Внутрівідомча передача ігрових наборів: як показати в обліку?

Ігрові набори: на якому субрахунку обліковувати?

Ігрові набори Lego є різновидом засобів навчання. Закуповують такі засоби навчання (набори) виключно у вигляді комплектів, до складу яких входять різного роду конструктори з величезною кількістю деталей. При цьому вартість таких наборів залежить від їх комплектації, строку корисного використання та коливається від 500 грн до 100 тис. грн.

У випадку нашого читача йдеться про ігрові набори Lego, призначені для дітей молодшого шкільного віку. Здебільшого вартість таких наборів становить до 2 тис. грн, та головне — очікуваний строк експлуатації не перевищує один рік.

З огляду на це, установа-отримувач (у ситуації читача — заклад освіти) має зарахувати такі набори до складу запасів. А конкретно, для обліку таких наборів доцільно застосовувати субрахунок 1812 «Малоцінні та швидкозношувані предмети».

Натомість для установи, яка передає активи (у ситуації читача — це управління освіти), не має значення ані очікуваний строк їх використання, ані вартість. Адже за будь-яких умов варіант обліку таких активів фактично один — у складі запасів на субрахунку 1815 «Активи для розподілу, передачі, продажу».

Як класифікувати операції?

Ситуація читача — класичний приклад операції з внутрішнього переміщення (внутрівідомчої безоплатної передачі) активів у межах органу, уповноваженого управляти об’єктами державної (комунальної) власності.

Так, у цій ситуації управління освіти в межах отриманих повноважень здійснює передачу відповідних матеріальних цінностей підпорядкованій установі (закладу освіти). Причому як управління освіти, так і установа-отримувач є бюджетними установами, які, вочевидь, фінансуються з одного місцевого бюджету.

З огляду на це, під час передачі-отримання ігрових наборів між управлінням освіти та підпорядкованим йому закладом освіти слід застосувати правила оформлення та бухгалтерського обліку операцій з внутрівідомчої передачі активів.

Зауважте: попри те, що заклад освіти отримує відповідні матеріальні цінності безоплатно, така операція в жодному разі не є різновидом благодійної допомоги.

Який порядок документального оформлення?

Пояснимо, як слід оформляти операції з передачі-отримання ігрових наборів між управлінням освіти та підпорядкованим йому закладом освіти. Для вашої зручності правила документування операцій з внутрівідомчої передачі запасів узагальнимо в таблиці нижче.

Внутрівідомча передача запасів: правила оформлення

Як відобразити в бухобліку?

Операції з внутрівідомчої передачі запасів бюджетні установи відображають з урахуванням приписів пп. 3.2, 3.3, 3.7 та 3.8 Типової кореспонденції*.

* Типова кореспонденція субрахунків бухгалтерського обліку для відображення операцій з активами, капіталом та зобов’язаннями розпорядниками бюджетних коштів та державними цільовими фондами, затверджена наказом Мінфіну від 29.12.2015 № 1219.

Нагадаємо основні правила відображення в бухгалтерському обліку таких операцій для кожної зі сторін.

1. Для цілей бухгалтерського обліку такі операції є різновидом внутрівідомчих розрахунків. Тому під час їх відображення на рахунках бухобліку:

— установа, яка передає запаси (управління освіти), показує дебіторську заборгованість, яка виникла за операціями з внутрівідомчої передачі запасів, на субрахунку 2711 «Дебіторська заборгованість за внутрішніми розрахунками»;

— установа-отримувач (заклад освіти) узагальнює інформацію про розрахунки за матеріальні цінності, отримані за операціями з внутрівідомчої передачі, на субрахунку 6611 «Зобов’язання за внутрішніми розрахунками розпорядників бюджетних коштів».

2. Вартість запасів слід списувати з балансу за фактом їх використання. Тобто тому власне факт передачі ігрових наборів закладу освіти не є підставою для зменшення запасів у бухобліку управління освіти.

Після видачі ігрових наборів у користування:

— установа-отримувач (заклад освіти) складає Акт списання запасів за типовою формою. Після цього інформацію про кількість виданих ігрових наборів передають установі, яка передала запаси (управлінню освіти);

— установа, яка передає запаси (управління освіти), відносить їх вартість на витрати після отримання документального підтвердження (Актів списання запасів від закладу освіти) факту видачі ігрових наборів у користування.

3. Рахунки обліку доходів та витрат використовує лише установа, яка передає запаси (у ситуації читача — управління освіти). Тому безпосередньо списання використаних запасів (ігрових наборів) на витрати звітного періоду здійснює саме зазначена установа та показує їх вартість за дебетом субрахунку 8013 «Матеріальні витрати».