Відрядження на авто одним днем: чи платити добові, чи подавати звіт?

Чи вважається поїздка відрядженням?

Передусім з’ясуємо, чи вважається одноденна поїздка відрядженням. Для цього звернемося до норм Інструкції № 59*, яка унормовує порядок направлення працівників у відрядження.

* Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 № 59.

Що ж узагалі таке відрядження?

Згідно з п. 1 розд. І Інструкції № 59 службове відрядження — це поїздка працівника за розпорядженням керівника державного органу, підприємства, установи та організації, що повністю або частково утримується (фінансується) за рахунок бюджетних коштів, на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, які підтверджують зв’язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства).

Тож якщо працівника направлено до іншого населеного пункту саме для виконання службового доручення, хоч і на один день, то така поїздка 100 % вважається відрядженням.

Направлення працівника у відрядження здійснює керівник або його заступник і оформлює це наказом (розпорядженням) (п. 1 розд. ІІ Інструкції № 59).

У цьому розпорядчому документі має бути визначено:

— мету поїздки;

— завдання (у разі потреби);

— пункт призначення (місто або міста призначення, інші населені пункти, найменування підприємства, установи або організації, куди відряджається працівник);

— строк (дата вибуття у відрядження та дата прибуття з відрядження);

— джерело фінансового забезпечення витрат на відрядження;

— інші ключові моменти (вид транспорту, інформація про додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження, у разі їх установлення керівником, тощо) за потреби.

Чи платити добові та в якому розмірі?

Слід розуміти, що добові витрати є окремим видом витрат на відрядження.

Це витрати на харчування та фінансування інших власних потреб працівника, понесені у зв’язку з відрядженням (п. 15 розд. І Інструкції № 59).

За кожний день (включаючи день вибуття та день прибуття) перебування працівника у відрядженні в межах України, враховуючи вихідні, святкові й неробочі дні та час у дорозі (разом з вимушеними зупинками), йому виплачуються добові. Це прямо передбачено п. 4 розд. ІІ Інструкції № 59.

При цьому добові мають бути виплачені в межах сум, затверджених постановою № 98*. На сьогодні для відряджень в межах України сума добових становить 300 грн.

* Постанова КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 № 98.

Ця гарантія закріплена в ст. 121 КЗпП*.

* Кодекс законів про працю від 10.12.71 № 322-VIII.

Так, працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати на винаймання жилого приміщення в порядку і розмірах, установлюваних законодавством.

Визначення кількості днів відрядження для виплати добових проводять з урахуванням дня вибуття у відрядження та дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховуються як два дні.

Таким чином, якщо йдеться про одноденне відрядження, то роботодавець повинен оплатити працівникові добові як за цілу добу.

До речі, свого часу на цьому наголосив і Мінфін у листі від 12.10.2009 № 31-18030-07-21/27231 (ср. USER_SHOW_ID).

Суму добових слід визначати згідно з наказом про відрядження.

Це чітко прописано у п. 4 розд. ІІ Інструкції № 59.

В яку чергу провести видатки на відрядження?

Перелік та черговість видатків, які можна проводити в умовах воєнного стану, визначено Порядком № 590*.

* Порядок виконання повноважень Державною казначейською службою в особливому режимі в умовах воєнного стану, затверджений постановою КМУ від 09.06.2021 № 590.

Незмінно в першу чергу можна здійснювати видатки на національну безпеку і оборону. Тоді як переважна більшість дозволених видатків проводиться у другу чергу. Коло таких видатків окреслено в п. 19 Порядку № 590.

Видатки на відрядження працівників бюджетних установ передбачено як такі, що можуть проводитись у другу чергу. Тож проблем з виплатою добових та оплатою інших витрат, пов’язаних з відрядженням працівників, виникнути не повинно.

Коли подати звіт?

Відряджений працівник перед від’їздом у відрядження має бути забезпечений авансом у межах суми, визначеної на оплату проїзду, найм житлового приміщення і добових витрат. Це передбачено п. 1 розд. ІІ Інструкції № 59.

Нагадаємо: згідно з п. 5 постанови № 98 граничний строк звітування про використання коштів на відрядження наразі становить п’ять банківських днів після прибуття відрядженого до постійного місця роботи. Причому строки звітування єдині як для відряджень у межах України, так і для закордонних відряджень.

У зазначений строк також слід повернути суму надміру витрачених коштів.

Якщо відряджений працівник отримав аванс на службове відрядження готівкою, він має подати Звіт і повернути суму надміру витрачених коштів до каси відповідної установи. Зробити це слід до закінчення третього банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи.

У разі ж якщо під час службового відрядження відряджений працівник застосував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі, за наявності поважних причин керівник може продовжити строк подання Звіту до 20 банківських днів (до з’ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами). Сума надміру витрачених коштів підлягає поверненню працівником на відповідний рахунок установи.

Разом зі Звітом відряджений працівник має подати підтвердні документи, які засвідчують вартість понесених у зв’язку з відрядженням витрат.