Внутрівідомча передача пального: як показати в обліку?
Як класифікувати операції з передачі?
Ситуація читача — класичний приклад операції з внутрішнього переміщення (внутрівідомчої безоплатної передачі) запасів у межах органу, уповноваженого управляти об’єктами державної (комунальної) власності.
Так, у цій ситуації відділ освіти в межах отриманих повноважень здійснює придбання необхідних матеріальних цінностей для подальшої їх передачі підпорядкованим установам (закладам освіти). Причому як відділ освіти, так і установи-отримувачі є бюджетними установами одного органу управління та отримують кошти з місцевого бюджету.
З огляду на це, вважаємо за доцільне під час передачі-отримання пального між відділом освіти та підпорядкованими йому установами застосувати правила оформлення та бухгалтерського обліку операцій з внутрівідомчої передачі запасів.
Як оформити документально?
Звісно ж, починати необхідно з документального оформлення здійснених операцій. Тому для вашої зручності узагальнимо в таблиці нижче правила документування операцій з внутрівідомчої передачі запасів.
Внутрівідомча передача запасів: правила оформлення
| Послідовність дій |
Пояснення щодо документального оформлення |
| Оприбуткування придбаних запасів установою, яка здійснює їх передачу |
Підставою для оприбуткування палива на баланс є документ (зазвичай — накладна), отриманий від постачальника |
| Передача запасів підпорядкованим установам |
Передачу-отримання матеріальних цінностей в межах уповноваженого органу здійснюють на підставі рішення суб’єкта управління майном, тобто розпорядчого документа органу управління (наприклад, це може бути розпорядження голови міської ради). Зокрема, у такому документі визначають: — установу, яка передає та отримує пальне; — документи, якими оформлюють передачу-отримання пального; — установу, яка несе відповідальність за облік, зберігання та використання матеріальних цінностей відповідно до чинного законодавства; — особу, яка здійснює контроль за виконанням цього документа. Передачу-отримання матеріальних цінностей проводить комісія, створена суб’єктом держсектору, що передає запаси. До складу комісії включають представників кожної зі сторін, яка приймає та передає матеріальні цінності. Безпосередньо за фактом передачі матеріальних цінностей оформляють Акт приймання-передачі запасів за типовою формою, затвердженою наказом № 431*. Зокрема, в Акті зазначають: — назви сторін, що передають та приймають матеріальні цінності; — склад комісії (або відповідальних осіб), що передає та приймає матеріальні цінності; — детальну інформацію про передані запаси (найменування, марку, кількість, одиницю виміру, ціну та загальну вартість). Оформлюють зазначений документ у двох примірниках: по одному примірнику для кожної сторони, що приймає та передає активи. При цьому всі примірники Акта мають бути підписані представниками обох сторін |
| Списання використаних запасів |
Підставою для списання запасів з балансу установи, що передала матеріальні цінності (у випадку читача — відділу освіти), будуть Акти списання запасів типової форми, надані установами-отримувачами (закладами освіти). Списання отриманих за операціями з внутрівідомчої передачі запасів здійснюють після того, як установи-отримувачі (заклади освіти) підтвердять фактичне використання отриманих запасів, а не за фактом їх передачі |
Саме за цими правилами слід оформляти операції з передачі-отримання пального між відділом освіти та підпорядкованими йому закладами освіти.
Як показати в бухобліку?
Операції з внутрівідомчої передачі запасів бюджетні установи повинні відображати з урахуванням приписів пп. 3.2, 3.3, 3.7 та 3.8 Типової кореспонденції*.
Нагадаємо основні правила відображення в бухгалтерському обліку таких операцій для кожної зі сторін.
1. Отримані матеріальні цінності, призначені для подальшої передачі підпорядкованим установам, слід обліковувати окремо від запасів для власного використання. Так, установі, яка передає запаси, доцільно обліковувати їх на субрахунку 1815 «Активи для розподілу, передачі, продажу».
Натомість установа-отримувач матеріальних цінностей має зараховувати їх на відповідний субрахунок обліку запасів залежно від їх виду. Зокрема, безоплатно отримане в межах уповноваженого органу пальне слід одразу оприбутковувати на субрахунок 1514 «Пально-мастильні матеріали».
2. Для цілей бухгалтерського обліку такі операції є різновидом внутрівідомчих розрахунків. Тому під час їх відображення на рахунках бухобліку:
— установа, яка передає запаси (відділ освіти), показує дебіторську заборгованість, яка виникла за операціями з внутрівідомчої передачі запасів, на субрахунку 2711 «Дебіторська заборгованість за внутрішніми розрахунками»;
— установа-отримувач (заклад освіти), узагальнює інформацію про розрахунки за матеріальні цінності, отримані за операціями з внутрівідомчої передачі, на субрахунку 6611 «Зобов’язання за внутрішніми розрахунками розпорядників бюджетних коштів».
3. Рахунки для обліку доходів та витрат використовує лише установа, яка передає запаси (у ситуації читача — відділ освіти). Тому безпосередньо списання використаних запасів (пального) на витрати звітного періоду здійснює саме зазначена установа та показує їх вартість за субрахунком 8013 «Матеріальні витрати».
Приклад. Відділ освіти закупив та передав підпорядкованому йому закладу освіти дизельне пальне для перевезення учнів в кількості 400 л на загальну суму 21200 грн. Передачу пального оформлено Актом приймання-передачі запасів за типовою формою.
Згідно з Актом списання запасів, наданим закладом освіти, протягом квітня 2025 року для перевезення учнів використано 300 л дизпалива на суму 15900 грн. Акти разом із копіями подорожніх листів передано відділу освіти у встановлені строки.
| № з/п |
Зміст господарської операції |
Кореспонденція субрахунків |
Сума, грн |
№ м/о |
|
| дебет |
кредит |
||||
| Відділ освіти |
|||||
| Придбання пального |
|||||
| 1 |
Отримано асигнування для придбання пального |
2313 |
7011 |
21200 |
2 |
| 2 |
Отримано пальне від постачальника |
1815 |
6211 |
21200 |
6 |
| 3 |
Перераховано оплату постачальнику |
6211 |
2313 |
21200 |
2, 6 |
| Передача та списання пального |
|||||
| 1 |
Передано пальне закладу освіти для перевезення учнів |
2711 |
1815 |
21200 |
13 |
| 2 |
Списано пальне, використане закладом освіти для перевезення учнів |
8013 |
2711 |
15900 |
17 |
| Заклад освіти |
|||||
| Отримання пального |
|||||
| 1 |
Отримано пальне від відділу освіти для виконання заходів цільової програми |
1514 |
6611 |
21200 |
17 |
| Використання пального |
|||||
| 1 |
Використано пальне для перевезення учнів |
6611 |
1514 |
15900 |
13 |
Висновки
- Передача матеріальних цінностей між установами, підпорядкованими одному суб’єкту управління майном, є операцією внутрівідомчої передачі запасів.
- Пальне, придбане для подальшої передачі, слід зараховувати на субрахунок 1815.
- Списання пального здійснюють після того, як установа-отримувач підтвердить фактичне використання отриманого пального, а не за фактом його передачі.
Бюджетна бухгалтерія, квітень, 2025/№ 16
у Facebook
у Viber
у Telegram
