Відрядження без оплати видатків: чи можливо?

Що таке відрядження?

Насамперед пригадаємо, що таке відрядження і які витрати необхідно відшкодувати відрядженому працівникові.

Як випливає з п. 1 розд. І Інструкції № 59*, службове відрядження — це поїздка працівника за розпорядженням керівника державного органу (поїздка державного службовця — за розпорядженням керівника державної служби), підприємства, установи та організації, що повністю або частково утримується (фінансується) за рахунок бюджетних коштів, на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи. При цьому зв’язок службового відрядження з основною діяльністю має бути підтверджений документально.

* Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 № 59(ср. USER_SHOW_ID).

Відповідно до п. 15 розд. І Інструкції № 59 окремим видом витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження, є добові витрати (витрати на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи, понесені у зв’язку з таким відрядженням). Суми добових витрат затверджені постановою № 98*.

* Постанова КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 № 98.

Окрім добових за час відрядження, за наявності підтвердних документів працівнику відшкодовують фактичні витрати на:

— проїзд (у т. ч. перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) та транспортні витрати за місцем відрядження;

— оплату вартості проживання у готелях, а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги;

— оплату службових телефонних розмов;

— обов’язкове страхування;

— інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження.

Чи можна відправити працівника у відрядження за його власні кошти?

Ні, не можна! Пояснимо чому.

Згідно з п. 4 розд. І Інструкції № 59 установа, яка відряджає працівника, забезпечує його коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом).

Ба більше, установа, що відряджає працівника, зобов’язана ознайомити його з кошторисом витрат (або з довідкою-розрахунком на виданий / перерахований аванс, складеною за довільною формою), а також з вимогами нормативно-правових актів стосовно звітування про використання коштів, виданих на відрядження (п. 6 розд. І Інструкції № 59).

Так, гарантію щодо забезпечення відрядженого працівника коштами на відрядження закріплено в ст. 121 КЗпП*.

* Кодекс законів про працю від 10.12.71 № 322-VIII.

Зокрема, працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати по найму житлового приміщення в порядку і розмірах, установлюваних законодавством.

При цьому умови договорів про працю, які погіршують становище працівників порівняно з законодавством України про працю, є недійсними. Зазначене випливає зі ст. 9 КЗпП.

Тож якщо установа не виплачує працівникам витрати на відрядження, цим самим вона порушує трудове законодавство.

У разі незабезпечення працівника авансом на відрядження, винним у цьому посадовим особам загрожує адміністративна відповідальність за порушення законодавства про працю (штраф у розмірі від 510 до 1700 грн) відповідно до ст. 41 КУпАП*.

* Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 № 8073-X.

Свого часу на цьому наголошували фахівці Мінсоцполітики у листі від 07.11.2013 № 998/13/155-13.

І, звісно ж, відсутність коштів у бюджеті або їх недостатність не звільняє установу від обов’язку профінансувати видатки на відрядження.

Тому позиція фінуправління, щодо відправлення працівника у відрядження без оплати видатків, суперечить чинному законодавству. Якщо в установи немає коштів на відрядження, доцільно переглянути кошторис, перенести строки відрядження або шукати інші джерела фінансування, але в жодному разі не позбавляти працівника гарантованих йому виплат.