Виявлено зіпсоване майно: як заповнити інвентаризаційний опис?

Ситуація нашого читача дуже поширена. Адже саме під час інвентаризації комісія перевіряє фактичну наявність активів та повноту відображення їх у бухгалтерському обліку. Водночас серед основних завдань, які стоять перед інвентаризаційною комісією, також є виявлення активів, які частково втратили свою первісну якість та споживчу властивість, застарілих, а також активів, що не використовуються установою.

Але відразу застерігаємо від хибних кроків. Під час проведення інвентаризації списати зіпсоване майно, непридатне для подальшого використання, інвентаризаційна комісія не має права. Далі пояснимо, як правильно вчинити в такій ситуації.

Крок 1 → Проводимо суцільну інвентаризацію

Положенням № 879* передбачено, що інвентаризації підлягає все майно установи незалежно від його місцезнаходження та всі види зобов’язань. Тому під час інвентаризації комісія насамперед повинна зафіксувати фактичну наявності об’єктів як за їх місцезнаходженням, так і за матеріально відповідальними особами.

* Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879.

Крок 2 → Виокремлюємо непридатне майно

Оскільки такі матеріальні цінності на момент проведення інвентаризації продовжують обліковуватися на балансі установи, їх фактичну наявність слід підтвердити і відобразити в інвентаризаційних описах. Але зробити це слід з урахуванням певних особливостей.

Так, інвентаризаційна комісія має скласти на таке непридатне майно окремий інвентаризаційний опис. Цього вимагають пп. 1.8 та 4.4 розд. III Положення № 879. Причому такий опис слід оформлювати за типовою формою, затвердженою наказом № 572*. Тобто жодної додаткової форми вигадувати не потрібно.

* Наказ Мінфіну «Про затвердження типових форм для відображення бюджетними установами результатів інвентаризації» від 17.06.2015 № 572.

При відображенні непридатних та/або зіпсованих матеріальних цінностей, виявлених при інвентаризації, всі графи інвентаризаційного опису заповнюють у загальному порядку:

— інвентаризаційна комісія зазначає інформацію про фактичну наявність;

— бухгалтерська служба — кількісні та цінові показники за даними бухобліку.

Водночас у графі 16 «Інші відомості» Інвентаризаційного опису необоротних активів необхідно навести інформацію про стан таких активів та причин їх непридатності. Якщо ж при інвентаризації виявлено зіпсовані запаси, то причини, ступінь і характер псування, а також пропозиції щодо їх знецінення, списання або можливості використання у господарських цілях, зазначаємо в графі 12 «Інші відомості» Інвентаризаційного опису запасів.

Втім, на момент проведення інвентаризації комісія установи далеко не завжди має змогу з’ясувати причини, що призвели до стану непридатності таких матеріальних цінностей. У такому разі, вважаємо, цілком достатньо буде зробити просто відмітки про їх непридатність в інвентаризаційному опису. А з’ясовувати причини доведеться вже комісії зі списання майна.

Отже, за результатами інвентаризації комісія має оформити по два види інвентаризаційних описів. В одному з яких слід навести об’єкти, зіпсовані, пошкоджені, непридатні для подальшого використання, а в другому — придатні для експлуатації.

Та будьте уважні! На цьому етапі не потрібно складати жодних додаткових документів, пов’язаних зі списанням майна. Зокрема, акти на списання майна чи інші подібні документи інвентаризаційна комісія оформлювати не повинна. Цими питаннями має займатися комісія зі списання після затвердження результатів інвентаризації.

Крок 3 → Підбиття підсумків інвентаризації

На підставі належним чином оформлених інвентаризаційних описів інформацію про непридатне майно обов’язково зазначаємо в Протоколі інвентаризаційної комісії. У свою чергу, керівник установи протягом п’яти днів розглядає матеріали інвентаризації та затверджує Протокол. Саме від його рішення залежить подальша доля матеріальних цінностей, які втратили свої експлуатаційні властивості.

Крок 4 → Списуємо непридатне майно

Врешті-решт, інвентаризаційні описи з інформацією про непридатне майно є підставою для підготовки до наступного етапу — списання такого майна з балансу. Але займатись організаційними питаннями щодо списання непридатного майна варто лише після прийняття відповідного рішення керівником установи.