Втрачена та знищена первинка: як відновити?

Спеціальні правила замість загальних

Існують загальні правила відновлення знищених первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено п. 44.5 ПКУ. Суть цих правил полягає в такому:

1) установа — платник податків повинна письмово повідомити контролюючий орган за місцем обліку про таку подію протягом п’яти днів від дати її виникнення;

2) повідомлення слід подати в письмовому вигляді до органу контролю за місцем обліку;

3) до такого повідомлення необхідно додати документи, які підтверджують настання події, внаслідок якої відбувалась втрата, пошкодження чи дострокове знищення первинних документів;

4) для відновлення зазначених документів установа має 90 календарних днів з дня, наступного за днем повідомлення про це податківців.

Звісно, виконати вищезазначені вимоги в період дії воєнного стану платники не мають змоги. Тому Законом № 2173* запроваджено спеціальні правила для підтвердження даних, зазначених у податковій звітності. Ці правила прописані в п.п. 69.28 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ. І стосуються вони тих платників, які не можуть пред’явити первинні документи, на підставі яких сформовано показники, пов’язані з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань.

* Закон України «Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законодавчих актів України щодо адміністрування окремих податків у період воєнного, надзвичайного стану» від 01.04.2022 № 2173-IX.

Головна умова — такі правила поширюються на тих платників, які провадили діяльність на територіях, на яких ведуться (велися) бойові дії, та на територіях, тимчасово окупованих збройними формуваннями РФ. Перелік територій населених пунктів, де проводяться (проводилися) бойові дії, визначає Кабмін. Допоки такого переліку не затверджено. Тому платникам самостійно доведеться приймати рішення з цього питання.

Отже, установа-платник передусім має подати до податкового органу за місцем свого обліку письмове повідомлення про втрату первинних документів. Скласти його можна в довільній формі за підписом керівника та головного бухгалтера. У повідомленні слід зазначити:

— обставини, що призвели до втрати та/або неможливості вивезення первинних документів;

— податкові (звітні) періоди;

— загальний перелік первинних документів (за можливості — із зазначенням реквізитів).

Безпосередньо процедура подання повідомлення не прописана в п.п. 69.28 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ. Проте платник може подати повідомлення через електронний кабінет (меню «Листування з ДПС»). Він працює, але в особливому режимі — у робочі дні з 8 до 18 години (п.п. 69.18 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ).

Майте на увазі: жодних строків для подання такого повідомлення в п.п. 69.28 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ не встановлено. Тому установа-платник самостійно займається цим питанням.

Та головне, діючи в такому порядку, платнику податків не доведеться:

— підтверджувати недоступність/втрату документів якимось спеціальним документом;

— відновлювати втрачені документи.

Ба більше, платники податків, які подали повідомлення про втрату первинних документів, не підлягають перевірці контролюючим органом щодо зазначених у повідомленні податкових (звітних) періодів, у т. ч. після завершення дії воєнного стану.

Відновлюємо паперові документи, збережені в електронній формі

Найпростіше буде відновити документи, які були збережені в електронній формі. Із цим завданням бухгалтер може впоратись самостійно. Оскільки для цього документи, збережені у відповідній електронній базі даних, роздруковують та засвідчують підписами уповноважених осіб. У такий спосіб можна відновити бухгалтерські, кадрові, організаційно-розпорядчі документи тощо.

На підставі відновлених первинних документів формують журнал господарських операцій, регістри бухгалтерського обліку, форми звітності. Шляхом таких дій установа повинна спробувати повністю відновити втрачену документацію.

Але будьте готовими до того, що в деяких випадках доведеться звернутися до своїх контрагентів (постачальників та покупців) з проханням надати копії (дублікати) знищених документів (договорів, накладних, рахунків, актів тощо).

Зазвичай для прискорення відновлення документів достатньо телефонного дзвінка чи електронного листа з проханням надати дублікати знищених документів.

Отриманий електронний документ (якщо він має електронні підписи + всі обов’язкові реквізити первинного документа) має таку ж юридичну силу, як і паперовий. Це підтверджено в ст. 7 Закону № 851**.

** Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV.

Звісно, всі реквізити первинного документа, включаючи і дату складання електронного документа (не плутати з датою підписання), посади і прізвища осіб, які брали участь у господарській операції та підписували документ, повинні бути такими самими, як і на паперовому варіанті.

Тому цей варіант можливий, якщо особи, які підписували «паперовий» первинний документ і електронний, не змінювалися. Якщо ж вони змінилися, тоді треба просити контрагента оформити копії паперових первинних документів.

Упевнені, відновити і пошкоджене майно, і втрачену первинку в нас вийде. Нам усе під силу, якщо ми разом. Перемога за нами!