Відшкодування витрат на оренду житла під час відрядження

В яку чергу здійснити видатки?

У період дії воєнного стану передусім слід з’ясувати, у яку саме чергу можливо здійснити ті чи інші видатки. З цією метою необхідно звернутися до норм Порядку № 590*.

* Порядок виконання повноважень Державною казначейською службою в особливому режимі в умовах воєнного стану, затверджений постановою КМУ від 09.06.2021 № 590.

Першочерговими незмінно залишаються видатки на національну безпеку та оборону. Тоді як переважна більшість видатків проводиться у другу чергу. Коло таких видатків окреслено у п. 19 Порядку № 590.

Це чорним по білому прописано у п. 19 Порядку № 590. Отже, проблем зі здійснення видатків на відрядження не буде.

Також нагадуємо, що видатки на оплату будь-яких товарів, робіт та послуг можливо здійснити за умови їх закупівлі в межах реалізації проєктів, виконання програм допомоги за підтримки ЄС, урядів іноземних держав, іноземних фінансових та донорських установ і міжнародних фінорганізацій, в т. ч. на умовах співфінансування.

Як застосовувати граничні норми витрат на найм житла у відрядженні?

Під час направлення працівників у відрядження та компенсації здійснених під час відрядження витрат насамперед слід керуватися Інструкцією № 59*.

* Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 № 59.

Згідно з п. 5 розд. ІІ Інструкції № 59 відрядженому працівникові можливо відшкодувати витрати на найм житлового приміщення з розрахунку вартості одного місця у готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні за кожну добу такого проживання з урахуванням включених до рахунків на проживання витрат за користування телефоном (крім витрат на службові телефонні розмови), холодильником, телевізором та інших витрат.

Це прямо передбачено п. 5 розд. ІІ Інструкції № 59.

Наразі гранична сума витрат на оренду житла для відряджених у межах України відповідно до постанови № 98 становить 900 грн.

Крім того, відрядженому працівникові понад установлені суми компенсації витрат відшкодовуються витрати на сплату ПДВ за найм житлового приміщення згідно з підтвердними документами в оригіналі (п. 8 розд. ІІ Інструкції № 59).

Також додаткове відшкодування витрат на сплату ПДВ у разі оренди житла під час відрядження передбачено п. 1 прим. 1 додатка 1 до постанови № 98.

Як відшкодувати витрати понад граничну суму?

Витрати понад граничні суми витрат на оренду житлового приміщення відшкодовуються з дозволу керівника згідно з підтвердними документами. Зазначені витрати не є надміру витраченими коштами. Таким є припис п. 5 розд. ІІ Інструкції № 59. Аналогічну за змістом норму містить і у п. 9 постанови № 98.

Таким чином, якщо керівник надасть дозвіл на відшкодування витрат понад граничні суми витрат, то компенсувати такі витрати працівникові можливо.

До речі, вимоги щодо подання працівником службової записки чинне законодавство не містить. Тож буде цілком достатньо письмового дозволу керівника на відшкодування перевищення.