усі інші бюджетні установи можуть сміливо брати їх «на озброєння», відкоригувавши під себе. 

РОЗПОРЯДЖЕННЯ
міського голови

12 січня 2026 року                                                                                   № 5 

Про порядок використання
службового легкового автомобіля 

З метою ефективного та раціонального використання службового автотранспорту відповідно до постанови Кабінету Міністрів України «Про впорядкування використання легкових автомобілів бюджетними установами та організаціями» від 04.06.2003 № 848:

1. Затвердити:

1.1. Порядок використання службового легкового автомобіля (додаток 1).

1.2. Ліміти місячного пробігу для легкового службового автомобіля, що обслуговує посадових осіб міської ради (додаток 2).

1.3. Список посадових осіб міської ради та її структурних підрозділів, які використовують службовий автомобіль для поїздок, пов’язаних із службовою діяльністю (додаток 3).

2. Контроль за виконанням цього розпорядження покласти на керуючого справами виконавчого комітету міської ради Степана Іваненка. 

Міський голова                                  Усенко                       Ігор УСЕНКО 

---------------------------------------------------------

Додаток 1

ПОРЯДОК
використання службового легкового автомобіля міської ради

І. Загальні положення

1. Порядок використання службового легкового автомобіля міської ради (далі — Порядок) розроблено на підставі постанови Кабінету Міністрів України «Про впорядкування використання легкових автомобілів бюджетними установами та організаціями» від 04.06.2003 № 848 з метою ефективного використання автотранспорту та забезпечення економного витрачання бюджетних коштів.

2. Порядок визначає механізм обслуговування автотранспортом посадових осіб апарату міської ради та її структурних підрозділів.

ІІ. Порядок використання службового легкового автомобіля

1. Обслуговування посадових осіб апарату міської ради та її структурних підрозділів службовим легковим автомобілем здійснюється в межах установлених лімітів та асигнувань, передбачених у кошторисі.

2. Службовий легковий автомобіль використовується виключно для поїздок, пов’язаних зі службовою діяльністю посадових осіб апарату міської ради та її структурних підрозділів. Після кожної поїздки посадова особа, у розпорядження якої було надано автомобіль, у Подорожньому листі службового легкового автомобіля (далі — Подорожній лист) підтверджує особистим підписом час закінчення обслуговування та загальний пробіг (кілометрів).

3. Користування службовим автомобілем у вихідні та святкові дні, а також під час службових відряджень на відстань понад 200 км здійснюється на підставі розпорядження голови міської ради. У разі поїздок посадової особи на відстань, що не перевищує 200 км, дозвіл голови міської ради на користування автомобілем не потрібен.

4. Службовий автомобіль, КІА SONATA (державний номер 54-45 АХ), який знаходиться на балансі апарату міської ради, закріплено за водієм міської ради.

5. Право на керування службовим легковим автомобілем має водій міської ради, а також голова міської ради та заступник голови міської ради.

ІІІ. Порядок технічного обслуговування, фінансування та контролю

1. Посадова особа, що керує транспортним засобом, зобов’язана діяти відповідно до Правил дорожнього руху, дотримуватись відповідного порядку дорожнього руху, виконувати розпорядження працівників патрульної поліції.

2. Документом обліку транспортної роботи службового автомобіля є Подорожній лист згідно з формою, наведеною в додатку 13 до Положення про організацію бухгалтерського обліку, затвердженого розпорядженням міського голови від 19.01.2021 № 16.

Заповнення всіх його реквізитів є обов’язковим. Виїзд автомобіля без подорожнього листа забороняється.

3. Видача подорожнього листа реєструється в Журналі обліку подорожніх листів згідно з формою, наведеною в додатку 14 до Положення про організацію бухгалтерського обліку, затвердженого розпорядженням міського голови від 19.01.2021 № 16. Оформлені подорожні листи зберігаються як бухгалтерські документи апарату міської ради відповідно до встановлених законодавством норм.

4. Відповідальність за організацію експлуатації та збереження транспортного засобу покладається на посадову особу, яка використовує службовий автомобіль.

5. Керівник та посадові особи, які користуються службовим автотранспортом, повинні суворо дотримуватись норм використання лімітів пального та мастильних матеріалів.

6. Норми витрат пального та мастильних матеріалів на службовий легковий автомобіль міської ради установлено відповідно до Методичних рекомендації з нормування витрат палива, електричної енергії, мастильних, інших експлуатаційних матеріалів автомобілями та технікою, ухвалених науково-технічною радою ДП «ДержавтотрансНДІпроект» від 17.11.2023, та Базових норм витрат, які є доповненням до зазначених Методичних рекомендацій.

7. Списання пального та мастильних матеріалів проводиться відділом бухгалтерського обліку та звітності апарату міської ради в межах норм на підставі Подорожніх листів згідно з пробігом автомобіля. Відповідальним за оформлення та реєстрацію подорожніх листів призначається начальник відділу — головний бухгалтер апарату міської ради.

8. Подорожні листи виписуються на один день за умови звітування посадовою особою, яка користувалась службовим автомобілем, за попередній день перед відділом бухгалтерського обліку та звітності.

9. Особа, винна у скоєнні дорожньо-транспортної пригоди під час використання службового автомобіля міської ради, несе відповідальність згідно з чинним законодавством. 

--------------------------------------------------------- 

Додаток 2

ЛІМІТИ
місячного пробігу для легкового службового автомобіля, що обслуговує посадових осіб міської ради,з 01 січня 2026 року 

Міський голова                                    Усенко                                Ігор УСЕНКО

--------------------------------------------------------- 

Додаток 3

СПИСОК
посадових осіб міської ради та її структурних підрозділів, які використовують службовий автомобіль для поїздок, пов’язаних із службовою діяльністю

Голова міської ради — постійно;

Заступник голови міської ради — постійно;

Начальник відділу у справах дітей — періодично, для проведення профілактичних рейдів із виявлення безпритульних і бездоглядних дітей, обстеження умов проживання, стану утримання та виховання дітей, які проживають у сім’ях опікунів, піклувальників, прийомних сім’ях, дитячих будинках сімейного типу, усиновителів, сім’ях, що опинились у складних життєвих обставинах. 

Міський голова                                      Усенко                              Ігор УСЕНКО 

Облік роботи автомобіля: приклад подорожнього листа

Як було зазначено раніше, одним із правил, встановлених постановою № 848, є те, що після кожної поїздки посадова особа, у розпорядження якої надано автомобіль, у подорожньому листі підтверджує особистим підписом час закінчення обслуговування.

З виконанням цього правила можуть виникнути деякі непорозуміння. Справа в тому, що наказ Держкомстату від 17.02.98 № 74, яким було затверджено типову форму № 3 «Подорожній лист службового легкового автомобіля» та Інструкцію про порядок застосування подорожнього листа службового легкового автомобіля та обліку транспортної роботи, втратив чинність ще у квітні 2013 року.

Проте, враховуючи вимоги Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 № 996-XIV, в установі мають бути в наявності первинні документи, які містять відомості про господарські операції.

При цьому відповідно до п. 2.6 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 № 88, документування господарських операцій може здійснюватись із використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні містити обов’язкові реквізити первинних документів.

Зокрема, первинні документи повинні мати такі обов’язкові реквізити:

• назву документа (форми);
• дату складання;
• назву установи, від імені якої складено документ;
• зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
• посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі. При цьому документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухобліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Таким чином, установа може самостійно розробити первинний документ для обліку транспортної роботи автомобіля і списання витраченого пального з урахуванням наведених вище обов’язкових реквізитів та обов’язково затвердити його форму наказом керівника установи (як додаток до Положення про організацію бухобліку в установі).

Під час розробки та оформлення документів слід враховувати вимоги ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів». Так, склад реквізитів бухгалтерської первинки визначає, звісно, не цей ДСТУ, а Закон про бухоблік. Але в якому форматі проставляти, наприклад, такі реквізити, як «дата» і «підпис» документа, — в Законі про бухоблік ані слова. Тому слід орієнтуватися на загальноприйняті правила, прописані у зазначеному ДСТУ.

В той же час прийміть до уваги, що неістотні недоліки в документах, що містять відомості про господарську операцію, не є підставою для невизнання господарської операції. Але є певні умови: такі недоліки не повинні перешкоджати можливості ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції, та містять відомості про дату складання документа, назву установи, від імені якої складено документ, зміст та обсяг господарської операції тощо.

З урахуванням вищезазначеного стає очевидним необхідність розробки установою такої форми подорожнього листа службового легкового автомобіля (первинного документа), яка буде насамперед зручною у використанні та відповідатиме вимогам чинного законодавства.

Далі наведемо приклад форми подорожнього листа службового легкового автомобіля, яка враховує вимоги чинного законодавства. Цю форму ви можете використати під час розробки своєї форми. 

Висновки

1. Єдиного законодавчо затвердженого порядку використання службових легкових автомобілів не існує, тому бюджетна установа зобов’язана розробити й затвердити власний внутрішній Порядок з урахуванням вимог постанови КМУ № 848.
2. Службовий автомобіль може використовуватися виключно для поїздок, пов’язаних зі службовою діяльністю, і лише в межах лімітів та асигнувань, передбачених кошторисом.
3. Використання автомобіля у вихідні, святкові дні або для поїздок понад 200 км можливе лише за наявності розпорядчого документа керівника.
4. Подорожній лист залишається ключовим первинним документом для обліку роботи автомобіля та списання пального, навіть попри втрату чинності типової форми — установи мають право розробляти власні бланки.
5. Списання пального здійснюється виключно в межах установлених норм, визначених відповідно до чинних Методичних рекомендацій, та на підставі належно оформлених подорожніх листів.
6. Чітко прописаний Порядок використання службового автомобіля та налагоджений документальний облік — найкращий захист установи під час перевірок, а також запорука раціонального та економного використання бюджетних коштів.